Documentos primários e relatórios sobre transações em dinheiro. Preparação de documentos de caixa primários

É necessária uma gestão competente e precisa da liquidação e das transações em dinheiro para trabalho eficiente qualquer empreendimento. Uma das direções nesta área é preparação de documentos de dinheiro primários. Eles são um formulário de relatório atividade econômica empresa e estão sujeitos ao controle da agências governamentais. Portanto, o processo de preparação de tais documentos requer uma abordagem particularmente responsável e profissional.

A empresa “BF Consulting” presta serviços abrangentes de qualquer forma organizacional e jurídica. Nossos funcionários são altamente qualificados e possuem ampla experiência na preparação de documentação de caixa e documentos oficiais da empresa. A gama de nossos serviços inclui também a manutenção de registros fiscais e de pessoal, consultoria, estes e outros serviços são determinados individualmente para cada cliente.

O procedimento para preparar documentos de caixa primários

A forma de registo dos documentos monetários primários é regulada pelos atos legislativos pertinentes. Documentos que não atendam aos padrões estabelecidos não poderão ser considerados válidos. A lista dos principais documentos de caixa primários inclui:

ordem de recebimento de dinheiro,
garantia em dinheiro da conta,
diário de registro de documentos de entrada e saída de dinheiro,
livro caixa,
livro de contabilização de recursos aceitos e emitidos pelo caixa.

EM documentos de origem As alterações também podem ser feitas de acordo com os padrões estabelecidos. Esta regra não se aplica a ordens de pagamento de entrada e saída. Qualquer alteração nesses documentos os torna inválidos.

A ordem de recebimento de dinheiro (PKO) é utilizada para registrar o fato do recebimento de dinheiro no caixa de uma empresa. O documento afirma:

conteúdo de uma transação comercial,
valor do imposto,
documentos primários e outros anexados com a data de sua preparação e número,
código da unidade estrutural à qual os fundos são atribuídos.

Uma ordem de pagamento de despesas (RKO) registra o fato de que o dinheiro é emitido no caixa da empresa. Este documento é emitido em uma via e contém informações sobre:

conteúdo da transação comercial,
documentos primários e outros anexados,
pessoas que recebem dinheiro, etc.

No diário de registro de entrada e saída de documentos de caixa, PKOs, RKOs e seus documentos substitutos de folhas de pagamento e contas são registrados antes de serem transferidos para o caixa da empresa.

O caixa aceita dinheiro por meio de ordens de recebimento de dinheiro (formulário KO-1) assinadas por uma pessoa autorizada.

Neste caso, é entregue ao depositante o recibo da ordem de recebimento de dinheiro assinado pelo contador-chefe e pelo caixa, lacrado com selo e carimbo da instituição. Ao receber recursos de um banco por meio de cheque, o contador também emite uma ordem de recebimento de dinheiro com seu número registrado no verso do talão do cheque.

A emissão de dinheiro é realizada de acordo com ordens de pagamento de despesas ou outros documentos devidamente executados (recibos de pagamento, pedidos de emissão de dinheiro, faturas, etc.), que são apostos com um carimbo especial contendo os dados da conta de despesas. ordem de pagamento(formulário KO-2).

Os documentos para emissão de dinheiro são assinados pelo gestor e contador-chefe ou por pessoas por eles autorizadas. Se os documentos anexados aos recibos de caixa tiverem a assinatura de autorização do chefe da organização, sua assinatura no mandado de dinheiro não será necessária. As ordens de pagamento de recebimentos e despesas são emitidas pelo contador do grupo financeiro.

Salários, benefícios, bônus são pagos de acordo com recibos de vencimento, sem emissão de recibo em dinheiro para cada beneficiário. Após os três dias úteis estabelecidos para o pagamento dos salários, o contador emite um recibo no valor total pago na folha de pagamento. Não são permitidas rasuras, manchas ou correções em documentos de caixa.

O dinheiro em ordens de pagamento é aceito e emitido apenas no dia da lavratura desses documentos. As ordens de pagamento de recebimento e despesas ou documentos que as substituam não são emitidas para as pessoas que depositam ou recebem dinheiro. São transferidos para o caixa pela pessoa que emitiu o documento. Na emissão de recursos por procuração, eles são anexados à ordem de desembolso de caixa ou ao extrato de emissão de recursos em dinheiro.

À medida que são realizadas transações em dinheiro, o caixa é obrigado a assiná-las e, adicionalmente, a cancelá-las e aos documentos a elas anexados com carimbo ou a inscrição “pago” ou “recebido” (“data, mês, ano”) .

Antes de serem transferidos para o caixa para execução, os documentos de caixa são registrados por um contador em diário especial para registro de entrada e saída de ordens de dinheiro, indicando os códigos (designações digitais) dos motivos e condições de recebimento e emissão de dinheiro.

O diário de registro é construído de forma que, de acordo com seus dados, seja controlada a finalidade pretendida do caixa recebido e gasto da instituição, sejam atribuídos números aos documentos de caixa, seja verificada a integralidade das transações realizadas pelo caixa, e os relatórios sejam compilado.

Os códigos para a finalidade pretendida de recebimento e retirada de fundos da caixa registradora são desenvolvidos pela instituição de forma independente.

