Няма смисъл да ми изпращате копие от съобщението. Postfix: Изпратете копие от всеки имейл до посочения имейл адрес

С развитието на пощенските услуги в Интернет и достъпните услуги от клетъчните оператори, хартиените пощенски картички и писмата в пликове вече не се изпращат толкова често, колкото преди 10-15 години. Но в някои случаи е невъзможно да се направи, без да се изпрати в обикновен пощенски плик. Как да изпратите писмо чрез руската поща, така че кореспонденцията да достигне гарантирано до адресата?

Какво можете да изпратите в пощенски плик?

Като начало си струва да определите какво точно може да бъде изпратено в плик за писма и за какво ще трябва да използвате например колет. Какво можете да изпратите с писмо по пощата на Русия?

В допълнение към пощенски картички и писма, можете да поставите почти всяка хартиена или картонена кореспонденция в плика: лични документи (паспорт, диплома, трудова книжка, сертификати и др.), Хартиени (картонени) занаяти и продукти, снимки и др. нещо е, че теглото на едно писмо не надвишава установената норма - 100 g (за писма до друга държава - не повече от два килограма). Изключение от това правило са парите и банковите карти - самите пощенски служители не препоръчват да ги поставяте в пликове.

Често възниква въпросът: възможно ли е да го приложите в хартиено писмо? малки предмети? Например бижута, ключодържатели, плоски магнити, значки? Пощенските служители отговарят на този въпрос отрицателно. Причината е проста - при подпечатване на плик или при изпращане/изваждане през пощенска кутия, пликът може да се скъса поради обемистия предмет вътре.

Въпреки това подателите, които успяват да изпратят доста успешно малки предметив писмата те твърдят, че такива прикачени файлове могат да се транспортират, ако елементите не могат да се усетят ясно в плика. Това се постига чрез просто увиване на предмета в картон, няколко слоя тиксо или плътна хартия.

Как да изпратите просто писмо

В зависимост от вида на изпращането писмата биват препоръчани, обикновени, експресни, писма с обявена стойност или с уведомление. Процедурата стъпка по стъпка за изпращането им е приблизително същата, с изключение на някои функции. Използвайки примера на обикновена пощенска пратка, нека да разгледаме как да изпратим писмо чрез Russian Post:

Всяко писмо се изпраща от най-близката руска поща, чийто адрес можете да намерите на официалния уебсайт на тази организация. Освен това просто писмо може да бъде пуснато в улична пощенска кутия.
За изпращане е необходимо да закупите плик в съответствие с размера на прикачения файл. Най-малкият е 114 x 162 mm или 110 x 220 mm (евро), най-големият е 229 x 324 mm.

Пликът трябва да бъде попълнен с четлив почерк с всеки цвят мастило с изключение на червено, жълто и зелено. Не се допускат различни зачертавания, петна или корекции върху плика.
В горния ляв ъгъл, в специално поле, попълнете информация за подателя:
- в реда „От“ се посочва пълното име или името на изпращащата организация;
- в редовете „От“ въведете данните за адреса на подателя в следния ред:

улица;
Номера на къщата;
номер на сграда (ако има такава);
номер на апартамент (номер на офис или офис);
населено място (пълно географско име);
област (ако присъства в адреса);
име на регион Руска федерация(регион, район и т.н.);
име на държавата на изпращане (само за изпращане в чужбина);
В долния прозорец попълнете 6 цифри, съответстващи на индекса на пощата на подателя.

По същия ред информацията за получателя на писмото се въвежда в редовете на полето, разположено в долния десен ъгъл на плика.
В полето за цифровия индекс (долния ляв ъгъл) по контура се въвежда индексът на пощата на получателя.
След като попълните всички задължителни полета, в плика се поставя прикачен файл (писмо, пощенска картичка и др.) и пликът се запечатва.

Обикновено писмо, чието тегло не надвишава 20 g, се изпраща в пощенски плик без допълнително заплащане или допълнителни марки. Ако обаче теглото на пратката е по-голямо или се очаква писмото да бъде доставено извън страната, тогава преди да изпратите писмото чрез руската поща, трябва да се свържете с оператора, който ще претегли писмото и ще постави марки в съответствие с цената. на артикула.

