Para evitar lacunas de caixa devido à falta de controle sobre os pagamentos correntes, a administração da RALF RINGER desenvolveu um regulamento que regula claramente o fluxo documental interno dos pedidos de pagamento. Como resultado, a aprovação do pagamento não leva mais de três dias e os desvios dos pagamentos planejados em relação aos reais são mínimos.

O regulamento sobre o procedimento de preparação de documentos para pagamentos em dinheiro e não em dinheiro na RALF RINGER foi desenvolvido e implementado em 2009. A sua principal tarefa era garantir que os pagamentos reais correspondessem aos pagamentos orçamentados para os fluxos de caixa. Segundo Alexey Purusov, diretor financeiro da empresa, este documento não só resolveu os problemas de execução orçamentária rigorosa, mas também minimizou o risco de pagamentos não autorizados, bem como qualquer abuso por parte dos funcionários da empresa.

O regulamento utilizado pela empresa descreve detalhadamente todas as etapas de aprovação e execução dos pagamentos - desde o preenchimento do requerimento por um funcionário do departamento até o envio da ordem de pagamento ao banco. Além disso, o documento indica o momento e a sequência de aprovação das candidaturas, bem como o tempo previsto para a realização de determinadas operações relacionadas com a gestão dos fluxos de caixa de saída. Cada aplicação de pagamento passa por pelo menos quatro níveis de controle.

Graças ao rigoroso controle de tempo de cada etapa, a aprovação do pagamento não leva mais de três dias. E para casos de emergência, é fornecido um procedimento abreviado para aprovação do pedido e pagamento.

Regulamentos sobre o procedimento de preparação de documentos para pagamentos em dinheiro e não em dinheiro (extrato)
comenta Alexey Purusov, diretor financeiro da RALF RINGER

I. Disposições gerais

1.1. As instruções foram desenvolvidas com o objetivo de padronizar as atividades para garantir o planejamento em questões de atividade financeira. Esta instrução define o procedimento para processar o pagamento esperado e os requisitos básicos para que o iniciador do pagamento apresente um pedido de pagamento pontual.

1.2.A tempestividade da implementação de cada pedido depende fundamentalmente da apresentação de um pedido de pagamento devidamente preenchido e dentro do prazo estabelecido.

1.3.O prazo para o iniciador do pagamento apresentar um pedido é de três dias antes do prazo de pagamento previsto.

1.4. O pedido de pagamento dá direito a fazer cálculos, pagamentos e gastar os fundos da empresa.

1.5. É proibida a emissão, recebimento, realização de liquidações com contrapartes externas, bem como movimentação de fundos dentro da empresa sem um pedido de pagamento devidamente preenchido.

1.6 O pagamento é feito mediante disponibilidade de uma solicitação devidamente preenchida e acordada. Uma candidatura devidamente preenchida considera-se concluída de acordo com as instruções e com a presença dos documentos apresentados para pagamento (fatura, certificado de conclusão da obra, cópia do contrato, se necessário, etc.).

1.7. O responsável do departamento pelo início do pagamento das rubricas orçamentárias do fluxo de caixa poderá ser funcionário designado na lista de dirigentes do Distrito Federal Central.

2. Regras para preenchimento de pedido de pagamento

2.1. Em cada pedido de pagamento, o especialista que inicia o pagamento (de fundos) é obrigado a indicar consistentemente os seguintes dados nas colunas do pedido de pagamento:

2.1.2.Na opção “Operação”, selecione a operação adequada:

“pagamento ao fornecedor” - pagamentos de bens e materiais, obras, serviços;

“outras liquidações com contrapartes” - liquidações de alfândegas, multas, SES, taxas, penalidades, etc.;

“reembolso ao comprador”;

“desembolso de recursos aos responsáveis”;

“transferência de impostos” - acordos com órgãos governamentais sobre impostos, multas do Serviço Federal de Migração, multas por atraso de impostos, auxílio-creche, descontos em folha de pagamento;

Se o pedido for apresentado posteriormente, existe uma grande probabilidade de os pagamentos não serem efetuados no prazo exigido. Essa regra rígida disciplina os colaboradores e elimina o hábito de fazer tudo no último momento.

Isso não significa que todos os pedidos sejam iniciados apenas pelos chefes do Distrito Federal Central. Mas os chefes dos centros de responsabilidade financeira devem aprovar os pagamentos declarados pelos funcionários do Distrito Federal Central. No total, a empresa possui 34 centros de responsabilidade financeira.

- “saque de dinheiro” - recebimento de recursos do banco no caixa de pessoa jurídica;

“transferência de salários para cartões” - transferências não monetárias para funcionários do Grupo RALF RINGER (adiantamentos, salários) para cartões ou contas individuais de funcionários;

“transferência de comissão sobre cartões” - pagamento de comissão por transferência para cartões.