Livro caixa, sua estrutura e procedimento de manutenção.

Um livro caixa é um registro de contabilidade analítica que protege os interesses do caixa e da instituição.

A organização possui apenas um livro caixa. Os lançamentos no livro caixa são mantidos em duas vias. As segundas vias servem como relatório do caixa. O livro caixa do Zavodskoye HOA é mantido em um PC; O registo dos documentos executivos de caixa no livro caixa é efectuado imediatamente após a recepção ou emissão do dinheiro. São proibidas rasuras e correções não especificadas no livro caixa; as correções feitas pela revisão são certificadas pelas assinaturas do caixa e do contador-chefe. Ao final do dia, o caixa calcula o resultado das transações do dia, retira o saldo em dinheiro da caixa registradora e envia ao contador financeiro um relatório com as entradas e saídas dos documentos de caixa.

As ordens de pagamento de entrada e saída indicam a base para a sua preparação e listam os documentos que lhes são anexados.

Cada folha do livro caixa corresponde a apenas um dia útil.

O registro de transações nº 1 é preenchido com base nos relatórios do caixa. Cada relatório do registro recebe uma linha, independentemente do período para o qual o relatório de caixa foi compilado.

O caixa armazena não apenas dinheiro, mas também documentos monetários e formulários de relatórios rigorosos. Os documentos monetários incluem vales para casas de férias e sanatórios adquiridos para funcionários da instituição, selos postais e selos fiscais estaduais.

Inventário de caixa registradora

Uma das características da contabilização das transações em dinheiro é a conciliação mensal dos dados contábeis e a real disponibilidade de recursos no caixa da instituição. O gerente é responsável pela organização correta e confiável da caixa registradora, e o caixa é totalmente responsável financeiramente pelo correto lançamento e emissão oportuna de fundos, ou seja, sua segurança.

Um inventário (auditoria) da disponibilidade de fundos no caixa é realizado de acordo com o Regulamento sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro, aprovado pelo Banco da Rússia em 4 de outubro de 1993. Nº 18 (pelo menos uma vez por mês). Uma comissão designada por despacho do responsável da instituição, na presença do caixa, realiza uma auditoria repentina à caixa registadora. Ao mesmo tempo, dinheiro, documentos monetários e formulários de relatórios rigorosos são verificados página por página.

Recibos de valores emitidos em dinheiro, não executados ordens de despesas, não estão incluídos no saldo de caixa. É proibido armazenar recursos que não pertençam à instituição no caixa e, caso sejam descobertos, são considerados excedentes. Os resultados do inventário são documentados em ato.

No verso do ato, o responsável financeiro escreve uma explicação sobre as sobras ou carências apuradas pelo inventário, e o responsável da instituição, com base no resultado do inventário, decide sobre sua baixa. O excesso de caixa identificado é coletado e depois transferido para a receita da organização.

Caso seja detectada falta, os valores são passíveis de recuperação junto ao responsável financeiro (caixa).

Contabilização de transações em contas bancárias.

Todos os recursos temporariamente disponíveis de uma instituição, com exceção do dinheiro em caixa, devem ser mantidos em sua conta à ordem aberta em agência bancária.

O banco executa ordens da empresa para transferir ou emitir quantias apropriadas em pagamento de inventário adquirido, obrigações para com o orçamento, fundos extra-orçamentais, fornecedores, outros credores, para acordos com membros da força de trabalho por salários, por viagens, negócios e despesas de entretenimento e outros fins dentro dos limites do saldo da conta e do cumprimento da prioridade prevista em lei.

O débito de fundos da conta à ordem para sinistros relativos a uma prioridade é efectuado pela ordem de calendário de recepção dos documentos.

O banco controla as transações realizadas na conta corrente. Em particular, verifica se a instituição titular da conta realiza operações que não correspondem à natureza da sua atividade prevista no estatuto, que violam o procedimento estabelecido para a utilização de fundos ou as regras de pagamento.

O número de contas correntes não é limitado por lei

O direito de primeira assinatura nos documentos bancários pertence ao chefe da empresa ou ao seu substituto, e a segunda – ao contador-chefe ou ao seu substituto.

Pagamentos em espécie

O dinheiro da conta corrente é emitido para a organização (para salários, benefícios de invalidez temporária, bônus, viagens, entretenimento e despesas comerciais) com base em cheques. Um cheque em dinheiro é uma ordem de uma empresa ao banco para emitir a quantia de dinheiro nele especificada de sua conta à ordem. O cheque é preenchido à mão com tinta. Indica o valor, data de emissão, nome do destinatário, bem como informações sobre a finalidade dos valores recebidos (para salários). O talão de cheques fica guardado no cofre da instituição; os talões de cheques pagos e danificados são mantidos por pelo menos três anos.

Os cheques são assinados por pessoas a quem é concedido o direito de primeira e segunda assinatura na conta e são apostos com o selo da empresa. Quaisquer correções em cheques não são permitidas. O banco emite dinheiro em cheque após verificar a autenticidade das assinaturas e do selo, ou seja, sua correspondência com as amostras.

Contabilização de salários e vencimentos

O rendimento do trabalho de cada trabalhador é determinado pelas suas contribuições pessoais, tendo em conta o resultado final do trabalho da instituição, é regulado por impostos e não se limita a valores máximos. O salário mínimo para funcionários de empresas de todas as formas organizacionais e jurídicas é estabelecido por lei (atualmente o salário mínimo é de 4.611 rublos).

