Documents primaires et rapports sur les transactions en espèces. Préparation des documents de caisse primaires
Une gestion compétente et précise des transactions de règlement et en espèces est nécessaire pour travail efficace toute entreprise. L'une des orientations dans ce domaine est préparation des documents de caisse primaires. Il s'agit d'un formulaire de rapport activité économique société et sont soumis au contrôle de organismes gouvernementaux. Par conséquent, le processus de préparation de tels documents nécessite une approche particulièrement responsable et professionnelle.
La société « BF Consulting » propose des services complets sous toute forme organisationnelle et juridique. Nos employés sont hautement qualifiés et possèdent une vaste expérience dans la préparation des documents de trésorerie et des documents officiels de l'entreprise. La gamme de nos services comprend également la tenue des dossiers fiscaux et personnels, le conseil, ces services et d'autres sont déterminés individuellement pour chaque client.
La procédure de préparation des documents de caisse primaires
La forme d'enregistrement des documents de caisse primaires est régie par les actes législatifs pertinents. Les documents qui ne répondent pas aux normes établies ne peuvent être considérés comme valides. La liste des principaux documents de caisse primaires comprend :
- bon de caisse,
- bon de souscription de compte,
- journal d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants,
- livre de caisse,
- livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier.
DANS documents sources Des modifications peuvent également être apportées conformément aux normes établies. Cette règle ne s'applique pas aux ordres de caisse entrants et sortants. Toute modification apportée à ces documents les rend invalides.
Un ordre de caisse (PKO) permet d'enregistrer le fait de réception d'espèces à la caisse d'une entreprise. Le document précise :
- contenu d'une transaction commerciale,
- Montant de la taxe,
- joindre les documents primaires et autres avec la date de leur préparation et leur numéro,
- code de l'unité structurelle à laquelle les fonds sont alloués.
Un ordre de dépenses (RKO) enregistre le fait que les espèces sont émises depuis la caisse de l'entreprise. Ce document est délivré en un seul exemplaire et contient des informations sur :
- contenu de la transaction commerciale,
- documents primaires et autres joints,
- personnes recevant de l'argent, etc.
Dans le journal de bord d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants, les PKO, RKO et leurs documents de remplacement de paie et de comptes sont enregistrés avant d'être transférés à la caisse de l'entreprise.
La caisse accepte les espèces au moyen de bons de caisse (formulaire KO-1) signés par une personne habilitée.
Dans ce cas, le déposant reçoit un récépissé d'ordre d'encaissement signé par le chef comptable et caissier, scellé du sceau et du cachet de l'établissement. Lors de la réception de fonds d'une banque par chèque, le comptable émet également un ordre d'encaissement dont le numéro est inscrit au verso de la souche du chèque.
L'émission d'espèces s'effectue au moyen d'ordres de dépenses ou d'autres documents dûment exécutés (fiches de paie, demandes d'émission d'argent, factures, etc.), qui sont apposés d'un cachet spécial contenant les détails du compte de dépenses. mandat de paiement(formulaire KO-2).
Les documents d'émission d'argent sont signés par le directeur et le chef comptable ou les personnes autorisées par eux. Si les documents joints aux reçus de caisse portent la signature d'autorisation du chef de l'organisation, sa signature sur le bon de caisse n'est pas requise. Les bons de caisse et de dépenses sont émis par le comptable du groupe financier.
Les salaires, avantages, primes sont versés selon les fiches de paie sans établissement de quittance pour chaque bénéficiaire. Après les trois jours ouvrables fixés pour le paiement du salaire, le comptable délivre un reçu de caisse correspondant au montant total versé sur la masse salariale. Aucun ratage, blot ou correction n’est autorisé sur les documents de caisse.
L'argent sur mandats de caisse n'est accepté et émis que le jour de l'établissement de ces documents. Les bons de caisse et de dépenses ou les documents les remplaçant ne sont pas délivrés aux personnes déposant ou recevant de l'argent. Ils sont transférés à la caisse par la personne qui a délivré le document. Lors de l'émission de fonds par procuration, ils sont joints à l'ordre de décaissement ou au relevé d'émission de fonds en espèces.
Au fur et à mesure que des transactions en espèces sont effectuées, le caissier est tenu de les signer et, en outre, de les annuler ainsi que les documents qui y sont joints avec un cachet ou l'inscription « payé » ou « reçu » (« date, mois, année »). .
Avant d'être transférés à la caisse pour exécution, les documents de caisse sont enregistrés par un comptable dans un journal spécial d'enregistrement des ordres de caisse entrants et sortants, indiquant les codes (désignations numériques) des motifs et conditions de réception et d'émission des espèces.
Le journal d'enregistrement est construit de telle manière que, selon ses données, la destination des espèces reçues et dépensées par l'institution est contrôlée, des numéros sont attribués aux documents de caisse, l'intégralité des transactions effectuées par le caissier est vérifiée et les rapports sont compilé.
Les codes destinés à la réception et au retrait de fonds de la caisse enregistreuse sont développés par l'institution de manière indépendante.
Livre de caisse, sa structure et sa procédure de tenue.
Un livre de caisse est un registre comptable analytique qui protège les intérêts à la fois du caissier et de l'établissement.