Как да изпратите препоръчано писмо

Как се различава такова съобщение от обикновено писмо? Как да изпратите препоръчано писмо чрез руската поща? Услугата за изпращане на препоръчани писма е предназначена за изпращане на важна документация, официална кореспонденция (молби, рекламации, уведомления, жалби и др.). Препоръчаните писма имат редица предимства в сравнение с изпращането на обикновено съобщение:

При изпращане на препоръчано писмо се присвоява индивидуален номер на песен (посочен в горната част на чека, издаден на подателя). Използвайки го, е възможно да проследите доставката на съобщението чрез интернет услугата „Проследяване на артикули“ на уебсайта на PR.
Този вид пратка се предава лично на адресата срещу подпис след представяне на паспорт. Това е неоспоримо доказателство, че подателят е изпратил писмото навреме и получателят е запознат със съдържанието на съобщението.

Изпращането на препоръчани писма е по-надежден, но и по-скъп начин за доставка на кореспонденция. Как да изпратите писмо чрез руската поща, ако трябва да използвате услугата „Препоръчано писмо“? След като изпълни описаните по-горе стъпки, подателят трябва да се свърже с пощенския оператор, да каже, че трябва да изпрати препоръчано писмо и да заплати цената на тази услуга. Пощенският служител ще претегли плика, ще регистрира писмото с номер за проследяване и ще прикачи баркод и марки в съответствие с цената на пратката.

Забележка: за какво е и как да го попълните правилно

Препоръчаните писма с уведомление са услуга, която позволява на подателя да разбере точната дата на доставка на писмото до получателя. Това официален документ, което в някои случаи може да служи и като доказателство за факта на навременно изпращане на кореспонденция. За да използвате тази услуга, трябва да попълните формуляр и да информирате оператора, че се изпраща препоръчано писмо с известие.

Попълва се на специален пощенски формуляр F-119. Цялата информация е от двете страни в поле, указващо: „Оградените с удебелена линия са попълнени от подателя.“ Процедурата за пълнене е както следва:

В полето, указващо „Уведомлението трябва да се върне на адреса“, се въвеждат данните на подателя на писмото в същата последователност, както на плика. Знаците се поставят в полетата „Писмо” и „Препоръчано”.
В полето на задна странаДанните за получателя се въвеждат във формуляра в същия ред, както върху плика. Знаците се поставят в полетата „Писмо” и „Препоръчано”.
Известието се залепва от оператора директно върху плика и след предаване на препоръчаното писмо на получателя формулярът се отстранява от пощальона и се изпраща на подателя.

Писмо с описание на прикачения файл

Препоръчително е да поръчате ценно писмо (известно още като писмо с обявена стойност) за изпращане на особено ценни приложения: оригинали на лични документи, ценни книжа, документация за недвижими имоти и др. Този тип пощенска пратка се допълва от описание на прикачения файл, посочващо сумата, на която изпращачът оценява съдържанието на плика.

Този тип препращане се счита за един от най-надеждните, тъй като на ценно писмо задължително се присвоява регистрационен номер, което означава, че може да бъде проследено по пътя му към адресата. Освен това, ако писмото бъде внезапно изгубено, подателят получава обезщетение от пощата в размер на обявената стойност.

Как да изпратите препоръчано писмо чрез руската поща, ако трябва да бъде допълнено с опис на прикачения файл с декларирана стойност? В допълнение към закупуването и попълването на плика (няма нужда да запечатвате писмото), подателят ще трябва да се свърже с оператора на пощата, за да направи опис:

Попълва се от подателя в два екземпляра на специални формуляри f-107. Описът трябва да съдържа подробен списък на всички книжа, изпратени в писмото, с посочване на приблизителната им стойност.
Пощенският оператор проверява съдържанието на прикачения файл с съставения списък.
Всеки екземпляр се подписва от оператора, който го е приел, и от подателя.
Единият екземпляр се предава на подателя, вторият се поставя в плик заедно с изпращаните документи.

Колко струва да изпратите писмо чрез руските пощи, ако това е писмо с обявена стойност? В допълнение към разходите за изпращане на препоръчано писмо, подателят ще трябва да заплати застрахователни такси в размер на 4% от размера на обявената му стойност. Заслужава да се отбележи, че в случай на загуба, платената застрахователна такса няма да бъде възстановена на подателя.