O artigo destacará questões relacionadas ao preenchimento da documentação primária da caixa registradora. Que tipo de documentos são estes, como elaborá-los corretamente, que funções desempenham - mais adiante.

As transações financeiras devem ser comprovadas por documentos. Devem ser preenchidos corretamente, de acordo com os requisitos e regras estabelecidos em lei.

Pontos importantes

Quando os documentos são recebidos pelo departamento de contabilidade, devem ser verificados:

Muitas vezes, os contadores cometem erros durante o registro. O mais comum:

usando um lápis simples;
falta de detalhes necessários;
disponibilidade de correções;
uso de formulários não aprovados;
não há travessão nas linhas vazias;
assinaturas de pessoas que não têm o direito de fazê-lo.

Para evitar erros, você precisa se familiarizar com as regras de cadastro. Se não foi possível evitar as manchas, é importante saber como corrigi-las:

Se houver um erro em dinheiro ou documentos bancários	Eles são cancelados e recriados
Se um documento de dinheiro estiver danificado, não há necessidade de destruí-lo.	Deve ser anexado ao relatório
Outros tipos de documentos	Corrigido somente após acordo com as contrapartes
Uma entrada incorreta está riscada	De forma que o corrigido possa ser desmontado. Geralmente riscado com uma linha fina
Se um dígito for escrito incorretamente	O valor total está riscado
Acima riscado	Escreva a entrada correta
O campo está marcado como “corrigido”	A assinatura do responsável é aposta
Se houver várias cópias de um documento	Todo mundo precisa ser corrigido

Se as alterações forem feitas incorretamente, elas não serão reconhecidas e serão consideradas inválidas. Qualquer organização deve armazenar documentos primários.

Duração: não inferior a 5 anos. Esses documentos registram o fato das operações na instituição.

O que é isso

Os documentos primários para contabilização de caixa no caixa são documentos que comprovam a execução de ações ou operações no empreendimento.

Qual é o seu papel

Usando documentos primários, você pode confirmar o fato de uma transação em uma organização e saber a data de sua execução.

Além disso, com base neles, é realizado o controle do trabalho tanto da unidade estrutural quanto dos funcionários individualmente. Com base nas informações contidas nos documentos, são realizadas verificações.

Eles também desempenham um papel na preservação da propriedade da organização e permitem utilizá-la de forma otimizada. Eles têm documentos primários e significado jurídico.

Uma vez que servem como prova escrita de transações, são utilizados por um juiz ao considerar disputas contábeis.

Regulamentação legal

A ordem de recebimento de dinheiro deve ser preenchida da seguinte forma:

são indicados o nome da organização que emitiu o mandado e a unidade estrutural (se houver);
é fornecido o número de série do PKO;
são inseridos a data de recebimento do dinheiro no caixa e o valor (em números);
o número da conta contábil é inserido;
débito e crédito são indicados;
é inserido o código para efeito de utilização de fundos do caixa;
indicar o nome da empresa e os dados pessoais da pessoa de quem foi recebido o dinheiro;
está escrito o objetivo da operação, por exemplo, pagamento mediante acordo;
o valor é anotado;
os rublos são escritos em letras, os copeques em números;
se houver documentos primários disponíveis, seus detalhes serão indicados.

Para empreendedores individuais o recibo não pode ser compilado. Se um empresário individual elaborar um PKO e for responsável por disciplina de caixa, então o documento deve ser assinado.

É elaborado em uma única via quando a receita do empresário individual é apresentada ao caixa. Os recursos poderão ser recebidos nos seguintes casos:

como pagamento por um serviço;
pelo imóvel vendido;
como retorno de fundos não utilizados;
durante a reposição de capital;
dos funcionários da organização - empréstimos, indenizações;
de uma conta bancária.

A ordem de recebimento de dinheiro é mantida por pelo menos 5 anos. Documentos recebidos:

de entidades legais– anúncio de contribuição em dinheiro;
dos físicos - pedidos.

Operações básicas da freguesia:

receitas em dinheiro;
recibos do banco;
excesso de devolução remunerações;
compensação por danos;
recebimento de dinheiro dos fundadores;
devoluções de fornecedores.

Descartável

A contabilidade é responsável pela emissão do dinheiro, e o recibo em dinheiro ajuda nisso. É preenchido dependendo da ordem das operações. .

O formulário é emitido por um contador. Descrição do preenchimento de um pedido de despesas na caixa registradora:

A ordem é lavrada no dia da emissão do financiamento. Após o registro, ele deve ser registrado.

O contador-chefe da organização e o gestor assinam, após o que o formulário é entregue ao caixa.

A ordem de recebimento de dinheiro não é emitida ao funcionário, ela fica guardada na caixa registradora. Relacionar:

O dinheiro pode ser emitido no dia da lavratura dos documentos. Transações de despesas:

entrega de finanças ao banco;
emissão de salários aos funcionários;
emissão de dinheiro contábil;
acordos com fornecedores.

Livro caixa

Qualquer instituição é obrigada a manter um livro caixa em uma via. O formulário padrão é . Pode ser mantido nas versões eletrônica e em papel.

