Чтобы избежать кассовых разрывов из-за отсутствия контроля над текущими платежами, руководство компании RALF RINGER разработало положение, четко регламентирующее внутренний документооборот заявок на платеж. В результате на согласование платежа уходит не более трех дней, а отклонения запланированных платежей от фактических минимальны.

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов в компании RALF RINGER разработано и внедрено в 2009 году. Его главной задачей было обеспечить соответствие фактических выплат платежам, заложенным в бюджете движения денежных средств . По мнению Алексея Пурусова, финансового директора компании, этот документ не только решил проблемы строгого исполнения бюджета, но и свел к минимуму риск проведения несанкционированных оплат, а также любых злоупотреблений со стороны сотрудников компании.

В положении, используемом компанией, подробно описываются все этапы согласования и осуществления выплат - начиная с заполнения заявки сотрудником подразделения и заканчивая отправкой платежных поручений в банк. Кроме того, в документе указаны сроки и последовательность согласования заявок, а также время, которое отводится для выполнения тех или иных операций, связанных с управлением исходящими денежными потоками . Каждая заявка на платеж проходит как минимум четыре уровня контроля.

Благодаря жесткому контролю времени по каждому из этапов, на согласование платежа уходит не более трех дней. А для экстренных случаев предусмотрена сокращенная процедура визирования заявки и оплаты.

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов денежными средствами (извлечение)
комментирует Алексей Пурусов, финансовый директор RALF RINGER

I. Общие положения

1.1.Инструкция разработана в целях стандартизации деятельности по обеспечению плановости в вопросах финансовой деятельности. Данная инструкция определяет порядок оформления ожидаемого платежа и основные требования к инициатору платежа по подаче заявки на своевременный платеж.

1.2.Своевременность реализации каждой заявки в первую очередь зависит от подачи надлежаще оформленной заявки на платеж в установленные сроки.

1.3.Срок подачи инициатором платежа заявки - три дня до ожидаемого срока платежа.

1.4.Заявка на платеж дает право на проведение расчетов, оплат, расходования денежных средств компании.

1.5.Запрещается выдача, получение, проведение расчетов с внешними контрагентами, а также внутрифирменное движение денежных средств без надлежаще оформленной заявки на платеж.

1.6.Оплата производится при наличии надлежаще заполненной и согласованной заявки. Надлежаще оформленной считается заявка, заполненная в соответствии с инструкцией и с наличием переданных документов для проведения оплат (счет, акт выполненных работ, копия договора при необходимости и т. п.).

1.7. Ответственным лицом от департамента за инициирование платежа по статьям бюджета движения денежных средств может быть должностное лицо, обозначенное в списке руководителей ЦФО.

2. Правила оформления заявки на платеж

2.1. В каждой заявке на платеж специалист, инициирующий платеж (денежных средств), обязан последовательно указать в графах заявки на платеж следующие данные:

2.1.2.В опции «Операция» выбрать соответствующую операцию:

«оплата поставщику» - расчеты за ТМЦ, работы, услуги;

«прочие расчеты с контрагентами» - расчеты за таможню, штрафы, СЭС, пошлины, пени и т. п.;

«возврат денежных средств покупателю»;

«выдача денежных средств подотчетнику»;

«перечисление налогов» - расчеты с госорганами по налогам, штрафам ИФМС, пени по просрочке налогов, пособия по уходу за ребенком, отчисления от ФОТ;

Если заявка будет подана позже, велика вероятность того, что выплаты в требуемый срок не будут осуществлены. Это жесткое правило дисциплинирует сотрудников и избавляет от привычки все делать в последний момент.

Это не означает, что все заявки инициируются только руководителями ЦФО. Но руководители центров финансовой ответственности обязательно согласуют платежи, заявляемые сотрудниками ЦФО. В целом по компании 34 центра финансовой ответственности.

- «снятие наличных» - получение денежных средств из банка в кассу юридического лица;

«перечисление заработной платы на карты» - безналичные переводы сотрудникам ГК RALF RINGER (аванс, заработная плата) на карты или индивидуальные счета сотрудников;

«перечисление комиссии по картам» - оплата комиссии за перечисление на карты.