Цена на писмо

Изпращането по пощата е най-евтиният метод за доставка по пощата. Днес клиентът има възможност да разбере предварително колко струва изпращането на писмо чрез Russian Post. Това може да стане чрез официалния уебсайт на руските пощи, като използвате услугата Пощенски калкулатор.

Например, за да разберете колко струва изпращането на препоръчано писмо от Russian Post, трябва да въведете информация за населени местаподател и получател, посочете теглото на писмото, метода на доставка и също така поставете отметка в квадратчето до „Регистриран“ в раздел „Допълнителни услуги“. След това услугата автоматично ще изчисли цената на изпращане.

Работейки в ИТ, има голямо изкушение да спестите време за качеството на имейл кореспонденцията, като изпращате писма „според нуждите“. Въпреки това, за големи компаниитова често води до лоша комуникация и намалена ефективност на работата по проекта (поради голямо количестволица, участващи във вземането на решения).

За да избегнете това, предлагам следното селекция от препоръки за имейл кореспонденция, подбрани от мен от дузина източника. Нека веднага да отбележа, че един от критериите за ефективност на имейл комуникацията е да получите това, което искате. с минимално разсейванедруги колеги.

И така, общо взето:

Времето за реакция по подразбиране се очаква не по-късно от 24 часа.
Ако сте изпратили две писма и няма отговор, обадете се. Ако обаждането не реши проблема, уговорете среща.
Ако не можете да отговорите, запишете веднага и кажете, че ще отговорите тогава XX.XX.
Ако писмото не е за вас, тогава отговорете „най-вероятно имате грешен адресат“. В противен случай човекът ще чака отговор и ще губи време, разчитайки на вас.

Адресати:

Ако е възможно, не правете копия на всички. Копирайте други, ако:
- самите те те питаха за това;
- те трябва да получат това писмо.
Ако проблемът очевидно се разрешава с някой от хората в копието, тогава отговорете на всички, че ще го разрешите с тях и кажете на всички само крайния резултат. Запомнете това, отколкото повече хоравъв веригата, толкова по-малка е отговорността да се отговори на него.
Но бъдете готови за факта, че почти никой не чете писма, където са копирани.

Тема на писмото:

Един предмет - една буква. Ако темата на писмото се е променила в резултат на кореспонденция, променете темата и заглавието на писмото.
Кратко резюме: В темата веднага напишете какво искате да получите.
Добавете маркери за състояние към реда за тема на вашия имейл. , , [Не е спешно], [Документи], “FYI” - за писма, които не изискватдействия от страна на получателя. Спестете му времето.

Вериги от букви (конци)

Промяна на нишката. Не „открадвайте“ темата за кореспонденция, като се вклинявате в кореспонденция с други теми за обсъждане. Просто създайте нова нишка (имейл верига) с вашата тема.
С изключение на получателите. Ако трябва да обсъдите проблем само с някои получатели, изключете останалите и добавете отделен ред в началото на писмото „- Семьон, Игор“, така че получателите да разберат тази промяна.
Освен това, ако някой вече не е необходим в кореспонденцията, тогава можете да го поставите BCC(bcc) и го уведомете за това:
@Иван, благодаря за участието в дискусията, слагам те в BCC, за да не те разсейвам
Добавяне на получатели. По същия начин не забравяйте да посочите „+ Алексей“ в началото на писмото.
Използвайте приети кодове EOM или NNTR. Добавяйки символите EOM (= Край на съобщението) към темата на съобщението, вие казвате, че дискусията е затворена. И NNTR (= Няма нужда да отговаряте) - че не е необходимо да отговаряте. Това спестява както на получателя, така и на вашето време и няма да получите друго писмо с въпрос като:
И така, какво имате нужда от мен?
Отговори в писма на други хора:
Отговорете в тялото на писмото, като инициирате отговора, за да избегнете объркване:
Съгласни ли сте с промяната в оформленията?
[А. С.]: Да, съгласен съм.

Можете също така да промените цвета/шрифта (но някои получатели може да имат деактивирано форматиране на букви и само обикновен текст да се вижда от тях!)
Не влачете цялата кореспонденция с опашката си. Много кореспонденции се проточват и растат огромни опашки от минали писма. Не ги дърпайте. Само си представете какво очаква колега или партньор, който току-що е пристигнал в SS. По-добре е да оставите последните 3-4 отговора и да преразкажете минали споразумения със свои думи.

