За да се избегнат парични пропуски поради липса на контрол върху текущите плащания, ръководството на RALF RINGER разработи регламент, който ясно регулира вътрешния документооборот на заявките за плащане. В резултат на това одобрението на плащането отнема не повече от три дни, а отклоненията на планираните плащания от действителните са минимални.

Наредбата за реда за изготвяне на документи за плащания в брой и безналични плащания в RALF RINGER е разработена и въведена през 2009 г. Основната му задача беше да гарантира, че действителните плащания съответстват на плащанията, предвидени в бюджета за парични потоци. Според Алексей Пурусов, финансов директор на компанията, този документ не само решава проблемите със стриктното изпълнение на бюджета, но и минимизира риска от неразрешени плащания, както и всякакви злоупотреби от служители на компанията.

Правилата, използвани от компанията, описват подробно всички етапи на одобрение и изпълнение на плащанията - от попълване на заявление от служител на отдела и завършва с изпращане на платежни нареждания до банката. Освен това документът посочва времето и последователността на одобрение на заявленията, както и времето, определено за извършване на определени операции, свързани с управлението на изходящите парични потоци. Всяко приложение за плащане преминава през поне четири нива на контрол.

Благодарение на стриктния контрол на времето за всеки етап, одобрението на плащането отнема не повече от три дни. А за спешни случаи е предвидена съкратена процедура за одобрение на заявката и плащане.

Наредба за реда за изготвяне на документи за парични и безкасови плащания в брой (извлечение)
коментира Алексей Пурусов, финансов директор на RALF RINGER

I. Общи положения

1.1 Разработени са инструкции с цел стандартизиране на дейностите за осигуряване на планиране по въпросите на финансовата дейност. Тази инструкция определя процедурата за обработка на очакваното плащане и основните изисквания към инициатора на плащането за подаване на заявление за своевременно плащане.

1.2. Своевременността на изпълнение на всяко заявление зависи преди всичко от подаването на правилно попълнено заявление за плащане в установения срок.

1.3.Срокът за подаване на заявление от инициатора на плащане е три дни преди очаквания краен срок за плащане.

1.4 Заявлението за плащане дава право да се правят изчисления, плащания и да се изразходват средствата на компанията.

1.5 Забранено е издаването, получаването, извършването на сетълменти с външни контрагенти, както и вътрешнофирменото движение на средства без надлежно попълнено заявление за плащане.

1.6 Плащането се извършва при наличие на надлежно попълнена и съгласувана заявка. Надлежно попълнена заявка се счита за попълнена в съответствие с указанията и при наличие на представени документи за плащане (фактура, акт за изпълнение на работата, копие от договора, ако е необходимо и др.).

1.7. Отговорното лице от отдела за иницииране на плащане по бюджетни позиции за парични потоци може да бъде длъжностно лице, посочено в списъка на ръководителите на Централния федерален окръг.

2. Правила за попълване на заявление за плащане

2.1. Във всяко заявление за плащане специалистът, иницииращ плащане (на средства), е длъжен последователно да посочи следните данни в колоните на заявлението за плащане:

2.1.2.В опцията „Операция“ изберете подходящата операция:

„плащане на доставчика“ - плащания за стоки и материали, работа, услуги;

„други сетълменти с контрагенти“ - сетълменти за мита, глоби, SES, мита, санкции и др.;

„възстановяване на сумата на купувача“;

„изплащане на средства на отговорните“;

„прехвърляне на данъци“ - сетълменти с държавни агенции за данъци, глоби от Федералната миграционна служба, глоби за закъснели данъци, обезщетения за деца, удръжки от заплатите;

Ако заявлението е подадено по-късно, има голяма вероятност плащанията да не бъдат извършени в рамките на необходимия срок. Това строго правило дисциплинира служителите и премахва навика да се прави всичко в последния момент.

Това не означава, че всички заявления се инициират само от ръководителите на Централния федерален окръг. Но ръководителите на центровете за финансова отговорност трябва да одобрят плащанията, декларирани от служителите на Централния федерален окръг. Общо компанията има 34 центъра за финансова отговорност.

- „теглене на пари в брой“ - получаване на средства от банката в касата на юридическо лице;

„Превод на заплати към карти“ - безкасови преводи към служители на RALF RINGER Group (аванс, заплати) към карти или индивидуални сметки на служители;

„прехвърляне на комисионна по карти“ - плащане на комисионна за прехвърляне към карти.