L'organisation ne dispose que d'un seul livre de caisse. Les inscriptions au livre de caisse sont conservées en deux exemplaires. Les deuxièmes exemplaires servent de rapport de caisse. Le livre de caisse du Zavodskoye HOA est tenu à jour à l'aide d'un PC ; L'enregistrement des documents de caisse de la direction dans le livre de caisse est effectué immédiatement après la réception ou l'émission de l'argent. Les ratures et corrections quelconques dans le livre de caisse sont interdites ; les corrections apportées par la relecture sont certifiées par les signatures du caissier et du chef comptable. À la fin de la journée, le caissier calcule les résultats des transactions de la journée, retire le solde d'argent de la caisse enregistreuse et soumet un rapport avec les documents de caisse entrants et sortants au comptable financier.
Les bons de caisse entrants et sortants indiquent la base de leur préparation et répertorient les documents qui y sont joints.
Chaque feuille du livre de caisse correspond à un seul jour ouvrable.
Le journal des transactions n°1 est rempli sur la base des rapports du caissier. Chaque rapport du registre se voit attribuer une ligne, quelle que soit la période pour laquelle le rapport de caisse a été établi.
La caisse stocke non seulement les espèces, mais également les documents monétaires et les formulaires de déclaration stricts. Les documents monétaires comprennent les bons pour les maisons de vacances et les sanatoriums achetés pour les employés de l'institution, les timbres-poste et les timbres fiscaux de l'État.
Inventaire de caisse
L'une des caractéristiques de la comptabilisation des opérations en espèces est le rapprochement mensuel des données comptables et de la disponibilité réelle des fonds à la caisse de l'établissement. Le gestionnaire est responsable de l'organisation correcte et fiable de la caisse enregistreuse, et le caissier est entièrement responsable financièrement de la comptabilisation et de l'émission correctes des fonds en temps opportun, c'est-à-dire leur sécurité.
Un inventaire (audit) de la disponibilité des fonds à la caisse est effectué conformément au Règlement sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces, approuvé par la Banque de Russie le 4 octobre 1993. N°18 (au moins une fois par mois). Une commission désignée par arrêté du chef d'établissement, en présence du caissier, procède à un contrôle brutal de la caisse. Dans le même temps, les espèces, les documents monétaires et les formulaires de déclaration stricts sont vérifiés page par page.
Reçus pour montants émis en espèces, non exécutés ordres de dépenses, ne sont pas inclus dans le solde de trésorerie. Il est interdit de stocker dans la caisse des fonds n'appartenant pas à l'établissement et, s'ils sont découverts, ils sont considérés comme excédentaires. Les résultats de l'inventaire sont consignés dans un acte.
Au verso de l'acte, la personne financièrement responsable rédige une explication des excédents ou des déficits établis par l'inventaire, et le chef de l'établissement, sur la base des résultats de l'inventaire, prend une décision sur leur radiation. L'excédent de trésorerie identifié est collecté puis transféré aux revenus de l'organisation.
Si une pénurie est détectée, les sommes font l'objet d'un recouvrement auprès du responsable financier (caissier).
Comptabilisation des transactions sur les comptes bancaires.
Tous les fonds temporairement disponibles d'un établissement, à l'exception des espèces en caisse, doivent être conservés sur son compte courant ouvert en agence bancaire.
La banque exécute les ordres de l'entreprise de transférer ou d'émettre des montants appropriés en paiement des stocks achetés, des obligations envers le budget, des fonds extrabudgétaires, des fournisseurs, d'autres créanciers, pour les règlements avec les membres du personnel pour les salaires, pour les voyages, les affaires et les frais de représentation et à d'autres fins dans la limite du solde du compte et du respect de la priorité prescrite par la loi.
Le débit des fonds du compte courant pour les créances liées à une priorité s'effectue dans l'ordre calendaire de réception des documents.
La banque contrôle les opérations effectuées sur le compte courant. Il vérifie notamment si l'établissement titulaire du compte effectue des opérations ne correspondant pas à la nature de ses activités prévues par la charte, violant la procédure établie d'utilisation des fonds ou les règles de paiement.
Le nombre de comptes courants n'est pas limité par la loi
Le droit de première signature sur les documents bancaires appartient au chef d'entreprise ou à son adjoint, et le second au chef comptable ou à son adjoint.
Paiement en éspèces
Les espèces du compte courant sont remises à l'organisation (pour les salaires, les indemnités d'invalidité temporaire, les primes, les frais de déplacement, de représentation et professionnels) sur la base de chèques. Un chèque de trésorerie est un ordre d'une entreprise à la banque d'émettre le montant en espèces qui y est spécifié à partir de son compte courant. Le chèque est rempli à la main à l’encre. Il indique le montant, la date d'émission, le nom du bénéficiaire, ainsi que des informations sur la destination des sommes reçues (pour les salaires). Le chéquier est conservé dans le coffre-fort de l'établissement ; les souches des chèques payés et endommagés sont conservées pendant au moins trois ans.
Les chèques sont signés par les personnes qui bénéficient du droit de première et deuxième signature sur le compte et portent le sceau de l'entreprise. Aucune correction des chèques n’est autorisée. La banque émet de l'argent par chèque après avoir vérifié l'authenticité des signatures et du sceau, c'est-à-dire leur correspondance avec les échantillons.
Comptabilisation des salaires et traitements
Les revenus du travail de chaque employé sont déterminés par leurs cotisations personnelles, en tenant compte des résultats finaux du travail de l’institution, sont réglementés par les impôts et ne sont pas limités à des montants maximaux. Le salaire minimum pour les employés des entreprises de toutes formes organisationnelles et juridiques est fixé par la loi (actuellement, le salaire minimum est de 4 611 roubles).
