Funktionen eines Assistenten des Leiters eines Unternehmens. Zeitschrift "Generaldirektor"

Jeder Unternehmer, der sich in den Arbeitsalltag stürzt, hat Miranda Priestly aus „Der Teufel trägt Prada“ mindestens einmal wegen ihrer Assistentin Andrea beneidet. Und er wird den Autor um ein Exemplar eines unveröffentlichten Buches anbetteln, und er wird bei schlechtem Wetter eine Eintrittskarte bestellen, und er wird Dokumente mitnehmen und er wird mit dem Hund spazieren gehen. Das scheint etwas Fantastisches zu sein, aber wenn man den Wert, die Funktionalität und die Anforderungen an einen persönlichen Assistenten richtig einschätzt, kann man eine rechte Hand finden, die nicht nur weiß, wie man Kaffee kocht, sondern der man auch während der Feiertage Geschäfte anvertrauen kann. Heute sprechen wir über persönliche Assistenten: Warum sie notwendig sind, welche Funktionen an sie delegiert werden können und wie man bei der Auswahl eines Kandidaten keine Fehler macht.

Warum wir den Begriff „Helfer“ falsch verstehen

Liftmarketing arbeitet regelmäßig mit so vielen Unternehmen zusammen – und wir haben bei den meisten von ihnen einen häufigen Fehler festgestellt. Wenn wir einem Geschäftsinhaber die Frage stellen: „Was sollte eine Assistentin tun?“, hören wir oft eine Liste mit Sekretariatsfunktionen: „Tee/Kaffee/Drucken/zur Post gehen.“ Wenn das alles ist, was Ihr Assistent tut, dann haben Sie keinen Assistenten.

Ein guter stellvertretender Manager ist unersetzlicher Mensch Er übt ein breites Spektrum an Funktionen aus, von der Sekretärin über den stellvertretenden Geschäftsführer, den Vertrauten bis hin zur zweiten Person im Unternehmen.

Der richtige Assistent hilft Ihnen, Ihr Unternehmen effizienter und effektiver zu führen. Dies ist eine Person, die dem Eigentümer einige Funktionen entzieht und ihm Zeit für strategische Aufgaben für die Zukunft gibt. Über die richtigen Aufgaben eines Unternehmers haben wir bereits geschrieben.

Jeder Unternehmer braucht einen Assistenten. Ideal ist es, bereits in der Gründungsphase einen Assistenten einzustellen.

Assistenten sind kostengünstig.

Das durchschnittliche Gehalt eines Assistenten in der Ukraine liegt zwischen 8.000 und 14.000 Griwna. Und viele werden denken, dass es ziemlich teuer ist.

Aber lassen Sie uns einmal berechnen, wie viel eine Ihrer Arbeitsstunden kostet. Teilen Sie dazu den gesamten Geldbetrag, den Sie im Vormonat verdient haben, durch 160. 160 ist die Anzahl der Stunden, die Sie in einem Monat in einem Unternehmen mit einem 8-Stunden-Arbeitstag gearbeitet haben.
Noch interessantere Statistiken: Der Eigentümer verbringt täglich 20 bis 50 % seiner Zeit mit Aufgaben, die eigentlich nicht in seinen Verantwortungsbereich fallen (Prüfung der Qualität der Aufgaben, Streit mit Auftragnehmern, Bestellung eines Programmierers ins Büro usw.). ). Sicherlich kennt jeder Unternehmer die Situation: „Irgendein Problem. Ich entscheide selbst, um das Team nicht von der Arbeit abzulenken.“ Beispielsweise kostet eine Stunde für einen Eigentümer, der 2.000 US-Dollar im Monat verdient, 12,50 US-Dollar.

Rechnen Sie jetzt nach. Vorausgesetzt, dass der Eigentümer aus unserem Beispiel 50 % der Arbeitszeit (4 von 8 Stunden) unnötige Funktionen ausführt, beträgt der Verlust für eine Arbeitsstunde 12,5 Dollar und somit 50 Dollar. Für einen Monat beträgt der Verlust 1000 $. Und das ist 2-3 Mal mehr als das Gehalt eines Assistenten.

Jede Stunde, die Sie für nicht zum Kerngeschäft gehörende Aufgaben aufwenden, ist eine Stunde Zeit, die Sie Ihrem Unternehmen gestohlen haben.

Übrigens: Sie können sich noch mehr entlasten, wenn Sie einige Aufgaben an Auftragnehmer delegieren.

Was sollte ein Assistent tun?

FUNKTION 1. Zeitmanagement des Managers

a) Zeitplanplanung

Der Assistent hilft dem Besitzer, seinen Tag effektiv zu planen. Ein Unternehmer sollte nicht ständig seinen Kalender öffnen und nach einem Fenster für ein Meeting suchen. Er verhandelt mit dem Assistenten eine gemeinsame Vision (z. B. Arbeitstreffen bis spätestens 19 Uhr oder nicht mehr als 3 Beratungsgespräche pro Woche), dann plant der Assistent die Treffen und benachrichtigt den Eigentümer darüber.

b) Erinnerung + Prozessbegleitung

Wenn eine Teambesprechung geplant ist, ist es der Assistent, der die Mitarbeiter vorab darüber informiert und dafür sorgt, dass alle pünktlich erscheinen. Auch die Produktivität von Meetings steigt deutlich.