2.1.3. В опцията „Разплащания с контрагент“:

дата на разход (краен срок за плащане) - посочете датата на очакваното плащане;

валута на плащане - изберете валутата, в която ще се извършват разплащанията с контрагента - всички плащания на територията на Руската федерация се извършват в рубли;

контрагент - изберете името на получателя на плащането;

договор - изберете договор;

размерът на необходимите средства се попълва с цифри;

начин на плащане - изберете в брой, безкасово;

позиция паричен поток - изберете в съответствие с одобрените бюджетни позиции;

организация (платец) - посочва се източникът на плащането, от който ще се извършват очакваните плащания - наименованието на юридическото лице;

център за финансова отговорност на Централния федерален окръг - името на отдела или отдела на титуляра на бюджета;

“отговорни” - въвеждат се автоматично;

коментари (цел на плащането) - обосновете осъществимостта на предстоящите разходи. При извършване на безкасови плащания е необходимо да се посочи точната формулировка на плащането, която трябва да бъде отразена в платежното нареждане, със задължително разпределение на ДДС и посочване на ставката. Ако плащането не се облага с ДДС, трябва да посочите „ДДС не се облага“.

3. Процедура за одобрение на платежна заявка

3.1. Специалистът, който инициира плащането, удостоверява попълнената заявка с подписа си в графа „Отговорник“, след което се преминава към етап на одобрение:

1-во ниво - споразумение с ръководителя на Централния федерален окръг;

Ниво 2 - съгласуване с ръководителя на отдел (отдел или направление);

Ниво 3 - съгласуване с разпоредителя с бюджет;

4 ниво - съгласуване с контрольора на счетоводния отдел;

Ниво 5 - координация със счетоводен отдел;

Ниво 6 - съгласуване с финансов контрольор.

При определяне на времето на плащане инициаторът на заявлението трябва да вземе предвид, че са необходими най-малко три работни дни от момента на получаването му до директното прехвърляне на средствата.

Всеки централен федерален окръг има свои собствени позиции в бюджета на паричните потоци. Грешка при посочване на Централния федерален окръг, разбира се, не заплашва преразход, но можете да сте сигурни, че приложението ще отиде при грешния мениджър за одобрение. А той от своя страна ще го върне за доработка. Между другото, контролът на плащанията по отношение не само на позициите, но и на Централния федерален окръг ви позволява да наблюдавате по-добре изпълнението на бюджета.

3.2. Инициаторът на заявление за плащане е длъжен преди изтичане на срока за одобрение от счетоводния отдел да предостави всички надлежно оформени първични документи в счетоводството на юридическото лице, от което се извършва плащането.

Одобрението на заявление за плащане от счетоводния отдел се извършва от главните счетоводители или отговорните служители на счетоводния отдел на юридическо лице (платец), назначени от ръководителя на отдела. Отговорният служител на счетоводния отдел одобрява заявлението за плащане само в рамките на неговото юридическо лице, въз основа на наличната първична счетоводна документация за стопанската дейност на юридическото лице и потвърждава необходимостта от това плащане.

3.3. Финансовият контрольор извършва плащания въз основа на одобрения паричен поток за текущия банков ден и приоритета на искането за плащане.

3.6. Заявката за плащане получава статус „Отхвърлено“ само ако плащането е отказано или плащането е забранено. Искане за плащане, поставено в папка „Отхвърлени“, автоматично се изтрива от базата данни на следващия работен ден.

5. Срокове за одобрение на заявки за плащане

5.1. Заявление за плащане със статус „За одобрение” се одобрява в следните срокове:

ръководители на Централния федерален окръг - през текущия работен ден;

началник отдел - през текущия работен ден;

разпоредител с бюджет - от 15.00 до 16.30 ч. на текущия работен ден;

контрольор счетоводен отдел - до 17.00 ч.;

счетоводство - до 17.30 ч.;

финансов контрольор - в момента на разпределение на средствата и определяне на техните потоци от 10.30 до 12.30 часа по приложения, намиращи се във финансово-контролна папка.

Причината за отказ на заявление може да бъде превишаване на бюджетния лимит за даден артикул или например липса на счетоводни документи, потвърждаващи валидността на плащането. Молбите могат да бъдат изпращани за преразглеждане, но с посочване на мотивите за такова решение.

Бюджетният контрольор одобрява всички заявки без изключение. Основната задача е да се проверят бъдещите плащания спрямо лимитите, определени в бюджета на паричните потоци.