L'article mettra en évidence les problèmes liés au remplissage de la documentation primaire pour la caisse enregistreuse. De quel type de documents s'agit-il, comment les rédiger correctement, quelles fonctions ils remplissent - plus loin.
Les transactions financières doivent être justifiées par des documents. Ils doivent être remplis correctement, conformément aux exigences et règles établies par la loi.
Les points importants
Lors de la réception des documents par le service comptable, ils doivent être vérifiés :
Très souvent, les comptables commettent des erreurs lors de l'inscription. Les plus courants :
- en utilisant un simple crayon ;
- manque de détails nécessaires ;
- disponibilité des correctifs ;
- utilisation de formulaires non approuvés ;
- il n'y a pas de tiret dans les lignes vides ;
- signatures de personnes qui n'en ont pas le droit.
Pour éviter les erreurs, vous devez vous familiariser avec les règles d'inscription. Si vous ne pouvez pas éviter les taches, il est important de savoir comment les corriger :
| S'il y a une erreur dans les espèces ou les documents bancaires | Ils sont annulés et recréés |
| Si un document de caisse est endommagé, il n'est pas nécessaire de le détruire. | Il doit être joint au rapport |
| Autres types de documents | Corrigé seulement après accord avec les contreparties |
| Une entrée incorrecte est barrée | De telle manière que celui corrigé puisse être démonté. Généralement barré d'un trait fin |
| Si un chiffre est mal écrit | Le montant total est barré |
| Ci-dessus barré | Écrivez la bonne entrée |
| Le champ est marqué « corrigé » | La signature du responsable est apposée |
| S'il existe plusieurs exemplaires d'un document | Tout le monde doit être corrigé |
Si des modifications sont apportées de manière incorrecte, elles ne sont pas reconnues et sont considérées comme invalides. Toute organisation doit stocker des documents primaires.
Durée : pas moins de 5 ans. Ces documents enregistrent le fait des opérations dans l'établissement.
Ce que c'est
Les principaux documents de comptabilité des espèces à la caisse sont des documents qui confirment la mise en œuvre d'actions ou d'opérations dans l'entreprise.
Quel est leur rôle
À l'aide de documents primaires, vous pouvez confirmer le fait d'une transaction dans une organisation et connaître la date de son exécution.
En outre, sur leur base, un contrôle est effectué sur le travail à la fois de l'unité structurelle et des employés individuellement. Sur la base des informations contenues dans les documents, des contrôles sont effectués.
Ils jouent également un rôle dans la préservation des biens de l’organisation et permettent de les utiliser de manière optimale. Ils ont des documents primaires et une signification juridique.
Puisqu’ils servent de preuve écrite des transactions, ils sont utilisés par un juge lors de l’examen de litiges comptables.
Réglementation légale
L'ordre d'encaissement doit être rempli comme suit :
- le nom de l'organisation qui a délivré le mandat et l'unité structurelle (le cas échéant) sont indiqués ;
- le numéro de série du PKO est indiqué ;
- la date de réception de l'argent à la caisse et le montant (en chiffres) sont inscrits ;
- le numéro de compte comptable est inscrit ;
- le débit et le crédit sont indiqués ;
- le code destiné à utiliser les fonds de la caisse est saisi ;
- le nom de l'entreprise et les données personnelles de la personne de qui l'argent a été reçu sont indiqués ;
- le but de l'opération est écrit, par exemple, paiement de gré à gré ;
- le montant est déprécié ;
- les roubles sont écrits en lettres, les kopecks en chiffres ;
- si des documents primaires sont disponibles, leurs détails sont indiqués.
Pour entrepreneurs individuels le reçu ne peut pas être établi. Si un entrepreneur individuel établit un PKO et est responsable de discipline de trésorerie, le document doit alors être signé.
Il est établi en un seul exemplaire lors de la présentation des revenus de l'entrepreneur individuel à la caisse. Des fonds peuvent être reçus dans les cas suivants :
- en paiement d'un service ;
- pour le bien vendu ;
- comme retour de fonds inutilisés ;
- lors de la reconstitution du capital ;
- des employés de l'organisation - prêts, dommages et intérêts ;
- à partir d'un compte bancaire.
L'ordre de caisse est conservé au moins 5 ans. Documents entrants :
- depuis entités juridiques– annonce d'une contribution en espèces ;
- des commandes physiques.
Fonctionnement de base de la paroisse :
- les produits en espèces ;
- les reçus de la banque ;
- retourner l'excédent salaires;
- réparation des dommages ;
- réception de l'argent des fondateurs ;
- retours des fournisseurs.
Consommable
La comptabilité est responsable de l'émission de l'argent, et un reçu de caisse y contribue. Il est rempli en fonction de l'ordre des opérations. .
Le formulaire est délivré par un employé comptable. Description du remplissage d'un ordre de dépenses à partir de la caisse enregistreuse :
Un arrêté est établi le jour de l'émission du financement. Après l'inscription, il doit être enregistré.
Le chef comptable de l'organisation et le directeur apposent leur signature, après quoi le formulaire est remis au caissier.
Le bon de caisse n'est pas délivré au salarié ; il est conservé en caisse. Se rapporter:
L'argent peut être émis le jour de l'établissement des documents. Opérations de dépenses :
- livraison des finances à la banque;
- verser les salaires aux employés ;
- émission de monnaie comptable;
- règlements avec les fournisseurs.
Livre de caisse
Toute institution est tenue de tenir un livre de caisse en un seul exemplaire. Le formulaire standard est . Il peut être maintenu en version électronique et papier.