A primeira opção é possível se a segurança dos dados for garantida. Para tal, no início de cada jornada de trabalho são elaboradas 2 mensagens automáticas - “Inserir folha” e “Relatório de caixa”. O relatório está guardado desde o início do ano.

No caso de manutenção do formato em papel, o livro caixa é aberto por um determinado período de tempo. Depende do número de operações. Você pode preencher o livro de várias maneiras – horizontal e verticalmente.

Quando posicionados verticalmente, os dados da transação ficam localizados em uma planilha. O relatório é a próxima página ou encarte (em branco).

Os registros são mantidos em caneta ou tinta. As informações podem ser duplicadas usando papel carbono inserido entre as páginas.

Ao escolher um layout horizontal, o livro contém 2 partes - um encarte e um relatório. A primeira parte possui régua horizontal, a segunda não.

É preenchido com copiadora. A numeração para ambas as partes é a mesma. Não é permitido interromper o relatório até o término do turno.

No livro caixa, são indicados primeiro os documentos recebidos e depois os documentos de despesas. Ao final da jornada de trabalho, o caixa deve resumir a movimentação do dinheiro na caixa registradora e entregar uma folha destacável ao contador.

A página de título do livro deve conter as seguintes informações:

código da organização;
dados de um empresário individual;
período do relatório;
nome da unidade estrutural.

Assim, os documentos primários servem de base para a condução das operações na instituição. Devem ser elaborados com base nos requisitos estabelecidos em lei.

Os principais documentos primários são pedidos, livro caixa, pedidos diversos e outros.Antes de enviar documentos, é necessário verificá-los.

Isso é feito pelo contador da empresa. Após verificação, a documentação é entregue ao caixa. Os documentos em dinheiro não são emitidos pessoalmente.

As transações em dinheiro são operações relacionadas ao recebimento, armazenamento e gasto de dinheiro.

Para efetuar pagamentos em dinheiro, cada organização deve ter uma caixa registradora e manter um livro caixa na forma prescrita.

O dinheiro pode chegar ao caixa da organização vindo do banco atendente, dos clientes ou por outros motivos. O dinheiro pode chegar ao caixa da organização vindo do banco atendente, dos clientes ou por outros motivos. O dinheiro recebido do banco pelas organizações é gasto para os fins especificados no cheque.

As organizações podem ter dinheiro em suas caixas registradoras dentro dos limites estabelecidos pelo banco em acordo com os dirigentes das organizações. Caso uma organização possua contas em dois ou mais bancos, o limite estabelecido no primeiro é levado ao conhecimento dos demais bancos. Se necessário, os limites do saldo de caixa são revisados. As organizações têm o direito de manter dinheiro nas suas caixas registadoras além dos limites estabelecidos apenas para salários e benefícios de segurança social. O prazo de armazenamento não pode ultrapassar três dias úteis, incluindo o dia do recebimento do dinheiro no banco.

A aceitação de dinheiro pelas organizações ao fazer acordos com a população é realizada com o uso obrigatório de caixas registradoras ou formulários de relatórios rigorosos nos casos determinados pelo Governo da Federação Russa.

Via de regra, a emissão de dinheiro por conta é feita no caixa da organização. As organizações emitem dinheiro por conta para despesas comerciais e operacionais em valores e por períodos determinados pela organização. O dinheiro por conta para despesas associadas a viagens de negócios é emitido dentro dos limites dos valores devidos aos viajantes de negócios para esses fins. A emissão de dinheiro por conta está sujeita ao relatório completo do responsável específico sobre o adiantamento que lhe foi anteriormente emitido.

As pessoas que tenham recebido dinheiro por conta são obrigadas, no prazo máximo de três dias úteis após o termo do prazo para o qual foram emitidos, a partir do dia do seu regresso de viagem de negócios, a apresentar ao departamento de contabilidade da organização um relatório sobre o valores gastos e fazer um pagamento final por eles.

As transações em dinheiro são formalizadas usando formulários interdepartamentais padrão de documentação contábil primária para empresas e organizações, que são aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa em acordo com o Banco Central da Federação Russa e o Ministério das Finanças da Federação Russa.

O dinheiro é aceito pelo caixa da organização por meio de ordens de recebimento de dinheiro no formulário nº KO-1, assinadas pelo contador-chefe ou pessoa autorizada a fazê-lo por ordem escrita do chefe da organização.

Sobre o recebimento de dinheiro, é emitido um recibo da ordem de recebimento de dinheiro, assinado pelo contador-chefe ou pessoa autorizada a fazê-lo, e pelo caixa, certificado pelo selo (carimbo) do caixa ou pela impressão da caixa registradora .

A emissão de dinheiro do caixa da organização é realizada por meio de recibos de dinheiro no formulário nº KO-2 ou outros documentos devidamente executados. Nesses documentos (comprovantes de pagamento, liquidação e pagamento, pedidos de emissão de dinheiro, faturas, etc.) é colocado um carimbo especial, em substituição aos dados da ordem de recebimento de dinheiro. Os documentos para emissão de dinheiro devem ser assinados pelo gestor, contador-chefe da organização ou pessoas autorizadas a fazê-lo. Se os documentos, extratos, contas, etc., anexados às ordens de recebimentos de caixa tiverem a inscrição de autorização do chefe da organização, não é necessária a sua assinatura nos recibos de recebimentos de caixa.