Примерен правилник за бюджета за движение на платежни средства

ПОЗИЦИЯ
относно Бюджета за движение на платежни средства

Основни принципи на формиране на бюджета

Бюджетът на паричните потоци е количествен план за финансовите и икономическите дейности на предприятието - свързан набор от показатели за разходите, показващи планирания размер на приходите и плащанията, които могат да бъдат извършени през периода на планиране. Платежните средства, взети предвид в бюджета, се разбират като:
— Парични средства (парични, непарични, финансови активи, сметки и др.)
— Непарични средства, използвани за уреждане на плащания с доставчици (бартер).

Разработването и използването на бюджета за движение на платежни средства (наричан по-долу БПРС) осигурява решаването на следните управленски задачи:

Разпределение на отговорността в организацията за навременността и пълнотата на получаване на платежни инструменти.
Разпределение на правомощията в рамките на организацията за разпореждане с платежни средства.
Гарантиране, че паричните постъпления съответстват на плащанията, които трябва да бъдат направени.
Съпоставянето на постъпленията и плащанията означава, че салдото на паричния поток (салдото в началото на периода плюс сумата на постъпленията минус плащанията) не може да бъде отрицателно.

БДПС се разработва за календарен месец. За целите на бюджетирането всички видове приходи и плащания се класифицират по бюджетни позиции. Общият списък с бюджетни позиции се нарича бюджетен класификатор.

БДПС се формира и обосновава от специално назначени отговорни лица под формата на разчети. Лицето, отговорно за оценката, отговаря за изчисляването на размера на приходите и/или необходимостта от средства за плащане в рамките на подчинените му служби.

Проектът BDPS се съставя от ръководителя на финансово-икономическата служба ежемесечно въз основа на искания от лицата, отговорни за оценките. За да бъдат включени в проекта, отговорниците по оценката подават заявление и кратка обосновка за исканите суми на финансиране до ръководителя на FES. Окончателният вариант на БДПС се одобрява от генералния директор.

След одобрение на БДПС, плащане (изпращане на стоки и материали) над одобрения план може да бъде разрешено само по указание на генералния директор. Контролът върху тази ситуация се осъществява от финансовия отдел. Ако има възможност за преразход по бюджетна позиция, финансовият отдел трябва незабавно да информира ръководителя на FES.

В случай на неизпълнение на плана за приходите, разходната част на БДПС може да бъде секвестирана (намалена) от генералния директор. Отговорност на лицата, отговарящи за оценката, е съответно да преразгледат плановете за дейността на подчинените им служби.

Процедура за обработка на документи за плащане

След одобряване на разходната част на бюджета се извършват плащания в рамките на предвидените за всяка позиция лимити. Мониторингът на спазването на лимитите и коректността на изпълнението на документите се извършва от финансово-икономическата служба.

Плащането се извършва по документи

За плащане на стоки (работи, услуги) - фактура
За плащания, за които не се издава фактура (данъци, заплати и др.) - бележка. Форматът на бележката се съгласува с ръководителя на FES.
По отношение на изготвянето на документи за плащане се прилага следната процедура, като контролът върху процедурата се поема от офиса, а ръководителят на ФЕС носи отговорност за правилността на изпълнението.

ЕЖЕДНЕВНО НЕ ПО-КЪСНО ОТ 10:00 ч. документите за плащане, които трябва да бъдат заверени през деня, се предават в офиса. В този случай документите (фактури, фактури), планирани за плащане, трябва да имат виза от лицето, отговорно за закупуването на този продукт/услуга и/или ръководителя на отдела, отговарящ за бюджетната позиция, за която е планиран този документ. платени. В документа трябва да се посочи номерът на договора, по който е издадена фактурата, и датата на неговото сключване. Ако споразумението не е сключено, тогава се прави маркировка „BD“. По правило отделни материали и услуги, чието потребление има епизодичен характер, могат да бъдат закупени без договори, както и материали и услуги, закупени от служители на предприятието в командировка - в рамките на издадените им отчетни суми. При необходимост изпълнителят посочва в документа датата, не по-късно от която е желано плащане.

Документите, постъпили в канцеларията след 10:00 часа се подготвят за одобрение на следващия ден.