FUNKTION 2. Organisation und Bereitstellung von Arbeitsveranstaltungen

a) Vorbereitung von Sitzungen (Protokolle, technische Fragen)

Wenn ein Treffen mit Partnern oder Kunden geplant ist, bereitet der Assistent dieses Treffen vor, führt Protokolle, organisiert alle technischen Belange und überprüft die Ausrüstung. Protokolle sind nach jedem Meeting sehr wichtig, sonst besteht die Gefahr, dass Meetings zu einem „Reden und Vergessen“-Format werden. Wenn ein Protokoll vorhanden ist, zeichnet der Assistent alle Entscheidungen auf Papier auf und übersetzt sie dann in Programmen wie Bitrix in das Aufgabenformat. Der Assistent sorgt dafür, dass die Ergebnisse der Diskussion weitergeführt werden.

b) Organisation und Steuerung von Geschäftsreisen

Der Assistent muss für Sie eine Unterkunft auf einer Geschäftsreise finden, das Verkehrsmittel auswählen und Tickets kaufen. Gleichzeitig sollten sich seine Entscheidungen an den Vorlieben des Eigentümers orientieren: Bevorzugen Sie beispielsweise Morgen- oder Abendflüge, welche Hotels bevorzugen Sie?

FUNKTION 3. Geschäftskontakte pflegen

ein Telefon

Je mehr ein Unternehmen wächst, desto gefragter wird sein Inhaber. Manche Unternehmer geben ihr Telefon sogar an Assistenten weiter, damit diese stattdessen Anrufe entgegennehmen.

Wenn Sie viel E-Mail-Korrespondenz mit Assistenten, Auftragnehmern, Kunden usw. haben, können Sie, wie beim Telefon, die Prüfung des Postfachs an einen Assistenten delegieren. Er wird die Briefe studieren und Ihnen alle notwendigen Informationen geben. Je länger der Assistent bei Ihnen ist, desto besser kennt er Ihre Gewohnheiten und Denkweisen. Daher wird der Assistent im Laufe der Zeit in der Lage sein, Briefe für Sie zu beantworten.

FUNKTION 4. Büroleiter

Wenn Ihr Unternehmen klein ist und es keine eigene Büroleiterfunktion gibt, delegieren Sie diese an einen Assistenten. Aber auf keinen Fall sollten Sie Papier kaufen und selbst einen Kopierer herstellen. Das Goldene Zeit, verschwendet. Der Büroleiter stellt sicher, dass im Büro alles funktioniert und dass alle für die Arbeit notwendigen Materialien eingekauft sind (vom Büromaterial bis zum Reinigungsmittel).

FUNKTION 5. Stellvertretender Leiter

Wenn Sie nicht vor Ort sind, sollte der Assistent die Funktion übernehmen, die Erledigung der Aufgaben zu überwachen. Ein Beispiel aus dem Leben von Liftmarketing: Wenn Vlad und ich gehen und uns bei der Ankunft einer der Mitarbeiter einen Bericht vorlegen muss, kommt der Assistent mehrmals täglich auf diesen Mitarbeiter zu, erkundigt sich nach der Abschlussquote des Berichts und erinnert daran das Treffen. Dadurch wissen wir immer, dass wir zurückkommen – und der nötige Bericht liegt vor.

Die Funktion „stellvertretender Manager“ umfasst auch die Möglichkeit, Informationen zu finden (oft auf Google), Unternehmensstandards einzuhalten und manchmal Entscheidungen für den Manager zu treffen. Bei der Einhaltung von Standards handelt es sich, wenn ein Assistent bemerkt, dass die Aufgabe einer Person nicht erledigt wurde, sich als erster einmischt, das Problem herausfindet und die Situation korrigiert. Der Unternehmer greift nur im Extremfall ein.

Denken Sie daran: Ein persönlicher Assistent steigert direkt Ihre Effizienz und damit auch die Effizienz Ihres Unternehmens. Der Gewinn steigt und Sie sparen Zeit für wichtigere Aufgaben.

Wo finde ich einen Mitarbeiter?

1) Nehmen Sie fertige Produkte vom Markt

Liftmarketing hat Partner – die 4SMART Business Academy. Darin befindet sich die Smart Assistant Excellence Academy. Die Jungs suchen auf dem Markt nach fähigen Kandidaten, bringen ihnen alles bei, was sie für die Arbeit als Assistenten brauchen, und schicken sie an Manager. Um die Zeit der Personalvermittler und Ihre nicht zu verschwenden, können Sie sich an die 4SMART Business Academy wenden. Für diejenigen, die auf unsere Empfehlung gekommen sind, gibt es sogar einen zusätzlichen Rabatt.

