मुझे संदेश की प्रति भेजने का कोई फायदा नहीं। पोस्टफिक्स: प्रत्येक ईमेल की एक प्रति निर्दिष्ट ईमेल पते पर भेजें

इंटरनेट पर डाक सेवाओं के विकास और सेलुलर ऑपरेटरों की सुलभ सेवाओं के साथ, कागजी पोस्टकार्ड और लिफाफे में पत्र अब उतनी बार नहीं भेजे जाते जितने 10-15 साल पहले भेजे जाते थे। लेकिन कुछ मामलों में इसे नियमित डाक लिफाफे में भेजे बिना करना असंभव है। रूसी डाक के माध्यम से एक पत्र कैसे भेजें ताकि पत्राचार प्राप्तकर्ता तक पहुंचने की गारंटी हो?

आप डाक लिफाफे में क्या भेज सकते हैं?

आरंभ करने के लिए, यह निर्धारित करना उचित है कि पत्रों के लिए एक लिफाफे में वास्तव में क्या भेजा जा सकता है, और आपको किस चीज़ का उपयोग करने की आवश्यकता होगी, उदाहरण के लिए, एक पार्सल। आप रूसी डाक द्वारा पत्र द्वारा क्या भेज सकते हैं?

पोस्टकार्ड और पत्रों के अलावा, आप लगभग किसी भी कागज या कार्डबोर्ड पत्राचार को लिफाफे में रख सकते हैं: व्यक्तिगत दस्तावेज (पासपोर्ट, डिप्लोमा, कार्य पुस्तिका, प्रमाण पत्र, आदि), कागज (कार्डबोर्ड) शिल्प और उत्पाद, तस्वीरें, आदि। मुख्य बात यह है कि एक पत्र का वजन स्थापित मानदंड - 100 ग्राम (दूसरे देश को पत्रों के लिए - दो किलोग्राम से अधिक नहीं) से अधिक नहीं था। इस नियम का अपवाद धन और बैंक कार्ड हैं - डाक कर्मचारी स्वयं उन्हें लिफाफे में रखने की अनुशंसा नहीं करते हैं।

प्रश्न अक्सर उठता है: क्या इसे कागजी पत्र में संलग्न करना संभव है? छोटी वस्तुएं? उदाहरण के लिए, आभूषण, चाबी की चेन, फ्लैट मैग्नेट, बैज? डाक कर्मचारी इस प्रश्न का उत्तर नकारात्मक में देते हैं। कारण सरल है - लिफाफे पर मुहर लगाते समय या मेलबॉक्स के माध्यम से भेजते/निकालते समय, अंदर भारी वस्तु के कारण लिफाफा फट सकता है।

हालाँकि, जो प्रेषक काफी सफलतापूर्वक भेजने का प्रबंधन करते हैं छोटी वस्तुएंपत्रों में, वे दावा करते हैं कि यदि लिफाफे में वस्तुओं को स्पष्ट रूप से महसूस नहीं किया जा सकता है तो ऐसे अनुलग्नकों को ले जाया जा सकता है। यह केवल वस्तु को कार्डबोर्ड, टेप की कई परतों या मोटे कागज में लपेटकर प्राप्त किया जाता है।

एक साधारण पत्र कैसे भेजें

भेजने के प्रकार के आधार पर, पत्रों को पंजीकृत किया जा सकता है, सरल, व्यक्त, घोषित मूल्य वाले पत्र या अधिसूचना के साथ। कुछ सुविधाओं को छोड़कर, उन्हें भेजने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया लगभग समान है। एक साधारण डाक आइटम के उदाहरण का उपयोग करते हुए, आइए देखें कि रूसी पोस्ट के माध्यम से पत्र कैसे भेजा जाए:

• कोई भी पत्र निकटतम रूसी डाकघर से भेजा जाता है, जिसका पता इस संगठन की आधिकारिक वेबसाइट पर पाया जा सकता है। इसके अलावा, एक साधारण पत्र को स्ट्रीट मेलबॉक्स में डाला जा सकता है।
• भेजने के लिए, आपको अनुलग्नक के आकार के अनुसार एक लिफाफा खरीदना होगा। सबसे छोटा 114 x 162 मिमी या 110 x 220 मिमी (यूरो) है, सबसे बड़ा 229 x 324 मिमी है।

• लिफाफा लाल, पीले और हरे रंग को छोड़कर किसी भी रंग की स्याही से सुपाठ्य लिखावट में भरा जाना चाहिए। लिफाफे पर विभिन्न क्रॉस-आउट, दाग या सुधार की अनुमति नहीं है।
• ऊपरी बाएँ कोने में, एक विशेष फ़ील्ड में, प्रेषक के बारे में जानकारी भरें:
  - "से" पंक्ति में भेजने वाले संगठन का पूरा नाम या नाम दर्शाया गया है;
  - "प्रेषक" पंक्तियों में, निम्नलिखित क्रम में प्रेषक का पता डेटा दर्ज करें:

• गली;
• घर का नंबर;
• भवन संख्या (यदि कोई हो);
• अपार्टमेंट नंबर (कार्यालय या कार्यालय नंबर);
• बस्ती (पूरा भौगोलिक नाम);
• जिला (यदि यह पते पर मौजूद है);
• क्षेत्र का नाम रूसी संघ(क्षेत्र, क्षेत्र, आदि);
• प्रस्थान के देश का नाम (केवल विदेश भेजने के लिए);

  निचली विंडो में, प्रेषक के डाकघर सूचकांक के अनुरूप 6 अंक भरें।

• उसी क्रम में, पत्र प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी लिफाफे के निचले दाएं कोने में स्थित फ़ील्ड की पंक्तियों में दर्ज की जाती है।
• डिजिटल इंडेक्स (निचले बाएं कोने) के लिए फ़ील्ड में, प्राप्तकर्ता का पोस्ट ऑफिस इंडेक्स समोच्च के साथ दर्ज किया गया है।
• सभी आवश्यक फ़ील्ड भरने के बाद, लिफाफे के अंदर एक अनुलग्नक (पत्र, पोस्टकार्ड, आदि) रखा जाता है और लिफाफे को सील कर दिया जाता है।

एक साधारण पत्र, जिसका वजन 20 ग्राम से अधिक नहीं होता है, बिना अतिरिक्त भुगतान या अतिरिक्त टिकटों के डाक लिफाफे में भेजा जाता है। हालाँकि, यदि वस्तु का वजन अधिक है या पत्र देश के बाहर वितरित होने की उम्मीद है, तो रूसी पोस्ट के माध्यम से पत्र भेजने से पहले, आपको ऑपरेटर से संपर्क करना चाहिए, जो पत्र का वजन करेगा और कीमत के अनुसार टिकट लगाएगा। वस्तु का.