Писмо:

Същността: Това, което питате или предлагате, трябва да бъде в първите 15 думи от тялото на писмото. Посочете и крайни срокове, когато имате нужда от отговор - задача без краен срок отнема вечност.
Контекст: В началото на дълго писмо опишете контекста в едно изречение и в едно изречение това, което ще бъде обсъдено по-долу. Особено за първата буква или при добавяне на човек, който не е запознат с кореспонденцията.
Бъдете конкретни. Избягвайте отворени абстрактни въпроси, задавайте затворени въпроси. Ако имате въпрос, за да получите отговор възможно най-бързо, предложете на адресата възможни решения:
Има такъв и такъв проблем, ние предлагаме следните решения:
- Решение А
- Разтвор Б
- Има нужда от дискусия
Кое решение е подходящо за вас?

Протокол от срещата:

Първо напишете по-нататъшни действия, а след това заключения и споразумения, тъй като те са по-малко важни и може да не се четат.

Приложения към писма:

При отговор на писмо не се изпращат прикачени файлове. Използвайте напред/напред.
Докладвайте прикачените файлове в основната част на писмото (в Mac OS прикачените файлове в писмата са лесни за пропускане).
Качвайте големи файлове (повече от 5 Mb) в dropbox или google drive и ги предоставяйте чрез връзката. Освен това снимките в тялото на писмото често се изхвърлят от историята на писмото от имейл програми, така че връзката към облака отново печели.

Подпис:

Не пишете обширни надписи със снимки, които често заемат повече пространствоотколкото вашето съобщение. Неудобно е за превъртане. Да, и снимките са приложени към писмото под формата на прикачени файлове и те постоянно трябва да се проверяват дали е приложено нещо важно.

Преди изпращане:

Прочетете отново и проверете правописа, преди да изпратите.
Сложни/емоционални писма – напишете, отделете за един час, след това препрочетете и, ако сте сигурни, изпратете.
Можете да настроите правило в MS Outlook, което забавя всеки изпратен имейл за N минути в специална папка Изходящи. През тези N минути можете да отмените/редактирате писмото, като по този начин се предпазите от грешки.

Той правилно посочи стандартната функционалност на BP30, която изпълнява същите действия. Ще цитирам коментара:

Лични настройки - Настройки за имейл - Изпращане на копия на изходящи имейли до адреса.

илюстрация на горното:

Накратко, аз изобретих колелото. Не е необходимо да изтегляте разширението, но използвайте стандартната функционалност.

Кратко въведение

Различните пощенски сървъри се държат различно по отношение на имейлите, изпратени чрез SMTP. Ако имате поща в gmail, тогава описаният по-горе проблем най-вероятно не ви засяга. Имам поща на Yandex и ако нищо не се направи, след изпращане на писмо от BP 3.0 фактът на това изпращане се губи без следа. В интернет намерих съвет да препращате писма до себе си, като посочите адреса в полето „Bcc“ на писмото. Отстрани на вашата пощенска кутия можете да зададете правила за анализиране на писма и да преместите писмо, което идва от вас, в папката „Изпратени“.

Оказа се, че YandexMail по подразбиране премества писмата в папката „Изпратени“, ако имейл адресът на акаунта (т.е. вашият собствен имейл) е в полето „bcc“ на писмото.

Как работи

Ако разширението вече е инсталирано, изпратете писмо до вашия контрагент по най-обичайния начин, например от документа или регистъра на документите „Фактура до купувача“

Във формуляра за изпращане на писмо поставете отметка в квадратчето „Изпрати до Изпратени“, за да препратите писмото до себе си (отметнатото поле ще бъде запомнено за текущия потребител)

Чувствайте се свободни да изпратите писмо.

Ще стигне до контрагента.

Понякога става необходимо всички писма, които идват на един от вашите имейли, да се препращат автоматично към друг имейл. За да стане по-ясно, ето един пример. Имате поща в Yandex и Google (Gmail). Използвате GMail през цялото време, това е основната ви поща и Yandex от време на време. Така че, за да не влизате периодично в пощата си в Yandex, можете да се уверите, че писмата от там се изпращат автоматично до GMail и тогава изобщо няма да се налага да влизате в акаунта си в Yandex, за да проверявате редовно новите писма.