НЕ ПО-КЪСНО ОТ 10:30 часа офисът предава попълнения пакет документи за подпис на ръководителя на FES (в този случай броят на представените документи се записва от общия отдел в регистрационния дневник). Ръководителят на FES проверява правилността на бюджетната позиция, проверява дали сумата съответства на лимитите, планирани за текущия месец, и одобрява документа.

НЕ ПО-КЪСНО ОТ 13:00 часа офисът прехвърля пакета документи на главния счетоводител (в този случай броят на прехвърлените документи се записва в регистрационния дневник). Главният счетоводител проверява коректността на документите, наличието/липсата на вземания или всякакви други претенции към тези контрагенти. Ако не е сключено споразумение с този контрагент и главният счетоводител не възразява срещу плащането на този документ без сключване на споразумение, върху документа се прави съответна маркировка. Главният счетоводител заверява документите и ги предава в офиса за по-нататъшна обработка или връщане на отговорното лице (ако има претенции от главния счетоводител).

НЕ ПО-КЪСНО ОТ 14:00 ч. пакетът документи се предава на първия заместник генерален директор (броят на подадените документи се записва в дневника за регистрация). Първият заместник генерален директор проверява коректността на документите, проверява коректността на бюджетната позиция, посочена от изпълнителя, и следи за осъществимостта на плащането.

НЕ ПО-КЪСНО ОТ 15:00 ч. документите се прехвърлят в правния отдел (броят на прехвърлените документи се записва в регистрационния дневник), където на всеки документ се поставя печат с номера на договора и датата на неговото сключване. Ако главният счетоводител има виза за съгласие за плащане на стоки/услуги без сключване на договор, оригиналът на документа остава в правния отдел, а копието на документа се подпечатва от правния отдел „БД”. След това документите се връщат в офиса.

НЕ ПО-КЪСНО ОТ 16:45, офисът, след като провери наличието на всички необходими визи и печати, предава документите на генералния директор за подпис.

НЕ ПО-КЪСНО ОТ 8:30 ч. на следващия ден офисът прехвърля документите, които не са подписани от генералния директор, на първия заместник генерален директор и прехвърля документите, подписани от генералния директор, на финансовия отдел (броят на прехвърлените документи се записва в регистрационния дневник).

Финансовият отдел приема подписания документ за плащане в рамките на утвърдения бюджет. Ако размерът на плащането за изпълнени документи е по-голям от одобрения лимит за тази статия за текущия месец, документът се включва в бюджета за следващия период и, ако няма друга информация, обемът на бюджета за следващият месец се взема равен на бюджета за текущия период.

Попълнените платежни документи се съхраняват във финансовия отдел. Финансовият отдел, по искане на отговорното лице, предоставя регистър на документите, включени във финансовото досие, както и при необходимост копия от самия документ. Отговорното лице, в рамките на утвърдения бюджет, може да прехвърля документи от текущия период към следващи и обратно. Изключените от регистъра документи се унищожават от финансовия отдел.

По отношение на сетълментите с енергоснабдителните организации, бюджета и извънбюджетните фондове, персонала и издаването на отчетни суми се прилага подобна процедура, само се правят бележки върху бележка.

Тази процедура не се прилага за документи, изискващи спешно плащане, т.е. тези документи, от плащането на които зависи предотвратяването на извънредни ситуации или спиране на производството. В този случай отговорното лице поставя отметка „Спешно” върху документа, заверява го от всички гореизброени лица и лично го предава за плащане във финансовия отдел.

Финансовият отдел не трябва да приема за плащане документи, изпълнени в нарушение на тази процедура.

Процедура за плащане

Всеки ден ръководителят на FES анализира регистъра на издадените документи за плащане и формира планирано заявление за финансиране. Не по-късно от 10.30 часа планираното заявление се предава на първия заместник генерален директор, който го утвърждава и представя на генералния директор за одобрение. Планът за плащане, одобрен от главния изпълнителен директор, се прехвърля във финансовия отдел. Ако за отделен разчет (позиция) е одобрена сума за плащане, без да се разбива по конкретни сметки (бележка), финансовият отдел съгласува с лицето, отговорно за оценката/позицията, конкретните документи, които ще бъдат изплатени.

През деня генералният директор (неговият първи заместник) може да даде инструкции за плащане за промяна на одобрения план.

Икономист на финансовия отдел: изготвя платежни нареждания и превежда средства по документи, за които е предвидено плащане в безкасова форма, документи с плащане в брой се прехвърлят за изпълнение в касата на предприятието.

