Contrôle bancaire du respect de la discipline de trésorerie par les entreprises et les organisations
Le cadre réglementaire actuel prévoit que les banques effectuent des contrôles systématiques du respect par les entreprises de la discipline de trésorerie et des conditions de travail. espèces.
La fréquence et l'éventail des entreprises soumises au contrôle sont déterminés par le chef de la banque, en tenant compte du volume de leurs chiffre d'affaires en espèces, le respect des exigences de la procédure de réalisation des transactions en espèces, ainsi que les informations des autorités fiscales sur les faits de violation par les entreprises des conditions de travail avec des espèces. Dans ce cas, le contrôle doit être effectué au moins une fois tous les 2 ans.
La période pendant laquelle la banque examine l'état de la discipline de trésorerie de l'entreprise doit être d'au moins trois mois. L'inspecteur doit être muni d'un document autorisant l'inspection, signé par le chef de la banque. L'inspecteur doit également informer à l'avance le chef d'entreprise et le chef comptable de l'inspection à venir.
Avant le début du contrôle, l'employé de banque sélectionne les données sur les opérations effectuées par l'entreprise pendant la période contrôlée pour la réception et le retrait d'argent de la caisse de la banque et leur destination, la limite du solde de trésorerie en caisse registre, la procédure et le calendrier de remise des fonds. Ensuite, il prend connaissance de la charte de l'entreprise, de la convention de compte bancaire, de l'autorisation de la banque sur le droit de l'entreprise de dépenser des recettes en espèces constantes, d'un certificat des résultats de l'audit précédent des transactions en espèces et d'autres documents.
Selon la législation en vigueur, il est prévu que les banques procèdent à des contrôles du respect de la procédure de réalisation des transactions en espèces dans l'entreprise dans les domaines suivants :
1. Tenue du livre de caisse et autres documents de caisse. Le respect de la procédure établie pour le traitement des opérations de réception et d'émission d'espèces à la caisse de l'entreprise, la tenue des formes de documentation comptable primaire pour les transactions en espèces (recettes et dépenses) sont pris en compte. mandats de caisse, journal d'enregistrement des pièces de caisse entrantes et sortantes, livre de caisse, livre de comptabilité des espèces acceptées et délivrées par le caissier), établissement d'un rapport quotidien de caisse sur les opérations de caisse effectuées conformément aux pièces entrantes et sortantes, relevés de paie.
2. exhaustivité de l'enregistrement des espèces reçues de la banque. Correspondance des écritures du livre de caisse avec les données bancaires(sur la base des montants reçus de la banque et déposés auprès de la banque). S'il existe un écart entre les données bancaires et les inscriptions dans le livre de caisse, les raisons de ces écarts sont déterminées. La présence réelle d'argent dans la caisse de l'entreprise n'est pas vérifiée par un représentant de la banque. Toutefois, si le solde de trésorerie du livre de caisse s'accumule en montants importants, ne diminue pas pendant une longue période et dépasse largement les entrées et sorties quotidiennes, l'inspecteur a le droit d'exiger que le chef d'entreprise nomme un audit de la caisse enregistreuse. .
3. Complétude du dépôt d'argent à la caisse d'un établissement bancaire. Le respect de la procédure et des délais convenus pour la remise des fonds en espèces à l'établissement bancaire est examiné, le montant des espèces reçues à la caisse pendant la période auditée est précisé et comparé au montant des espèces déposées à la banque. Le retour à temps à l'institution bancaire des fonds impayés est vérifié. salaires, pour les prestations sociales et autres Argent. Les montants et les dates des espèces déposées à la banque selon l'inspecteur sont vérifiés avec les inscriptions dans le livre de caisse. S'il existe des divergences entre les données de l'établissement bancaire et les inscriptions dans le livre de caisse, les raisons de ces divergences sont clarifiées.
4. Dépenser de l'argent provenant des produits en espèces de l'entrepriseà des fins convenues avec la banque, la présence d'une décision bancaire sur le droit à une telle utilisation des espèces.
5. Effectuer des paiements en espèces entre personnes morales. Parallèlement, le respect par l'entreprise des montants maximaux de paiements en espèces est vérifié. La base pour déterminer le montant des espèces dépensées par une entreprise et la confirmation de ces dépenses sont un accord (contrat), une copie d'un reçu de vente, une facture, des rapports des personnes responsables sur les dépenses des espèces reçues (chiffres d'affaires dans les « Règlements). avec des personnes responsables» sont cochés). Dans ce cas, la réinscription des régies d'avance déjà émises dans une nouvelle avance peut être considérée comme masquant un dépassement du plafond de trésorerie.