В тази статия ще ви покажа как да настроите препращането на писма от една поща към друга, като използвате примера на различни пощенски услуги.

Всичко това работи еднакво във всички имейл услуги, единствената разлика е в техните интерфейси, т.е. съответните настройки са разположени по различен начин.

По-рано, в поредица от статии, разгледах друг начин за получаване на писма до желания имейл от други имейл акаунти. Това се крие във факта, че не настройвате автоматичното препращане на писма, за което ще говоря днес, но свързвате желаната пощенска кутия в настройките (функцията се нарича „Събиране на поща“), например чрез протокола POP3 , а от там започва постоянното събиране на нови писма. Методът е подобен, но в някои случаи е по-труден за настройка от обикновен трансфер.

Ако се интересувате от метода за събиране на поща, тогава това е описано в съответните статии: събиране в GMail, в Yandex, в Mail.ru

По-долу ще покажа подробно как да настроя препращането на писма от Yandex mail. И тогава ще засегна накратко още 2 пощенски услуги (GMail и Mail.ru), на които всичко се прави по подобен начин, с единствената разлика в интерфейса.

Настройка на препращане на поща от Yandex към всеки друг имейл

Отидете в настройките на вашата поща и изберете „Правила за обработка на имейл“.

Кликнете върху „Създаване на правило“.

Сега нашата задача ще бъде да създадем правило, чрез което пощенската услуга ще определи, че всички писма трябва да бъдат изпратени на друг адрес, който посочите.

Ако искате тези писма, които са маркирани като „Спам“, да бъдат изпратени, тогава ще трябва да създадете 2 отделни правила на Yandex.

Създаване на 1-во задължително правило. Препращане на всички имейли с изключение на спама

В настройките на правилото премахнете условието „Ако“, което ще бъде добавено първоначално, като щракнете върху кръста до него. Защото не е необходимо да задаваме условия за избор на конкретни букви. В края на краищата ние ще препратим всичко, което идва по пощата, до „Входящи“.

В горната част, където можете да конфигурирате за кои имейли да се прилага създаденото правило, трябва да изберете „към всички имейли с изключение на спам“ и „със и без прикачени файлове“.

По-долу поставете отметка в квадратчето „Препращане към адрес“ и посочете вашия имейл, на който искате да препращате всички писма от текущо отворения имейл. Също така активирайте опцията „Запазване на копие при препращане“.

Щракнете върху бутона „Създаване на правило“.

Yandex ще ви помоли да въведете парола. Въведете паролата за текущия си имейл и щракнете върху „Потвърди“.

Правилото ще бъде създадено, но ще видите съобщението „Изчакване на потвърждение на адреса“ до него.

Сега трябва да отидете на имейл адреса, който сте посочили за изпращане на писма, и да потвърдите изпращането там. Това се прави в пощенските услуги, така че да не можете да препращате писма до произволни адреси, до които нямате достъп.

В тази поща намерете писмо от „Yandex.Mail“, отворете го и следвайте връзката оттам.

Кликнете върху „Потвърждаване на препращане“.

Готов! Сега всички писма, които завършват във втората ви поща (Yandex) в папката „Входящи“, ще бъдат автоматично препратени към основната ви поща, която сте посочили в правилото.

Забележка!Съгласно правилото, създадено по-горе, писмата от папката Спам няма да бъдат препращани! Тъй като правилото гласи „за всички имейли с изключение на спама“ и няма да можете незабавно да включите „Спам“ в правилото, защото препращането за спам имейли не работи и ще получите грешката „За имейли от папката за спам , препращането на имейли с помощта на филтър не е възможно.“

Но можете да се уверите, че се изпраща и спам. За да направите това, трябва да създадете друго правило, което автоматично ще прехвърля целия спам в папката „Входящи“. Следователно, ако трябва да изпратите и спам, вижте по-долу за информация относно създаването на 2-ро правило.

Понякога необходимите писма попадат в спам, така че ако изобщо не планирате да влизате и да проверявате втората си поща, разчитайки само на автоматичното препращане на писма оттам, тогава препоръчвам да настроите и препращането на спам писма !

Създаване на 2-ро правило. Ако трябва да препратите „Спам“

Нека създадем друго правило.

Тук трябва да посочим, че всички писма, които са маркирани от услугата като „Спам“, трябва да бъдат прехвърлени във входящата кутия.