रजिस्टर्ड पत्र कैसे भेजें

ऐसा संदेश एक साधारण पत्र से किस प्रकार भिन्न है? रूसी डाक के माध्यम से पंजीकृत पत्र कैसे भेजें? पंजीकृत पत्र भेजने की सेवा का उद्देश्य महत्वपूर्ण दस्तावेज, आधिकारिक पत्राचार (अनुरोध, दावे, अधिसूचनाएं, शिकायतें आदि) भेजना है। एक साधारण संदेश भेजने की तुलना में पंजीकृत पत्रों के कई फायदे हैं:

• भेजे जाने पर, एक पंजीकृत पत्र को एक व्यक्तिगत ट्रैक नंबर सौंपा जाता है (प्रेषक को जारी किए गए चेक के शीर्ष पर दर्शाया गया है)। इसके उपयोग से पीआर वेबसाइट पर इंटरनेट सेवा "आइटम की ट्रैकिंग" के माध्यम से संदेश की डिलीवरी को ट्रैक करना संभव है।
• इस प्रकार की शिपमेंट पासपोर्ट की प्रस्तुति के बाद हस्ताक्षर के विरुद्ध प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से वितरित की जाती है। यह निर्विवाद प्रमाण है कि प्रेषक ने समय पर पत्र भेजा है, और प्राप्तकर्ता संदेश की सामग्री से परिचित है।

पंजीकृत मेल भेजना पत्राचार भेजने का अधिक विश्वसनीय, लेकिन अधिक महंगा तरीका भी है। यदि आपको "पंजीकृत पत्र" सेवा का उपयोग करने की आवश्यकता है तो रूसी डाक के माध्यम से पत्र कैसे भेजें? ऊपर वर्णित चरणों को पूरा करने के बाद, प्रेषक को डाक ऑपरेटर से संपर्क करना होगा, कहना होगा कि उसे एक पंजीकृत पत्र भेजने की आवश्यकता है, और इस सेवा की लागत का भुगतान करना होगा। डाक कर्मचारी लिफाफे का वजन करेगा, पत्र को ट्रैकिंग नंबर के साथ पंजीकृत करेगा, और वस्तु की लागत के अनुसार बारकोड और टिकट संलग्न करेगा।

सूचना: यह किस लिए है और इसे सही तरीके से कैसे भरें

अधिसूचना के साथ पंजीकृत पत्र एक ऐसी सेवा है जो प्रेषक को प्राप्तकर्ता को पत्र की डिलीवरी की सही तारीख का पता लगाने की अनुमति देती है। यह सरकारी दस्तावेज़, जो कुछ मामलों में समय पर पत्राचार भेजने के तथ्य के प्रमाण के रूप में भी काम कर सकता है। इस सेवा का उपयोग करने के लिए, आपको एक फॉर्म भरना होगा और ऑपरेटर को सूचित करना होगा कि एक पंजीकृत पत्र एक अधिसूचना के साथ भेजा गया है।

इसे एक विशेष डाक फॉर्म एफ-119 पर भरा जाता है। सारी जानकारी एक फ़ील्ड में दोनों तरफ है, जो दर्शाती है: "जिन पर बोल्ड लाइन से घेरा गया है, उन्हें प्रेषक द्वारा भरा गया है।" भरने की प्रक्रिया इस प्रकार है:

1. "अधिसूचना को पते पर लौटाया जाना चाहिए" इंगित करने वाले फ़ील्ड में, पत्र भेजने वाले का डेटा लिफाफे के समान क्रम में दर्ज किया गया है। अंक "पत्र" और "पंजीकृत" बक्सों में रखे गए हैं।
2. मैदान में पीछे की ओरप्राप्तकर्ता का विवरण लिफाफे के समान क्रम में फॉर्म पर दर्ज किया जाता है। अंक "पत्र" और "पंजीकृत" बक्सों में रखे गए हैं।
3. अधिसूचना को ऑपरेटर द्वारा सीधे लिफाफे पर चिपका दिया जाता है, और प्राप्तकर्ता को पंजीकृत पत्र पहुंचाने के बाद, फॉर्म को डाकिया द्वारा हटा दिया जाता है और प्रेषक को भेज दिया जाता है।

अनुलग्नक के विवरण के साथ पत्र

विशेष रूप से मूल्यवान अनुलग्नक भेजने के लिए मूल्य पत्र (घोषित मूल्य पत्र के रूप में भी जाना जाता है) का आदेश देने की सिफारिश की जाती है: व्यक्तिगत दस्तावेजों, प्रतिभूतियों, अचल संपत्ति दस्तावेज इत्यादि के मूल। इस प्रकार की डाक सामग्री को अनुलग्नक के विवरण के साथ पूरक किया जाता है जिसमें उस राशि का संकेत दिया जाता है जिस पर प्रेषक लिफाफे की सामग्री का अनुमान लगाता है।

इस प्रकार के अग्रेषण को सबसे विश्वसनीय में से एक माना जाता है, क्योंकि एक मूल्यवान पत्र को आवश्यक रूप से एक पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है, जिसका अर्थ है कि इसे प्राप्तकर्ता के रास्ते में ट्रैक किया जा सकता है। इसके अलावा, यदि पत्र अचानक खो जाता है, तो प्रेषक को घोषित मूल्य की राशि में डाकघर से मुआवजा मिलता है।

रूसी डाक के माध्यम से एक पंजीकृत पत्र कैसे भेजें यदि इसे घोषित मूल्य के साथ अनुलग्नक की सूची के साथ पूरक करने की आवश्यकता है? लिफाफा खरीदने और भरने के अलावा (पत्र को सील करने की कोई आवश्यकता नहीं है), प्रेषक को एक सूची बनाने के लिए डाकघर ऑपरेटर से संपर्क करना होगा:

• इसे प्रेषक द्वारा विशेष प्रपत्र एफ-107 पर दो प्रतियों में भरा जाता है। सूची में पत्र में भेजे गए सभी कागजात की एक विस्तृत सूची होनी चाहिए, जिसमें उनका अनुमानित मूल्य दर्शाया गया हो।
• मेल ऑपरेटर संकलित सूची के साथ अनुलग्नक की सामग्री की जाँच करता है।
• प्रत्येक प्रति पर इसे स्वीकार करने वाले ऑपरेटर और प्रेषक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
• एक प्रति प्रेषक को सौंप दी जाती है, दूसरी को भेजे जाने वाले कागजात के साथ एक लिफाफे में रखा जाता है।

यदि यह घोषित मूल्य वाला पत्र है तो रूसी डाक के माध्यम से एक पत्र भेजने में कितना खर्च आता है? एक पंजीकृत पत्र भेजने की लागत के अलावा, प्रेषक को उसके घोषित मूल्य की 4% राशि में बीमा शुल्क का भुगतान करना होगा। ध्यान देने योग्य बात यह है कि इसके खो जाने की स्थिति में भुगतान किए गए बीमा शुल्क की प्रतिपूर्ति प्रेषक को नहीं की जाएगी।