2.1.3. Na opção “Liquidação com contraparte”:

data da despesa (prazo de pagamento) - indicar a data prevista de pagamento;

moeda de pagamento - selecione a moeda na qual serão feitas as liquidações com a contraparte - Todos os pagamentos no território da Federação Russa são realizados em rublos;

contraparte - selecione o nome do destinatário do pagamento;

contrato - selecione um contrato;

o valor dos recursos necessários é preenchido com números;

forma de pagamento - escolha dinheiro, não dinheiro;

item de fluxo de caixa - selecionar de acordo com os itens orçamentários aprovados;

organização (pagador) - deve ser indicada a fonte de pagamento a partir da qual serão efetuados os pagamentos previstos - o nome da pessoa jurídica;

centro de responsabilidade financeira do Distrito Federal Central - nome do departamento ou departamento do titular do orçamento;

“responsável” - são inseridos automaticamente;

comentários (finalidade do pagamento) - justificam a viabilidade dos próximos custos. Ao efetuar pagamentos que não em numerário, é necessário indicar a redação exata do pagamento, que deve estar refletida na ordem de pagamento, com a obrigatoriedade de atribuição de IVA e indicação da taxa. Caso o pagamento não esteja sujeito a IVA, deverá indicar “IVA não sujeito”.

3. Procedimento para aprovação de uma solicitação de pagamento

3.1. O especialista que inicia o pagamento certifica o pedido preenchido com sua assinatura na coluna “Responsável” e depois passa para a fase de aprovação:

1º nível - acordo com o chefe do Distrito Federal Central;

Nível 2 – acordo com o chefe do departamento (divisão ou direção);

Nível 3 – coordenação com o controlador orçamentário;

4º nível - coordenação com o controlador do departamento de contabilidade;

Nível 5 – coordenação com departamento de contabilidade;

Nível 6 – coordenação com o auditor financeiro.

Ao especificar o momento do pagamento, o iniciador do pedido deve levar em consideração que são necessários pelo menos três dias úteis desde o momento do seu recebimento até a transferência direta dos fundos.

Cada Distrito Federal Central possui itens próprios no orçamento de fluxo de caixa. Um erro na especificação do Distrito Federal Central, é claro, não ameaça gastos excessivos, mas você pode ter certeza que o pedido irá para o gestor errado para aprovação. E ele, por sua vez, irá devolvê-lo para revisão. Aliás, o controle dos pagamentos não só das rubricas, mas também do Distrito Federal Central permite um melhor acompanhamento da execução orçamentária.

3.2. O iniciador do pedido de pagamento é obrigado, antes do prazo de aprovação pelo departamento de contabilidade, a fornecer todos os documentos primários devidamente executados ao departamento de contabilidade da pessoa colectiva a partir da qual é efectuado o pagamento.

A aprovação do pedido de pagamento pelo departamento de contabilidade é efectuada pelos contabilistas-chefes ou funcionários responsáveis ​​​​do departamento de contabilidade de uma pessoa colectiva (pagador), nomeados pelo chefe do departamento. O funcionário responsável do departamento de contabilidade aprova o pedido de pagamento apenas no âmbito da sua pessoa colectiva, com base na documentação contabilística primária disponível para as actividades económicas da pessoa colectiva e confirmando a necessidade desse pagamento.

3.3. O controlador financeiro efetua os pagamentos com base no fluxo de caixa aprovado para o dia útil corrente e na prioridade da solicitação de pagamento.

3.6. Uma solicitação de pagamento recebe o status “Rejeitado” somente se o pagamento for recusado ou proibido. Uma solicitação de pagamento colocada na pasta “Rejeitados” é automaticamente excluída da base de dados no próximo dia útil.

5. Prazos para aprovação de pedidos de pagamento

5.1. Um pedido de pagamento com o status “Para aprovação” é aprovado nos seguintes prazos:

chefes do Distrito Federal Central - durante a jornada útil atual;

chefe do departamento - durante a jornada de trabalho atual;

controlador de orçamento - das 15h00 às 16h30 do dia útil corrente;

controlador do departamento de contabilidade - até às 17h00;

contabilidade - até às 17h30;

controlador financeiro - no momento da distribuição dos recursos e apuração dos seus fluxos das 10h30 às 12h30 conforme requerimentos localizados na pasta de controle financeiro.

O motivo da rejeição de uma candidatura pode ser a ultrapassagem do limite orçamental de uma determinada rubrica ou, por exemplo, a falta de documentos contabilísticos que comprovem a validade do pagamento. Os pedidos podem ser enviados para revisão, mas com indicação dos motivos dessa decisão.