La première option est possible si la sécurité des données est assurée. Pour ce faire, au début de chaque journée de travail, 2 messages machine sont établis - « Insérer une feuille » et « Rapport du caissier ». Le rapport est conservé depuis le début de l'année.
Dans le cas du maintien d'un format papier, le livre de caisse est ouvert pendant une certaine durée. Cela dépend du nombre d'opérations. Vous pouvez remplir le livre de plusieurs manières : horizontalement et verticalement.
Lorsqu'elles sont positionnées verticalement, les données de transaction se trouvent sur une seule feuille. Le rapport est la page suivante ou l'encart (vierge).
Les dossiers sont conservés à la plume ou à l’encre. Les informations peuvent être dupliquées à l’aide de papier carbone inséré entre les pages.
Lors du choix d'une mise en page horizontale, le livre contient 2 parties : un encart et un rapport. La première partie a une règle horizontale, la seconde n'en a pas.
Il est rempli à l'aide d'un photocopieur. La numérotation des deux parties est la même. Il n'est pas permis d'interrompre le rapport jusqu'à la fin du quart de travail.
Dans le livre de caisse, les documents d'entrée sont indiqués en premier, puis les documents de dépenses. A la fin de la journée de travail, le caissier doit récapituler le mouvement de l'argent dans la caisse et remettre une feuille détachable au comptable.
La page de titre du livre doit contenir les informations suivantes :
- code de l'organisation ;
- données d'un entrepreneur individuel ;
- période de déclaration ;
- nom de l'unité structurelle.
Ainsi, les documents primaires servent de base à la conduite des opérations dans l'institution. Ils doivent être établis sur la base des exigences fixées par la loi.
Les principaux documents primaires sont les commandes, le livre de caisse, les commandes diverses et autres.Avant de soumettre des documents, vous devez les vérifier.
Ceci est fait par le comptable de l'entreprise. Après vérification, la documentation est remise au caissier. Les documents de caisse ne sont pas délivrés en personne.
Les transactions en espèces sont des opérations liées à la réception, au stockage et à la dépense d'espèces.
Pour effectuer des paiements en espèces, chaque organisme doit disposer d'une caisse enregistreuse et tenir un livre de caisse sous la forme prescrite.
Les espèces peuvent arriver à la caisse de l'organisation en provenance de la banque de service, des clients ou pour d'autres raisons. Les espèces peuvent arriver à la caisse de l'organisation en provenance de la banque de service, des clients ou pour d'autres raisons. Les espèces reçues par les organisations de la banque sont dépensées aux fins spécifiées dans le chèque.
Les organisations peuvent disposer d'espèces dans leurs caisses enregistreuses dans les limites fixées par la banque en accord avec les dirigeants des organisations. Si une organisation a des comptes dans deux banques ou plus, la limite établie dans la première est portée à la connaissance des banques restantes. Si nécessaire, les limites du solde de trésorerie sont révisées. Les organisations ont le droit de conserver des espèces dans leurs caisses enregistreuses au-delà des limites établies uniquement pour les salaires et les prestations de sécurité sociale. La durée de conservation ne peut excéder trois jours ouvrés, y compris le jour de la réception de l'argent à la banque.
L'acceptation d'espèces par les organisations lors des règlements avec la population s'effectue avec l'utilisation obligatoire de caisses enregistreuses ou de formulaires de déclaration stricts dans les cas déterminés par le gouvernement de la Fédération de Russie.
En règle générale, l'émission d'acomptes en espèces s'effectue à partir de la caisse de l'organisation. Les organisations émettent des acomptes en espèces pour les dépenses commerciales et opérationnelles pour des montants et pour des périodes déterminés par l'organisation. Les acomptes pour dépenses liées aux déplacements professionnels sont émis dans la limite des sommes dues aux voyageurs d'affaires à ces fins. L'émission d'un acompte est subordonnée au rapport complet du responsable spécifique sur l'avance qui lui a été préalablement délivrée.
Les personnes ayant reçu des espèces en compte sont tenues, au plus tard trois jours ouvrables après l'expiration de la période pour laquelle elles ont été émises, à compter du jour de leur retour d'un voyage d'affaires, de soumettre au service comptable de l'organisation un rapport sur les montants. dépensés et effectuer un paiement final pour ceux-ci.
Les transactions en espèces sont formalisées à l'aide de formulaires interministériels standard de documentation comptable primaire pour les entreprises et les organisations, qui sont approuvés par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie en accord avec la Banque centrale de la Fédération de Russie et le ministère des Finances de la Fédération de Russie.
Les espèces sont acceptées par la caisse de l'organisme au moyen d'ordres de caisse sous forme n° KO-1, signés par le chef comptable ou une personne habilitée à le faire par ordre écrit du chef de l'organisme.
A propos de la réception d'argent, un récépissé est délivré pour l'ordre de caisse, signé par le chef comptable ou une personne habilitée à le faire, et le caissier, certifié par le sceau (cachet) du caissier ou l'empreinte de la caisse enregistreuse .
L'émission d'espèces depuis la caisse de l'organisation est effectuée à l'aide de reçus de caisse sous le formulaire n° KO-2 ou d'autres documents correctement exécutés. Un cachet spécial est apposé sur ces documents (bulletins de paiement, de règlement et de versement, demandes d'émission d'argent, factures, etc.), remplaçant les détails de l'ordre d'encaissement. Les documents pour l'émission d'argent doivent être signés par le chef, le chef comptable de l'organisation ou les personnes autorisées à le faire. Si les documents, relevés, comptes, etc., joints aux ordres d'encaissement portent l'inscription d'autorisation du chef de l'organisme, sa signature sur les récépissés d'encaissement n'est pas requise.