एक पत्र की कीमत

मेलिंग डाक वितरण का सबसे सस्ता तरीका है। आज, ग्राहक के पास पहले से यह पता लगाने का अवसर है कि रूसी पोस्ट के माध्यम से एक पत्र भेजने में कितना खर्च आता है। यह पोस्टल कैलकुलेटर सेवा का उपयोग करके रूसी पोस्ट की आधिकारिक वेबसाइट के माध्यम से किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, यह जानने के लिए कि रूसी डाक द्वारा एक पंजीकृत पत्र भेजने में कितना खर्च आता है, आपको इसके बारे में जानकारी दर्ज करनी होगी आबादी वाले क्षेत्रप्रेषक और प्राप्तकर्ता, पत्र का वजन, वितरण विधि इंगित करें, और "अतिरिक्त सेवाएं" अनुभाग में "पंजीकृत" के बगल में स्थित बॉक्स को भी चेक करें। इसके बाद सेवा स्वचालित रूप से भेजने की लागत की गणना करेगी।

आईटी में काम करते हुए, "आवश्यकतानुसार" पत्र भेजकर ईमेल पत्राचार की गुणवत्ता पर समय बचाने का एक बड़ा प्रलोभन है। हालाँकि, के लिए बड़ी कंपनियांइससे अक्सर खराब संचार होता है और परियोजना कार्य की दक्षता में कमी आती है (इसके कारण)। बड़ी मात्रानिर्णय लेने में शामिल व्यक्ति)।

इससे बचने के लिए, मैं निम्नलिखित सुझाव देता हूं ईमेल पत्राचार के लिए अनुशंसाओं का चयन, मेरे द्वारा एक दर्जन स्रोतों से चुना गया। मुझे तुरंत ध्यान देना चाहिए कि ईमेल संचार की प्रभावशीलता का एक मानदंड यह है कि आप जो चाहते हैं वह प्राप्त हो रहा है। न्यूनतम व्याकुलता के साथअन्य सहकर्मी.

तो, सामान्य तौर पर:

1. प्रतिक्रिया समय, डिफ़ॉल्ट रूप से, 24 घंटे से अधिक अपेक्षित नहीं है।
2. यदि आपने दो पत्र भेजे और कोई उत्तर नहीं आया, तो कॉल करें। यदि कॉल करने से समस्या का समाधान नहीं होता है, तो अपॉइंटमेंट लें।
3. यदि आप उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो तुरंत लिखें और कहें कि आप तब उत्तर देंगे XX.XX।
4. यदि पत्र आपके लिए नहीं है, तो उत्तर दें "संभवतः आपका पता ग़लत है।" अन्यथा, व्यक्ति उत्तर की प्रतीक्षा करेगा और आप पर भरोसा करते हुए समय बर्बाद करेगा।

अभिभाषक:

1. यदि संभव हो तो हर किसी की प्रतिलिपियाँ न बनाएँ। दूसरों की प्रतिलिपि बनाएँ यदि:
   • उन्होंने आप ही आप से इस विषय में पूछा;
   • उन्हें यह पत्र मिलना चाहिए.
2. यदि कॉपी में किसी एक व्यक्ति के साथ समस्या स्पष्ट रूप से हल हो रही है, तो सभी को उत्तर दें कि आप इसे उनके साथ हल करेंगे और सभी को केवल अंतिम परिणाम बताएंगे। उससे भी ज्यादा याद रखें अधिक लोगश्रृंखला में, इसका जवाब देने की ज़िम्मेदारी उतनी ही कम होती है।
3. लेकिन इस तथ्य के लिए तैयार रहें कि लगभग कोई भी उन पत्रों को नहीं पढ़ता जहां उनकी नकल की जाती है।

पत्र का विषय:

1. एक विषय - एक अक्षर. यदि पत्राचार के परिणामस्वरूप पत्र का विषय बदल गया है, तो पत्र का विषय और शीर्षक बदल दें।
2. संक्षिप्त सारांश: विषय पंक्ति में, तुरंत वह लिखें जो आप प्राप्त करना चाहते हैं।
3. अपने ईमेल की विषय पंक्ति में स्टेटस टैग जोड़ें। , , [अत्यावश्यक नहीं], [दस्तावेज़], "FYI करें" - उन पत्रों के लिए आवश्यकता नहीं हैप्राप्तकर्ता की ओर से कार्रवाई. उसका समय बचाएं.

पत्र शृंखला (धागे)

1. धागा बदलें. चर्चा के लिए अन्य विषयों के साथ पत्राचार में हेरफेर करके पत्राचार के विषय को "चोरी" न करें। बस अपने विषय के साथ एक नया थ्रेड (ईमेल श्रृंखला) बनाएं।
2. प्राप्तकर्ताओं को छोड़कर. यदि आपको केवल कुछ प्राप्तकर्ताओं के साथ किसी मुद्दे पर चर्चा करने की आवश्यकता है, तो बाकी को बाहर कर दें, और पत्र की शुरुआत में एक अलग पंक्ति जोड़ें "- शिमोन, इगोर" ताकि प्राप्तकर्ता इस परिवर्तन को समझ सकें।
3. इसके अलावा, यदि किसी को अब पत्राचार की आवश्यकता नहीं है, तो आप उसे इसमें रख सकते हैं बीसीसी(बीसीसी) और उसे इसके बारे में सूचित करें:

   @इवान, चर्चा में भाग लेने के लिए धन्यवाद, मैं आपको बीसीसी में डाल रहा हूं ताकि आपका ध्यान न भटके

4. प्राप्तकर्ताओं को जोड़ा जा रहा है. इसी तरह, पत्र की शुरुआत में "+ एलेक्सी" इंगित करना न भूलें।
5. स्वीकृत कोड का प्रयोग करें ईओएम या एनएनटीआर. किसी संदेश के विषय में प्रतीक ईओएम (= संदेश का अंत) जोड़कर, आप कहते हैं कि चर्चा बंद हो गई है। और एनएनटीआर (= उत्तर देने की आवश्यकता नहीं) - कि उत्तर देना आवश्यक नहीं है। इससे प्राप्तकर्ता और आपका समय दोनों बचता है और आपको इस तरह के प्रश्न के साथ कोई अन्य पत्र प्राप्त नहीं होगा:
   

   तो, तुम्हें मुझसे क्या चाहिए?

6. अन्य लोगों के पत्रों में उत्तर:
   भ्रम से बचने के लिए पत्र के मुख्य भाग में उत्तर पर हस्ताक्षर करके उत्तर दें:
   

   क्या आप लेआउट में बदलाव से सहमत हैं?
   [एक। एस.]: हां, मैं सहमत हूं।

   
   आप रंग/फ़ॉन्ट भी बदल सकते हैं (लेकिन कुछ प्राप्तकर्ताओं के पास पत्र स्वरूपण अक्षम हो सकता है और उन्हें केवल सादा पाठ ही दिखाई देगा!)
7. पूरे पत्राचार को अपनी पूँछ से मत खींचो. कई पत्र-व्यवहार खिंचते चले जाते हैं और पिछले पत्रों की विशाल पूँछें बढ़ती चली जाती हैं। उन्हें मत खींचो. जरा कल्पना करें कि एसएस में अभी-अभी आए किसी सहकर्मी या साथी का क्या इंतजार है। अंतिम 3-4 उत्तरों को छोड़ देना और पिछले समझौतों को अपने शब्दों में दोबारा बताना बेहतर है।

पत्र:

