المستندات الأولية وإعداد التقارير عن المعاملات النقدية. إعداد المستندات النقدية الأولية

تعتبر الإدارة المختصة والدقيقة للتسويات والمعاملات النقدية ضرورية عمل فعالأي مؤسسة. أحد الاتجاهات في هذا المجال هو إعداد الوثائق النقدية الأولية. هم نموذج التقرير النشاط الاقتصاديالشركة وتخضع للرقابة من قبل وكالات الحكومة. ولذلك، فإن عملية إعداد مثل هذه الوثائق تتطلب نهجا مسؤولا ومهنيا بشكل خاص.

تقدم شركة "BF Consulting" خدمات شاملة بأي شكل تنظيمي وقانوني. موظفونا مؤهلون تأهيلاً عاليًا ولديهم خبرة واسعة في إعداد الوثائق النقدية وأوراق الشركة الرسمية. يشمل نطاق خدماتنا أيضًا الاحتفاظ بسجلات الضرائب والموظفين، والاستشارات، ويتم تحديد هذه الخدمات وغيرها بشكل فردي لكل عميل.

إجراءات إعداد المستندات النقدية الأولية

يتم تنظيم شكل تسجيل المستندات النقدية الأولية من خلال القوانين التشريعية ذات الصلة. لا يمكن اعتبار المستندات التي لا تستوفي المعايير المعمول بها صالحة. تتضمن قائمة المستندات النقدية الأولية الرئيسية ما يلي:

• أمر استلام نقدي,
• أمر نقدي للحساب,
• مجلة تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة،
• كتاب نقدي,
• دفتر محاسبة الأموال المقبولة والصادرة عن أمين الصندوق.

في وثائق المصدرويمكن أيضًا إجراء التغييرات وفقًا للمعايير المعمول بها. لا تنطبق هذه القاعدة على الأوامر النقدية الواردة والصادرة. إن إجراء أي تغييرات على هذه المستندات يجعلها غير صالحة.

يتم استخدام أمر استلام النقد (PKO) لتسجيل حقيقة استلام النقد في مكتب النقد الخاص بالمؤسسة. تنص الوثيقة على:

• محتوى الصفقة التجارية،
• قيمة الضريبة،
• المستندات الأولية وغيرها المرفقة مع تاريخ إعدادها وعددها،
• رمز الوحدة الهيكلية التي يتم تخصيص الأموال لها.

يسجل أمر المصروفات النقدية (RKO) حقيقة أن النقد يتم إصداره من مكتب النقد الخاص بالشركة. صدرت هذه الوثيقة في نسخة واحدة وتحتوي على معلومات حول:

• محتوى الصفقة التجارية،
• الوثائق الأولية وغيرها المرفقة،
• الأشخاص الذين يتلقون النقود، وما إلى ذلك.

في سجل تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة، يتم تسجيل عمليات PKOs وRKOs ومستنداتها البديلة الخاصة بكشوف المرتبات والحسابات قبل نقلها إلى مكتب النقد بالمؤسسة.

يقبل مكتب النقد النقد باستخدام أوامر استلام النقد (النموذج KO-1) الموقعة من قبل شخص مرخص له.

وفي هذه الحالة يعطى المودع إيصالاً بأمر استلام النقد موقعاً من كبير المحاسبين وأمين الصندوق ومختوماً بخاتم المؤسسة وختمها. عند استلام الأموال من البنك عن طريق الشيك، يقوم المحاسب أيضًا بإصدار أمر استلام نقدي برقمه المسجل على الجانب الخلفي من ورق الشيك.

يتم إصدار النقد وفقًا لأوامر صرف المصروفات أو المستندات الأخرى المنفذة بشكل صحيح (قسائم الدفع، طلبات إصدار الأموال، الفواتير، وما إلى ذلك)، والتي يتم تثبيتها بختم خاص يحتوي على تفاصيل حساب المصروفات. طلب نقدي(نموذج KO-2).

يتم توقيع المستندات الخاصة بإصدار الأموال من قبل المدير وكبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين من قبلهم. إذا كانت المستندات المرفقة بالإيصالات النقدية تحمل توقيع تفويض من رئيس المنظمة، فلا يلزم توقيعه على إيصال النقد. يتم إصدار أوامر الاستلام والمصروفات النقدية من قبل محاسب المجموعة المالية.

يتم دفع الرواتب والمزايا والمكافآت بموجب إيصالات الدفع دون تحرير إيصال نقدي لكل مستلم. بعد أيام العمل الثلاثة المحددة لدفع الأجور، يقوم المحاسب بإصدار إيصال نقدي بإجمالي المبلغ المدفوع في كشوف المرتبات. لا يُسمح بإجراء عمليات مسح أو بقع أو تصحيحات في المستندات النقدية.