2.1.3. В опции «Расчеты с контрагентом»:

дата расхода (крайний Срок платежа) - указать срок ожидаемого осуществления платежа;

валюта платежа - выбрать валюту, в которой будет производиться расчет с контрагентом- Все расчеты на территории РФ проводятся в рублях;

контрагент - выбрать наименование получателя платежа;

договор - выбрать договор;

сумма необходимых средств - заполняется цифрами;

форма оплаты - выбрать наличные, безналичные;

статья движения денежных средств - выбрать в соответствии с утвержденными статьями бюджета;

организация (плательщик) - следует указать источник осуществления платежа, от которого будут осуществлены ожидаемые платежи, - наименование юридического лица;

центр финансовой ответственности ЦФО - наименование департамента или отдела держателя бюджета;

«ответственный» - проставляются автоматически;

комментарии (назначение платежа) - обосновать целесообразность предстоящих затрат. При безналичной оплате необходимо указать точную формулировку платежа, которая должна быть отражена в платежном поручении, с обязательным выделением НДС и указанием ставки. Если платеж не облагается НДС, необходимо указать «НДС не облагается».

3. Порядок согласования заявки на платеж

3.1. Специалист, инициирующий осуществление платежа, заверяет оформленную заявку своей подписью в графе «Ответственный», и затем она переходит на стадию согласования:

1-й уровень - согласование с руководителем ЦФО;

2-й уровень - согласование с руководителем департамента (отдела или направления);

3-й уровень - согласование с бюджетным контролером;

4-й уровень - согласование с контролером управления учета;

5-й уровень - согласование с бухгалтерией;

6-й уровень - согласование с финансовым контролером.

При указании сроков исполнения платежа инициатор заявки должен учитывать, что с момента ее получения до непосредственного перевода средств необходимо не менее трех рабочих дней.

У каждого ЦФО есть свои статьи в бюджете движения денежных средств. Ошибка в указании ЦФО, разумеется, еще не грозит перерасходом, а вот в том, что заявка попадет на согласование не к тому руководителю, можно быть уверенным. А тот, в свою очередь, вернет ее на доработку. Кстати, контроль платежей в разрезе не только статей, но и ЦФО позволяет лучше следить за исполнением бюджета.

3.2. Инициатор заявки на платеж обязан до срока согласования бухгалтерией предоставить все надлежаще оформленные первичные документы в бухгалтерию того юридического лица, от которого производится оплата.

Согласование заявки на оплату бухгалтерией осуществляется главными бухгалтерами или ответственными сотрудниками бухгалтерии юридического лица (плательщика), назначенными руководителем подразделения. Ответственный сотрудник отдела бухгалтерии согласовывает заявку на оплату только в разрезе своего юридического лица, на основании имеющейся первичной учетной документации по хозяйственной деятельности юридического лица и подтверждающей необходимость проведения данной оплаты.

3.3. Финансовый контролер проводит платежи на основании утвержденного на текущий банковский день потока денежных средств и приоритетности заявки на оплату.

3.6. Заявка на платеж получает статус «Отклонена» только в случае отказа от платежа или запрета проведения платежа. Заявка на платеж, помещенная в папку «Отклонена», удаляется автоматически из базы на следующий рабочий день.

5. Сроки согласования заявки на платеж

5.1. Заявка на платеж со статусом «На утверждение» проходит согласование в следующие сроки:

руководителями ЦФО - в течение текущего рабочего дня;

руководителем департамента - в течение текущего рабочего дня;

бюджетным контролером - с 15.00 до 16.30 текущего рабочего дня;

контролером управления учета - до 17.00;

бухгалтерией - до 17.30;

финансовым контролером - в момент распределения денежных средств и определения их потоков с 10.30 до 12.30 по заявкам, находящимся в папке финансового контроля.

Поводом для отклонения заявки может быть превышение бюджетного лимита по данной статье или, например, отсутствие бухгалтерских документов, подтверждающих обоснованность проведения платежа. Заявки могут быть направлены на доработку, но с указанием причины такого решения.

Бюджетный контролер согласовывает все заявки без исключения. Главная задача - проверить будущие выплаты на соответствие лимитам, установленным в бюджете движения денежных средств.