1. सार: आप जो पूछ रहे हैं या पेशकश कर रहे हैं वह पत्र के मुख्य भाग के पहले 15 शब्दों में होना चाहिए। जब आपको उत्तर की आवश्यकता हो तो समय सीमा भी बताएं - बिना समय सीमा वाला कार्य हमेशा के लिए लग जाता है।
2. प्रसंग: एक लंबे पत्र की शुरुआत में, एक वाक्य में संदर्भ का वर्णन करें, और एक वाक्य में, नीचे क्या चर्चा की जाएगी। विशेषकर पहले पत्र के लिए या किसी ऐसे व्यक्ति को जोड़ते समय जिसे पत्र-व्यवहार की जानकारी न हो।
3. विशिष्ट रहो. खुले अमूर्त प्रश्नों से बचें, बंद प्रश्न पूछें। यदि आपके पास कोई प्रश्न है, तो यथाशीघ्र उत्तर पाने के लिए, प्राप्तकर्ता को संभावित समाधान प्रदान करें:
   

   ऐसी-ऐसी समस्या है, हम निम्नलिखित समाधान प्रस्तुत करते हैं:

   • समाधान ए
   • समाधान बी
   • चर्चा की जरूरत है

   आपके लिए कौन सा समाधान सही है?

मीटिंक का विवरण:

पहले आगे की कार्रवाइयां लिखें, फिर निष्कर्ष और समझौते लिखें, क्योंकि वे कम महत्वपूर्ण हैं और उन्हें पढ़ा नहीं जा सकता है।

पत्रों के साथ संलग्नक:

1. किसी पत्र का उत्तर देते समय संलग्न फ़ाइलें नहीं भेजी जातीं। फॉरवर्ड/फ़ॉरवर्ड का उपयोग करें.
2. पत्र के मुख्य भाग में अनुलग्नकों की रिपोर्ट करें (Mac OS पर, अक्षरों में अनुलग्नकों को छोड़ना आसान है)।
3. ड्रॉपबॉक्स या गूगल ड्राइव पर बड़ी फ़ाइलें (5 एमबी से अधिक) अपलोड करें और उन्हें लिंक के माध्यम से प्रदान करें। इसके अलावा, पत्र के मुख्य भाग की तस्वीरें अक्सर ईमेल प्रोग्राम द्वारा पत्र के इतिहास से बाहर कर दी जाती हैं, इसलिए क्लाउड का लिंक फिर से जीत जाता है।

हस्ताक्षर:

तस्वीरों के साथ कोई व्यापक कैप्शन न लिखें, जो अक्सर बेकार हो जाता है और ज्यादा स्थानआपके संदेश से. स्क्रॉल करना असुविधाजनक है. हां, और तस्वीरें संलग्नक के रूप में पत्र के साथ जुड़ी हुई हैं, और यह देखने के लिए उन्हें लगातार जांचने की आवश्यकता है कि क्या कुछ महत्वपूर्ण संलग्न है।

भेजने से पहले:

1. सबमिट करने से पहले दोबारा पढ़ें और वर्तनी जांचें।
2. जटिल/भावनात्मक पत्र - लिखें, एक घंटे के लिए अलग रखें, फिर दोबारा पढ़ें और, यदि आप आश्वस्त हैं, तो भेजें।
3. आप एमएस आउटलुक में एक नियम स्थापित कर सकते हैं जो किसी भी भेजे गए ईमेल को एक विशेष आउटबॉक्स फ़ोल्डर में एन मिनट के लिए विलंबित करता है। इन एन मिनटों के दौरान, आप पत्र को रद्द/संपादित कर सकते हैं, जिससे आप त्रुटियों से बच सकते हैं।

उन्होंने BP30 की मानक कार्यक्षमता की ओर सही ही इशारा किया, जो समान कार्य करती है। मैं टिप्पणी से उद्धृत करूंगा:

व्यक्तिगत सेटिंग्स - ईमेल सेटिंग्स - आउटगोइंग ईमेल की प्रतियां पते पर भेजें।

उपरोक्त का चित्रण:

संक्षेप में, मैंने पहिये का आविष्कार किया। आपको एक्सटेंशन डाउनलोड नहीं करना है बल्कि मानक कार्यक्षमता का उपयोग करना है।

संक्षिप्त परिचय

एसएमटीपी के माध्यम से भेजे गए ईमेल के संबंध में विभिन्न मेल सर्वर अलग-अलग व्यवहार करते हैं। यदि आपके पास जीमेल पर मेल है, तो ऊपर वर्णित समस्या संभवतः आपकी चिंता नहीं करती है। मेरे पास यांडेक्स पर मेल है और, अगर कुछ नहीं किया जाता है, तो बीपी 3.0 से एक पत्र भेजने के बाद इस भेजने का तथ्य बिना किसी निशान के खो जाता है। इंटरनेट पर मुझे पत्रों को अपने पास अग्रेषित करने की एक युक्ति मिली, जिसमें पत्र के "गुप्त प्रति" फ़ील्ड में पता दर्शाया गया था। अपने मेलबॉक्स के किनारे, आप अक्षरों को पार्स करने के लिए नियम सेट कर सकते हैं और अपने पास से आने वाले पत्र को "भेजे गए" फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं।

यह पता चला कि यदि खाते का ई-मेल पता (यानी, आपका अपना ई-मेल) पत्र के "बीसीसी" फ़ील्ड में है, तो YandexMail डिफ़ॉल्ट रूप से अक्षरों को "भेजे गए" फ़ोल्डर में ले जाता है।

यह काम किस प्रकार करता है

यदि एक्सटेंशन पहले से इंस्टॉल है, तो अपने प्रतिपक्ष को सबसे सामान्य तरीके से एक पत्र भेजें, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ या दस्तावेज़ों के रजिस्टर से "खरीदार को चालान"

पत्र भेजने के फॉर्म में, पत्र को अपने पास अग्रेषित करने के लिए "भेजे गए आइटम को भेजें" चेकबॉक्स को चेक करें (चेक किया गया बॉक्स वर्तमान उपयोगकर्ता के लिए याद रखा जाएगा)

बेझिझक एक पत्र भेजें.

यह प्रतिपक्ष तक पहुंच जाएगा.