Икономистът на финансовия отдел, след прехвърляне на платежни нареждания в банката (в касата на предприятието), въвежда всички осчетоводени суми в съответните бюджетни позиции. В същия ден се изпращат отчети за изпълнението на разчетите за текущата дата до отговорните за разчетите.

Отчет за изпълнение на бюджета за предходната дата се представя на генералния директор не по-късно от 11.00 часа.

Характеристики на изплащане на заплати и други парични средства

Заплатите се изплащат в следния ред:
а) при изплащане на първата част от заплатата (в размер на 500 рубли на служител):

на първия ден се извършват плащания на служители от основните подразделения на предприятието;
на втория ден - на служители на спомагателни звена;
в третата - на работниците от ръководството на централата;
б) при окончателното изплащане на текущите заплати:
— на първия и втория ден се извършват сетълменти със служители на основните подразделения на предприятието;
- на третия и четвъртия ден - на служителите на спомагателните звена;
- на петия ден - на работници от ръководството на завода.

в) при изплащане на плащания с еднократен и нередовен характер - както в брой, така и в безкасова форма (плащане за отпуск, отпуск по болест, пътни надбавки, издръжка, плащания за нараняване, други плащания, предвидени от действащото законодателство и Колективния трудов договор ) през деня в Бюрото за счетоводен сетълмент се събират първични документи (бележки за ваканция, болнични, заявления и др.), Въз основа на които се формират два документа: ведомост за заплати (касов ордер, извлечение за попълване на картови сметки) и изготвя се вътрешен меморандум, в който се записва вида на плащането и сумата за всеки вид плащане, който се предава в деня на плащането във финансовия отдел за включване в „Заявка за финансиране” не по-късно от 9.00ч.

Извършват се плащания в брой от касата на фирмата

за пътни нужди - въз основа на заповед на генералния директор за изпращане на служител в командировка;
да се отчита за закупуване на материали;
други еднократни плащания - въз основа на заявления на получатели (или други документи), които имат разрешителна виза от генералния директор или упълномощени от него лица.

Характеристики на контрола върху сетълментите, извършвани в непарична форма

Поради факта, че част от плащанията се извършват в непарична форма, тези плащания също подлежат на осчетоводяване при изпълнение на бюджета. За да направите това, в разходната част на бюджета, в случай на доставка на стоки и материали на предприятието за изпълнение на задължения, тази доставка се отразява в бюджета като извършено плащане, докато FES осигурява контрол върху размера на плащанията в брой и пратки не надвишава установения лимит.

Стоки и услуги

предприятия

интернет

Добавяне на фирма

Добавете цена

ООО ""
Въведен от
"27"_април_ 2001 г
Фирмен стандарт
Процедурата за договаряне, обработка и извършване на плащания в Дружеството
Версия 1.0
Москва
2001 г

Предговор
Разработено
Утвърдена е заповед от “26” 2001г. № 58-Р
Дивизионен консултантски отдел
Променен
Подразделение
Съдържание
1. Въведение 3
2. Общи разпоредби 3
3. Процедура за изпълнение на Платежно нареждане 4
Приложение 1 Платежно нареждане Образец 5
Приложение 2 Схема за попълване на Платежно нареждане в ARIS 7