Nos departamentos de contabilidade centralizados, é emitida uma ordem de pagamento de despesas para o valor total dos salários pagos, cuja data e número estão indicados em cada recibo de folha de pagamento (liquidação e pagamento).

Ao emitir dinheiro sob ordem de pagamento de despesas ou documento que o substitua a pessoa física, o caixa exige a apresentação de documento (passaporte ou outro documento) de identificação do destinatário, anota o nome e número do documento, por quem e quando foi foi emitido e seleciona o recibo do destinatário. Se for lavrado um documento que substitua uma ordem de pagamento de despesas para a emissão de dinheiro a várias pessoas, os destinatários também apresentam os documentos especificados que comprovem a sua identidade e assinam na coluna apropriada do documento de pagamento. No entanto, neste último caso, os dados do documento de identidade não são registados no documento monetário que substitui a ordem de pagamento.

A emissão de dinheiro aos funcionários de uma organização pode ser realizada através de um certificado emitido por esta organização, desde que contenha fotografia e assinatura pessoal do proprietário.

O recibo de recebimento de dinheiro só pode ser feito pessoalmente pelo destinatário, a tinta ou com caneta esferográfica, indicando o valor recebido: rublos por extenso, copeques por números. Ao receber dinheiro conforme extrato de folha de pagamento (liquidação e pagamento), o valor por extenso não é indicado.

A emissão de dinheiro para pessoas que não constam da folha de pagamento da organização é realizada de acordo com recibos de caixa emitidos separadamente para cada pessoa, ou de acordo com extrato separado com base em acordos celebrados.

O caixa emite dinheiro apenas para a pessoa indicada no pedido de recebimento de dinheiro ou em documento que o substitua. Se a emissão de dinheiro for feita por procuração, assinada na forma prescrita, no texto do despacho após o sobrenome, nome e patronímico do destinatário do dinheiro, o sobrenome, nome, patronímico da pessoa confiada com o recebimento do dinheiro é indicado. Se o dinheiro for emitido conforme extrato, antes do recebimento do dinheiro, o caixa escreve a seguinte inscrição: “Por procuração”. A procuração permanece nos documentos do dia como anexo ao pedido ou extrato de recebimento de dinheiro.

O pagamento das prestações trabalhistas e da previdência social é feito pelo caixa de acordo com os extratos de pagamentos (liquidação e folha de pagamento), sem emissão de recibo de caixa para cada beneficiário. Neste caso, na página de título do extrato de pagamento (liquidação e pagamento), é feita uma inscrição de autorização para emissão de dinheiro, assinada pelo chefe e contador-chefe da organização ou pessoas autorizadas a fazê-lo. De forma semelhante, podem ser processadas emissões únicas de dinheiro para salários (em férias, doença, etc.), bem como a emissão de valores depositados e dinheiro em conta para despesas associadas a viagens de negócios, para várias pessoas. .

Os pagamentos únicos de dinheiro para salários a pessoas físicas são feitos, via de regra, por meio de recebimentos de caixa.

Decorrido o prazo para pagamento de salários e pagamento de benefícios da previdência social, o caixa deve:

O departamento de contabilidade verifica as marcas feitas pelos caixas nos extratos de pagamento (liquidação e pagamento) e calcula os valores emitidos e depositados de acordo com eles.

Os valores depositados são entregues ao banco, sendo emitida uma ordem geral de pagamento para os valores depositados.

As ordens de pagamento recebidas e os seus recibos, bem como as ordens de saída e os documentos que os substituem, devem ser preenchidos de forma clara e clara pelo departamento de contabilidade. Eles podem ser escritos à mão, digitados em uma máquina de escrever ou preparados em um computador. Não são permitidas rasuras, rasuras ou correções em documentos de caixa.

As ordens de pagamento de entrada e saída indicam a base para a sua preparação e listam os documentos que lhes são anexados.

A recepção e emissão de dinheiro por ordens de pagamento só podem ser efectuadas no dia da sua preparação.

Ao receber recibos de caixa e ordens de débito ou documentos que os substituam, o caixa deve verificar:

A presença e autenticidade da assinatura do contador-chefe nos documentos, e na ordem de recebimento de dinheiro ou documento que o substitua - a inscrição de autorização (assinatura) do chefe da organização ou de pessoas autorizadas a fazê-lo;

Preenchimento correto de documentos;

Disponibilidade das aplicações listadas nos documentos.

Caso um desses requisitos não seja atendido, o caixa devolve os documentos ao departamento de contabilidade para o devido processamento. As ordens de pagamento de entrada e saída ou os documentos que os substituem, antes de serem transferidos para o caixa, são registrados pelo departamento de contabilidade no livro de registro de entrada e saída de documentos de caixa de acordo com o formulário padrão nº KO-3. As ordens de pagamento de despesas emitidas nos extratos de pagamento (liquidação e pagamento) de salários e outros pagamentos a eles equivalentes são registradas após a sua emissão. O diário de registro é construído de forma que, com base em seus dados, seja monitorada a finalidade do dinheiro recebido e gasto, sejam atribuídos números aos documentos de caixa e seja verificada a integralidade das transações realizadas pelo caixa. É permitido registrar entrada e saída de documentos de caixa por meio de tecnologia de informática.