يتم قبول الأموال الخاصة بالأوامر النقدية وإصدارها فقط في يوم إعداد هذه المستندات. لا يتم إصدار أوامر الاستلام والمصروفات النقدية أو المستندات التي تحل محلها للأشخاص الذين يقومون بإيداع الأموال أو استلامها. يتم نقلهم إلى مكتب النقد من قبل الشخص الذي أصدر الوثيقة. عند إصدار الأموال بموجب توكيل رسمي، يتم إرفاقها بأمر الصرف النقدي أو بيان إصدار الأموال النقدية.

عند إجراء المعاملات النقدية، يلتزم أمين الصندوق بالتوقيع عليها، بالإضافة إلى إلغائها والمستندات المرفقة بها بختم أو نقش "مدفوع" أو "مستلم" ("التاريخ، الشهر، السنة") .

قبل تحويلها إلى مكتب النقد للتنفيذ، يقوم المحاسب بتسجيل المستندات النقدية في مجلة خاصة لتسجيل الأوامر النقدية الواردة والصادرة، مع الإشارة إلى الرموز (التسميات الرقمية) لأسباب وشروط استلام وإصدار النقد.

يتم إنشاء دفتر يومية التسجيل بحيث يتم، وفقًا لبياناته، التحكم في الغرض المقصود من الأموال النقدية المستلمة والمنفقة للمؤسسة، ويتم تعيين الأرقام للمستندات النقدية، ويتم التحقق من اكتمال المعاملات التي يقوم بها أمين الصندوق، ويتم إعداد التقارير تجميع وانتاج.

يتم تطوير الرموز للغرض المقصود من استلام وسحب الأموال من السجل النقدي بواسطة المؤسسة بشكل مستقل.

دفتر النقدية وهيكله وإجراءات الصيانة.

دفتر النقدية هو سجل محاسبي تحليلي يحمي مصالح كل من أمين الصندوق والمؤسسة.

لدى المنظمة دفتر نقدي واحد فقط. يتم الاحتفاظ بإدخالات دفتر النقدية في نسختين. النسخ الثانية بمثابة تقرير أمين الصندوق. يتم الاحتفاظ بدفتر النقدية في Zavodskoye HOA باستخدام جهاز كمبيوتر؛ يتم تسجيل المستندات النقدية التنفيذية في دفتر النقدية مباشرة بعد استلام الأموال أو إصدارها. يحظر إجراء عمليات المحو والتصحيحات غير المحددة في دفتر النقدية؛ يتم التصديق على التصحيحات التي يتم إجراؤها عن طريق التدقيق اللغوي من خلال توقيعات أمين الصندوق وكبير المحاسبين. وفي نهاية اليوم، يقوم أمين الصندوق بحساب نتائج المعاملات لهذا اليوم، وسحب رصيد النقود في السجل النقدي وتقديم تقرير بالمستندات النقدية الواردة والصادرة إلى المحاسب المالي.

تشير الأوامر النقدية الواردة والصادرة إلى أساس إعدادها وقائمة المستندات المرفقة بها.

تتوافق كل ورقة من دفتر النقدية مع يوم عمل واحد فقط.

يتم تعبئة سجل المعاملات رقم 1 بناءً على تقارير أمين الصندوق. يتم تخصيص سطر واحد لكل تقرير في السجل، بغض النظر عن الفترة التي تم تجميع التقرير النقدي لها.

لا يقوم مكتب النقد بتخزين النقد فحسب، بل يقوم أيضًا بتخزين المستندات النقدية ونماذج التقارير الصارمة. تشمل المستندات النقدية قسائم بيوت العطلات والمصحات التي تم شراؤها لموظفي المؤسسة، والطوابع البريدية، وطوابع رسوم الدولة.

جرد السجل النقدي

إحدى ميزات محاسبة المعاملات النقدية هي التسوية الشهرية للبيانات المحاسبية والتوافر الفعلي للأموال في مكتب النقد بالمؤسسة. المدير مسؤول عن التنظيم الصحيح والموثوق لسجل النقد، وأمين الصندوق مسؤول ماليًا بالكامل عن النشر الصحيح وإصدار الأموال في الوقت المناسب، أي. سلامتهم.