O controlador de orçamento aprova todos os pedidos sem exceção. A principal tarefa é verificar os pagamentos futuros em relação aos limites estabelecidos no orçamento de fluxo de caixa.

Exemplos de regulamentos sobre o orçamento para movimentação de meios de pagamento

POSIÇÃO
sobre o Orçamento para movimentação de meios de pagamento

Princípios básicos da formação orçamentária

O orçamento de fluxo de caixa é um plano quantitativo para as atividades financeiras e econômicas de uma empresa - um conjunto relacionado de indicadores de custos que mostram o valor planejado de recebimentos e pagamentos que podem ser incorridos durante o período de planejamento. Os meios de pagamento considerados no orçamento são entendidos como:
— Dinheiro (dinheiro, não monetário, ativos financeiros, contas, etc.)
— Meios não monetários utilizados para liquidar pagamentos com fornecedores (permuta).

A elaboração e utilização do orçamento para movimentação de meios de pagamento (doravante denominado BDPS) garante a solução das seguintes tarefas de gestão:

Distribuição de responsabilidade dentro da organização pela pontualidade e integralidade do recebimento dos instrumentos de pagamento.
Distribuição de poderes dentro da organização para a alienação de meios de pagamento.
Garantir que os recebimentos de caixa correspondam aos pagamentos que precisam ser feitos.
A conciliação de recebimentos e pagamentos significa que o saldo do fluxo de caixa (o saldo no início do período mais o valor dos recebimentos menos os pagamentos) não pode ser negativo.

O BDPS é desenvolvido para um mês civil. Para efeitos orçamentais, todos os tipos de recebimentos e pagamentos são classificados de acordo com rubricas orçamentais. A lista geral de itens orçamentários é chamada de classificador orçamentário.

O BDPS é formado e justificado por responsáveis ​​​​especialmente designados na forma de estimativas. O responsável pelo orçamento é responsável pelo cálculo do valor da receita e/ou da necessidade de meios de pagamento no âmbito dos serviços a ele subordinados.

O projeto BDPS é elaborado mensalmente pelo responsável do serviço financeiro e económico com base nos pedidos dos responsáveis ​​​​pelas estimativas. Para serem incluídos no projeto, os responsáveis ​​pelo orçamento submetem ao responsável da FES uma candidatura e uma breve justificação dos montantes de financiamento solicitados. A versão final do BDPS é aprovada pelo Diretor Geral.

Após a aprovação do BDPS, o pagamento (remessa de mercadorias e materiais) que exceda o plano aprovado só poderá ser permitido por instrução do Diretor Geral. O controle dessa situação é feito pela área financeira. Havendo possibilidade de gasto excessivo em alguma rubrica orçamentária, o departamento financeiro deve informar imediatamente o responsável da FES.

Em caso de não cumprimento do plano de receitas, a parcela de despesas do BDPS poderá ser sequestrada (reduzida) pelo diretor-geral. Compete aos responsáveis ​​pelo orçamento a revisão adequada dos planos de atividades dos serviços que lhes estão subordinados.

Procedimento para processamento de documentos para pagamento

Após a aprovação da parte de despesas do orçamento, os pagamentos são efetuados dentro dos limites previstos para cada rubrica. O acompanhamento do cumprimento dos limites e da regularidade da execução documental é efectuado pelo serviço financeiro e económico.

O pagamento é feito com base em documentos

Para pagar bens (obras, serviços) - uma fatura
Para pagamentos sem emissão de fatura (impostos, salários, etc.) - memorando. O formato do memorando é acordado com o chefe da FES.
No que diz respeito à preparação dos documentos para pagamento, aplica-se o seguinte procedimento; o controlo do procedimento fica a cargo do escritório, cabendo ao responsável da FES a regularidade da execução.

DIARIAMENTE, O mais tardar às 10h00, são enviados para o escritório os documentos de pagamento que necessitam de ser endossados ​​durante o dia. Neste caso, os documentos (faturas, faturas) previstos para pagamento deverão ter visto do responsável pela aquisição deste produto/serviço e/ou do chefe do departamento responsável pela rubrica orçamental para a qual este documento está previsto ser pago. O documento deve indicar o número do contrato ao abrigo do qual a fatura foi emitida e a data da sua celebração. Caso o acordo não tenha sido celebrado, é feita a marca “BD”. Em regra, os materiais e serviços individuais, cujo consumo é de natureza episódica, podem ser adquiridos sem contrato, bem como os materiais e serviços adquiridos por empregados da empresa em viagem de negócios - dentro dos limites dos valores contabilísticos que lhes são emitidos. Se necessário, o contratante indica no documento a data até à qual pretende o pagamento.

Os documentos recebidos no escritório após as 10h são preparados para aprovação no dia seguinte.