2) Stellen Sie sich selbst ein. Wenn Sie planen, selbst einen Assistenten zu suchen, besteht Ihr Weg aus 6 Etappen:

• Stellenbeschreibung;
• Ausschreibung einer offenen Stelle;
• Primärauswahl (Suche nach Erfahrung als Assistent);
• Interview;
• Schulung (seien Sie darauf vorbereitet, dass der Mitarbeiter Ihre Gewohnheiten nicht sofort lernt);
• Arbeit + Ausbildung (die Fähigkeiten des Assistenten werden immer verbessert).

Was ist vor dem Vorstellungsgespräch zu tun?

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem Assistenten machen, notieren Sie alle Aufgaben, die Sie ihm übertragen. Sie werden zur Basis der Zukunft Arbeitsbeschreibung:

• All die routinemäßigen Dinge, die Sie tun;
• All die kleinen Zahlungen, die Sie leisten;
• Alle Büroaufgaben, die Sie erledigen;
• All die „kontrollierenden Dinge“, die Sie tun.

Die Wirksamkeit Ihres Assistenten hängt direkt von dem Aufwand ab, den Sie investieren. Recherchieren Sie ein wenig im Feature-Artikel.

Erforderliche Eigenschaften für einen Assistenten

Es gibt eine Reihe persönlicher Eigenschaften, auf die kein Assistent verzichten kann. Wenn der Kandidat nicht über mindestens eines davon verfügt, suchen Sie weiter.

3 Optionen für eine Testaufgabe für einen Kandidaten für die Stelle eines Assistenten

AUFGABE 1. Einen Reiseplan erstellen und schützen

Überlegen Sie sich eine Veranstaltung: zum Beispiel eine Geschäftsreise nach Odessa. Bitten Sie den Kandidaten, einen Plan für Ihre Reise zu erstellen und diesen zu verteidigen. Ideal ist es, wenn der Kandidat klärende Fragen zu Ihren Präferenzen stellt. In jedem Fall muss er seine Wahl zu jedem der Punkte begründen: Transport, Tageszeit, Wohnort während der Geschäftsreise usw.

AUFGABE 2. Sitzungsbericht (Protokoll)

Bitten Sie den Kandidaten, das Protokoll eines imaginären Treffens zu einem beliebigen Thema zu beschreiben. Sie erfahren, was er von Protokollen versteht und ob er es versteht, Gedanken logisch zu strukturieren und mehr und weniger wichtige Aufgaben hervorzuheben.

AUFGABE 3. Handschriftlicher Text

Ideal ist es, wenn der potenzielle Assistent mindestens eine der Aufgaben handschriftlich erledigt. Auf diese Weise können Sie die Genauigkeit beurteilen.

Das sind alle Ratschläge, denken Sie daran: Die Qualität der Arbeit Ihres Assistenten hängt nicht vom Assistenten selbst, sondern von Ihnen ab. Befolgen Sie unsere Ratschläge – und Sie werden nicht nur von einem idealen Assistenten träumen, sondern auch mit ihm zusammenarbeiten.

Persönlicher Assistent des Managers - Beruf weiter dieser Moment durchaus gefragt. Dies ist vor allem auf die Entwicklung einer Marktwirtschaft zurückzuführen, da die finanzielle Lage eines jeden Unternehmens in einem harten Wettbewerb von richtigen und rechtzeitigen Managemententscheidungen abhängt. Der Erfolg eines Direktors hängt maßgeblich von den Fähigkeiten, betriebswirtschaftlichen Fähigkeiten und persönlichen Qualitäten ab. Ein stellvertretender Direktor, dessen Aufgaben von banalen Büroangelegenheiten bis hin zu operativen Entscheidungen reichen, wird zum unverzichtbaren Mitarbeiter, zur „rechten Hand“ des Chefs usw Am wichtigsten ist es, ein Garant dafür zu sein, dass die zugewiesenen Aufgaben pünktlich erledigt werden.

Persönliche Qualitäten eines Assistenten

Bei der Wahl " rechte Hand„Der Direktor eines Unternehmens achtet oft nicht auf Bildung, sondern auf persönliche. Höchstwahrscheinlich wird einer Person mit weniger Erfahrung, aber einer ähnlichen Meinung der Vorzug gegeben, als einem Spezialisten mit hervorragenden Empfehlungen, aber anderen Lebensüberzeugungen.“ . Ein stellvertretender Manager, dessen Aufgaben kaum zu formulieren sind, muss die Fähigkeit haben, Gedanken zu lesen und die Stimmung des Chefs auf den ersten Blick zu erkennen. Erledigen Sie alle Aufgaben, unabhängig von deren Besonderheiten – es kann sich um Aufgaben persönlicher Natur handeln. Wenn Sie immer alles persönlich nehmen, ist das nicht der richtige Job für Sie. Der stellvertretende Geschäftsführer sollte der Unzufriedenheit und den Pannen des Chefs keine Beachtung schenken. Der Assistent muss seinen Vorgesetzten gegenüber engagiert und loyal sein. Außerdem seine Arbeit monetärer Preis, wird durch ein einziges Ziel motiviert – die Steigerung des Wohlergehens und der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens als Ganzes. Ein stellvertretender Geschäftsführer, zu dessen Aufgaben es gehört, in Abwesenheit des Geschäftsführers Verträge auszuhandeln und abzuschließen, ist gewissermaßen das Gesicht des Unternehmens. Anhand dessen beurteilen Wettbewerber den Stand der Dinge und Kunden und Partner treffen Entscheidungen über die Zusammenarbeit.