कभी-कभी आपके किसी ईमेल पर आने वाले सभी पत्रों को स्वचालित रूप से दूसरे ईमेल पर अग्रेषित करना आवश्यक हो जाता है। इसे स्पष्ट करने के लिए, यहां एक उदाहरण दिया गया है। आपके पास Yandex और Google (Gmail) पर मेल है। आप हर समय जीमेल का उपयोग करते हैं, यह आपका मुख्य मेल है, और समय-समय पर यांडेक्स का उपयोग करते हैं। इसलिए, समय-समय पर अपने यांडेक्स मेल में लॉग इन न करने के लिए, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वहां से पत्र स्वचालित रूप से जीमेल पर भेजे जाते हैं और फिर आपको नियमित रूप से नए पत्रों की जांच करने के लिए अपने यांडेक्स खाते में लॉग इन नहीं करना पड़ेगा।

इस लेख में मैं आपको दिखाऊंगा कि विभिन्न मेल सेवाओं के उदाहरण का उपयोग करके पत्रों को एक मेल से दूसरे मेल में अग्रेषित कैसे करें।

यह सब सभी ईमेल सेवाओं में समान रूप से काम करता है, अंतर केवल उनके इंटरफेस में है, अर्थात। संबंधित सेटिंग्स अलग-अलग स्थित हैं।

इससे पहले, लेखों की एक श्रृंखला में, मैंने अन्य ईमेल खातों से वांछित ईमेल पर पत्र प्राप्त करने का एक और तरीका देखा था। यह इस तथ्य में निहित है कि आप पत्रों के स्वचालित अग्रेषण को कॉन्फ़िगर नहीं करते हैं, जिसके बारे में मैं आज बात करूंगा, लेकिन वांछित मेलबॉक्स को सेटिंग्स में कनेक्ट करें (फ़ंक्शन को "मेल संग्रह" कहा जाता है), उदाहरण के लिए, POP3 प्रोटोकॉल के माध्यम से , और वहीं से नए पत्रों का निरंतर संग्रह शुरू होता है। विधि समान है, लेकिन कुछ मामलों में इसे नियमित स्थानांतरण की तुलना में स्थापित करना अधिक कठिन है।

यदि आप मेल एकत्र करने की विधि में रुचि रखते हैं, तो इसका वर्णन प्रासंगिक लेखों में किया गया है: जीमेल में संग्रह, यैंडेक्स में, Mail.ru में

नीचे मैं विस्तार से दिखाऊंगा कि यांडेक्स मेल से पत्रों को अग्रेषित करने की व्यवस्था कैसे करें। और फिर मैं संक्षेप में 2 और मेल सेवाओं (जीमेल और मेल.आरयू) पर बात करूंगा, जिन पर सब कुछ समान तरीके से किया जाता है, केवल इंटरफ़ेस में अंतर होता है।

यांडेक्स से किसी अन्य ईमेल पर मेल अग्रेषण सेट करना

अपनी मेल सेटिंग्स पर जाएं और "ईमेल प्रोसेसिंग नियम" चुनें।

"नियम बनाएं" पर क्लिक करें।

अब हमारा कार्य एक नियम बनाना होगा जिसके द्वारा मेल सेवा यह निर्धारित करेगी कि सभी पत्र आपके द्वारा निर्दिष्ट किसी अन्य पते पर भेजे जाने चाहिए।

यदि आप चाहते हैं कि वे पत्र जिन्हें "स्पैम" के रूप में चिह्नित किया गया है, भेजा जाए, तो आपको Yandex पर 2 अलग-अलग नियम बनाने होंगे।

प्रथम अनिवार्य नियम का निर्माण. स्पैम को छोड़कर सभी ईमेल अग्रेषित करना

नियम सेटिंग्स में, "यदि" शर्त को हटा दें जिसे शुरुआत में इसके आगे क्रॉस पर क्लिक करके जोड़ा जाएगा। क्योंकि हमें किसी विशिष्ट अक्षर के चयन के लिए शर्तें निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है। आख़िरकार, हम मेल में आने वाली हर चीज़ को "इनबॉक्स" पर अग्रेषित करेंगे।

शीर्ष पर, जहां आप कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि किस ईमेल पर बनाए गए नियम को लागू करना है, आपको "स्पैम को छोड़कर सभी ईमेल पर" और "अटैचमेंट के साथ और बिना" का चयन करना चाहिए।

नीचे, "पते पर अग्रेषित करें" चेकबॉक्स को चेक करें और अपना ईमेल इंगित करें जिस पर आप वर्तमान में खुले ईमेल से सभी पत्र अग्रेषित करना चाहते हैं। “अग्रेषित करते समय एक प्रति सहेजें” विकल्प को भी सक्षम करें।

"नियम बनाएं" बटन पर क्लिक करें।

यांडेक्स आपसे पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहेगा। अपने वर्तमान ईमेल के लिए अपना पासवर्ड दर्ज करें और "पुष्टि करें" पर क्लिक करें।

नियम बन जाएगा, लेकिन आपको उसके बगल में "पते की पुष्टि की प्रतीक्षा कर रहा है" संदेश दिखाई देगा।

अब आपको उस ईमेल पते पर जाना होगा जो आपने पत्र भेजने के लिए निर्दिष्ट किया था और वहां भेजने की पुष्टि करें। यह मेल सेवाओं में किया जाता है ताकि आप उन यादृच्छिक पतों पर पत्र अग्रेषित न कर सकें जिन तक आपकी पहुंच नहीं है।

उस मेल में, "Yandex.Mail" से एक पत्र ढूंढें, इसे खोलें और वहां से लिंक का अनुसरण करें।

"आगे की पुष्टि करें" पर क्लिक करें।

तैयार! अब "इनबॉक्स" फ़ोल्डर में आपके दूसरे मेल (यांडेक्स) में आने वाले सभी पत्र स्वचालित रूप से आपके मुख्य मेल पर भेज दिए जाएंगे, जिसे आपने नियम में निर्दिष्ट किया है।

टिप्पणी!ऊपर बनाये गये नियम के अनुसार स्पैम फोल्डर से पत्र अग्रेषित नहीं किये जायेंगे! क्योंकि नियम कहता है "स्पैम को छोड़कर सभी ईमेल के लिए", और आप तुरंत नियम में "स्पैम" शामिल नहीं कर पाएंगे, क्योंकि स्पैम ईमेल को अग्रेषित करना काम नहीं करता है और आपको "स्पैम फ़ोल्डर से ईमेल के लिए" त्रुटि मिलेगी फ़िल्टर का उपयोग करके ईमेल अग्रेषित करना संभव नहीं है।

लेकिन आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि स्पैम भी भेजा जाए। ऐसा करने के लिए, आपको एक और नियम बनाना होगा जो स्वचालित रूप से सभी स्पैम को "इनबॉक्स" फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर देगा। इसलिए, यदि आपको भी स्पैम भेजने की आवश्यकता है, तो दूसरा नियम बनाने की जानकारी के लिए नीचे देखें।

कभी-कभी आवश्यक पत्र स्पैम में चले जाते हैं, इसलिए यदि आप अपने दूसरे मेल में जाकर जांच करने की बिल्कुल भी योजना नहीं बनाते हैं, केवल वहां से पत्रों के स्वचालित अग्रेषण पर भरोसा करते हैं, तो मैं स्पैम पत्रों को अग्रेषित करने की भी व्यवस्था करने की सलाह देता हूं। !

दूसरा नियम बनाना. यदि आपको "स्पैम" अग्रेषित करने की आवश्यकता है

चलिए एक और नियम बनाते हैं.

यहां हमें यह इंगित करने की आवश्यकता है कि सेवा द्वारा "स्पैम" के रूप में चिह्नित सभी पत्रों को इनबॉक्स में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

ऐसा करने के लिए, शीर्ष पर, जहां "लागू करें", "केवल स्पैम के लिए" और "अनुलग्नकों के साथ और अनुलग्नकों के बिना" चुनें।

"यदि" शर्त हटा दें, हमें अभी भी यहां इसकी आवश्यकता नहीं है।

"फ़ोल्डर में रखें" चेक करें और "इनबॉक्स" चुनें।

"नियम बनाएं" पर क्लिक करें।

नियम तैयार है!