O mais tardar às 10h30, o escritório submete o pacote completo de documentos para assinatura ao responsável da FES (neste caso, o número de documentos apresentados é registado pelo departamento geral no diário de registo). O responsável da FES verifica a regularidade da rubrica orçamental, verifica se o valor corresponde aos limites previstos para o mês em curso e endossa o documento.

O mais tardar às 13h00, o escritório transfere o pacote de documentos para o contador-chefe (neste caso, a quantidade de documentos transferidos é registrada no diário de registro). O contador-chefe verifica a exatidão dos documentos, a presença/ausência de contas a receber ou quaisquer outras reclamações contra essas contrapartes. Se não tiver sido celebrado um acordo com esta contraparte e o contabilista-chefe não se opuser ao pagamento deste documento sem a celebração de um acordo, é feita uma marca correspondente no documento. O contador-chefe endossa os documentos e os transfere para o escritório para posterior processamento ou devolução ao responsável (se houver reclamações do contador-chefe).

O mais tardar às 14h00, o pacote de documentos é transferido para o Primeiro Diretor Geral Adjunto (o número de documentos apresentados é registado no diário de registo). O Primeiro Diretor Geral Adjunto verifica a veracidade dos documentos, verifica a veracidade da rubrica orçamentária indicada pelo contratante e monitora a viabilidade de pagamento.

O mais tardar às 15h00, os documentos são transferidos para o departamento jurídico (a quantidade de documentos transferidos é registada no diário de registo), onde cada documento é carimbado com o número do contrato e a data da sua celebração. Caso o contador-chefe possua visto de consentimento para pagamento de bens/serviços sem celebração de contrato, o documento original permanece no departamento jurídico, sendo a cópia do documento carimbada pelo departamento jurídico “BD”. Depois disso, os documentos são devolvidos ao escritório.

O mais tardar às 16h45, o escritório, após verificar a presença de todos os vistos e carimbos necessários, transmite os documentos ao diretor-geral para assinatura.

O mais tardar às 8h30 do dia seguinte, o escritório transfere os documentos não assinados pelo Diretor Geral para o Primeiro Diretor Geral Adjunto e transfere os documentos assinados pelo Diretor Geral para o departamento financeiro (o número de documentos transferidos é registrado em o registro de registro).

O departamento financeiro aceita o documento assinado para pagamento dentro do valor do orçamento aprovado. Se o valor do pagamento dos documentos executados for superior ao limite aprovado neste artigo para o mês em curso, o documento é incluído no orçamento do período seguinte e, na falta de outras informações, o volume do orçamento para o o próximo mês é considerado igual ao orçamento do período atual.

Os documentos de pagamento preenchidos são mantidos no departamento financeiro. O departamento financeiro, a pedido do responsável, disponibiliza o registo dos documentos constantes do processo financeiro, bem como, se necessário, cópias do próprio documento. O responsável, dentro dos limites do orçamento aprovado, pode transferir documentos do período corrente para os subsequentes e vice-versa. Os documentos excluídos do registo são destruídos pelo departamento financeiro.

No que diz respeito às liquidações com entidades fornecedoras de energia, ao orçamento e aos fundos extra-orçamentais, ao pessoal e à emissão de valores contabilísticos, aplica-se um procedimento semelhante, apenas são feitas anotações em memorando.

Este procedimento não se aplica aos documentos que exijam pagamento urgente, ou seja, aqueles documentos de cujo pagamento depende a prevenção de situações de emergência ou paragens de produção. Neste caso, o responsável coloca a marca “Urgente” no documento, endossa-o de todas as pessoas acima mencionadas e submete-o pessoalmente para pagamento ao departamento financeiro.

O departamento financeiro não deve aceitar para pagamento documentos executados em violação deste procedimento.

Procedimento de pagamento

Todos os dias, o responsável da FES analisa o registo dos documentos emitidos para pagamento e elabora um pedido planeado de financiamento. O mais tardar às 10h30, a candidatura prevista é submetida ao Primeiro Diretor Geral Adjunto, que aprova o plano e o submete ao Diretor Geral para aprovação. O plano de pagamento aprovado pelo CEO é repassado ao departamento financeiro. Se para um orçamento (item) separado for aprovado um valor para pagamento, sem desagregá-lo em contas específicas (memorandos), o departamento financeiro acorda com o responsável pelo orçamento/item os documentos específicos que serão pagos.

Durante o dia, o diretor-geral (seu primeiro suplente) pode dar instruções sobre o pagamento da alteração do plano aprovado.