6. Respect de la limite de solde de trésorerie établie par la banque pour chaque jour de la période auditée, du calendrier et de la procédure de livraison des fonds en espèces, du retour en temps opportun à la banque des fonds non payés à temps pour les salaires et les avantages sociaux et du travail. Lorsque des violations sont identifiées, il devient clair quand, pour quel montant et pour quelle raison la limite de caisse a été dépassée. Si une entreprise dépasse à plusieurs reprises la limite de solde de trésorerie établie, le montant moyen du solde de trésorerie excédentaire est calculé (en fonction du montant et du nombre de jours pendant lesquels la limite de solde de trésorerie a été dépassée). Par exemple, en octobre, le nombre de jours pendant lesquels la limite a été dépassée était de 5, le montant était de 20 000 roubles, soit 30,5,35,80 mille roubles. (total 170 000 roubles). Ainsi, le solde de trésorerie excédentaire s'élevait à 34 000 roubles. (170 000 roubles/5).
7. Utilisation prévue des espèces reçues de la banque c'est-à-dire conformément aux finalités spécifiées dans les chèques, ainsi que pour résoudre d'autres problèmes liés à la procédure de réalisation des transactions en espèces.
Les résultats du contrôle sont documentés dans une attestation de transactions en espèces, établie en trois exemplaires. Il doit refléter pleinement toutes les questions énumérées ci-dessus. Le certificat est signé par le chef, le chef comptable de l'entreprise et un représentant de la banque, puis, dans les trois jours, il est examiné par le chef de la banque avec une décision de prendre des mesures sur la base des résultats de l'audit.
S'il est établi que l'entreprise a violé les conditions de travail avec des espèces, des règlements en espèces avec des personnes morales dépassant la norme maximale, la non-réception d'espèces dans la caisse enregistreuse, l'accumulation de soldes excédentaires dans la caisse enregistreuse, la banque envoie une présentation à l'administration fiscale du lieu d'immatriculation du contribuable avec en pièce jointe le premier exemplaire de l'attestation d'acceptation des mesures de responsabilité financière et administrative.
Sur la base des informations reçues de la banque, les inspecteurs des impôts examinent les cas de infractions administratives et l'imposition d'amendes aux personnes reconnues coupables conformément aux exigences du Code des infractions administratives, entré en vigueur le 1er juillet 2002 (Chapitre 15 « Infractions administratives dans le domaine de la finance, des impôts et taxes, et du marché des valeurs mobilières »).
Ce Code prévoit que la violation de la procédure de réalisation des transactions en espèces, exprimée par la mise en œuvre de règlements en espèces avec d'autres organisations au-delà des montants établis, la non-réception (réception incomplète) d'espèces dans la caisse enregistreuse, le non-respect de la procédure pour le stockage d'argent liquide, ainsi que pour l'accumulation d'argent liquide au-delà des limites établies, entraîne l'imposition amende administrative:
· pour les fonctionnaires à hauteur de 40 à 50 salaires minimum ;
· sur entités juridiquesà hauteur de 400 à 500 salaires minimum.
Le Code des infractions administratives a introduit pour la première fois la responsabilité administrative des agents de la banque elle-même en cas de manquement à leurs obligations de contrôle du respect par les entreprises et les organisations des règles relatives aux transactions en espèces. Le non-respect par les agents de la banque de ces obligations entraînera l'imposition d'une amende administrative d'un montant de 20 à 30 salaires minimum.
Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme organisationnelle et juridique, stockent les fonds disponibles dans les institutions bancaires sur des comptes appropriés selon des conditions contractuelles. Les espèces reçues aux caisses des entreprises sont soumises à livraison aux établissements bancaires pour crédit ultérieur sur les comptes de ces entreprises.
Les entreprises peuvent donner de l’argent à :
directement aux caisses des établissements bancaires ;
grâce à des caisses communes dans les entreprises ;
entreprises du Comité d'État pour les communications Fédération Russe pour transfert vers des comptes bancaires appropriés ;
via le service de recouvrement des institutions bancaires ou des services de recouvrement spécialisés agréés par la Banque de Russie.