Образец положения о бюджете движения платежных средств

ПОЛОЖЕНИЕ
о Бюджете движения платежных средств

Основные принципы формирования бюджета

Бюджет движения платежных средств — количественный план финансово-хозяйственной деятельности предприятия — связанный набор стоимостных показателей, показывающих планируемую величину поступлений и платежей, которые могут быть понесены в течение планового периода. Под платежными средствами, учитываемыми в бюджете, понимаются:
— Денежные средства (наличные, безналичные, финансовые активы, векселя и т.п.)
— Неденежные средства, которыми осуществляется расчет с поставщиками (бартер).

Разработка и использование бюджета движения платежных средств (далее — БДПС) обеспечивает решение следующих задач управления:

Распределение ответственности внутри организации за своевременность и полноту поступления платежных средств.
Распределение полномочий внутри организации по распоряжению платежными средствами.
Обеспечение соответствия поступлений денежных средств платежам, которые необходимо осуществить.
Под соответствием поступлений и платежей понимается, что сальдо движения денежных средств (остаток на начало периода плюс сумма поступлений минус платежи) не может быть отрицательным.

БДПС разрабатывается на календарный месяц. Для целей бюджетирования все виды поступлений и платежей классифицируются по бюджетным статьям. Общий перечень бюджетных статей называется бюджетным классификатором.

БДПС формируется и обосновывается специально назначенными ответственными лицами в форме смет. Ответственный за смету отвечает за расчет суммы поступлений и/или потребности в платежных средствах в рамках подчиненных ему служб.

Проект БДПС составляется начальником финансово-экономической службы ежемесячно на основе заявок ответственных за сметы. Для внесения в проект ответственные за смету представляют начальнику ФЭС заявку и краткое обоснование запрашиваемых объемов финансирования. Окончательный вариант БДПС утверждается генеральным директором.

После утверждения БДПС оплата (отгрузка ТМЦ) свыше утвержденного плана может быть разрешена только по указанию генерального директора. Контроль за настоящим положением обеспечивает финансовый отдел. В случае возможности перерасхода по бюджетной статье финансовый отдел должен незамедлительно информировать начальника ФЭС.

В случае невыполнения плана поступлений расходная часть БДПС может быть секвестирована (уменьшена) генеральным директором. Обязанностью ответственных за смету является соответствующий пересмотр планов деятельности подчиненных им служб.

Порядок оформления документов на оплату

После утверждения расходной части бюджета платежи осуществляются в пределах лимитов, предусмотренных по каждой статье. Контроль соблюдения лимитов и правильности оформления документов осуществляет финансово-экономическая служба.

Оплата производится на основании документов

Для оплаты товаров (работ, услуг) — счет
Для платежей, по которым счет не выставляется (налоги, зарплата и т.п.) — служебная записка. Формат служебной записки согласовывается с начальником ФЭС.
В части оформления документов на оплату действует следующий порядок, контроль за процедурой несет канцелярия, за правильность оформления начальник ФЭС.

ЕЖЕДНЕВНО, НЕ ПОЗДНЕЕ 10:00 документы на оплату, которые необходимо завизировать в течение дня, передаются в канцелярию. При этом документы (счета, счета-фактуры), планируемые к оплате должны иметь визу лица, ответственного за приобретение данного товара/услуги и/или руководителя подразделения, ответственного за статью бюджета, по которой данный документ планируется оплатить. На документе в обязательном порядке указывается номер договора, в рамках которого выписан указанный счет и дата его заключения. В том случае если договор не был заключен, то делается отметка «БД». Как правило без договоров могут приобретаться отдельные материалы и услуги, потребление которых носит эпизодический характер, а так же материалы и услуги, приобретаемые работниками предприятия, находящимися в командировке — в пределах выданных им подотчётных сумм. При необходимости исполнителем на документе указывается дата, не позднее которой желательна оплата.

Документы, поступившие в канцелярию после 10:00 готовятся для визирования на следующий день.