Economista do departamento financeiro: elabora ordens de pagamento e transfere fundos de acordo com documentos cujo pagamento é feito de forma não monetária, os documentos com pagamento em dinheiro são transferidos para execução no caixa da empresa;

O economista do departamento financeiro, após transferir as ordens de pagamento ao banco (para o caixa da empresa), regista todos os valores lançados nas rubricas orçamentais correspondentes. No mesmo dia, são enviados aos responsáveis ​​pelas estimativas os relatórios de execução das estimativas da data corrente.

O relatório de execução orçamental da data anterior é apresentado ao Diretor-Geral até às 11h00.

Características de pagamento de salários e outros fundos

Os salários são pagos na seguinte ordem:
a) ao pagar a primeira parte do salário (à taxa de 500 rublos por funcionário):

no primeiro dia são feitos pagamentos aos funcionários das principais divisões da empresa;
no segundo dia - aos funcionários das unidades auxiliares;
no terceiro - aos gestores da fábrica;
b) na liquidação final do pagamento dos salários correntes:
— no primeiro e no segundo dia, são feitas liquidações com funcionários das principais divisões da empresa;
- no terceiro e quarto dias - aos funcionários das unidades auxiliares;
- no quinto dia - aos trabalhadores da direção da fábrica.

c) no pagamento de pagamentos de natureza única e irregular - tanto em dinheiro quanto em dinheiro (férias, licença médica, auxílio-viagem, pensão alimentícia, pagamentos por lesões, outros pagamentos previstos na legislação em vigor e no Acordo Coletivo ) durante o dia, no Gabinete de Liquidação Contábil, são recolhidos documentos primários (notas de férias, licenças médicas, requerimentos, etc.), com base nos quais são formados dois documentos: folha de pagamento (ordem de pagamento, extrato para reposição de contas de cartão) e é elaborado um memorando interno, que regista a forma de pagamento e o valor de cada modalidade de pagamento, e que é transferido no dia do pagamento para o departamento financeiro para inclusão no “Pedido de Financiamento” até às 9h00.

Os pagamentos em dinheiro do caixa da empresa são feitos

para necessidades de viagem - por ordem do Diretor Geral para enviar um funcionário em viagem de negócios;
reportar para compra de materiais;
outros pagamentos únicos - com base em requerimentos de destinatários (ou outros documentos) que possuam visto de autorização do diretor geral ou de pessoas por ele autorizadas.

Características de controle sobre liquidações realizadas de forma não monetária

Devido ao facto de alguns dos pagamentos serem efectuados de forma não monetária, estes pagamentos também estão sujeitos a contabilização na execução do orçamento. Para tal, na vertente das despesas do orçamento, no caso de envio de bens e materiais da empresa para cumprimento de obrigações, este envio é reflectido no orçamento como um pagamento efectuado, enquanto a FES assegura o controlo de que o valor dos pagamentos em dinheiro e remessas não excede o limite estabelecido.

Bens e serviços

Empreendimentos

Internet

Adicionar uma empresa

Adicionar preço

OOO ""
Introduzido de
"27"_Abril_ 2001
Padrão da Empresa
O procedimento para concordar, processar e efetuar pagamentos na Empresa
Versão 1.0
Moscou
2001

Prefácio
Desenvolvido
Foi aprovado o Despacho datado de “26” de 2001. Nº 58-R
Departamento de Consultoria da Divisão
Mudado
Subdivisão
Índice
1.Introdução 3
2. Disposições gerais 3
3.Procedimento para execução da Ordem de Pagamento 4
Apêndice 1 Formulário de Ordem de Pagamento 5
Apêndice 2 Esquema de preenchimento da Ordem de Pagamento no ARIS 7