Dans les services comptables centralisés, il est établi un seul avis de dépenses correspondant au montant total des salaires versés, dont la date et le numéro sont indiqués sur chaque bulletin de paie (règlement et paiement).
Lors de l'émission d'argent au titre d'un mandat de dépenses ou d'un document le remplaçant à un particulier, le caissier exige la présentation d'un document (passeport ou autre document) identifiant le destinataire, note le nom et le numéro du document, par qui et quand il a été émis et sélectionne le reçu du destinataire. Si un document remplaçant un mandat de dépense est établi pour l'émission d'argent à plusieurs personnes, alors les destinataires présentent également les documents spécifiés prouvant leur identité et signent dans la colonne appropriée du document de paiement. Toutefois, dans ce dernier cas, les données de la pièce d'identité ne sont pas inscrites sur le document monétaire remplaçant le mandat de caisse.
L'émission d'argent aux employés d'une organisation peut être effectuée à l'aide d'un certificat délivré par cette organisation, s'il contient une photographie et la signature personnelle du propriétaire.
Un reçu de réception d'argent ne peut être établi que par le destinataire personnellement à l'encre ou avec un stylo à bille indiquant le montant reçu : roubles en mots, kopecks en chiffres. Lors de la réception d'argent selon un relevé de paie (règlement et paiement), le montant en lettres n'est pas indiqué.
L'émission d'argent aux personnes qui ne figurent pas sur la masse salariale de l'organisation est effectuée selon des reçus de caisse émis séparément pour chaque personne, ou selon un relevé distinct basé sur les accords conclus.
Le caissier ne remet l'argent qu'à la personne indiquée sur le bon de caisse ou un document le remplaçant. Si l'émission d'argent est effectuée par procuration, exécutée dans les formes prescrites, dans le texte de l'ordre après le nom, prénom et patronyme du destinataire de l'argent, le nom, prénom, patronyme de la personne confiée avec la réception de l'argent est indiqué. Si l'argent est émis conformément à un relevé, avant la réception de l'argent, le caissier inscrit l'inscription suivante : « Par procuration ». La procuration reste dans les documents du jour en pièce jointe au bon de caisse ou au relevé.
Le paiement du travail et le paiement des prestations sociales sont effectués par le caissier selon les relevés de paiements (décompte et paie) sans établissement de quittance pour chaque bénéficiaire. Dans ce cas, sur la page de titre (en-tête) du relevé de paiement (règlement et paiement), une inscription d'autorisation sur l'émission d'argent est faite, signée par le chef et le chef comptable de l'organisation ou des personnes autorisées à le faire. De la même manière, les émissions uniques d'argent pour les salaires (lors de départs en vacances, de maladie, etc.), ainsi que l'émission de sommes déposées et d'argent d'acompte pour les dépenses liées aux voyages d'affaires, à plusieurs personnes peuvent être traitées. .
Les paiements uniques en argent pour les salaires des particuliers sont généralement effectués à l'aide de reçus de caisse.
A l'expiration du délai de paiement des salaires et de versement des prestations sociales, le caissier doit :
Le service comptable vérifie les marquages effectués par les caissiers dans les relevés de paiement (règlement et paiement) et calcule en fonction de ceux-ci les montants émis et déposés.
Les sommes déposées sont remises à la banque et un mandat de caisse général est établi pour les sommes déposées.
Les bons de caisse entrants et leurs reçus, ainsi que les bons de commande sortants et les documents qui les remplacent doivent être remplis de manière claire et nette par le service comptable. Ils peuvent être rédigés à la main, tapés sur une machine à écrire ou préparés sur un ordinateur. Aucun ratage, rature ou correction n'est autorisé dans les documents de caisse.
Les bons de caisse entrants et sortants indiquent la base de leur préparation et répertorient les documents qui y sont joints.
La réception et l'émission d'argent selon les mandats de caisse ne peuvent être effectuées que le jour de leur préparation.
Lors de la réception des reçus de caisse et des ordres de débit ou des documents les remplaçant, le caissier est tenu de vérifier :
La présence et l'authenticité de la signature du chef comptable sur les documents, et sur l'ordre de caisse ou un document le remplaçant - l'inscription d'autorisation (signature) du chef de l'organisme ou des personnes habilitées à le faire ;
Remplissage correct des documents ;
Disponibilité des candidatures répertoriées dans les documents.
Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, le caissier renvoie les documents au service comptable pour traitement approprié. Les ordres de caisse de réception et de dépense ou les documents les remplaçant, avant d'être transférés à la caisse, sont enregistrés par le service comptable dans le registre des pièces de caisse de réception et de dépense selon le formulaire type n° KO-3. Les ordres de dépenses émis sur les relevés de paiement (règlement et paiement) des salaires et autres paiements équivalents sont enregistrés après leur émission. Le journal d'enregistrement est construit de telle manière que, sur la base de ses données, la destination des espèces reçues et dépensées est surveillée, des numéros sont attribués aux documents de caisse et l'intégralité des transactions effectuées par le caissier est vérifiée. Il est permis d'enregistrer les documents de trésorerie entrants et sortants à l'aide de la technologie informatique.
Toutes les entrées et sorties d'espèces par une organisation sont enregistrées dans le livre de caisse à l'aide du formulaire type n° KO-4.