НЕ ПОЗДНЕЕ 10:30 сформированный пакет документов канцелярия передает на подпись начальнику ФЭС (при этом количество переданных документов фиксируется общим отделом в журнале регистрации). Начальник ФЭС проверяет правильность указания бюджетной статьи, проверяет соответствие суммы запланированным на текущий месяц лимитам и визирует документ.

НЕ ПОЗДНЕЕ 13:00 пакет документов канцелярия передает главному бухгалтеру (при этом количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации). Главный бухгалтер проверяет правильность оформления документов, наличие/отсутствие дебиторской задолженности или каких-либо других претензий к данным контрагентам. В случае если с данным контрагентом не заключен договор и главный бухгалтер не возражает против оплаты данного документа без заключения договора, на документе делается соответствующая отметка. Главный бухгалтер визирует документы и передает их в канцелярию для дальнейшего оформления либо возврата ответственному лицу (в случае наличия претензий главного бухгалтера).

НЕ ПОЗДНЕЕ 14:00 пакет документов передается первому заместителю генерального директора (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации). Первый заместитель генерального директора проверяет правильность оформления документов, проверяет правильность указания исполнителем бюджетной статьи, осуществляет контроль целесообразности оплаты.

НЕ ПОЗДНЕЕ 15:00 документы, передаются в юридический отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации), где на каждом документе ставится штамп с указанием номера договора и даты его заключения. В случае наличия визы главного бухгалтера о согласии на оплату товара/услуги без заключения договора оригинал документа остается в юридическом отделе, на копию документа ставится штамп юридического отдела «БД». После этого документы возвращаются в канцелярию.

НЕ ПОЗДНЕЕ 16:45 канцелярия, проверив наличие всех необходимых виз и штампов, передает документы на подпись генеральному директору.

НЕ ПОЗДНЕЕ 8:30 следующего дня канцелярия передает не подписанные генеральным директором документы первому заместителю генерального директора, подписанные генеральным директором документы передает в финансовый отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации).

Финансовый отдел принимает к оплате подписанный документ в пределах суммы утвержденного бюджета. В случае если сумма оплаты по оформленным документам больше утвержденного лимита по данной статье на текущий месяц, документ включается в бюджет следующего периода, при этом, если нет иной информации объем бюджета следующего месяца принимается равным бюджету текущего периода.

Оформленные документы на оплату хранятся в финансовом отделе. Финансовый отдел, по запросу ответственного лица предоставляет реестр документов, включенных в финансовую картотеку, а также, при необходимости, копии самого документа. Ответственное лицо в пределах суммы утвержденного бюджета может осуществлять переброску документов с текущего периода на последующие и наоборот. Документы, исключенные из реестра, уничтожаются финансовым отделом.

В отношении расчетов с энергоснабжающими организациями, бюджетом и внебюджетными фондами, персоналом, выдачей подотчетных сумм действует аналогичный порядок, только отметки делаются на служебной записке.

Настоящий порядок не распространяется на документы, требующие срочной оплаты, то есть те документы, от оплаты которых зависит предотвращение аварийных ситуаций либо остановки производства. В этом случае ответственное лицо ставит на документе пометку «Срочно», визирует его у всех вышеперечисленных лиц и передает на оплату в финансовый отдел лично.

Финансовым отделом не должны приниматься к оплате документы, оформленные с нарушением настоящего порядка.

Процедура платежей

Ежедневно начальник ФЭС анализирует реестр документов, оформленных на оплату, и формирует плановую заявку на финансирование. Не позднее 10.30 плановая заявка предоставляется первому заместителю генерального директора, который визирует план и передает на утверждение генеральному директору. Утвержденный генеральным директором план платежей передается в финансовый отдел. В случае если по отдельной смете (статье) утверждена к оплате сумма, без разбивки по конкретным счетам (служебным запискам), финансовый отдел согласовывает с ответственным за смету/статью конкретные документы, которые будут оплачены.

В течение дня указание об оплате в изменение утвержденного плана могут давать генеральный директор (его первый заместитель).

Экономист финансового отдела: оформляет платёжные поручения и перечисляет денежные средства по документам, оплата которых предусмотрена в безналичной форме, документы с наличной формой оплаты передаются для исполнения в кассу предприятия.