Todos os recebimentos e retiradas de dinheiro por uma organização são registrados no livro caixa usando o formulário padrão nº KO-4.

Cada organização mantém apenas um livro caixa, que deve ser numerado, lacrado e lacrado com cera ou aroeira. O número de folhas do livro caixa é certificado pelas assinaturas do gerente e do contador-chefe da empresa.

Os lançamentos no livro caixa são feitos em duas vias, em papel carbono com tinta ou caneta esferográfica. As segundas vias das folhas deverão ser destacáveis e servir como relatório do caixa. As primeiras cópias das folhas são numeradas com os mesmos números.

Não são permitidos assinantes e correções não especificadas no livro caixa. As correções efetuadas são certificadas pelas assinaturas do caixa, bem como do contador-chefe da organização ou de quem o substitui.

Os lançamentos no livro caixa são feitos pelo caixa imediatamente após o recebimento ou emissão do dinheiro de cada pedido ou outro documento que o substitua. Todos os dias, no final do dia útil, o caixa calcula o resultado das transações do dia, exibe o saldo de dinheiro na caixa registradora para a próxima data e transfere para o departamento de contabilidade como relatório do caixa uma segunda folha destacável (cópia dos lançamentos no livro caixa do dia) com documentos de caixa de receitas e despesas contra recibo no livro caixa.

O livro caixa pode ser mantido de forma automatizada, em que suas folhas são formadas em forma de diagrama de máquina “Inserir folha do livro caixa”. Ao mesmo tempo, é gerado o machinegrama “Relatório do Caixa”. Ambos os machinogramas devem ser elaborados até ao início do dia útil seguinte, ter o mesmo conteúdo e incluir todos os dados previstos no formulário do livro caixa. A numeração das folhas do livro caixa nestes diagramas de máquina é realizada automaticamente em ordem crescente a partir do início do ano.

No maquinograma “Inserir folha do livro caixa” de cada mês deverá ser impresso automaticamente o número total de folhas do livro caixa de cada mês, e no último do ano civil - o número total de folhas do livro caixa para o ano.

O caixa, após receber os machinogramas “Inserir folha do livro caixa” e “Relatório do caixa”, é obrigado a verificar a veracidade dos documentos especificados, assiná-los e transferir o relatório do caixa junto com os documentos de caixa de entrada e saída para o departamento de contabilidade mediante recibo na folha de encarte do livro caixa.

Para garantir segurança e facilidade de uso, as folhas de encarte do livro caixa são armazenadas pelo caixa separadamente para cada mês durante um ano. No final do ano civil (ou conforme necessário), os diagramas de máquina especificados são registrados em ordem cronológica. O número total de folhas do ano é certificado pelas assinaturas do chefe e do contador-chefe da organização, e o livro é lacrado.

Uma quantia de dinheiro emitida na caixa registradora que não seja confirmada pelo recebimento do destinatário na ordem de recebimento de dinheiro ou outro documento que o substitua não será aceita para justificar o saldo de dinheiro na caixa registradora, é considerada falta e é cobrada de o caixa. O dinheiro que não é confirmado por recebimentos de caixa é considerado excedente de caixa. Eles estão incluídos na receita da organização. O caixa chefe (sênior), antes do início da jornada de trabalho, entrega aos demais caixas antecipadamente a quantia de dinheiro necessária para as transações de despesas contra recibo no livro de contabilidade de dinheiro recebido e emitido pelo caixa de acordo com formulário padrão Não .KO-05. No final da jornada de trabalho, os caixas são obrigados a reportar ao caixa-chefe (sênior) o adiantamento recebido e o dinheiro aceito conforme documentos de recebimento, e entregar ao chefe o saldo de dinheiro e documentos de caixa sobre as transações realizadas ( sênior) caixa contra recibo no livro contábil aceito e emitido pelo dinheiro do caixa.

Para os adiantamentos recebidos sobre salários, o caixa é obrigado a apresentar-se no prazo indicado na folha de pagamento para o seu pagamento. Antes do término desse prazo, os caixas são obrigados a entregar diariamente ao caixa o saldo de dinheiro não emitido conforme recibos de vencimento. Esse dinheiro é entregue em sacos, pacotes e outras embalagens lacradas pelos caixas ao caixa chefe (sênior) mediante recibo indicando o valor declarado.

Contabilização de transações em dinheiro.

Para registrar a disponibilidade e movimentação de recursos no caixa da organização, é utilizada a conta ativa 50 “Caixa”. Seu débito reflete os recebimentos do caixa e seu crédito reflete as despesas do caixa da organização. O saldo da conta corresponde ao saldo de caixa na caixa registradora. O dinheiro em moeda russa é contabilizado nas subcontas 50.1 “Caixa registradora organizacional (em rublos)” e 50.2 “Caixa operacional”.