يتم إجراء جرد (تدقيق) لتوافر الأموال في مكتب النقد وفقًا للوائح الخاصة بإجراء المعاملات النقدية، التي وافق عليها بنك روسيا في 4 أكتوبر 1993. رقم 18 (مرة واحدة على الأقل في الشهر). تقوم لجنة يتم تعيينها بأمر من رئيس المؤسسة بحضور أمين الصندوق بإجراء تدقيق مفاجئ لسجل النقد. وفي الوقت نفسه، يتم فحص النقد والمستندات النقدية ونماذج التقارير الصارمة صفحة تلو الأخرى.

إيصالات المبالغ الصادرة نقداً، ولم يتم تنفيذها أوامر النفقات، غير مدرجة في الرصيد النقدي. يمنع تخزين الأموال التي لا تخص المؤسسة في ماكينة الصراف الآلي، وفي حال اكتشافها تعتبر فائضة. يتم توثيق نتائج الجرد في قانون.

وعلى الجانب الخلفي من القانون يكتب الشخص المسؤول ماليا توضيحا للفوائض أو النقص الذي أثبته الجرد، ويقوم رئيس المؤسسة بناء على نتائج الجرد باتخاذ قرار بشطبها. يتم جمع المبالغ النقدية الزائدة التي تم تحديدها ومن ثم تحويلها إلى دخل المنظمة.

وفي حالة اكتشاف النقص، يتم استرداد المبالغ من الشخص المسؤول مالياً (أمين الصندوق).

المحاسبة عن المعاملات على الحسابات المصرفية.

يجب الاحتفاظ بجميع الأموال المتاحة مؤقتًا للمؤسسة، باستثناء النقد الموجود في الصندوق، في حسابها الجاري المفتوح في فرع البنك.

ينفذ البنك أوامر من المؤسسة لتحويل أو إصدار مبالغ مناسبة للدفع للمخزون المشتراة، والالتزامات تجاه الميزانية، والأموال من خارج الميزانية، والموردين، والدائنين الآخرين، للتسويات مع أعضاء القوى العاملة للأجور، والسفر، والأعمال التجارية و مصاريف الترفيه وغيرها من الأغراض في حدود رصيد الحساب والالتزام بالأولوية المقررة قانونا.

يتم خصم الأموال من الحساب الجاري للمطالبات المتعلقة بأولوية واحدة حسب الترتيب التقويمي لاستلام المستندات.

يتحكم البنك في المعاملات التي تتم على الحساب الجاري. على وجه الخصوص، يتحقق مما إذا كانت المؤسسة التي تمتلك الحساب تنفذ معاملات لا تتوافق مع طبيعة أنشطتها المنصوص عليها في الميثاق، والتي تنتهك الإجراء المعمول به لاستخدام الأموال أو قواعد الدفع.

عدد الحسابات الجارية لا يقتصر على القانون

يعود حق التوقيع الأول على المستندات المصرفية إلى رئيس المؤسسة أو نائبه، والثاني إلى كبير المحاسبين أو نائبه.

التسديد نقذا

يتم إصدار النقد من الحساب الجاري إلى المنظمة (للأجور واستحقاقات العجز المؤقت والمكافآت ونفقات السفر والترفيه والأعمال) على أساس الشيكات. الشيك النقدي هو أمر من المؤسسة إلى البنك لإصدار المبلغ النقدي المحدد فيه من حسابها الجاري. يتم ملء الشيك بالحبر يدويًا. يشير إلى المبلغ وتاريخ الإصدار واسم المستلم بالإضافة إلى معلومات حول الغرض من المبالغ المستلمة (للأجور). يتم الاحتفاظ بدفتر الشيكات في خزانة المؤسسة؛ يتم الاحتفاظ بأوراق الشيكات المدفوعة والتالفة لمدة ثلاث سنوات على الأقل.

يتم توقيع الشيكات من قبل الأشخاص الذين لديهم حق التوقيع الأول والثاني على الحساب، ويتم ختمها بختم المؤسسة. لا يسمح بأي تصحيحات في الشيكات. يقوم البنك بإصدار النقود عن طريق الشيك بعد التحقق من صحة التوقيعات والختم، أي. مطابقتها للعينات.

المحاسبة عن الأجور والرواتب

يتم تحديد دخل العمل لكل موظف من خلال مساهماته الشخصية، مع مراعاة النتائج النهائية لعمل المؤسسة، وينظم بواسطة الضرائب ولا يقتصر على الحد الأقصى للمبالغ. يتم تحديد الحد الأدنى للأجور لموظفي المؤسسات بجميع أشكالها التنظيمية والقانونية بموجب القانون (الحد الأدنى للأجور حاليًا هو 4611 روبل).

ستسلط المقالة الضوء على المشكلات المتعلقة بملء الوثائق الأولية الخاصة بسجل النقد. ما نوع هذه المستندات، وكيفية إعدادها بشكل صحيح، وما هي الوظائف التي تؤديها - أبعد من ذلك.