Jobfunktionen

Wenn Sie also beabsichtigen, persönlicher Assistent zu werden, sollten Sie sich mit dem Tätigkeitsbereich und der Liste der Aufgaben vertraut machen, die ein Assistent der Geschäftsleitung täglich erledigt. Seine Aufgaben reichen, wie bereits erwähnt, von geschäftsführenden bis hin zu stellvertretenden Funktionen.

• Planung und Erstellung eines Arbeitsplans für anstehende Aufgaben und Besprechungen des Managers;
• Erinnerungen an geplante Meetings, bevorstehende Reisen, die Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsessen;
• Steuerung und Planung von Geschäftsreisen: Buchung von Tickets, Hotelreservierungen, Übersetzertätigkeit;
• Aufrechterhaltung der Dokumentation und organisatorischer Aspekte zur Rationalisierung des Arbeitsplatzes.

Zu den stellvertretenden Aufgaben gehören:

• Suche nach notwendigen Informationen, schnelle Lösung aufkommender Probleme, Kontrolle über die Arbeit der Struktureinheiten;
• ggf. Vertretung des Unternehmens und des Chefs bei Geschäftstreffen.

In einem bestimmten Unternehmen kann der Umfang der Verantwortlichkeiten je nach unternehmensspezifischen und persönlichen Besonderheiten variieren

Aussichten

Hochqualifizierte Mitarbeiter, die diese Aufgaben wahrnehmen, genießen einen hohen Stellenwert. Am häufigsten werden Büroleiter, Sekretäre und Abteilungsleiter zu persönlichen Assistenten, die sich während ihrer Tätigkeit einen hervorragenden Ruf erarbeitet haben und über ihre Verantwortung hinausgewachsen sind. Manche Mitarbeiter sehen in der Position des persönlichen Assistenten einen Einstieg in den beruflichen Aufstieg. Karriereleiter. Erfahrungen und Kenntnisse über die Struktur des Unternehmens, seine Tätigkeitsbereiche, seine Spezialisierung sowie Verhandlungsgeschick eröffnen Ihnen in der Zukunft vielfältige Perspektiven. Erfahrene und angesehene Mitarbeiter können höhere Positionen besetzen, was ihr höchstes Ziel und ihr größter Traum ist.

Um die Arbeitsbeziehungen zu optimieren, wird eine Stellenbeschreibung für einen stellvertretenden Manager erstellt. Das Dokument zeigt funktionale Verantwortlichkeiten, Verantwortung, Arbeitnehmerrechte.

Die Position des „Assistenten des Managers“ kann in verschiedenen Organisationen unterschiedlich bezeichnet werden: persönlicher Assistent des Direktors, stellvertretender Manager, Sekretär.

Beispiel einer typischen Stellenbeschreibung für einen stellvertretenden Manager

ICH. Allgemeine Bestimmungen

1. Auf Anordnung des Leiters der Organisation wird ein stellvertretender Geschäftsführer für die Stelle ernannt und von dieser entlassen.

2. Der stellvertretende Geschäftsführer berichtet direkt an den Leiter des Unternehmens.

3. Während der Abwesenheit des stellvertretenden Geschäftsführers werden seine Rechte und Funktionspflichten auf einen anderen Beamten übertragen, wie in der Anordnung der Organisation angegeben.

4. Eine Person, die hat Hochschulbildung und mindestens ein Jahr Erfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit.

5. Der stellvertretende Geschäftsführer wird bei seiner Tätigkeit geleitet von:

• Gesetzgebung der Russischen Föderation;
• Interne Arbeitsvorschriften, Satzung und andere Vorschriften des Unternehmens;
• Befehle und Weisungen des Managements;
• diese Stellenbeschreibung.

6. Der stellvertretende Geschäftsführer muss wissen:

• etabliertes Verfahren zum Umgang mit Dokumenten in der Organisation;
• Regeln Unternehmenskommunikation und Etikette;
• Verfahren zur Pflege der Berichtsdokumentation;
• Regeln für die Nutzung von Bürogeräten und Kommunikationsgeräten;
• Grundlagen der Arbeit mit einem Texteditor, Tabellenkalkulationen;
• Grundlagen der Büroarbeit;
• Organisationsstruktur des Unternehmens;
• Verfahren zum Abschluss und zur Ausführung von Verträgen.