Chaque organisation ne tient qu'un seul livre de caisse, qui doit être numéroté, lacé et scellé avec un sceau de cire ou de mastic. Le nombre de feuilles du livre de caisse est certifié par les signatures du gérant et du chef comptable de l'entreprise.
Les inscriptions au livre de caisse sont faites en double exemplaire à l'aide de papier carbone imbibé d'encre ou d'un stylo à bille. Les seconds exemplaires des feuilles doivent être détachables et servir de rapport de caisse. Les premiers exemplaires de feuilles sont numérotés avec les mêmes numéros.
Les souscriptions et les corrections non précisées dans le livre de caisse ne sont pas autorisées. Les corrections apportées sont certifiées par les signatures du caissier, ainsi que du chef comptable de l'organisme ou de la personne qui le remplace.
Les inscriptions au livre de caisse sont effectuées par le caissier immédiatement après la réception ou l'émission de l'argent pour chaque commande ou autre document le remplaçant. Chaque jour en fin de journée ouvrable, le caissier calcule les résultats des opérations de la journée, affiche le solde d'argent dans la caisse pour la date suivante et transfère au service comptable à titre de rapport de caisse une deuxième feuille détachable (une copie des écritures du livre de caisse du jour) avec les recettes et dépenses les documents de caisse contre récépissé dans le livre de caisse.
Le livre de caisse peut être tenu de manière automatisée, dans laquelle ses feuilles sont formées sous la forme d'un schéma machine « Insérer une feuille du livre de caisse ». Dans le même temps, le machinegramme « Rapport du caissier » est généré. Ces deux machinogrammes doivent être établis au début du jour ouvrable suivant, avoir le même contenu et comporter toutes les mentions prévues dans le formulaire du livre de caisse. La numérotation des feuilles du livre de caisse dans ces schémas machines s'effectue automatiquement par ordre croissant dès le début de l'année.
Dans le machineogramme « Insérer une feuille du livre de caisse » pour chaque mois, le nombre total de feuilles du livre de caisse pour chaque mois doit être automatiquement imprimé, et dans le dernier pour l'année civile, le nombre total de feuilles du livre de caisse pour l'année.
Le caissier, après avoir reçu les machinogrammes « Insérer une feuille du livre de caisse » et « Rapport du caissier », est tenu de vérifier l'exactitude des documents spécifiés, de les signer et de transférer le rapport du caissier ainsi que les documents de caisse entrants et sortants au service comptable. contre un reçu dans le feuillet intercalaire du livre de caisse.
Afin de garantir la sécurité et la facilité d'utilisation, les feuilles d'insertion du livre de caisse sont conservées par le caissier séparément pour chaque mois pendant un an. A la fin de l'année civile (ou si nécessaire), les machinegrammes spécifiés sont inscrits dans un livret par ordre chronologique. Le nombre total de feuilles pour l'année est certifié par les signatures du chef et du chef comptable de l'organisation, et le livre est scellé.
Une somme d'argent issue de la caisse enregistreuse qui n'est pas confirmée par le reçu du destinataire dans l'ordre de caisse ou tout autre document le remplaçant ne sera pas acceptée pour justifier le solde d'espèces dans la caisse enregistreuse, est considérée comme une pénurie et est encaissée auprès de le caissier. Les liquidités non confirmées par des encaissements sont considérées comme un excédent de trésorerie. Ils sont inclus dans les revenus de l'organisation. Le caissier en chef, avant le début de la journée de travail, remet à l'avance aux autres caissiers le montant d'espèces nécessaire aux opérations de dépenses contre un reçu dans le livre de comptabilité des espèces reçues et délivré par le caissier selon le formulaire type No. .KO-05. À la fin de la journée de travail, les caissiers sont tenus de rendre compte au caissier en chef (senior) de l'avance reçue et de l'argent accepté selon les documents de réception, et de remettre le solde des espèces et les documents de trésorerie sur les transactions effectuées au chef ( senior) caissier contre un reçu dans le livre comptable accepté et délivré par le caissier en argent.
Pour les avances reçues sur les salaires, le caissier est tenu de se déclarer dans le délai précisé dans la fiche de paie pour leur paiement. Avant l'expiration de ce délai, les caissiers sont tenus de remettre quotidiennement à la caisse le solde des espèces non émis selon les fiches de paie. Cet argent est remis dans des sacs, colis et autres emballages scellés par les caissiers au caissier en chef contre un récépissé indiquant le montant déclaré.
Comptabilisation des transactions en espèces.
Pour enregistrer la disponibilité et le mouvement des fonds à la caisse de l'organisation, le compte actif 50 « Cash » est utilisé. Son débit reflète les recettes à la caisse et son crédit reflète les dépenses de la caisse enregistreuse de l’organisation. Le solde du compte correspond au solde de trésorerie en caisse. Les espèces en monnaie russe sont comptabilisées dans les sous-comptes 50.1 « Caisse enregistreuse organisationnelle (en roubles) » et 50.2 « Caisse d'exploitation ».
Pour les voyages d'affaires à l'étranger, une organisation peut recevoir des fonds en devises étrangères de la part de la banque. La comptabilisation des espèces en devises est tenue dans un sous-compte distinct 50.11 « Caisse enregistreuse organisationnelle (en devises) ». Les soldes de trésorerie en devises étrangères sont recalculés en roubles de la manière établie par le règlement comptable « Comptabilisation des actifs et des passifs d'une organisation dont la valeur est exprimée en devises étrangères ». La différence de change identifiée suite au recalcul est incluse dans les autres produits (sous-compte 91.1 « Autres produits ») ou les charges (sous-compte 91.2 « Autres dépenses »).