किए गए सभी जोड़-तोड़ के बाद, दूसरे मेल (जहां आप अग्रेषण सेट करते हैं) पर आपके पास आने वाले सभी पत्रों को बनाए गए नियमों के अनुसार संसाधित किया जाएगा। अर्थात्, यदि आपको अपने मेल में एक पत्र प्राप्त होता है जिसे सेवा ने स्पैम के रूप में पहचाना है, तो यह पत्र स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स में बनाए गए नियम संख्या 2 के अनुसार रखा जाएगा (यदि आप इसे सेट करने का निर्णय लेते हैं)। और जो कुछ भी "इनबॉक्स" फ़ोल्डर में है, वह नियम संख्या 1 के अनुसार, आपके द्वारा निर्दिष्ट ईमेल पर भेजा जाएगा।

उदाहरण के तौर पर Mail.ru का उपयोग करके अग्रेषण सेट करना

अपनी मेल सेटिंग पर जाएं और "फ़िल्टरिंग नियम" अनुभाग चुनें।

"अग्रेषण जोड़ें" चुनें।

निर्दिष्ट करें कि पत्र किस पते पर अग्रेषित किया जाना चाहिए और "सहेजें" पर क्लिक करें।

अपने Mail.ru ईमेल के लिए पासवर्ड दर्ज करके अपनी कार्रवाई की पुष्टि करें।

उस ईमेल पते पर जाएं जहां आप पत्र अग्रेषित करेंगे, वहां Mail.ru का पत्र ढूंढें और पत्र के लिंक पर क्लिक करें (अग्रेषण की पुष्टि के लिए यह आवश्यक है)।

अगली विंडो में, "पुष्टि करें" पर क्लिक करें और एक संदेश दिखाई देगा कि स्थानांतरण की पुष्टि हो गई है।

Mail.ru पर, "फ़िल्टरिंग नियम" अनुभाग पर वापस लौटें और अग्रेषण सक्षम करें:

यदि आपको "स्पैम" के रूप में चिह्नित ईमेल को अग्रेषित करने की आवश्यकता है, तो आपको वही नियम बनाना होगा जैसा कि यैंडेक्स मेल के उदाहरण में है। "फ़िल्टरिंग नियम" अनुभाग में, एक नया नियम जोड़ें, जहाँ आप निम्नलिखित सेटिंग्स निर्दिष्ट करते हैं।

नीचे उल्लिखित सभी प्रारंभिक नियम मुख्य रूप से संबंधित हैं व्यावसायिक पत्राचारअपने साझेदारों, सहकर्मियों, ग्राहकों और कलाकारों के साथ। व्यक्तिगत पत्र-व्यवहार में इनका प्रयोग करना हर किसी का निजी मामला है। हालाँकि, व्यक्तिगत पत्राचार में इन नियमों का पालन करने से आप पर अच्छा प्रभाव ही पड़ेगा।

व्यावसायिक ईमेल में नैतिकता

यदि आप अचानक आगे नहीं पढ़ना चाहते हैं, तो अपने आप को कम से कम निम्नलिखित बुनियादी नियमों तक सीमित रखें:

• उत्तर देते समय, "सभी को उत्तर दें" बटन का उपयोग करें।यह प्रारंभिक ईमेल के प्राप्तकर्ताओं को सीसी करेगा ताकि आपका उत्तर उनसे आगे न बढ़े। मैं इंटरफ़ेस सेटिंग्स में "उत्तर" बटन को छिपाने की दृढ़ता से अनुशंसा करता हूं। यदि आवश्यक हो, तो आप अवांछित प्राप्तकर्ताओं को मैन्युअल रूप से हटा सकते हैं।
• विषय फ़ील्ड को खाली न छोड़ें.जिन लोगों से आप पत्र-व्यवहार करते हैं उन्हें एक दिन में सैकड़ों ईमेल प्राप्त हो सकते हैं, और वे ईमेल के महत्व और सामग्री का त्वरित आकलन करने के लिए इस फ़ील्ड का उपयोग करते हैं।
• उद्धरण पत्र.अपना उत्तर किसी नए ईमेल से शुरू न करें, प्राप्त ईमेल पर "सभी को उत्तर दें" पर क्लिक करें, और अपने ईमेल क्लाइंट सेटिंग्स में उत्तर देते समय और अग्रेषित करने की सुविधा को अक्षम न करें।
• पूरे उद्धरण के साथ(यदि आपका उत्तर पूरे पत्र का है) उत्तर का पाठ पत्र के आरंभ में लिखें, अंत में नहीं, नीचे।

क्या हमें जारी रखना चाहिए?

पत्र प्राप्त करना

1. प्राप्त पत्रों को अवश्य पढ़ा जाना चाहिए। यदि आपको कोई पत्र प्राप्त हुआ है, तो इसका मतलब है कि किसी ने इसे किसी कारण से भेजा है (बेशक, यहां स्पैम पर विचार नहीं किया गया है)। यदि किसी व्यक्ति के पास अपठित के रूप में चिह्नित पत्र हैं, और वे एक दिन से अधिक पुराने हैं, तो वह नहीं जानता कि मेल के साथ कैसे काम किया जाए। हालाँकि, इसे माफ किया जा सकता है यदि:
   • व्यक्ति की मृत्यु हो गई या वह अप्रत्याशित रूप से बीमार पड़ गया;
   • मेल के साथ काम करना उसकी नौकरी की जिम्मेदारियों का हिस्सा नहीं है (तब उसे सेवा ई-मेल की कोई आवश्यकता नहीं है)।
2. यदि आप प्रबंधक नहीं हैं, तो दिन में कम से कम 2 बार अपना ईमेल जांचें: सुबह और दोपहर में। आपके उत्पादन प्रश्न का उत्तर न देने से अन्य लोगों का काम रुक सकता है और मुद्दों के समाधान में देरी हो सकती है।
3. यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो आपका कार्यदिवस एक ईमेल क्लाइंट लॉन्च करके शुरू होना चाहिए जो पूरे दिन चालू रहता है और स्वचालित रूप से आपके ईमेल की जांच करता है। कम से कम हर 10 मिनट (अधिमानतः 1-3 मिनट) में स्वचालित मेल डिलीवरी/रसीद सेट करें।
4. आपको एक पत्र मिला है. यदि आप बहुत व्यस्त हैं, तो तुरंत मूल्यांकन करें कि यह किससे है, विषय है और इसे सरसरी तौर पर देखें - इससे आपको तुरंत निर्णय लेने में मदद मिलेगी कि क्या पत्र को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है या थोड़ा इंतजार करना पड़ सकता है।
5. यदि आप कर सकते हैं, तो कृपया तुरंत प्रतिक्रिया दें। यह सबसे सरल और है प्रभावी तरीकाचीज़ों को साथ ले जाएँ और मेल एकत्र करने से बचें।
6. यदि आप समझते हैं कि आप 24 घंटों के भीतर उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो बेहतर होगा कि आप तुरंत लिखें "मैं कुछ दिनों के भीतर उत्तर दूंगा" या कम से कम "मैं थोड़ी देर बाद उत्तर दूंगा।"