1. Въведение
1.1. Този стандарт установява процедурата за извършване на плащания към LLC "";
1.2. Приети термини и обозначения.
- Компания - LLC “”.
- Бюджет на Дружеството - (наричан по-нататък Бюджет) е документ, определящ насоките, обемите и формите на получаване и разходване на средствата на Дружеството за установения бюджетен период.
- Оценка на разходите на Дружеството – (наричана по-нататък Прогнозата) – неразделна част от бюджета на Дружеството, отразяваща разходите за поддържане на управленския апарат (разходи за работни места и застрахователни плащания). Оценката се формира за година, тримесечие, месец. Оценката се поддържа от подразделението на Компанията.
? Платежно нареждане (наричано по-долу Нареждане) е документ, който служи като основание за извършване на плащания.
? Изпълнение на платежна задача - дебитиране на посочените в Задачата средства от една от сметките на Дружеството.
- Разходите за поддръжка на работно място са неразделна част от разходната част на бюджета на Компанията (разчет) - сумата на разходите, отразяваща разходите за ИТ, наем, поддръжка и поддръжка на работното място на служител на Компанията.
- Регистър за плащания - (наричан по-нататък Регистър) - списък на плащанията, които трябва да бъдат извършени, предоставен от отдел "Консолидирани финанси" на отдел "Счетоводство", към който е приложено съответното ПО;
- Изпълнител на платежното нареждане (наричан по-нататък „Изпълнителят“) – служител на Дружеството, иницииращ плащане в рамките на одобрения бюджет (разчет на разходите). Изпълнителят е отговорен за:
- достоверност на информацията, съдържаща се в платежните документи;
- коректно изпълнение на платежните документи и пълнота на пакета от документи;
- наличие на всички одобрителни подписи върху Заданието.
- Одобряващо лице – длъжностно лице на Дружеството, което заверява Платежното нареждане. Назначава се от Президента на Дружеството или упълномощено от него лице. При необходимост одобряващото лице има право да поиска допълнителни коментари и разяснения от Изпълнителя относно извършваното плащане.
1.3. Следните участват в извършването на операциите, предвидени в този стандарт:
- Инициатор на плащане;
- отдел Корпоративни финанси (наричан по-нататък - УКФ);
- Счетоводство на Дружеството - (наричано по-долу Счетоводство);
- отдел „Финансово планиране и бюджет“ (по-нататък – ФПП)
- Президент на Дружеството или упълномощено от него лице (наричано по-долу Президент).
2. Общи положения
2.1. Всички плащания, извършени от сметките на Компанията, се формализират с Платежно нареждане. Платежното нареждане е вътрешен платежен документ.
2.2. Платежното нареждане се утвърждава на хартиен носител с приложени всички съпътстващи документи.
2.3. Одобряващото лице трябва да вземе решение дали да одобри или не платежното нареждане в рамките на 1 работен ден:
- ако Нареждането за плащане е получено преди 13.00 часа на текущия ден, одобряващото лице е длъжно да вземе решение за одобрение на текущия ден;
- ако Платежното нареждане е получено след 13.00 часа, одобряващият има право да вземе решение на следващия работен ден до 13.00 часа.
2.3.1. Платежното нареждане и комплект съпътстващи документи се съхраняват в Счетоводство на Дружеството.
3. Ред за изпълнение на Платежното нареждане.
3.1. Проектиране и изпълнение
3.1.1. Изпълнител:
- съставя „Нареждане за плащане“ под формата на Приложение 1, докато в съответните колони на Заданието организацията платец, подробности за документа (Споразумение, Акт, Фактура и др.), който е основание за това плащане, сума, цел на плащането и данни за получателя, наименование на проекта (в рамките на чийто бюджет се извършва плащането);
- подписва Заданието от ръководителя на отдела или ръководителя на проекта;
- въвежда кода на проекта (ако плащането се извършва в рамките на текущ проект) или показва, че плащането принадлежи към текущите бизнес дейности на Компанията;
- генерира Обяснителна записка към Заданието с коментари и разяснения по извършеното плащане;
- изпраща Заданието в катедра "Физическо развитие".
3.1.2. GPP:
- проверява наличието на средства в бюджета на Компанията (оценка на разходите);
- определя приоритета на плащанията и възможността за извършването им в рамките на одобрения бюджет на Дружеството;
- проверява дали декларираните плащания не надвишават натрупаната сума от общия бюджет на проекта/събитието;
- подписва Заданието и го изпраща в Счетоводство или го връща на Изпълнителя с посочване на причината за отказа за одобрение.
3.1.3. Счетоводство:
- осъществява общ контрол върху наличието на основание за плащане и коректността на документите в съответствие със счетоводните изисквания;
- извършва плащания от разплащателната сметка на Дружеството (отразява плащането в счетоводството);
- разглежда плащането от гледна точка на данъчна оптимизация и взема решение за отнасяне на плащането към печалба/разходи;
- отговаря за данъчната оптимизация на разходите;
- подписва Заданието и го изпраща на Председателя за одобрение или го връща на Изпълнителя, като посочва причината за отказа за одобрение.
- Въз основа на подписано от Президента Задание извършва плащането съгласно действащата нормативна уредба в Дружеството.
- Предава информация за извършени плащания към Службата за финансови пазари за поддържане на регистъра на плащанията и отчитане на разходите по проекта.