Экономист финансового отдела после передачи в банк платёжных поручений (в кассу предприятия) заносит все проведённые суммы в соответствующие статьи бюджета. В этот же день ответственным за сметы передаются отчёты об исполнении смет на текущую дату.

Генеральному директору отчет об исполнении бюджета за предыдущую дату передается не позднее 11.00.

Особенности выплаты заработной платы и прочих наличных средств

Заработная плата выплачивается в следующем порядке:
а) при оплате первой части заработной платы (из расчёта по 500 рублей на работника):

в первый день осуществляются выплаты работникам основных подразделений предприятия;
во второй день — работникам вспомогательных подразделений;
в третий — работникам заводоуправления;
б) при окончательном расчёте по выплате текущей заработной платы:
— в первый и второй день осуществляются расчеты с работниками основных подразделений предприятия;
— в третий и четвертый день — работникам вспомогательных подразделений;
— в пятый день — работникам заводоуправления.

в) при оплате выплат, носящих разовый и нерегулярный характер — как в наличной, так и в безналичной форме (отпускные, больничные, командировочные, алименты, выплаты по увечью, иные выплаты предусмотренные действующим законодательством и Коллективным договором) в течении дня в Расчётном бюро бухгалтерии собираются первичные документы (отпускные записки, больничные листки, заявления и проч.), на основании которых формируются два документа: платёжная ведомость (расходный кассовый ордер, ведомость на пополнение карт.счетов) и готовится служебная записка, в которой фиксируется вид оплат и сумма по каждому виду оплат, и которая передаётся в день оплаты в финансовый отдел для включения в «Заявку на финансирование» не позднее 9.00.

Наличные выплаты из кассы предприятия производятся

на командировочные нужды — на основании приказа Генерального директора о направлении работника в командировку;
в подотчёт для приобретения материалов;
иные разовые выплаты — на основании заявлений получателей (или иных документов) имеющих разрешительную визу генерального директора или лиц на то им уполномоченных.

Особенности контроля за расчетами, осуществляемыми в неденежной форме

В связи с тем, что часть расчетов осуществляются в неденежной форме, эти расчеты также подлежат учету при выполнении бюджета. Для этого в расходной части бюджета в случае отгрузки ТМЦ предприятия в счет выполнения обязательств, данная отгрузка отражается в бюджете как произведенная оплата, при этом ФЭС обеспечивает контроль, чтобы сумма платежей денежными средствами и отгрузок не превышала установленный лимит.

Товары и услуги

Предприятия

Интернет

Добавить фирму

Добавить прайс

ООО «»
Введено в действие с
"27"_апреля_ 2001 г.
Стандарт Компании
Порядок согласования, оформления и проведения платежей в Компании
Версия 1.0
г. Москва
2001г.

Предисловие
Разработано
Утверждено Распоряжение от «26» 2001г. № 58-Р
Подразделение Отдел консалтинга
Изменено
Подразделение
Оглавление
1.Введение 3
2.Общие положения 3
3.Порядок исполнения Задания на платеж 4
Приложение 1 Форма Задания на платеж 5
Приложение 2 Схема прохождения Задания на платеж в АРИСе 7