Para viagens de negócios ao exterior, uma organização pode receber recursos em moeda estrangeira do banco. A contabilização de dinheiro em moeda estrangeira é mantida em uma subconta separada 50.11 “Caixa registradora organizacional (em moeda estrangeira)”. Os saldos de caixa em moeda estrangeira são recalculados em rublos da maneira estabelecida pelos Regulamentos de Contabilidade “Contabilização de ativos e passivos de uma organização, cujo valor é expresso em moeda estrangeira”. A diferença cambial identificada em resultado do recálculo é incluída em outras receitas (subconta 91.1 “Outras receitas”) ou despesas (subconta 91.2 “Outras despesas”).

Apresentamos o reflexo na contabilização de transações típicas de recebimento e gasto de dinheiro.

O caixa de uma empresa pode armazenar não apenas dinheiro, mas também documentos monetários (títulos, cupons de combustíveis e lubrificantes, documentos de viagem, vouchers, etc.), bem como formulários de relatórios rigorosos (cadernetas de trabalho, recibos guias de transporte, formulários de vouchers turísticos, etc.). Os documentos monetários são contabilizados nas subcontas 50.3 “Documentos monetários (em rublos)” e 50.33 “Documentos monetários (em moeda estrangeira)” na avaliação de acordo com os documentos recebidos. Os formulários de relatório rigorosos são contabilizados na conta extrapatrimonial 006 “Formulários de relatório rigorosos” ao custo de sua produção.

Recebimento e despesa documentos monetários e são elaborados formulários de relatórios rigorosos com as ordens de entrada e saída, seguidos pelo caixa da elaboração de um relatório sobre o seu movimento.

Todas as transações em dinheiro são acompanhadas de obrigatoriedade documentando. Somente nesta base são aceitos para contabilização na contabilidade.

Quais documentos primários são usados para processar transações em dinheiro? Quaisquer transações financeiras devem ser certificadas por documentos apropriados.

É um suporte documental que comprova todas as ações realizadas pelo funcionário responsável. O procedimento de fluxo de documentos para transações em dinheiro é regulamentado pela legislação russa atual.

O que você precisa saber

O trabalho mais responsável nas atividades de qualquer entidade econômica é a contabilidade giro de dinheiro e documentação adequada de todas as transações em dinheiro realizadas.

Os documentos primários também têm significado jurídico. Se surgirem quaisquer disputas contábeis, elas poderão ser usadas como prova primária.

O Ministério das Finanças da Federação Russa estabeleceu detalhes rigorosos que devem estar disponíveis nos principais documentos primários para a realização de transações em dinheiro.

Assim, os seguintes detalhes são invariavelmente indicados:

Nome;
forma e código;
data de criação;
a essência da operação, suas medidas;
pessoas responsáveis, suas assinaturas com transcrições.

Classificação da documentação

Os formulários unificados usados para processar transações em dinheiro são exibidos no Classificador de Documentação de Gestão de Toda a Rússia.

A documentação primária para registro e contabilização das transações em dinheiro realizadas inclui:

documentos de entrada/saída de dinheiro;
caixa registradora;
ordens memoriais;
certificados e documentos similares;
livros de dinheiro e outros valores;
livros de contabilidade de fundos e valores recebidos e emitidos.

Base normativa

Os requisitos mais importantes relativos às regras e procedimentos para a preparação da documentação primária estão contidos em.

Documentos primários básicos para registro de transações em dinheiro em uma empresa

Para registro de transações em dinheiro, o Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa aprovou os formatos de documentação contábil primária. O registro de documentos primários para contabilização de transações em dinheiro é obrigatório para qualquer organização que realize liquidações em dinheiro.

Os principais formulários incluem:

Para o caixa da empresa dinheiro creditado em conta bancária em decorrência de pagamento de itens de estoque e serviços, mediante devolução de valores emitidos anteriormente, etc.

Para receber dinheiro de uma conta à ordem, a organização possui um talão de cheques especialmente emitido. Para sacar dinheiro da conta, o contador emite um cheque em dinheiro, que é assinado e entregue ao caixa.

O formulário de cheque contém o valor do valor aceito. A instituição bancária retém a parte destacável do documento cheque.

O talão do cheque funciona como documento comprovativo da inscrição desta operação nos registos contabilísticos da organização. Você pode depositar dinheiro em sua conta à ordem preenchendo um anúncio de contribuição em dinheiro.

O fato do recebimento do dinheiro é atestado por ordem de recebimento. Esse documento fixado em.

Em seguida, o PKO é entregue ao caixa, ele recebe o dinheiro e, após assinar o pedido e anexá-lo, faz o devido lançamento no livro caixa.

Com a ajuda dos serviços de caixa registradora, as transações são processadas para:

Mandados memoriais

A ordem memorial é um documento que contém o registro de qualquer transação comercial com a exibição do valor da transação nas contas contábeis.

Esses documentos são criados para todas as operações realizadas durante o período do relatório. A seguir, cada pedido é lançado nas folhas de controle de débito e crédito, nas contas correspondentes.

Esses pedidos fazem parte de um dos sistemas contábeis da contabilidade. Este sistema é relativamente simples, o que contribui para a sua popularidade. Todos os registros contábeis são substituídos pelo Razão Geral, que é criado mensalmente.

A base do sistema de contabilização dos mandados memoriais são representados por despachos memoriais, elaborados separadamente para cada operação financeira.

No grandes quantidades documentos primários homogêneos, é aconselhável registrá-los em extrato cumulativo, com base no resultado do qual é elaborado o lançamento correspondente. Cada ordem memorial tem um número permanente.