II. Aufgabenbereiche eines stellvertretenden Geschäftsführers

Dem stellvertretenden Geschäftsführer werden folgende funktionale Aufgaben übertragen:

1. Planung des Arbeitstages des Managers: Entwicklung und Koordinierung eines Zeitplans für Besprechungen, Besuche, Anrufe, Empfänge und andere Aktionen.

2. Persönliche Begleitung der Führungskraft bei Meetings, Empfängen und Reisen.

3. Technische Unterstützung Arbeit des Managers: Ticketbestellung, Transport; Organisation von Verhandlungen und Meetings.

4. Führen von Protokollen und anderen Dokumenten, in denen der Fortschritt und die Ergebnisse von Besprechungen, Sitzungen und Verhandlungen aufgezeichnet werden.

5. Bekanntmachung der Mitarbeiter der Strukturabteilungen der Organisation über Anweisungen und Anordnungen der Geschäftsführung und Überwachung ihrer Umsetzung.

6. Sammlung von Informationen, Vorbereitung und Bereitstellung von Analyse-, Informations-, Referenz- und anderen Berichten an das Management.

7. Erledigung von Büroarbeiten, Entgegennahme der an den Vorgesetzten gesendeten Korrespondenz.

8. Anmeldung der Besucher zu einem persönlichen Termin mit dem Manager, Organisation ihres Empfangs.

9. Entgegennahme von Dokumenten und Anträgen zur Unterschrift durch den Geschäftsführer, deren Registrierung, Abrechnung und Übermittlung an den Geschäftsführer.

10. Erstellung von Briefen, Anträgen und anderen Dokumenten im Auftrag der Geschäftsführung.

11. Vorbereitung von Besprechungen, Besprechungen, Besprechungen durch den Manager. Sammeln notwendiger Materialien, Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit, Ort und Tagesordnung.

12. Durchführung offizieller Aufgaben des Managers.

III. Rechte

Der stellvertretende Geschäftsführer hat das Recht:

1. Erhalten Sie Informationen in dem Umfang, der zur Erledigung der zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist.

2. Senden Sie Vorschläge an das Management, um ihre Arbeit zu verbessern und die Aktivitäten des Unternehmens zu rationalisieren.

3. Senden Sie Anfragen an Abteilungen der Organisation (im Namen des Managers oder auf persönliche Initiative), um die für die Erfüllung erforderlichen Dokumente zu erhalten berufliche Verantwortung.

4. Fordern Sie, dass die Leitung der Anstalt die Voraussetzungen schafft, die für die Wahrnehmung ihrer Amtspflichten erforderlich sind.

5. Treffen Sie unabhängige Entscheidungen im Rahmen Ihrer Kompetenz.

6. Zugriff auf vertrauliche Informationen haben, wenn ein geschäftlicher Bedarf entsteht.

IV. Verantwortung

Der stellvertretende Geschäftsführer ist verantwortlich für:

1. Bereitstellung falscher Informationen für Mitarbeiter der Organisation.

2. Unsachgemäße Erfüllung der eigenen Amtspflichten.

3. Der Organisation, dem Staat, seinen Gegenparteien und Mitarbeitern materiellen Schaden zufügen.

4. Verletzung der Fristen zur Erledigung der zugewiesenen Aufgaben.

5. Verstoß gegen die Bestimmungen der maßgeblichen Dokumente, Entscheidungen und Vorschriften der Organisation.

6. Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen, personenbezogenen Daten und vertraulichen Informationen.

7. Handlungen, die außerhalb seiner Zuständigkeit liegen.

8. Verstöße gegen Arbeitsdisziplin, Sicherheitsvorschriften, interne Arbeitsvorschriften, Brandschutz.

9. Verstöße gegen die Standards der Geschäftsetikette, unhöfliche Behandlung von Geschäftspartnern, Besuchern und Mitarbeitern der Organisation.

Der Assistent der Geschäftsleitung ist die Elite des Verwaltungspersonals. Der Geschäftsführer eines Großunternehmens benötigt einen verantwortungsbewussten und zuverlässigen Assistenten, der alle Organisations- und Informationsarbeiten erledigt. Dadurch verschwendet der Manager keine Zeit mehr, indem er sich aufregt und sich mit kleineren Problemen beschäftigt. Der Assistent erlangt im Unternehmen einen Sonderstatus, da er der Vertraute des Direktors ist.

Um Ihre Aufgaben effizient zu erfüllen, reicht es nicht aus, über grundlegende Kenntnisse und Fähigkeiten zu verfügen, sondern Sie müssen über bestimmte menschliche Qualitäten verfügen. Sie müssen pünktlich, freundlich, selbstbeherrscht, taktvoll und den Unternehmensinteressen verpflichtet sein. Gleichzeitig müssen Sie sich auf eine untergeordnete Position vorbereiten, um sich an die Umstände und den Charakter des Chefs anpassen zu können.