1. Введение
1.1. Настоящий Стандарт устанавливает порядок прохождения платежей в ООО «»;
1.2. Принятые термины и обозначения.
- Компания - ООО “”.
- Бюджет Компании – (далее – Бюджет) - документ, определяющий направления, объемы и формы поступления и расходования средств Компании за установленный бюджетный период.
- Смета расходов Компании – (далее – Смета) – составная часть бюджета Компании, отражающая затраты на содержание аппарата управления (стоимость рабочих мест и страховые выплаты). Смета формируется на год, квартал, месяц. Смета ведется в разрезе подразделений Компании.
? Задание на платеж (далее – Задание) - документ, являющийся основанием для осуществления платежей.
? Исполнение задания на платеж - списание средств, указанных в Задании, с одного из счетов Компании.
- Стоимость содержания рабочего места – составная часть расходной части бюджета Компании (сметы) - величина расходов, отражающая затраты на ИТ, аренду, содержание и обслуживание рабочего места сотрудника Компании.
- Реестр на оплату – (далее – Реестр) - список подлежащих проведению платежей, предоставляемый Управлением консолидированных финансов в Бухгалтерию, с приложением соответствующих ЗП;
- Исполнитель Задания на платеж (далее – Исполнитель) – сотрудник Компании, инициирующий платеж в рамках утвержденного бюджета (сметы расходов). Исполнитель несет ответственность за:
- достоверность информации, содержащейся в платежных документах;
- правильность оформления платежных документов и полноту пакета документов;
- наличие всех согласующих подписей на Задании.
- Согласующее лицо – должностное лицо Компании, визирующее Задание на платеж. Назначается Президентом Компании или лицом, им уполномоченным. При необходимости согласующее лицо имеет право потребовать от Исполнителя дополнительные комментарии и разъяснения по проводимому платежу.
1.3. В выполнении операций, предусмотренных данным Стандартом, участвуют:
- Инициатор платежа;
- Управление Корпоративных Финансов (далее -УКФ);
- Бухгалтерия Компании - (далее – Бухгалтерия);
- Отдел финансового планирования и бюджета (далее – ОФП)
- Президент Компании или лицо, им уполномоченное (далее – Президент).
2. Общие положения
2.1. Все платежи, проводимые со счетов Компании, оформляются Заданием на платеж. Задание на платеж является внутренним платежным документом.
2.2. Задание на платеж проходит согласование в бумажном виде с приложением всех сопроводительных документов.
2.3. Согласующее лицо должно принять решение о согласовании или не согласовании Задания на платеж в течение 1 рабочего дня:
- если Задание на платеж поступило до 13.00 текущего дня согласующее лицо обязано принять решение о согласовании текущим днем;
- если Задание на платеж поступило после 13.00 согласующее лицо имеет право принять решение следующим рабочим днем до 13.00.
2.3.1. Задание на платеж и комплект сопроводительных документов хранится в Бухгалтерии Компании.
3. Порядок исполнения Задания на платеж.
3.1. Оформление и исполнение
3.1.1. Исполнитель:
- оформляет “Задание на платёж” по форме Приложения 1, при этом в соответствующих графах Задания указываются Организация-плательщик, реквизиты документа (Договор, Акт, Счет-фактура и т.д.), являющегося основанием данного платежа, сумма, назначение платежа и реквизиты получателя, наименование проекта (в рамках бюджета которого осуществляется платеж);
- подписывает Задание у руководителя подразделения или руководителя проекта;
- проставляет Код проекта (если платеж осуществляется в рамках реализуемого проекта) или указывается принадлежность платежа к текущей хозяйственной деятельности Компании;
- формирует Пояснительную записку к Заданию с комментариями и разъяснениями по проводимому платежу;
- направляет Задание в ОФП.
3.1.2. ОФП:
- проверяет наличие средств в бюджете Компании (смете расходов);
- определяет приоритетность платежей и возможность их осуществления в рамках утвержденного бюджета Компании;
- проверяет не превышение заявленных платежей накопленным итогом общему бюджету проекта/мероприятия;
- подписывает Задание и направляет его в Бухгалтерию либо возвращают его Исполнителю с указанием причины отказа в согласовании.
3.1.3. Бухгалтерия:
- осуществляет общий контроль за наличием оснований платежа и правильностью оформления документов в соответствии с требованиями бухгалтерского учета;
- осуществляет оплату с расчетного счета Компании (отражает платеж в бухгалтерском учете);
- рассматривает платеж с точки зрения налоговой оптимизации и принимает решение об отнесении платежа на прибыль/себестоимость;
- отвечает за налоговую оптимизацию расходов;
- подписывает Задание и направляет его на согласование Президенту, либо возвращает его Исполнителю с указанием причины отказа в согласовании.
- На основании подписанного Президентом Задания проводит платеж в соответствии с действующим в Компании регламентом.
- Передает в ОФП информацию об осуществленных платежах для ведения Реестра платежей и учета расходов по проектам.