1. Introdução
1.1. Esta Norma estabelece o procedimento para efetuar pagamentos à LLC "";
1.2. Termos e designações aceitos.
- Empresa - LLC “”.
- Orçamento da Empresa – (doravante designado por Orçamento) é o documento que define os rumos, volumes e formas de recebimento e dispêndio dos fundos da Empresa para o período orçamental estabelecido.
- Estimativa de custos da Empresa – (doravante designada por Estimativa) – parte integrante do orçamento da Empresa, refletindo os custos de manutenção do aparelho de gestão (custos de empregos e pagamentos de seguros). A estimativa é formada para o ano, trimestre, mês. A estimativa é mantida por divisão da Companhia.
? A ordem de pagamento (doravante denominada Ordem) é um documento que serve de base para a realização de pagamentos.
? Execução de uma tarefa de pagamento - débito dos fundos especificados na Tarefa de uma das contas da Empresa.
- O custo de manutenção de um local de trabalho é parte integrante da parte de despesas do orçamento da Empresa (estimativa) - o valor das despesas que reflete os custos de TI, aluguel, manutenção e manutenção do local de trabalho de um funcionário da Empresa.
- Registo para pagamento - (doravante designado por Registo) - lista dos pagamentos a efectuar, fornecida pela Direcção Financeira Consolidada à Direcção de Contabilidade, com a respectiva PO em anexo;
- Executor da Ordem de Pagamento (doravante denominado Executor) – um funcionário da Empresa que inicia o pagamento dentro do orçamento aprovado (estimativa de custos). O Contratante é responsável por:
- confiabilidade das informações contidas nos documentos de pagamento;
- correta execução dos documentos de pagamento e integridade do pacote de documentos;
- presença de todas as assinaturas de aprovação na Tarefa.
- Pessoa aprovadora – um funcionário da Empresa que endossa a Ordem de Pagamento. Nomeado pelo Presidente da Sociedade ou por pessoa por ele autorizada. Se necessário, o aprovador tem o direito de solicitar comentários e esclarecimentos adicionais à Contratada sobre o pagamento que está sendo efetuado.
1.3. Estão envolvidos na execução das operações previstas nesta Norma:
- Iniciador de pagamentos;
- Departamento de Finanças Corporativas (doravante - UCF);
- Contabilidade da Empresa - (doravante designada por Contabilidade);
- Departamento de Planeamento Financeiro e Orçamento (doravante – FPP)
- Presidente da Sociedade ou pessoa por ele autorizada (doravante denominado Presidente).
2. Disposições gerais
2.1. Todos os pagamentos efetuados a partir das contas da Empresa são formalizados por Ordem de Pagamento. A ordem de pagamento é um documento de pagamento interno.
2.2. A ordem de pagamento é aprovada em papel com todos os documentos que a acompanham.
2.3. A pessoa aprovadora deve tomar uma decisão sobre aprovar ou não a Ordem de Pagamento no prazo de 1 dia útil:
- se a ordem de pagamento for recebida antes das 13h00 do dia corrente, o aprovador é obrigado a tomar a decisão sobre a aprovação no dia corrente;
- se a Ordem de Pagamento for recebida após as 13h00, o aprovador tem o direito de tomar a decisão no dia útil seguinte, até às 13h00.
2.3.1. A ordem de pagamento e um conjunto de documentos que a acompanham ficam guardados no Departamento de Contabilidade da Empresa.
3. Procedimento para execução da Ordem de Pagamento.
3.1. Projeto e execução
3.1.1. Executor:
- elabora uma “Cessão de Pagamento” na forma do Anexo 1, enquanto nas colunas correspondentes da Cessão a Organização pagadora, detalhes do documento (Acordo, Ato, Fatura, etc.) que é a base para este pagamento, o valor, finalidade do pagamento e dados do destinatário, nome do projeto (dentro do orçamento do qual o pagamento é feito);
- assina a Tarefa do chefe do departamento ou gerente de projeto;
- insere o Código do Projeto (se o pagamento for feito no âmbito de um projeto em andamento) ou indica que o pagamento pertence às atividades econômicas atuais da Empresa;
- gera Nota Explicativa da Cessão com comentários e explicações sobre o pagamento que está sendo efetuado;
- envia a Atribuição ao Departamento de Desenvolvimento Físico.
3.1.2. PPG:
- verifica a disponibilidade de recursos no orçamento da Empresa (estimativa de custos);
- determina a prioridade dos pagamentos e a possibilidade da sua execução dentro do orçamento aprovado da Empresa;
- verifica se os pagamentos declarados não excedem o orçamento total acumulado do projeto/evento;
- assina o Cessão e o envia ao Departamento de Contabilidade ou o devolve à Contratada indicando o motivo da recusa da aprovação.
3.1.3. Contabilidade:
- exerce o controle geral sobre a existência de motivos de pagamento e a veracidade dos documentos de acordo com os requisitos contábeis;
- efetua pagamentos da conta corrente da Empresa (reflete o pagamento na contabilidade);
- considera o pagamento do ponto de vista da otimização fiscal e decide sobre a imputação do pagamento ao lucro/custo;
- responsável pela otimização fiscal das despesas;
- assina a Tarefa e a envia ao Presidente para aprovação, ou a devolve à Contratada indicando o motivo da recusa da aprovação.
- Com base na Cessão assinada pelo Presidente, efetua o pagamento de acordo com a regulamentação em vigor na Empresa.
- Transmite informações sobre os pagamentos efetuados ao Gabinete de Mercados Financeiros para manutenção do Registo de Pagamentos e contabilização das despesas do projeto.