Zunächst müssen Sie in der Lage sein, sowohl den Anführer selbst als auch andere zu respektieren. Sie müssen die Fähigkeit beherrschen, zu verwalten und Befehle zu erteilen, da Ihnen die Verantwortung für die Leitung einfacher Projekte übertragen wird. Sie müssen Ihre Arbeit ernst nehmen und dürfen keine Angst davor haben. Nutzen Sie Ihre Initiative und scheuen Sie sich nicht, Ihrem Chef gegenüber Ihre Meinung zu äußern, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Recht haben.

Hauptverantwortlichkeiten guter Assistent Manager sind: Arbeit mit Dokumentation und organisatorische Arbeit. Zu den Informations- und Dokumentationsdienstleistungen gehören folgende Sachverhalte:
1. Entgegennahme und Prüfung vorbereiteter Dokumentenentwürfe, die dem Chef zur Unterschrift vorgelegt werden, Bearbeitung und Fertigstellung.
2. Entgegennahme der an der Firmenadresse eintreffenden Korrespondenz und Weiterleitung an die entsprechenden Struktureinheiten und konkreten Mitarbeiter. Antworten vorbereiten und versenden.
3. Erstellung von Briefen, Anfragen, Berichten, Berichten und anderen vom Manager geforderten Unterlagen.
4. Pflege von Archivunterlagen und sichere Speicherung von Dateien.
5. Überwachung der Arbeit der Unternehmensmitarbeiter, Überwachung der Fristen.
6. Pflege einer Registrierungsdatei.

Der dokumentenlose Dienst umfasst weitere Aufgaben:
1. Empfang und Verbreitung von Nachrichten über verschiedene Kommunikationskanäle.
2. Kontrolle eingehender Telefonanrufe, das „Gesicht“ des Unternehmens in Gesprächen mit Kunden, schnelle Entscheidungsfindung über die Wichtigkeit des Anrufs.
3. Sicherstellung der Arbeit des Managers durch Organisation seines Schreibtisches.
4. Rationale Planung von Besprechungen und anderen Angelegenheiten des Chefs.
5. Vorbereitung von Räten, Sitzungen, Konferenzen (Sammlung von Teilnehmern und Dokumenten). Führen Sie Protokolle über diese Sitzungen.
6. Organisation von Firmenpräsentationen.
7. Erfüllung persönlicher Wünsche und Weisungen des Vorgesetzten.

Der Umfang dieser Verantwortlichkeiten hängt von der Größe des Unternehmens und der Geschäftsführung ab. Direktor große Firma hat mehrere Assistenten, deren Verantwortlichkeiten enger, aber nicht geringer sind.

Ein Assistent der Geschäftsleitung ist eine großartige Gelegenheit, Managementfähigkeiten zu erlernen. Diese Position könnte der nächste Schritt in Ihrer Karriere sein.

Hallo an alle Stammleser und diejenigen, die zum ersten Mal vorbeischauen!

Der heiße asiatische Sommer ist in Almaty angekommen, gegen den ich schon lange ein Heilmittel entwickelt habe – Bergwandern. Ich bin erst kürzlich mit einem sehr vollen Programm von einer Kurzreise zurückgekehrt. Ich lecke meine geriebenen Schwielen und durchsuche die Bergausrüstungsgeschäfte nach neuen Stiefeln, weil die alten ihr Leben aufgegeben haben. Im Allgemeinen hat das Reisen sein Erscheinungsbild etwas verändert, bleibt aber derselbe integrale Bestandteil meines Lebens.

Kommen wir zurück zu Ihrer Remote-Arbeit. Bisherige Materialien zu verschiedenen Internet-Spezialitäten haben eine gute Resonanz erhalten, daher möchte ich das Thema fortsetzen und Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verwirklichung Ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten vorstellen. Der Internetberuf des persönlichen Assistenten einer Führungskraft wird heute Gegenstand unseres Gesprächs sein.

Um sich auf die Kernthemen des Unternehmens konzentrieren zu können, stellt der Inhaber oder Geschäftsführer einen Assistenten ein, an den er die Lösung von Routineaufgaben, die Einhaltung des Arbeitsplans und die Ausführung verschiedener Aufgaben delegieren kann.

Ein persönlicher Remote-Assistent ist der Spezialist, der zur rechten Hand des Chefs wird und sich auf die Unterstützung aller Geschäftsprozesse der Organisation konzentriert. Diese Position vereint die Funktionen eines Sekretärsassistenten, eines Stellvertreters für allgemeine Angelegenheiten, Öffentlichkeitsarbeit und die Arbeit mit Auftragnehmern. Volle Liste Die Verantwortlichkeiten richten sich nach den Besonderheiten und Bedürfnissen des Unternehmens sowie nach dem Grad des Vertrauens in den eingestellten Mitarbeiter.

Bei solchen Aktivitäten große Erfolge zu erzielen und ein angemessenes Einkommen zu erzielen, ist nicht so einfach, wie es scheint. Sie benötigen ausgeprägte Professionalität, Managementfähigkeiten, strikte Selbstdisziplin und den Wunsch, ständig zu arbeiten persönliches Wachstum.