Приложение 1
Форма Задания на платеж
На одном листе

(рассылается отдельным файлом)

Приложение 2
Схема прохождения Задания на платеж
На одном листе

Задача организации прозрачного и эффективного процесса сбора, согласования и утверждения заявок на платежи наиболее актуальна на предприятиях, имеющих развитую организационную структуру: несколько центров финансовой ответственности, значительную численность персонала, вовлеченного в процесс инициирования платежей, а также использование процедур согласования и утверждения планируемых расходов. За решение этой задачи в программе "Управление финансами" отвечает система управления заявками на платежи, позволяющая организовать эффективный и контролируемый процесс осуществления платежей, а также предотвратить сверхнормативное или нецелесообразное расходование денежных средств.

Основные возможности системы управления заявками на платежи

Система управления заявками на платежи позволяет:

• выявить и объединить в едином информационном пространстве возникающие потребности в платежах. Поскольку взаиморасчеты между контрагентом и организацией строятся через сотрудников подразделений, вся информация о том, когда, кому и сколько средств необходимо перечислить находится у них. В обычном виде эта информация не структурирована, разрознена и не доступна для оперативного анализа и принятия решений руководством компании. Регистрация всех планируемых сделок с поставщиками (контрагентами) в виде заявок на платежи позволяет объединить и упорядочить информацию о потребности в платежах, а также получить общий объем денежных средств, необходимых для проведения расчетов с контрагентами;
• привести к единому стандарту процесс учета проводимых сделок с контрагентами. Единые требования к регистрации (учету) заявок на платежи, возможность прикрепления к заявке сопроводительных документов (договоров, счетов на оплату, сертификатов и т.п.), обеспечивают оперативность анализа и прозрачность планируемых сделок с поставщиками (контрагентами);
• обеспечить координацию процесса утверждения заявок путем формирования задач всем участникам процесса. Для каждого центра финансовой ответственности и для организации в целом определяется перечень лиц, утверждающих зарегистрированные заявки, и тем самым формируются маршруты движения документов в соответствии с организационной структурой компании. Процесс утверждения, заложенный в систему, позволяет сделать процедуру утверждения заявок более прозрачной, поскольку в каждом документе отражены сведения о тех пользователях, которые утвердили или отклонили заявку на платеж, а также о тех, кто не выполнил поставленную перед ними задачу;
• планировать платежи контрагентам на основании утвержденных заявок, формируя оперативный план платежей (платежный календарь);
• контролировать исполнение (оплату) утвержденных заявок на платежи. В каждом документе заявки отражены сведения о сформированных на основании заявки планов расходования денежных средств и платежных документах.

Ниже представлена схема управления заявками, реализованная в системе.

Общая схема управления платежами компании

Порядок работы с заявками на платежи

Для работы с заявками на платежи (регистрации, утверждения) в системе предназначен документ "Заявка на платеж" . Порядок работы с документом отвечает общепринятым стандартам документооборота, в соответствии с которыми жизненный цикл заявки состоит из следующих этапов:

• Формирование заявки - является этапом, на котором подразделения организации заявляют о потребности в проведении платежей, определяя их назначение, сроки исполнения и прочие характеристики путем регистрации в системе документов "Заявка на платеж";
• Рассмотрение заявок (утверждение или отклонение) - следующий этап, в процессе которого руководитель(ли) рассматривает целесообразность платежа и принимает решение об утверждении либо отклонении заявки;
• Исполнение заявки – заключительный этап, на котором происходит оплата утвержденных заявок и дальнейший контроль прохождения сделки (поставка материальных ценностей, услуг и т.п.).

На каждом этапе жизненного цикла система формирует задачи для пользователей, причастных к процессу движения (прохождения) документа. Эти задачи позволяют координировать процесс движения заявок и подразделяются на следующие виды:

• Регистрация - данная задача возникает при записи нового документа заявки и адресована пользователю, создавшему документ (ответственному лицу). Задача исполняется автоматически после передачи документа «На утверждение»;
• Утверждение - эта задача возникает после передачи документа заявки на утверждение и адресована пользователям, утверждающим заявки в центрах финансовой ответственности и организации в целом. Задача исполняется утверждающим лицом (пользователем) в результате принятого по заявке решения (утверждения или отклонения);
• Контроль оплаты заявки - задача возникает после утверждения заявки всеми утверждающими лицами и адресована пользователю, сформировавшему документ «Заявка на платеж». Задача исполняется в ручном режиме после прохождения сделки (оплаты и поставки).