फ़ील्ड "प्रति", "सीसी", "गुप्त प्रतिलिपि"

1. याद रखें कि To, CC और BCC फ़ील्ड हैं। पत्र प्राप्त होने पर आपकी आगे की कार्रवाई (और आपके पत्राचार भागीदारों की कार्रवाई) उन पर निर्भर करती है:
   • "टू" ("टू") - पत्र और उसमें मौजूद जानकारी या प्रश्न सीधे प्राप्तकर्ता को संबोधित होते हैं। यदि आप कोई प्रश्न भेजते हैं, तो आप "प्रति" फ़ील्ड में निर्दिष्ट प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं। यदि आप प्राप्तकर्ता हैं, तो उत्तर देने वाला भी आपको ही होना चाहिए।
   • "सीसी" ("कॉपी") - प्रतियों में प्रदर्शित होने वाले प्राप्तकर्ताओं को "आपकी जानकारी के लिए", जानकारी के लिए एक पत्र प्राप्त होता है या उन्हें "गवाह के लिए आमंत्रित किया जाता है"। प्रतियों के प्राप्तकर्ता को आम तौर पर पत्र का जवाब नहीं देना चाहिए; इसके अलावा, इसे विनम्र माना जाता है यदि, यदि ऐसी कोई आवश्यकता हो, तो आप "दखल देने के लिए क्षमा करें" वाक्यांश से शुरुआत करते हैं।
   • "बीसीसी" ("ब्लाइंड कॉपी") "महल की साज़िशों" के लिए एक क्षेत्र है। इस क्षेत्र में प्राप्तकर्ता को इंगित करके, आप "गुप्त रूप से" उसे यह पत्र भेजते हैं: तथ्य यह है कि पत्र इस व्यक्ति को भेजा गया था, मुख्य प्राप्तकर्ता या प्रतियों में मौजूद लोगों को पता नहीं चलेगा। इसका उपयोग सामूहिक मेलिंग के लिए भी किया जाता है ताकि आपकी पता पुस्तिका सभी प्राप्तकर्ताओं को ज्ञात न हो।
2. उत्तर देते समय, "सभी को उत्तर दें" बटन का उपयोग करें। इससे आरंभिक ईमेल के प्राप्तकर्ताओं के पास एक प्रति सहेज ली जाएगी ताकि आपका जवाब उन्हें नज़रअंदाज न कर सके।
3. आपके संवाददाता द्वारा जोड़े गए लोगों को पत्र की प्रतियों से न हटाएं। यदि आप किसी व्यक्तिगत उत्तर देना चाहते हैं ताकि अन्य संवाददाताओं को आपका उत्तर न मिले, तो पत्र लिखने वाले को छोड़कर सभी को प्रतियों से हटा दें (हां, हम कभी भी "उत्तर" बटन का उपयोग नहीं करते हैं)।
4. यदि प्राप्त पत्र में "टू" फ़ील्ड में दो से अधिक पते वाले हैं, तो इसका मतलब है कि इन दोनों संवाददाताओं या उनमें से किसी एक को जवाब देना होगा। इस बात पर विचार करें कि दोनों को उत्तर देना चाहिए - यदि पत्र आपको या किसी और को संबोधित है, तो उत्तर भी दें (भले ही यह ऐसा उत्तर हो जैसे "यह प्रश्न निश्चित रूप से मेरे लिए नहीं है, फलां को उत्तर देने दीजिए")।
5. बदले में, यह अत्यधिक अनुशंसित है कि "टू" फ़ील्ड में एक से अधिक प्राप्तकर्ता को शामिल न करें। दो को भेजे गए पत्र का आपको किसी से उत्तर नहीं मिलेगा, क्योंकि प्रत्येक यह सोचेगा कि दूसरा उत्तर देगा। हर कोई इस लेख को नहीं पढ़ता.
6. पत्राचार में भाग लेने वालों की सहमति के बिना निजी पत्राचार को मेलिंग सूची में अग्रेषित करना अनैतिक है!

विषय क्षेत्र

1. इसे खाली न छोड़ें.
2. पत्र की विषय पंक्ति संक्षिप्त होनी चाहिए, लेकिन पत्र की मुख्य सामग्री और विषय को प्रतिबिंबित करती हुई होनी चाहिए। "प्रश्न", "हैलो!" जैसे शीर्षक या खाली शीर्षकों से पता चलता है कि आप एक नौसिखिया हैं जिसके पास बुनियादी व्यावसायिक लेखन कौशल का अभाव है।
3. जब आप कई ईमेल में से किसी एक का उत्तर देते हैं विभिन्न विषय, सही उत्तर दें। बैठक के बारे में "मंगलवार, 18 अप्रैल को बैठक" विषय वाले पत्र का उत्तर दें और मुद्रण सामग्री के बारे में "मुद्रण सामग्री" पत्र का उत्तर दें। इसमें पिछले पत्राचार को उद्धृत करना शामिल है (नीचे पत्र लेखन अनुभाग देखें)।
4. यदि आपको समय-समय पर साप्ताहिक रिपोर्ट जैसे ई-मेल भेजने की आवश्यकता है, तो हेडर को स्थिर रखने का प्रयास करें, या कम से कम उसका कुछ हिस्सा स्थिर होना चाहिए, ताकि प्राप्तकर्ता ऐसे मेल को सॉर्ट करने के लिए स्वचालित नियम सेट कर सके।

लेखन का महत्व

1. यदि पत्र में तत्काल परिवर्तनों, अनुबंध के पाठ या अन्य जानकारी के बारे में जानकारी है जिस पर आपको पहले ध्यान देने की आवश्यकता है, तो "उच्च" महत्व का उपयोग करें, यह इनबॉक्स में पत्र को उजागर करेगा।
2. व्यर्थ में "उच्च" महत्व का प्रयोग न करें - "शोर" करने वाले लोग कष्टप्रद होते हैं, अधिक विनम्र रहें।
3. किसी व्यावसायिक संवाददाता को लिखे व्यक्तिगत पत्र या किसी मज़ेदार चित्र या लिंक वाले पत्र के लिए, महत्व को "कम" के रूप में चिह्नित करें।

पत्र लिखना (प्रतिक्रियाएँ)