Présentons la réflexion en comptabilité des transactions typiques pour la réception et la dépense d'argent.
La caisse d'une entreprise peut stocker non seulement des espèces, mais aussi des documents monétaires (titres, coupons de carburant et lubrifiants, documents de voyage, bons, etc.), ainsi que des formulaires de déclaration stricts (carnets de travail, reçus feuilles de route, formulaires de bons touristiques, etc.). Les documents monétaires sont comptabilisés dans les sous-comptes 50.3 « Documents monétaires (en roubles) » et 50.33 « Documents monétaires (en devises) » dans l'évaluation en fonction des documents entrants. Les formulaires de déclaration stricte sont comptabilisés dans le compte hors-bilan 006 « Formulaires de déclaration stricte » au prix de leur réalisation.
Reçu et dépense documents monétaires et des formulaires de déclaration stricts sont établis avec les commandes entrantes et sortantes, suivis par le caissier établissant un rapport sur leur mouvement.
Toutes les transactions en espèces sont accompagnées obligatoirement documenter. Ce n'est que sur cette base qu'ils sont acceptés pour la comptabilité.
Quels documents principaux sont utilisés pour traiter les transactions en espèces ? Toute transaction financière doit être certifiée par des documents appropriés.
Il s'agit d'un support documentaire qui confirme toutes les actions effectuées par l'employé responsable. La procédure de flux de documents pour les transactions en espèces est régie par la législation russe en vigueur.
Que souhaitez-vous savoir
Le travail le plus responsable dans les activités de toute entité économique est la comptabilité chiffre d'affaires et une documentation appropriée de toutes les transactions en espèces effectuées.
Les documents primaires ont également une signification juridique. Si des litiges comptables surviennent, ils peuvent être utilisés comme preuve principale.
Le ministère des Finances de la Fédération de Russie a établi des détails stricts qui doivent être disponibles dans les principaux documents primaires permettant d'effectuer des transactions en espèces.
Ainsi, les détails suivants sont invariablement indiqués :
- Nom;
- forme et code ;
- date de création;
- l'essence de l'opération, ses mesures ;
- personnes responsables, leurs signatures avec transcriptions.
Classement des documents
Les formulaires de formulaires unifiés utilisés pour le traitement des transactions en espèces sont affichés dans le classificateur panrusse de la documentation de gestion.
La documentation principale pour l'enregistrement et la comptabilisation des transactions en espèces effectuées comprend :
- documents de caisse entrants/sortants ;
- Caisses enregistreuses;
- ordonnances commémoratives;
- certificats et documents similaires;
- livres d'argent liquide et autres objets de valeur ;
- livres de comptabilité des fonds et objets de valeur reçus et émis.
Base normative
Les exigences les plus importantes concernant les règles et procédures de préparation de la documentation primaire sont contenues dans.
Documents primaires de base pour l'enregistrement des transactions en espèces dans une entreprise
Pour l'enregistrement des transactions en espèces, le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie a approuvé les formats de la documentation comptable primaire. L'enregistrement des documents primaires pour la comptabilité des transactions en espèces est obligatoire pour toute organisation effectuant des paiements en espèces.
Les principales formes comprennent :
À la caisse de l'entreprise espèces crédité sur un compte bancaire à la suite du paiement d'articles et de services en stock, lors du retour des montants précédemment émis, etc.
Pour recevoir de l'argent d'un compte courant, l'organisation dispose d'un chéquier spécialement émis. Pour retirer de l'argent du compte, le comptable émet un chèque de caisse, puis il est signé et remis au caissier.
Le formulaire de chèque contient la valeur du montant accepté. L'établissement bancaire conserve la partie détachable du titre de chèque.
La souche du chèque fait office de pièce justificative lors de l'inscription de cette opération dans les registres comptables de l'organisme. Vous pouvez déposer de l'argent sur votre compte courant en remplissant une annonce de contribution en espèces.
Le fait de l'encaissement est certifié par un ordre de réception. Ce document corrigé dans .
Ensuite, le PKO est remis au caissier, il reçoit l'argent et, après avoir signé l'ordre et y joint, fait une inscription en bonne et due forme dans le livre de caisse.
Avec l'aide des services de caisse enregistreuse, les transactions sont traitées pour :
Mandats commémoratifs
Un arrêté commémoratif est un document qui contient l'enregistrement de toute transaction commerciale avec l'affichage du montant de la transaction sur les comptes comptables.
Ces documents sont créés pour toutes les opérations effectuées au cours de la période de reporting. Ensuite, chaque commande est enregistrée sur les feuilles de contrôle de débit et de crédit, sur les comptes correspondants.
De telles commandes font partie de l'un des systèmes comptables en comptabilité. Ce système est relativement simple, ce qui contribue à sa popularité. Tous les registres comptables sont remplacés par le Grand Livre, créé mensuellement.
La base du système comptable des mandats commémoratifs est représentée par des arrêtés commémoratifs, établis séparément pour chaque opération financière.
À grandes quantités documents primaires homogènes, il convient de les enregistrer dans un relevé cumulatif, à partir des résultats duquel est établi l'imputation correspondante. Chaque ordre commémoratif possède un numéro permanent.
Ainsi, une seule commande est préparée mensuellement pour chaque groupe d’opérations. Si les transactions individuelles sont uniques, des commandes distinctes sont préparées pour elles, numérotées pour le mois.