В процессе движения документ "Заявка на платеж" может принимать следующие статусы: "Черновик", "На утверждении", "Утвержден" или "Отклонен", "Контроль исполнения", "Исполнен" или "Отменен". Изменение статусов документа происходит в результате выполнения пользователями перечисленных задач. Рассмотрим этапы движения документа "Заявка на платеж" в системе.

Формирование заявки на платеж

На первом этапе сотрудником организации регистрируется документ "Заявка на платеж" и сохраняется в программе. При записи, за документом закрепляется ответственное лицо - пользователь, создавший заявку, а сформированный документ получает статус «Черновик». Статус документа отображается в правом верхнем углу формы документа, а ответственное лицо - в левом нижнем углу. Заявки на исходящие платежи со статусом «Черновик» можно изменять и дополнять без каких либо ограничений.

После того, как заявка на исходящий платеж окончательно сформирована и наполнена достаточной информацией, ее необходимо отправить на утверждение. Для передачи заявки на утверждение необходимо на командной панели формы документ нажать кнопку «На утверждение». В результате документ получит статус "На утверждении".

После получения документом статуса отличного от «Черновик» (например, «На утверждении» или «Утверждена») изменение данных невозможно, т.е. форма документа открывается только для просмотра.

Рассмотрение заявок (утверждение или отклонение)

В системе "Управление заявками на платежи" реализована схема параллельного рассмотрения и утверждения заявок. Это означает, что задачи по утверждению документа возникают одновременно у всех утверждающих лиц. Порядок утверждения заявок на платежи задается администратором программы в настройках списка утверждающих лиц . В зависимости от выполненных настроек заявки, направленные на утверждение, обрабатываются по двум сценариям:

1. Задан список утверждающих лиц для организации или ЦФО. В этом случае документу, направленному на утверждение, присваивается статус «На утверждении», а для утверждающих лиц создается задача рассмотреть целесообразность оплаты данной заявки. Присвоение документу заявки статуса "Утвержден" возможно только при положительном решении (утверждении) всех утверждающих лиц. Более подробно с порядком утверждения заявок на платежи можно ознакомиться в разделе, описывающем работу помощника утверждения заявок .
2. Список утверждающих лиц не задан. В этом случае подразумевается, что заявки этого центра финансовой ответственности в утверждении не нуждаются и принимаются к оплате сразу. Такие документы при передаче на утверждение получают статус «Утвержден» и формируют задачи по контролю исполнения заявки.

Исполнение заявки на платеж

Для исполнения утвержденных заявок необходимо выполнить следующие действия:

1. Запланировать оплату по заявке. Планирование платежей осуществляется в системе "Платежный календарь" с помощью интерфейса "Планирование платежей" документом "План расходования денежных средств" . Документ планирования вводится на основании утвержденной заявки и включает сумму платежа по заявке в платежный календарь организации.
2. Оплатить заявку согласно платежному календарю организации. Работа с платежными документами организации осуществляется в системе "Платежный календарь" с использованием документа "Реестр платежей" .
3. После выполнения всех условий сделки (оплаты, поставки и т.д.) необходимо установить документу "Заявка на платеж" статус "Исполнена". Для этого нужно открыть задачу по контролю исполнения заявки (отображается в списке задач пользователя, сформировавшего документ заявки) и нажать на кнопку "Заявка исполнена".
4. В исключительных ситуациях утвержденная заявка может быть отменена. Для этого необходимо открыть задачу по контролю исполнения заявки и нажать на кнопку "Заявка отменена".

Управление правами доступа пользователей к документам заявок

Возможность работы с системой формирования и утверждения заявок доступна пользователям, которым установлен набор прав "Формирование заявок на платежи". Этот набор прав позволяет оформлять заявки, отслеживать процесс их согласования, утверждения и оплаты. Пользователи с данными правами НЕ ИМЕЮТ ДОСТУПА к следующим разделам: информации о запланированных платежах и поступлениях, данных о фактическом движении и остатках любых видов денежных средств.

На пользователей, использующих этот набор прав, дополнительно могут быть наложены ограничения по