Portanto, mensalmente é elaborado apenas um pedido para cada grupo de operações. Se as transações individuais forem únicas, serão preparados pedidos separados para elas, numerados por mês.

O contador-chefe assina o despacho memorial, após o qual o documento é registrado no diário de contabilidade sintético.

Com a ajuda desse diário, a segurança dos pedidos e documentos primários é monitorada. No final do mês, os resultados do diário são comparados com os resultados do giro sintético da conta.

As vantagens do sistema memorial-mandado são a simplicidade e acessibilidade do processo contábil, a estrita consistência, a utilização de formulários padronizados de registro e a possibilidade de utilização de mão de obra de funcionários pouco qualificados.

Diários de caixa

No Classificador, o livro caixa possui um número. Este documento é usado para registrar todo o dinheiro creditado na caixa registradora e dela emitido.

Os lançamentos no Livro são feitos com base nos dados da documentação primária, nomeadamente PKO e RKO. Após a emissão de cada ordem de pagamento, é feito um lançamento adequado no livro caixa.

Ao efetuar os lançamentos, o caixa deverá verificar os valores indicados nos documentos e no Livro. Se os valores coincidirem, ao final do dia útil o caixa calcula o saldo, que é o resultado de todas as transações realizadas durante o dia.

Cada folha do livro caixa é certificada pelo caixa. Você pode manter um livro caixa manualmente ou em formato eletrônico.

No preenchimento manual normal, as folhas são numeradas antes mesmo da utilização do magazine. O diário deve ser lacrado e certificado com as assinaturas do contador-chefe e do gerente. Se disponível, o selo da organização é afixado.

Ao manter um livro caixa eletronicamente, é importante tomar medidas para evitar o acesso não autorizado aos registros. O livro eletrônico é certificado por assinaturas eletrônicas dos responsáveis.

As informações são impressas nos prazos estabelecidos pela administração. Folhas impressas e-book coletados em uma pasta separada. Eles podem ser necessários ao conduzir externamente.

Outros documentos

Entre outros documentos contábeis primários para processamento de transações em dinheiro, os seguintes podem ser especialmente destacados em importância:

Livro de contabilidade	Destina-se a documentar as transações em dinheiro realizadas entre o caixa-chefe e os demais caixas da organização durante o dia. A necessidade de tal documento surge apenas para grandes empresas
Folha de pagamento	O documento leva em consideração horas trabalhadas, acréscimos, pagamentos e descontos aos funcionários da organização. O documento é lavrado em cópia única por um contador com base na documentação primária de registro de produção, horas trabalhadas, etc. O extrato indica os valores a serem emitidos, bem como as deduções e deduções. A última coluna do documento contém informações sobre o valor total dos pagamentos para os quais a liquidação em dinheiro é compilada
	Este documento mantém registros da emissão de salários e outros pagamentos aos funcionários. O formato é idêntico ao formato de um extrato da folha de pagamento.

Requisitos gerais de enchimento

Documentos contábeis primários usados para elaborar transações em dinheiro, são preenchidos levando em consideração os mesmos requisitos.

Os principais são os seguintes:

os registros são mantidos por meios que garantem a segurança dos registros. Isso inclui o uso de tinta, canetas, lápis químicos e mídia de máquina. Você não pode usar um simples lápis para fazer anotações;
Devem ser indicados dados obrigatórios, os registos devem ser legíveis;
As colunas não podem ser deixadas em branco;
os valores são indicados por extenso e em algarismos;
os documentos são autenticados pelas assinaturas dos responsáveis com transcrição das assinaturas;
A presença de manchas e correções é inaceitável;
Os documentos primários devem ser armazenados por pelo menos cinco anos.

Otimização da contabilidade primária

O processo de registro da documentação de caixa pode ser otimizado. Para isso, é preciso estar atento aos pontos que aumentam a eficácia do trabalho contábil:

organização do fluxo racional de documentos;
melhoria dos processos de negócios;
automação de processos contábeis;
motivação para o pessoal.

Com a organização adequada do sistema de fluxo documental, é possível evitar a duplicação de documentos, o que significa reduzir o tempo de elaboração e processamento da documentação.

Para isso, vale a pena determinar em que fase é aconselhável criar e transferir documentos primários para outros departamentos. O pessoal de contabilidade pode ser dividido em grupos com base em interesses.

Alguns funcionários estarão diretamente envolvidos na preparação, compilação e verificação da documentação primária. Outros farão lançamentos contábeis, orientados por documentação já verificada.

A automação dos processos contábeis minimizará o papel do “fator humano”, o que praticamente eliminará a probabilidade de erros.

Ao mesmo tempo, o tempo de processamento dos documentos é reduzido, pois o próprio sistema automatizado calculará e retirará todos os valores necessários.

Um ponto importante na otimização da contabilidade primária é a motivação dos funcionários. Ao automatizar processos e reduzir custos de tempo, a organização precisa de menos funcionários.

Isso permite reduzir o quadro de funcionários existente e aumentar os salários dos demais funcionários.

Se a empresa não quiser modernizar de forma independente o sistema contábil primário, a otimização poderá ser alcançada através do uso de serviços terceirizados de empresas de contabilidade.

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