Le chef comptable signe l'arrêté commémoratif, après quoi le document est enregistré dans le journal comptable synthétique.
A l'aide d'un tel journal, la sécurité des commandes et des documents primaires est surveillée. A la fin du mois, les résultats du journal sont comparés aux résultats de rotation des comptes synthétiques.
Les avantages du système de mandat commémoratif sont la simplicité et l'accessibilité du processus comptable, la stricte cohérence, l'utilisation de formulaires de registre types et la possibilité de recourir à la main d'œuvre de salariés peu qualifiés.
Journaux de caisse
Dans le Classificateur, le livre de caisse porte un numéro. Ce document permet d'enregistrer toutes les espèces créditées à la caisse enregistreuse et émises par celle-ci.
Les entrées dans le Livre sont faites sur la base des données de la documentation primaire, à savoir PKO et RKO. Après l'émission de chaque ordre de caisse, une inscription appropriée est effectuée dans le livre de caisse.
Lors des inscriptions, le caissier doit vérifier les montants indiqués sur les documents et le Livre. Si les montants correspondent, à la fin de la journée ouvrable, le caissier calcule le solde, qui est le résultat de toutes les transactions effectuées au cours de la journée.
Chaque feuille du livre de caisse est certifiée par le caissier. Vous pouvez tenir un livre de caisse manuellement ou au format électronique.
Avec un remplissage manuel normal, les feuilles sont numérotées avant même l'utilisation du magasin. Le journal doit être lacé et certifié avec les signatures du chef comptable et du directeur. S'il est disponible, le sceau de l'organisation est apposé.
Lors de la tenue électronique d'un livre de caisse, il est important de prendre des mesures pour empêcher tout accès non autorisé aux registres. Le livre électronique est certifié par les signatures électroniques des personnes responsables.
Les informations sont imprimées dans les délais fixés par la direction. Feuilles imprimées livre électronique rassemblés dans un dossier séparé. Ils peuvent être nécessaires lors de conduites externes.
Autres documents
Parmi les autres documents comptables principaux pour le traitement des transactions en espèces, les suivants peuvent être particulièrement importants :
| Livre de fonds | Destiné à documenter les transactions en espèces effectuées entre le caissier en chef et les autres caissiers de l'organisation au cours de la journée. La nécessité d'un tel document ne se pose que pour les grandes entreprises |
| Paie | Le document prend en compte le temps travaillé, les cumuls, les paiements et les déductions aux employés de l'organisation. Un document est établi en un seul exemplaire par un comptable sur la base des documents primaires d'enregistrement de la production, des temps travaillés, etc. Le relevé indique les montants à émettre, ainsi que les retenues et retenues. La dernière colonne du document contient des informations sur le montant total des paiements pour lesquels le règlement en espèces est établi |
| Ce document conserve les traces du paiement des salaires et autres paiements aux employés. Le format est identique au format d'un relevé de paie. |
Exigences générales de remplissage
Documents comptables primaires servant à l'établissement opérations en espèces, sont remplis en tenant compte des mêmes exigences.
Les principaux sont les suivants :
- les registres sont conservés selon des moyens garantissant la sécurité des registres. Ceux-ci incluent l’utilisation d’encre, de stylos, de crayons chimiques et de supports mécaniques. Vous ne pouvez pas utiliser un simple crayon pour prendre des notes ;
- Les mentions obligatoires doivent être indiquées, les enregistrements doivent être lisibles ;
- Les colonnes ne peuvent pas être laissées vides ; un tiret doit être saisi ;
- les montants sont indiqués en lettres et en chiffres ;
- les documents sont certifiés par les signatures des personnes responsables avec une transcription des signatures ;
- La présence de taches et de corrections est inacceptable ;
- Les documents primaires doivent être conservés pendant au moins cinq ans.
Optimisation de la comptabilité primaire
Le processus d'enregistrement des documents de trésorerie peut être optimisé. Pour ce faire, vous devez prêter attention aux points qui augmentent l'efficacité du travail comptable :
- organisation d'un flux documentaire rationnel ;
- amélioration des processus commerciaux;
- automatisation des processus comptables;
- motivation du personnel.
Avec une bonne organisation du système de flux documentaire, la duplication des documents peut être évitée, ce qui signifie réduire le temps d'élaboration et de traitement de la documentation.
Pour ce faire, il convient de déterminer à quel stade il est conseillé de créer et de transférer des documents primaires vers d'autres services. Le personnel comptable peut être divisé en groupes en fonction des intérêts.
Certains employés seront directement impliqués dans la préparation, la compilation et la vérification de la documentation primaire. D'autres établiront des écritures comptables, guidés par une documentation déjà vérifiée.
L'automatisation des processus comptables minimisera le rôle du « facteur humain », ce qui éliminera pratiquement le risque d'erreurs.
Dans le même temps, le temps nécessaire au traitement des documents est réduit, puisque le système automatisé calculera et retirera lui-même tous les montants nécessaires.
Un point important dans l'optimisation de la comptabilité primaire est la motivation des salariés. En automatisant les processus et en réduisant les coûts de temps, l'organisation a besoin de moins de travailleurs.
Cela vous permet de réduire le personnel existant et d'augmenter les salaires des employés restants.
Si l'entreprise ne souhaite pas moderniser de manière indépendante le système comptable principal, l'optimisation peut être réalisée grâce au recours aux services d'externalisation des cabinets comptables.