Heutzutage ist die Nachfrage nach Wirtschaftsassistenten auf dem Arbeitsmarkt hoch und eine qualifizierte Fachkraft wird, wie man so sagt, abgeschnitten. Also, wer ist das – ein persönlicher Assistent des Managers?

Der Anforderungskatalog an einen Kandidaten für die Position der „rechten Hand“ und seine Kernkompetenzen variiert je nach Geschäftsrichtung, seinen Besonderheiten, der Art und Arbeitsbelastung des Managers. Irgendwo suchen sie vielleicht einen Spezialisten mit technischer Ausbildung, aber irgendwo brauchen sie eine Person mit künstlerischem Geschmack und humanitären Neigungen.

Am häufigsten sieht das Spektrum der grundlegenden Verantwortlichkeiten etwa so aus:

• Sicherstellung des Arbeitsablaufs des Chefs,
• Dokumentenbearbeitung, Kommunikation mit Gegenparteien, Anrufe und Mailings,
• darüber berichten verschiedene Richtungen,
• Persönliche Weisungen des Vorgesetzten ausführen.

Auf den ersten Blick ist die Liste nicht sehr umfangreich, aber jeder Punkt kann viele Aufgaben umfassen. Um dem Chef ein angenehmes Arbeitsumfeld zu bieten, müssen Sie seinen Arbeitsplan einhalten, seine Umsetzung überwachen und die notwendigen Anpassungen vornehmen.

Die Dokumentenverarbeitung umfasst die Analyse eingehender Korrespondenz, das Verfassen von Briefen, kommerziellen Angeboten und Mailings sowie die Aufrechterhaltung der Büroarbeit in der Organisation.

Möglicherweise werden Sie damit beauftragt, erste Verhandlungen mit Gegenparteien zu führen, verschiedene Präsentationen zu erstellen und Geschäftstreffen zu organisieren. Darüber hinaus können Sie mit der Erstellung von Berichten in verschiedenen Bereichen betraut werden – sowohl in der Managementtätigkeit als auch in der Produktion.

Möglicherweise werden Sie gebeten, ein Geschenk zu finden, Flugtickets zu buchen, ein Hotel zu buchen oder eine Urlaubsreise zu wählen – um persönliche Anweisungen Ihres Chefs auszuführen.

Die gesamte Liste sowie der Arbeitsaufwand und das erwartete Einkommen werden Ihnen im Vorstellungsgespräch bekannt gegeben. Die Vergütung dieser Arbeiten richtet sich in der Regel nach der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Sie kann sich nach Vereinbarung erhöhen, wenn die Arbeitsbelastung am Wochenende geplant ist oder Aufgaben nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören.

Was sollte ein Fernassistent können?

Um als persönlicher Assistent aus der Ferne arbeiten zu können, benötigen Sie keine spezielle Ausbildung, müssen aber über bestimmte Grundkenntnisse verfügen.

Für jemanden, der bereits in einer Fachausbildung gearbeitet hat, ist es ratsam, sich nach einer Organisation mit ähnlichen Besonderheiten umzusehen. In diesem Fall wird das Karrierewachstum schneller voranschreiten, da Sie nicht nur Managementfragen, sondern auch einige Produktionsprobleme delegieren können.

Die in diesem Beruf erforderlichen Mindestkompetenzen können etwa so definiert werden:

1. Kenntnisse aller grundlegenden Office-Programme auf fortgeschrittenem Benutzerniveau,
2. Kenntnisse in Internet-Technologien - Mail, Skype, Internet-Mailings,
3. hohe Lese- und Schreibkompetenz, Erfahrung in Telefongesprächen,
4. Bereitschaft, verschiedene kleinere Fragen und Probleme selbstständig zu lösen.

Wenn Sie wissen, wie man gute Verkaufspräsentationen macht, geben Sie Geschäftskorrespondenz Sie können den Verhandlungsprozess leiten – Ihr Wert als Spezialist wird deutlich steigen.

Das bedeutet nicht, dass für eine bestimmte Stelle alle Ihre Talente gefragt sind. Es kommt vor, dass der Inhaber eines Kleinunternehmens lediglich einen Spezialisten mit den Funktionen einer Sekretärin oder einen Manager benötigt, der regelmäßig Internet-Newsletter erstellt.

Abhängig von Ihren angestrebten Zielen können Sie Stellenangebote mit geringem Arbeitsaufwand wählen. Wenn Sie sich jedoch beruflich weiterentwickeln, Ihre Fähigkeiten verbessern und Ihr Einkommen steigern möchten, sollten Sie sich nach einer Stelle mit höheren Anforderungen umsehen.