За да направите това, в горната част, където „Прилагане“, изберете „само за спам“ и „с прикачени файлове и без прикачени файлове“.

Премахнете условието „Ако“, все още не се нуждаем от него тук.

Поставете отметка до „Поставяне в папка“ и изберете „Входящи“.

Кликнете върху „Създаване на правило“.

Правилото е готово!

След всички извършени манипулации всички писма, които идват при вас във втората поща (където сте настроили препращане), ще бъдат обработени според създадените правила. Тоест, ако получите писмо във вашата поща, което услугата е идентифицирала като спам, то това писмо автоматично ще бъде поставено във вашата пощенска кутия, съгласно създаденото правило № 2 (ако решите да го настроите). И всичко, което е в папката „Входящи“, от своя страна ще бъде изпратено на посочения от вас имейл, съгласно правило № 1.

Настройка на пренасочване с помощта на Mail.ru като пример

Отидете в настройките на вашата поща и изберете секцията „Правила за филтриране“.

Изберете „Добавяне на препращане“.

Посочете на кой адрес да се препращат писмата и щракнете върху „Запазване“.

Потвърдете действието си, като въведете паролата за имейла си в Mail.ru.

Отидете на имейл адреса, на който ще препратите писмата, намерете там писмото от Mail.ru и кликнете върху връзката от писмото (това е необходимо, за да потвърдите препращането).

В следващия прозорец щракнете върху „Потвърди“ и ще се появи съобщение, че прехвърлянето е потвърдено.

В Mail.ru се върнете в секцията „Правила за филтриране“ и активирайте препращането:

Ако трябва да препращате имейли, маркирани като „Спам“, тогава трябва да създадете същото правило като в примера с Yandex mail. В секцията „Правила за филтриране“ добавете ново правило, където задавате следните настройки.

Всички елементарни правила, посочени по-долу, се отнасят предимно до делова кореспонденцияс вашите партньори, колеги, клиенти и изпълнители. Използването им в лична кореспонденция е личен въпрос за всеки. Спазването на тези правила в личната кореспонденция обаче само ще създаде добро впечатление за вас.

Етика в бизнес имейла

Ако изведнъж не искате да четете повече, ограничете се поне до следните основни правила:

Когато отговаряте, използвайте бутона „Отговори на всички“.Това ще изпрати копие до получателите на първоначалния имейл, така че отговорът ви да не ги подмине. Горещо препоръчвам да скриете бутона „Отговор“ в настройките на интерфейса. Ако е необходимо, можете да изтриете нежеланите получатели ръчно.
Не оставяйте полето Тема празно.Хората, с които си кореспондирате, могат да получават стотици имейли на ден и те използват това поле, за да оценят бързо важността и съдържанието на имейла.
Цитирайте писма.Не започвайте отговора си с нов имейл, щракнете върху „Отговор на всички“ в получения имейл и не деактивирайте цитата, когато отговаряте и функцията за препращане в настройките на вашия имейл клиент.
С пълно цитиране(ако отговорът ви е на цялото писмо) напишете текста на отговора в НАЧАЛОТО на писмото, а не в края, по-долу.

ДА ПРОДЪЛЖАВАМЕ ЛИ?

Получаване на писма

Получените писма трябва да се четат. Ако сте получили писмо, това означава, че някой го е изпратил по някаква причина (разбира се, спамът не се счита тук). Ако човек има писма, маркирани като непрочетени, и те са по-стари от един ден, той не знае как да работи с пощата. Това обаче може да бъде простено, ако:
- лицето е починало или неочаквано се е разболяло;
- работата с поща не е част от служебните му задължения (тогава той няма нужда от служебен имейл).
Ако не сте мениджър, проверявайте имейла си поне 2 пъти на ден: сутрин и следобед. Ако не отговорите на производствен въпрос от вас, това може да спре работата на други хора и да забави разрешаването на проблемите.
Ако сте мениджър, работният ви ден трябва да започне с стартиране на имейл клиент, който остава включен цял ден и автоматично проверява имейла ви. Настройте автоматична доставка/получаване на поща поне на всеки 10 минути (за предпочитане 1-3 минути).
Получихте писмо. Ако сте много заети, веднага преценете от кого е, темата и го прегледайте набързо - това ще ви помогне бързо да решите дали писмото изисква спешен отговор или може да почака малко.
Ако можете, моля, отговорете незабавно. Това е най-простият и ефективен методпреместете нещата и избягвайте да събирате поща.
Ако разбирате, че не можете да отговорите в рамките на 24 часа, по-добре е веднага да напишете „Ще отговоря в рамките на няколко дни“ или поне „Ще отговоря малко по-късно“.