La procédure et les modalités de dépôt des espèces sont fixées par les établissements bancaires pour chaque entreprise desservie en accord avec leurs dirigeants. Cela prend en compte la nécessité d'accélérer la rotation de l'argent et sa réception en temps opportun aux caisses pendant les jours ouvrables des institutions bancaires. Les caisses des entreprises peuvent stocker des espèces dans les limites fixées par la banque en accord avec la direction de l'entreprise. Le plafond est fixé annuellement pour toutes les entreprises, quels que soient leur forme juridique et leur domaine d'activité, qui disposent d'une caisse enregistreuse et effectuent des paiements en espèces.
Pour une entreprise qui n'a pas soumis de calcul pour établir une limite sur le solde des espèces dans la caisse enregistreuse, la limite est considérée comme nulle et les espèces non déposées par l'entreprise à la banque sont considérées comme supérieures à la limite.
Pour établir une limite, l'entreprise soumet à la banque un « calcul visant à établir une limite de solde de trésorerie pour l'entreprise et à délivrer l'autorisation de dépenser de l'argent à partir des fonds reçus à sa caisse ».
Si une entreprise possède plusieurs comptes dans diverses institutions bancaires, elle s'adresse, à sa discrétion, à l'une d'entre elles dans l'attente d'établir une limite sur le solde des espèces dans la caisse enregistreuse, puis informe les autres institutions bancaires dans lesquelles les comptes sont ouvert sur la taille de la limite.
La limite du solde de trésorerie peut être révisée au cours de l'année de la manière prescrite à la demande justifiée de l'entreprise (en cas de modification du volume de rotation de trésorerie, des conditions de remise des fonds, etc.), ainsi que conformément aux la convention de compte bancaire. Les entreprises peuvent conserver des espèces dans leurs caisses enregistreuses au-delà des limites établies uniquement pour l'émission des salaires, des prestations sociales et des bourses pendant une durée maximale de trois jours ouvrables, y compris le jour de la réception de l'argent de la banque.
Afin de maximiser l'attrait des espèces vers leurs caisses grâce à la collecte complète et en temps opportun des recettes en espèces auprès des entreprises, les institutions bancaires vérifient au moins une fois tous les deux ans le respect de la discipline en matière de trésorerie dans l'entreprise. Si un excédent de trésorerie ou d'autres violations de la discipline de trésorerie sont détectés, des mesures de responsabilité sont appliquées aux entreprises conformément à la législation en vigueur.
L'éventail des entreprises soumises à l'inspection est déterminé par les responsables des établissements bancaires, en fonction du volume des mouvements de trésorerie et des informations dont dispose la banque sur le respect par l'entreprise de la procédure établie, y compris les informations provenant d'autres autorités de régulation.
Pour effectuer la vérification, des informations sur la réception et le retrait d'espèces à la caisse de la banque sont sélectionnées, le montant de la limite établie, la disponibilité de l'autorisation de dépenser une partie des fonds sur place, le calendrier et la procédure de dépôt d'espèces. sur le compte courant sont précisées.
Lors du contrôle, l'employé de la banque doit utiliser documents sources pour la comptabilité des transactions en espèces (journal de caisse, reçus, livre de caisse), rapports des personnes responsables sur la dépense des montants responsables, reçus de vente, factures, factures, rapports de caisse et autres documents.
Sur la base des résultats de l'inspection, des conclusions sont tirées et des recommandations sont faites à la direction de l'entreprise pour éliminer les lacunes. Une attestation des résultats du contrôle est établie en trois exemplaires (si aucune infraction n'est constatée, alors en deux) et signée par le chef d'entreprise, le chef comptable et l'employé de banque qui a effectué le contrôle.
Les résultats du contrôle sont examinés dans un délai de trois jours par le chef de l'établissement bancaire ou son adjoint. Lorsque les faits d'infraction sont établis, le premier exemplaire du certificat est transmis aux autorités du Service national des impôts du lieu d'immatriculation du contribuable pour déterminer les sanctions.
Pour procéder à un audit de la caisse, une commission est désignée par arrêté du chef d'entreprise, qui dresse un acte. Si le contrôle révèle une pénurie ou un excédent d'objets de valeur dans la caisse, l'acte indique leur montant et les circonstances de leur survenance.