Приложение 1
Формуляр за платежно нареждане
На един лист

(изпратен като отделен файл)

Приложение 2
Схема за попълване на Платежната задача
На един лист

Задачата за организиране на прозрачен и ефективен процес за събиране, координиране и одобряване на заявления за плащания е най-актуална в предприятия, които имат развита организационна структура: няколко центъра на финансова отговорност, значителен брой служители, участващи в процеса на иницииране на плащания, като както и използването на процедури за координиране и одобряване на планираните разходи. За решаването на този проблем в програма "Финансов мениджмънт"Отговорна е системата за управление на приложения за плащания, която ви позволява да организирате ефективен и контролиран процес на извършване на плащания, както и да предотвратите прекомерно или нецелесъобразно изразходване на средства.

Основни характеристики на системата за управление на платежни приложения

Системата за управление на приложения за плащане ви позволява да:

• идентифицирайте и комбинирайте възникващи нужди от плащания в едно информационно пространство. Тъй като взаимните разплащания между контрагента и организацията се извършват чрез служителите на отделите, цялата информация за това кога, на кого и колко средства трябва да бъдат преведени е при тях. В обичайния си вид тази информация е неструктурирана, разпръсната и не е достъпна за оперативен анализ и вземане на решения от ръководството на компанията. Регистрацията на всички планирани транзакции с доставчици (контрагенти) под формата на искания за плащания ви позволява да комбинирате и организирате информация за необходимостта от плащания, както и да получите общата сума на средствата, необходими за сетълменти с контрагенти;
• приведе процеса на счетоводно отчитане на транзакции с контрагенти към единен стандарт. Унифицирани изисквания за регистрация (осчетоводяване) на заявления за плащания, възможност за прикачване на придружаващи документи (споразумения, фактури за плащане, сертификати и др.) Към заявлението, осигуряват ефективност на анализа и прозрачност на планираните транзакции с доставчици (контрагенти);
• осигуряване на координация на процеса на одобрение на заявлението чрез създаване на задачи за всички участници в процеса. За всеки център за финансова отговорност и за организацията като цяло се определя списък на лицата, които одобряват регистрирани заявки, и по този начин се формират маршрути за движение на документи в съответствие с организационната структура на компанията. Процесът на одобрение, вграден в системата, позволява да се направи процедурата за одобрение на заявления по-прозрачна, тъй като всеки документ отразява информация за тези потребители, които са одобрили или отхвърлили приложението за плащане, както и за тези, които не са изпълнили възложената им задача ;
• планиране на плащания към контрагенти въз основа на одобрени заявки, създаване на оперативен план за плащане (платежен календар);
• контролира изпълнението (плащането) на одобрените искания за плащане. Всеки документ за кандидатстване отразява информация за планове за разходване на средства и платежни документи, формирани въз основа на заявлението.

По-долу е схемата за управление на приложенията, внедрена в системата.

Обща схема за управление на фирмените плащания

Процедура за обработка на заявки за плащане

За работа с приложения за плащания (регистрации, одобрения) в системата, документ "Искане за плащане". Процедурата за работа с документ отговаря на общоприетите стандарти за документооборот, според които жизненият цикъл на приложението се състои от следните етапи:

• Оформяне на приложение- е етапът, на който подразделенията на организацията заявяват необходимостта от извършване на плащания, като определят тяхната цел, срокове и други характеристики чрез регистрация в документната система „Заявка за плащане“;
• Преглед на заявления (одобрение или отказ)- следващият етап, по време на който мениджърът(ите) разглежда осъществимостта на плащането и взема решение за одобрение или отхвърляне на заявлението;
• Изпълнение на приложението– последният етап, на който се извършва плащане за одобрени заявки и по-нататъшен мониторинг на сделката (доставка на материални активи, услуги и др.).

На всеки етап от жизнения цикъл системата генерира задачи за потребителите, участващи в процеса на преместване (преминаване) на документ. Тези задачи ви позволяват да координирате процеса на движение на приложенията и са разделени на следните типове:

• Регистрация - тази задача възниква при запис на нов документ за кандидатстване и е адресирана до потребителя, който е създал документа (отговорно лице). Задачата се изпълнява автоматично след подаване на документ „За одобрение”;
• Одобрение - Тази задача възниква, след като документът за кандидатстване е изпратен за одобрение и е адресирана до потребителите, които одобряват приложенията в центровете за финансова отговорност и организацията като цяло. Задачата се изпълнява от одобряващия (потребителя) в резултат на взето решение по заявлението (одобрение или отхвърляне);
• Контрол на плащането на приложение - задачата възниква след като приложението бъде одобрено от всички одобряващи и е адресирано до потребителя, генерирал документа „Заявление за плащане“. Задачата се изпълнява ръчно след приключване на транзакцията (плащане и доставка).