Полета „До“, „Як“, „Скрито копие“

Не забравяйте, че има полета To, CC и BCC. Вашите по-нататъшни действия (и действията на вашите партньори за кореспонденция) при получаване на писмото зависят от тях:
- „До“ („До“) - писмото и информацията или въпросите, съдържащи се в него, са адресирани директно до получателя. Ако изпратите въпрос, очаквате отговор от адресата, посочен в полето „До“. Ако вие сте получателят, тогава вие трябва да сте този, който отговаря.
- „CC“ („Копие“) - получателите, фигуриращи в копия, получават писмо „за ваша информация“, за информация или са „поканени да свидетелстват“. Получателят на копията по принцип не трябва да отговаря на писмото; Освен това се счита за учтиво, ако, ако има такава необходимост, започнете с фразата „Извинете за намесата“.
- „BCC“ („Сляпо копие“) е поле за „дворцови интриги“. Като посочите получател в това поле, вие „тайно“ изпращате това писмо до него: фактът, че писмото е изпратено до това лице, няма да бъде известен на основния получател или тези в копията. Използва се и за масово изпращане, така че вашата адресна книга да не е известна на всички получатели.
Когато отговаряте, използвайте бутона „Отговори на всички“. Това ще запази копие на получателите на първоначалния имейл, така че вашият отговор няма да ги подмине.
НЕ премахвайте хора, добавени от вашия кореспондент, от копия на писмото. Ако искате да отговорите на нещо лично, така че другите кореспонденти да не получат вашия отговор, изтрийте всички от копията, с изключение на този, който е написал писмото (да, ние никога не използваме бутона „Отговор“).
Ако в полето „До“ в полученото писмо има повече от двама адресати, това означава, че и двамата кореспонденти или някой от тях трябва да отговорят. Помислете, че И ДВАМАТА трябва да отговорят - ако писмото е адресирано до вас и до някой друг, отговорете също (дори и да е отговор от рода на „Този въпрос определено не е за мен, нека отговори този и този“).
От своя страна е силно препоръчително да НЕ включвате повече от един адресат в полето „До“. На писмо, изпратено до двама, няма да получите отговор от нито един, тъй като всеки ще мисли, че другият ще отговори. Не всички четат тази статия.
Препращането на лична кореспонденция към пощенски списък без съгласието на участниците в кореспонденцията е неетично!

Предметно поле

Не го оставяйте празно.
Темата на писмото трябва да е кратка, но да отразява основното съдържание и тема на писмото. Заглавия като „Въпрос“, „Здравей!“ или празни заглавия разкриват, че сте начинаещ, който няма основни умения за писане на бизнес.
Когато отговорите на един от няколко имейла с различни теми, отговорете на верните. Отговорете на писмото с тема „Среща във вторник, 18 април“ относно срещата и на писмото „Печатни материали“ относно печатните материали. Това включва цитиране на предишна кореспонденция (вижте раздела за писане на писма по-долу).
Ако трябва периодично да изпращате имейли като седмични отчети, опитайте се да запазите заглавката постоянна или поне част от нея трябва да бъде постоянна, така че получателят да може да настрои автоматични правила за сортиране на такава поща.

Значението на писането

Ако писмото съдържа информация за спешни промени, текста на договора или друга информация, на която първо трябва да обърнете внимание, използвайте „високо“ значение, това ще подчертае писмото във входящата кутия.
Не използвайте „високо“ значение напразно - „шумните“ хора са досадни, бъдете по-скромни.
За лично писмо до бизнес кореспондент или писмо със забавна снимка или връзка, маркирайте важността като „ниска“.