Anexo 1
Formulário de ordem de pagamento
Em uma folha

(enviado como um arquivo separado)

Apêndice 2
Esquema de conclusão da tarefa de pagamento
Em uma folha

A tarefa de organizar um processo transparente e eficaz de recolha, coordenação e aprovação de pedidos de pagamentos é mais relevante em empresas que possuem uma estrutura organizacional desenvolvida: vários centros de responsabilidade financeira, um número significativo de pessoal envolvido no processo de início de pagamentos, como bem como a utilização de procedimentos de coordenação e aprovação de despesas planejadas. Para resolver este problema em programa "Gestão Financeira" O sistema de gestão de pedidos de pagamentos é responsável por permitir organizar um processo eficaz e controlado de realização de pagamentos, bem como evitar gastos excessivos ou inadequados de fundos.

Principais características do sistema de gerenciamento de aplicativos de pagamento

O sistema de gerenciamento de aplicativos de pagamento permite:

• identificar e combinar necessidades emergentes de pagamento em um único espaço de informações. Como as liquidações mútuas entre a contraparte e a organização são realizadas por meio dos funcionários dos departamentos, todas as informações sobre quando, para quem e quantos recursos devem ser transferidos ficam com eles. Na sua forma habitual, esta informação não se encontra estruturada, dispersa e não está disponível para análise operacional e tomada de decisão por parte da gestão da empresa. O registo de todas as transações planeadas com fornecedores (contrapartes) sob a forma de pedidos de pagamentos permite combinar e organizar informações sobre a necessidade de pagamentos, bem como obter o montante total de fundos necessários para liquidações com contrapartes;
• trazer o processo de contabilização de transações com contrapartes para um padrão unificado. Requisitos unificados para registo (contabilização) de pedidos de pagamentos, possibilidade de anexar documentos de acompanhamento (acordos, faturas de pagamento, certificados, etc.) ao pedido, garantem a eficiência da análise e transparência das transações planeadas com fornecedores (contrapartes);
• garantir a coordenação do processo de aprovação de candidaturas, criando tarefas para todos os participantes do processo. Para cada centro de responsabilidade financeira e para a organização como um todo, é determinada uma lista de pessoas que aprovam as candidaturas registadas, sendo assim formadas as rotas de movimentação de documentos de acordo com a estrutura organizacional da empresa. O processo de aprovação integrado no sistema permite tornar mais transparente o procedimento de aprovação de candidaturas, uma vez que cada documento reflete informações sobre os utilizadores que aprovaram ou rejeitaram o pedido de pagamento, bem como sobre aqueles que não cumpriram a tarefa que lhes foi atribuída. ;
• planejar pagamentos às contrapartes com base em solicitações aprovadas, criando um plano operacional de pagamentos (calendário de pagamentos);
• controlar a execução (pagamento) dos pedidos de pagamento aprovados. Cada documento de inscrição reflete informações sobre planos de gasto de fundos e documentos de pagamento formados com base na solicitação.

Abaixo está o esquema de gerenciamento de aplicativos implementado no sistema.

Esquema geral de gestão de pagamentos da empresa

Procedimento para processamento de pedidos de pagamento

Para trabalhar com pedidos de pagamentos (cadastros, aprovações) no sistema, documento "Pedido de pagamento". O procedimento para trabalhar com o documento atende aos padrões de fluxo de documentos geralmente aceitos, segundo os quais o ciclo de vida da aplicação consiste nas seguintes etapas:

• Formação de um aplicativo- é a fase em que as divisões da organização declaram a necessidade de efetuar pagamentos, determinando a sua finalidade, prazos e outras características através do registo no sistema documental “Pedido de Pagamento”;
• Análise das candidaturas (aprovação ou rejeição)- a fase seguinte, durante a qual o(s) gestor(es) considera(m) a viabilidade do pagamento e toma a decisão de aprovar ou rejeitar o pedido;
• Execução da aplicação– a fase final, na qual ocorre o pagamento dos pedidos aprovados e posterior acompanhamento da transação (entrega de bens materiais, serviços, etc.).

Em cada etapa do ciclo de vida, o sistema gera tarefas para os usuários envolvidos no processo de movimentação (transferência) de um documento. Essas tarefas permitem coordenar o processo de movimentação de aplicativos e estão divididas nos seguintes tipos:

• Cadastro - esta tarefa ocorre no momento do registro de um novo documento de aplicação e é dirigida ao usuário que criou o documento (responsável). A tarefa é executada automaticamente após o envio do documento “Para aprovação”;
• Aprovação - Esta tarefa ocorre após o envio do documento de candidatura para aprovação e é dirigida aos utilizadores que aprovam candidaturas nos centros de responsabilidade financeira e na organização como um todo. A tarefa é executada pelo aprovador (usuário) em decorrência de uma decisão tomada sobre a aplicação (aprovação ou rejeição);
• Controle de pagamento de uma aplicação - a tarefa surge após a aprovação da aplicação por todos os aprovadores e é dirigida ao usuário que gerou o documento “Pedido de Pagamento”. A tarefa é realizada manualmente após a conclusão da transação (pagamento e entrega).