Dans les conditions de tenue automatisée du livre de caisse, le bon fonctionnement du logiciel de traitement des documents de caisse doit être vérifié.
Les résultats d'un tel inventaire sont reflétés dans les inventaires établis conformément aux formulaires approuvés par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 18 août 1998 n° 88 « Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement des transactions en espèces et l'enregistrement des résultats d'inventaire. » :
- INV-15 « Loi sur l'inventaire des espèces » ;
- INV-16 « Liste d'inventaire des titres et formulaires de documents de déclaration stricte. »
Regardons de plus près la procédure à suivre pour remplir chaque document.
Le rapport d'inventaire de trésorerie (formulaire n° INV-15) est utilisé pour refléter les résultats de l'inventaire de la disponibilité réelle des fonds, de divers objets de valeur et documents (espèces, timbres, chèques (chéquiers) et autres) situés dans la caisse de l'organisation. bureau.
Les résultats de l'inventaire sont dressés dans un acte en double exemplaire et signé par tous les membres de la commission et les personnes chargées de la sécurité des objets de valeur, et sont portés à la connaissance du chef de l'organisme. Un exemplaire de l'acte est transféré au service comptable de l'organisation, le second reste à la personne financièrement responsable.
Lorsqu'il y a un changement de personnes financièrement responsables, l'acte est rédigé en trois exemplaires. Un exemplaire est remis à la personne financièrement responsable qui a remis les objets de valeur, le deuxième à la personne financièrement responsable qui a accepté les objets de valeur et le troisième au service comptable.
Lors de l'inventaire, les opérations de réception et d'émission d'espèces, de divers objets de valeur et documents ne sont pas effectuées.
Il n'est pas permis de procéder à un inventaire si la commission d'inventaire est incomplète. Aucune rature ni tache n'est autorisée dans les inventaires. Les corrections sont négociées et signées par les membres de la commission et la personne financièrement responsable.
L'inventaire des titres et des formes de documents de déclaration stricte (formulaire n° INV-16) permet de refléter les résultats de l'inventaire de la disponibilité réelle des titres et des formes de documents de déclaration stricte et d'identifier leurs écarts quantitatifs avec les données comptables.
L'inventaire est dressé en deux exemplaires, signés par les responsables de la commission d'inventaire et le(s) responsable(s) financier(s). Une copie de l'inventaire est transférée au service comptable de l'organisation, la seconde reste à la ou aux personnes financièrement responsables qui acceptent les titres ou les formulaires de documents de déclaration stricte pour la garde.
S'il existe des formulaires de déclaration stricte numérotés avec un numéro, un ensemble est établi indiquant le nombre de documents qu'il contient.
Avant le début de l'inventaire, un récépissé est délivré à chaque personne ou groupe de personnes financièrement responsable, chargé de la sécurité des titres et des formulaires de déclaration stricte. Le reçu est inclus dans la partie en-tête de la liste d'inventaire.
Lorsqu'il y a un changement de personnes financièrement responsables, l'inventaire est dressé en triple exemplaire. Un exemplaire est remis à la personne financièrement responsable qui a accepté les titres et les formulaires de documents de déclaration stricte ; le deuxième exemplaire - à la personne financièrement responsable qui a remis les titres et les formulaires de documents de déclaration stricts ; le troisième exemplaire est destiné à la comptabilité.
Sur la dernière page du formulaire, avant la signature du président de la commission, deux lignes libres sont prévues pour l'enregistrement des derniers numéros de documents en cas de mouvement de titres et des formulaires de documents de déclaration stricte lors de l'inventaire.
Lors du traitement automatisé des données d'enregistrement des résultats de l'inventaire, le formulaire n° INV-16 est délivré à la commission sur support papier et informatique avec les colonnes 1 à 10 complétées. Dans l'inventaire, la commission remplit les colonnes 11 et 12 sur la disponibilité effective des titres et formulaires de déclaration stricts.
Outre les contrôles « internes », la vérification du respect par une organisation de la limite de solde de trésorerie est effectuée par les responsables de la banque au service de cette organisation. Si une infraction à l'art. 15.1 « Violation de la procédure de travail avec des espèces et de la procédure de réalisation de transactions en espèces » du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, la banque contrôleur doit transférer le dossier aux autorités fiscales qui, en vertu de la partie 1 de l'art. . 23.5 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie considère ces infractions.