Писане на писма (отговори)

Започнете с поздрав, учтиво е. "Здравей, Грия!" показва, че ви мързи да напишете името на човека. Дори само "Андрей!" или "Добър ден!" доста учтиво и достатъчно.
Говорете на същия език с човека. Това се отнася не само за руския/английския език, но и за формата на текста. Ако получите официално писмо, неформалният отговор на него ще бъде неуважение към респондента и демонстрация на вашата собствена ниска култура. Официален отговор на неофициално обжалване е или призив за спазване на разпоредбите, или това просто се изисква от корпоративните правила.
Опитайте се винаги да отговаряте на последното писмо във веригата за кореспонденция, а не на някакво междинно.
Ne ispolzuyte translitс изключение на случаите на изпращане на писма от условия, при които е трудно да се въведе текст по различен начин (например от мобилен телефон или от компютър без руска клавиатурна подредба).
Ако вашият имейл клиент не поддържа руски език или разваля кодировките, прикачете текста на отговора като прикачен файл.
Бизнес писмото трябва да бъде точно, кратко и конкретно:
- Точност – не забравяйте да включите точните подробности, които имате предвид (дата и тема на друг имейл, дата на среща, точка от дневния ред на срещата, име на файл, връзка към онлайн документ и т.н.).
- Лаконичност – някои хора представят на три страници това, което може да се напише с три изречения. Който мисли ясно, той говори ясно и вашият кореспондент вижда това.
- Конкретика – от писмото трябва да става ясно КАКВО ТОЧНО се изисква от получателя, какви действия искат от него.
Бизнес кореспонденцията не е място за упражнения в епистоларния жанр и не е място за изразяване на емоции. За целта има форуми, чатове и други средства за електронна междуличностна комуникация. Лаконичният бизнес текст не е сухота, а спестяване на време и прецизност на мисълта.
Ако писмото съдържа няколко въпроса, теми или задачи, структурирайте ги и ги разделете на параграфи с или без номериране. Непрекъснатият „поток от мисли“ е труден за четене и е лесно да пропуснете основната точка на писмото. Освен това някои хора са склонни веднага да изхвърлят лошо структурирано писмо в кошчето (въпреки че това вероятно е екстремизъм).
Имайте предвид, че отговорът на молба или задача е „Да го направим!“ непълна „Ще го направим до такава дата“, „след толкова дни“, „след такова и такова събитие“ са по-категорични и точни отговори.
Ако писмото е формулирано по такъв начин, че да може да се отговори с просто „добре“, тогава отговорът най-вероятно ще бъде получен много по-бързо. Например, ако има няколко опции какво да направите, предложете някаква опция по подразбиране.
Текстът не трябва да съдържа грешки. Очепяткине са страшни, но ако пишете и изписвате дума неправилно във всяка буква, това се забелязва много бързо и вашето „Ч“ с минус на руски става очевидно (както и спекулативни по-нататъшни заключения за вашия общо нивообразование и култура).
Опитайте се да не използвате html форматиране на писмото. За съжаление този формат за писане на писма е стандартен в Outlook, но при използването му, особено при цитиране (отговаряне и препращане), възникват много въпроси.
Ако сте получили писмо в html формат, НЕ го променяйте в обикновен текст, това нарушава възприемането на информацията от подателя при получаване на вашия отговор. Колкото по-важен е вашият кореспондент за вас, толкова по-важно е да поддържате адекватно възприятие за него. Можете да се справите с подчертаването на вашите отговори в html цитати, като използвате цвят, или можете също да използвате бутона „Намаляване на отстъпа“ на панела за форматиране на html (въпреки че там има капризни нюанси).
Цитирайте текста на оригиналното писмо. Какво мислите, че би означавало това? И аз не знам: До: AIST е творческа птица Тема: Re: Re: Re: Въпрос Добре! Вася
Никога не редактирайте чужд текст, когато го цитирате! Това е един вид фалшификат на писма.
Когато цитирате изцяло (ако отговорът ви е на цялото писмо), напишете текста на отговора в НАЧАЛОТО на писмото, а не в края.
Ако отговаряте точка по точка, като използвате цитат, разделете цитата с празни редове в ГОРЕ И ДОЛНО и използвайте Главни буквив началото на изреченията. Опитайте се да намерите отговорите тук: > предлагаме да замените логото с включеното, > тъй като този много цветен фон не намери логото в прикачения файл > коригирайте надписа - вместо „риба” трябва да напишете „роб”! > иначе ще бъдем погрешно разбрани, надписът е коригиран, съжалявам > и последното...

$моб_инфо$