Durante a movimentação, o documento “Pedido de Pagamento” pode assumir os seguintes estados: “Projeto”, “Em aprovação”, “Aprovado” ou “Rejeitado”, “Controle de execução”, “Executado” ou “Cancelado”. As alterações no status do documento ocorrem como resultado da execução das tarefas listadas pelos usuários. Consideremos as etapas de movimentação do documento “Solicitação de Pagamento” no sistema.

Formação de uma solicitação de pagamento

Na primeira etapa, um funcionário da organização cadastra o documento “Pedido de Pagamento” e salva no programa. Ao registrar, um responsável é atribuído ao documento - o usuário que criou a aplicação, e o documento gerado recebe o status “Rascunho”. O status do documento é exibido no canto superior direito do formulário do documento e o responsável é exibido no canto inferior esquerdo. Os pedidos de saída de pagamentos com status “Rascunho” podem ser alterados e complementados sem quaisquer restrições.

Assim que o pedido de pagamento de saída for finalizado e preenchido com informações suficientes, ele deverá ser enviado para aprovação. Para enviar um pedido de aprovação, você deve clicar no botão “Para aprovação” no painel de comando do formulário do documento. Com isso, o documento receberá o status “Em aprovação”.

Uma vez que um documento receba um status diferente de “Rascunho” (por exemplo, “Em aprovação” ou “Aprovado”), a alteração dos dados é impossível, ou seja, O formulário do documento é aberto apenas para visualização.

Análise das candidaturas (aprovação ou rejeição)

O sistema “Gestão de Aplicações de Pagamento” implementa um esquema de consideração e aprovação paralela de aplicações. Isto significa que as tarefas de aprovação de documentos ocorrem simultaneamente para todos os aprovadores. O procedimento para aprovação de pedidos de pagamentos é definido pelo administrador do programa em configurações da lista de aprovadores. Dependendo das configurações efetuadas, as candidaturas enviadas para aprovação são processadas de acordo com dois cenários:

1. Uma lista de aprovadores foi especificada para a organização ou distrito financeiro central. Neste caso, o documento enviado para aprovação recebe o status “Em aprovação”, e é criada uma tarefa para os aprovadores considerarem a viabilidade de pagamento desta aplicação. Atribuir o status "Aprovado" a um documento de candidatura só é possível com uma decisão positiva (aprovação) de todos os aprovadores. Mais detalhes sobre o procedimento de aprovação de pedidos de pagamento podem ser encontrados na seção que descreve o trabalho assistente de aprovação de aplicativos.
2. A lista de aprovadores não está definida. Neste caso, entende-se que as candidaturas deste centro de responsabilidade financeira não carecem de aprovação e são aceites para pagamento imediato. Quando submetidos para aprovação, tais documentos recebem o status “Aprovado” e formam tarefas para acompanhamento da execução do pedido.

Execução de pedido de pagamento

Para executar aplicativos aprovados, você deve concluir as seguintes etapas:

1. Agende o pagamento mediante solicitação. O planejamento de pagamentos é realizado em Sistema "calendário de pagamento" usando Interface "Planejamento de pagamento" documento "Plano de gastos de caixa". O documento de planejamento é inserido com base na inscrição aprovada e inclui o valor do pagamento da inscrição no calendário de pagamentos da organização.
2. Pague a inscrição de acordo com o calendário de pagamentos da organização. O trabalho com os documentos de pagamento de uma organização é realizado no sistema “Calendário de Pagamentos” utilizando documento "Registro de pagamentos".
3. Depois de cumpridas todas as condições da transação (pagamento, entrega, etc.), é necessário colocar o documento “Solicitação de Pagamento” no status “Concluído”. Para isso, é necessário abrir a tarefa de acompanhamento da execução da aplicação (exibida na lista de tarefas do usuário que gerou o documento da aplicação) e clicar no botão “Aplicação concluída”.
4. Em situações excepcionais, uma candidatura aprovada poderá ser cancelada. Para isso, é necessário abrir a tarefa de acompanhamento da execução da aplicação e clicar no botão “Pedido Cancelado”.

Gerenciando direitos de acesso do usuário aos documentos do aplicativo

A capacidade de trabalhar com o sistema de geração e aprovação de aplicações está disponível para usuários que possuam o conjunto de direitos “Geração de aplicações de pagamento”. Este conjunto de direitos permite preencher candidaturas, acompanhar o processo da sua aprovação, aprovação e pagamento. Usuários com esses direitos NÃO TENHO ACESSOàs seguintes seções: informações sobre pagamentos e recebimentos planejados, dados sobre movimentos reais e saldos de quaisquer tipos de fundos.

Para usuários que utilizam este conjunto de direitos, adicionalmente restrições podem ser aplicadas Por