По време на движението документът „Искане за плащане“ може да придобие следните статуси: „Чернова“, „В процес на одобрение“, „Одобрен“ или „Отхвърлен“, „Контрол на изпълнението“, „Изпълнено“ или „Отменено“. Промените в статуса на документа възникват в резултат на това, че потребителите изпълняват изброените задачи. Нека разгледаме етапите на движение на документа "Искане за плащане" в системата.

Формиране на платежна заявка

На първия етап служител на организацията регистрира документа „Искане за плащане“ и го записва в програмата. При записване на документа се назначава отговорно лице - потребителят, създал приложението, а генерираният документ получава статус „Чернова“. Статусът на документа се показва в горния десен ъгъл на формуляра на документа, а отговорното лице се показва в долния ляв ъгъл. Заявленията за изходящи плащания със статус „Чернова” могат да се променят и допълват без ограничения.

След като заявлението за изходящо плащане е финализирано и попълнено с достатъчно информация, то трябва да бъде изпратено за одобрение. За да подадете заявление за одобрение, трябва да кликнете върху бутона „За одобрение“ в командния панел на формуляра за документ. В резултат на това документът ще получи статус „В процес на одобрение“.

След като даден документ получи статус, различен от „Чернова“ (например „В процес на одобрение“ или „Одобрен“), промяната на данните е невъзможна, т.е. Формата на документа се отваря само за преглед.

Преглед на заявления (одобрение или отказ)

Системата "Управление на заявления за плащане" реализира схема за паралелно разглеждане и одобрение на заявления. Това означава, че задачите за одобрение на документи се изпълняват едновременно за всички одобряващи. Процедурата за одобрение на заявления за плащания се определя от администратора на програмата в настройки на списъка на одобряващите. В зависимост от направените настройки, изпратените за одобрение заявки се обработват по два сценария:

1. За организацията или централния финансов район е определен списък с одобряващи. В този случай на изпратения за одобрение документ се присвоява статус „В процес на одобрение“ и се създава задача за одобряващите да обмислят осъществимостта на плащането за това приложение. Придаването на статус "Одобрен" на документ за кандидатстване е възможно само при положително решение (одобрение) на всички одобряващи. Повече подробности за процедурата по одобрение на заявления за плащане можете да намерите в раздела за описание на работата асистент за одобрение на заявления.
2. Списъкът на одобряващите не е определен. В този случай се разбира, че заявленията от този център за финансова отговорност не изискват одобрение и се приемат за плащане веднага. При подаване за одобрение такива документи получават статус „Одобрен” и формират задачи за наблюдение на изпълнението на заявката.

Изпълнение на искане за плащане

За да изпълните одобрени приложения, трябва да изпълните следните стъпки:

1. Планирайте плащане при поискване. Планирането на плащанията се извършва в Система "Платежен календар".като се използва интерфейс "Планиране на плащане" документ "План за касови разходи". Документът за планиране се въвежда въз основа на одобреното заявление и включва сумата за плащане за заявлението в платежния календар на организацията.
2. Платете заявлението според платежния календар на организацията. Работата с платежни документи на организация се извършва в системата "Платежен календар", като се използва документ "Регистър на плащанията".
3. След изпълнение на всички условия на транзакцията (плащане, доставка и т.н.), е необходимо документът „Искане за плащане“ да се постави в статус „Приключено“. За да направите това, трябва да отворите задачата за наблюдение на изпълнението на приложението (показва се в списъка със задачи на потребителя, генерирал документа на приложението) и да кликнете върху бутона „Приложението е завършено“.
4. В изключителни ситуации одобрено заявление може да бъде анулирано. За да направите това, трябва да отворите задачата за наблюдение на изпълнението на приложението и да кликнете върху бутона „Поръчката е отменена“.

Управление на правата за достъп на потребителите до документите на приложението

Възможността за работа със системата за генериране и одобрение на приложения е достъпна за потребители, които имат набор от права „Генериране на заявления за плащания“. Този набор от права ви позволява да попълвате заявления, да проследявате процеса на тяхното одобрение, одобрение и плащане. Потребители с тези права НЯМАТ ДОСТЪПкъм следните раздели: информация за планирани плащания и постъпления, данни за реално движение и салда на всякакви видове средства.

За потребители, използващи този набор от права, допълнително могат да се прилагат ограниченияот