Neben den technischen Fähigkeiten muss ein Bewerber für die Stelle als Wirtschaftsassistent auch bestimmte menschliche Eigenschaften mitbringen:

• Verantwortung und Zuverlässigkeit– Der Arbeitgeber muss auf Ihren guten Glauben vertrauen,
• Ehrlichkeit und Integrität– Sie erhalten Zugang zu geheimen Informationen über die Aktivitäten des Unternehmens und der Arbeitgeber muss sicher sein, dass er seine Geheimnisse in zuverlässige Hände gibt.
• Stressresistenz– Viele Aufgaben müssen unter Einhaltung von Fristen und in ungewöhnlichen Situationen erledigt werden.
• Pünktlichkeit und Selbstdisziplin– wichtige Eigenschaften, die es Ihnen ermöglichen, Ihren Arbeitstag und den Tag Ihrer Vorgesetzten kompetent zu gestalten.

So bestehen Sie ein Vorstellungsgespräch

Heute finden Sie auf verschiedenen Online-Ressourcen eine Stelle für einen Remote-Assistenten. , soziale Netzwerke, offizielle Portale Suchen Sie nach Jobs wie NN und JOB – dort können Sie nach einer für Sie passenden Beschäftigungsmöglichkeit suchen.

Um ein Vorstellungsgespräch erfolgreich zu bestehen, müssen Sie Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten realistisch einschätzen.

Testen Sie Ihre Kenntnisse der russischen Sprache mit einer kostenlosen Ressource im Internet. Wenn das Ergebnis nicht überzeugend ist, versuchen Sie, die Wissenslücken zu schließen. Ohne Lese- und Schreibkompetenz und guten Stil können Sie keine Geschäftskorrespondenz führen. Bewerten Sie Ihre Tabellenkenntnisse – Sie müssen viele Berechnungen darin durchführen.

Denken Sie an Ihr Unternehmen und persönliche Qualitäten, welche davon Ihnen helfen, sich als vielversprechender Spezialist zu beweisen, und über welche Sie beim bevorstehenden Vorstellungsgespräch besser schweigen sollten. Ein gut geschriebener Lebenslauf hilft Ihnen dabei, eine passende Stelle zu finden professionelles Niveau. Lernen Sie, sich selbst zu präsentieren und scheuen Sie sich nicht, Ihre Talente zum Ausdruck zu bringen Starke Seiten. Sich selbst zu loben ist kein Verbrechen.

Vor- und Nachteile des Berufs

Die Arbeit als Wirtschaftsassistent hat seine Vor- und Nachteile. Der wichtigste positive Faktor ist die Möglichkeit, aus der Ferne in einer häuslichen, komfortablen Umgebung zu arbeiten.

Durch die Mitarbeit in der Unternehmensführung eröffnen sich Ihnen tolle Perspektiven – von der Möglichkeit, später Co-Geschäftsführer zu werden, bis hin zu einer Miteigentümerin des Unternehmens.

Ein weiterer Bonus wird der Erwerb neuer Erfahrungen sein. Dies kann für Sie eine Brücke zur Gründung Ihres eigenen Unternehmens sein, da Sie das erworbene Wissen für Ihre eigene Entwicklung umsetzen möchten.

Der Nachteil dieses Berufs kann ein voller Terminkalender sein, der wahrscheinlich nicht durch strenge Zeitrahmen eingeschränkt wird. Oftmals geben die Anforderungen an den Bewerber die Bedingung vor – 24 Stunden am Tag erreichbar zu sein.

Wo soll ich anfangen?

Große Volumina, kurze Fristen, ein seriöser Arbeitsrhythmus – genau das ist der aktive und dynamische Modus, in dem moderne Unternehmen leben, und wenn Sie voll daran teilnehmen möchten, nehmen Sie an diesem Prozess teil und entwickeln Sie Ihr Potenzial.

Ich habe im Internet keine Kurse oder Schulungsmaterialien zum Beruf des persönlichen Assistenten gefunden. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, die Ihnen beim Erlernen der wichtigsten Fähigkeiten der Fernarbeit sehr hilft. Abonnieren Sie den Kurs-Newsletter und lesen Sie ein Buch über die Erfahrung, aus der Ferne mit einer Vielzahl von Menschen umzuziehen.

Wenn Ihr Wissens- und Fähigkeitsniveau noch nicht die Position eines Assistenten in einem ernsthaften Großprojekt erreicht, seien Sie nicht verärgert, fangen Sie klein an. Sie können online recht schnell eine Karriere als Assistent der Geschäftsleitung aufbauen. Das Wichtigste, was Sie mitbringen müssen, ist der Wunsch, sich weiterzuentwickeln und zu lernen.

Hier ein kurzer Überblick über einen der Remote-Berufe, den ich heute für Sie vorbereiten durfte. Ich hoffe, dass ich Ihnen die wichtigsten Punkte und Besonderheiten verraten habe. Wenn Sie Fragen haben oder den Artikel in irgendeiner Weise kommentieren möchten, freue ich mich über jedes Feedback. Schauen Sie regelmäßig vorbei – bald werden wir weitere Spezialitäten besprechen, die heute online gefragt sind.

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