1. अभिवादन से शुरुआत करें, यह विनम्र है। "हैलो, ग्रिया!" इंगित करता है कि आप उस व्यक्ति का नाम लिखने में बहुत आलसी हैं। यहाँ तक कि सिर्फ "आंद्रे!" या "शुभ दोपहर!" काफी विनम्र और पर्याप्त.
2. व्यक्ति के साथ वही भाषा बोलें. यह न केवल रूसी/अंग्रेजी भाषा पर लागू होता है, बल्कि पाठ के रूप पर भी लागू होता है। यदि आपको कोई औपचारिक पत्र प्राप्त होता है, तो उस पर अनौपचारिक प्रतिक्रिया उत्तरदाता के प्रति अपमानजनक होगी और आपकी अपनी निम्न संस्कृति का प्रदर्शन होगी। एक अनौपचारिक अपील की औपचारिक प्रतिक्रिया या तो नियमों का अनुपालन करने के लिए एक कॉल है, या यह केवल कॉर्पोरेट नियमों के लिए आवश्यक है।
3. पत्राचार श्रृंखला में हमेशा अंतिम पत्र का उत्तर देने का प्रयास करें, न कि किसी मध्यवर्ती पत्र का।
4. Ne ispoljuyte अनुवादउन स्थितियों से पत्र भेजने के मामलों को छोड़कर जिनमें पाठ को अलग तरीके से टाइप करना मुश्किल है (उदाहरण के लिए, मोबाइल फोन से या रूसी कीबोर्ड लेआउट के बिना कंप्यूटर से)।
5. यदि आपका ईमेल क्लाइंट रूसी भाषा का समर्थन नहीं करता है या एन्कोडिंग को खराब कर देता है, तो प्रतिक्रिया का पाठ अनुलग्नक के रूप में संलग्न करें।
6. एक व्यावसायिक पत्र सटीक, संक्षिप्त और विशिष्ट होना चाहिए:
   • सटीकता - सटीक विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें जिसका आप उल्लेख कर रहे हैं (किसी अन्य ईमेल की तारीख और विषय, बैठक की तारीख, बैठक का एजेंडा आइटम, फ़ाइल का नाम, ऑनलाइन दस्तावेज़ का लिंक, आदि)।
   • संक्षिप्तता - कुछ लोग तीन वाक्यों में जो लिखा जा सकता है उसे तीन पृष्ठों में प्रस्तुत करते हैं। जो स्पष्ट सोचता है वह स्पष्ट बोलता है, और आपका संवाददाता इसे देखता है।
   • विशिष्टता - पत्र से यह स्पष्ट होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता से वास्तव में क्या अपेक्षित है, वे उससे क्या कार्रवाई चाहते हैं।
7. व्यावसायिक पत्राचार पत्र-पत्रिका शैली में अभ्यास का स्थान नहीं है और न ही भावनाओं को व्यक्त करने का स्थान है। इस उद्देश्य के लिए, फ़ोरम, चैट और इलेक्ट्रॉनिक पारस्परिक संचार के अन्य साधन हैं। एक संक्षिप्त व्यावसायिक पाठ सूखापन नहीं है, बल्कि समय की बचत और विचार की सटीकता है।
8. यदि पत्र में कई प्रश्न, विषय या कार्य हैं, तो उन्हें संरचित करें और उन्हें संख्या के साथ या बिना संख्या के पैराग्राफ में अलग करें। एक सतत "विचारधारा" को पढ़ना कठिन है, और पत्र के मुख्य बिंदु को भूल जाना आसान है। इसके अलावा, कुछ लोग खराब संरचित पत्र को तुरंत कूड़ेदान में फेंक देते हैं (हालाँकि यह संभवतः अतिवाद है)।
9. ध्यान रखें कि किसी अनुरोध या कार्य का उत्तर "चलो इसे करें!" अधूरा "हम इसे अमुक तारीख तक करेंगे," "इतने दिनों में," "अमुक घटना के बाद" अधिक निश्चित और सटीक उत्तर हैं।
10. यदि पत्र इस तरह से लिखा गया है कि इसका उत्तर सरल "ओके" में दिया जा सकता है, तो उत्तर संभवतः बहुत तेजी से प्राप्त होगा। उदाहरण के लिए, यदि क्या करना है इसके लिए कई विकल्प हैं, तो कुछ डिफ़ॉल्ट विकल्प प्रदान करें।
11. पाठ में त्रुटियाँ नहीं होनी चाहिए। Ochepyatkiडरावने नहीं हैं, लेकिन यदि आप प्रत्येक अक्षर में एक शब्द गलत तरीके से लिखते और लिखते हैं, तो यह बहुत जल्दी ध्यान देने योग्य हो जाता है, और रूसी में माइनस के साथ आपका "सी" स्पष्ट हो जाता है (साथ ही आपके बारे में आगे के निष्कर्षों का अनुमान लगाया जा सकता है) सामान्य स्तरशिक्षा और संस्कृति)।
12. कोशिश करें कि पत्र की HTML फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग न करें। दुर्भाग्य से, पत्र लिखने का यह प्रारूप आउटलुक में डिफ़ॉल्ट है, लेकिन इसका उपयोग करते समय, विशेष रूप से उद्धृत करते समय (उत्तर देना और अग्रेषित करना), बहुत सारे प्रश्न उठते हैं।
13. यदि आपको HTML प्रारूप में कोई पत्र प्राप्त हुआ है, तो इसे सादे पाठ में न बदलें, इससे आपकी प्रतिक्रिया प्राप्त करते समय जानकारी के बारे में प्रेषक की धारणा टूट जाती है। आपका संवाददाता आपके लिए जितना महत्वपूर्ण है, उसके बारे में पर्याप्त धारणा बनाए रखना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। आप रंग का उपयोग करके एचटीएमएल उद्धरणों में अपने उत्तरों को हाइलाइट करने का काम संभाल सकते हैं, या आप एचटीएमएल फ़ॉर्मेटिंग पैनल पर "इंडेंटेशन कम करें" बटन का भी उपयोग कर सकते हैं (हालांकि वहां विशिष्ट बारीकियां हैं)।
14. मूल पत्र का पाठ उद्धृत करें. आपको क्या लगता है इसका क्या मतलब होगा? मैं यह भी नहीं जानता: प्रति: एआईएसटी एक रचनात्मक पक्षी है विषय: पुन: पुन: पुन: प्रश्न: ठीक है! वास्या
15. किसी अन्य व्यक्ति के पाठ को उद्धृत करते समय उसे कभी संपादित न करें! यह एक तरह से पत्रों की जालसाजी है.
16. पूरा उद्धरण देते समय (यदि आपकी प्रतिक्रिया पूरे पत्र पर है), तो प्रतिक्रिया का पाठ पत्र की शुरुआत में लिखें, अंत में नहीं।
17. यदि आप किसी उद्धरण का उपयोग करके बिंदुवार उत्तर दे रहे हैं, तो उद्धरण को ऊपर और नीचे रिक्त पंक्तियों से अलग करें और उपयोग करें बड़े अक्षरवाक्यों की शुरुआत में. यहां उत्तर ढूंढने का प्रयास करें: > हमारा सुझाव है कि लोगो को शामिल किए गए लोगो से बदल दें, > चूंकि इस बहुत रंगीन पृष्ठभूमि में अनुलग्नक में लोगो नहीं मिला > शिलालेख को सही करें - "मछली" के बजाय आपको "गुलाम" लिखना चाहिए! > अन्यथा हमें गलत समझा जाएगा, शिलालेख सही कर दिया गया है, क्षमा करें > और आखिरी बात...