يجب أن تكون المعاملات المالية مدعومة بالمستندات. ويجب إكمالها بشكل صحيح، وفقًا للمتطلبات والقواعد التي يحددها القانون.

نقاط مهمة

عند استلام المستندات من قبل قسم المحاسبة يجب التحقق منها:

في كثير من الأحيان، يرتكب المحاسبون أخطاء أثناء التسجيل. الأكثر شيوعا:

• باستخدام قلم رصاص بسيط.
• عدم وجود التفاصيل اللازمة؛
• توافر الإصلاحات.
• استخدام النماذج غير المعتمدة؛
• لا توجد شرطة في الخطوط الفارغة؛
• التوقيعات من قبل الأشخاص الذين ليس لديهم الحق في القيام بذلك.

لتجنب الأخطاء، تحتاج إلى التعرف على قواعد التسجيل. إذا لم تتمكن من تجنب البقع، فمن المهم معرفة كيفية تصحيحها:

إذا كان هناك خطأ في المستندات النقدية أو المصرفية	يتم إلغاؤها وإعادة إنشائها
في حالة تلف مستند نقدي، ليست هناك حاجة لتدميره.	ويجب إرفاقه بالتقرير
أنواع أخرى من الوثائق	يتم تصحيحه فقط بعد الاتفاق مع الأطراف المقابلة
يتم شطب إدخال غير صحيح	بحيث يمكن تفكيك ما تم تصحيحه. عادة ما يتم شطبها بخط رفيع
إذا تم كتابة رقم واحد بشكل غير صحيح	تم شطب المبلغ بالكامل
شطب أعلاه	اكتب الإدخال الصحيح
تم وضع علامة على الحقل "تم التصحيح"	يتم لصق توقيع الشخص المسؤول
إذا كان هناك عدة نسخ من المستند	الجميع يحتاج إلى تصحيح

إذا تم إجراء التعديلات بشكل غير صحيح، لا يتم الاعتراف بها وتعتبر باطلة. يجب على أي منظمة تخزين المستندات الأساسية.

المدة: لا تقل عن 5 سنوات. تسجل هذه الوثائق حقيقة العمليات في المؤسسة.

ما هو عليه

المستندات الأساسية لحساب النقد في مكتب النقد هي المستندات التي تؤكد تنفيذ الإجراءات أو العمليات في المؤسسة.

ما هو دورهم

باستخدام المستندات الأساسية، يمكنك تأكيد حقيقة المعاملة في المؤسسة ومعرفة تاريخ تنفيذها.

أيضًا، على أساسها، يتم التحكم في عمل كل من الوحدة الهيكلية والموظفين بشكل فردي. وبناء على المعلومات الواردة في الوثائق، يتم إجراء عمليات التحقق.

كما أنها تلعب دورًا في الحفاظ على ممتلكات المنظمة وإتاحة استخدامها على النحو الأمثل. لديهم وثائق أولية وأهمية قانونية.

نظرًا لأنها بمثابة دليل مكتوب على المعاملات، يتم استخدامها من قبل القاضي عند النظر في النزاعات المحاسبية.

التنظيم القانوني

يجب تعبئة أمر استلام النقد على النحو التالي:

• يشار إلى اسم المنظمة التي أصدرت الأمر والوحدة الهيكلية (إن وجدت)؛
• يتم إعطاء الرقم التسلسلي لعملية حفظ السلام؛
• تاريخ استلام الأموال في مكتب النقد وإدخال المبلغ (بالأرقام)؛
• يتم إدخال رقم الحساب المحاسبي.
• يشار إلى المدين والائتمان.
• يتم إدخال الرمز لغرض استخدام الأموال من مكتب النقد؛
• الإشارة إلى اسم الشركة والبيانات الشخصية للشخص الذي تم استلام الأموال منه؛
• أن يكون الغرض من العملية مكتوبا، مثلا الدفع بالاتفاق؛
• يتم كتابة المبلغ.
• الروبل مكتوب بالحروف والكوبيل بالأرقام ؛
• إذا كانت المستندات الأولية متوفرة، يتم الإشارة إلى تفاصيلها.

ل أصحاب المشاريع الفرديةقد لا يتم تجميع الإيصال. إذا قام رجل أعمال فردي بوضع PKO ويكون مسؤولاً عنه الانضباط النقدي، ثم يجب توقيع الوثيقة.

يتم إعداده في نسخة واحدة عندما يتم تقديم إيرادات صاحب المشروع الفردي إلى أمين الصندوق. يمكن استلام الأموال في الحالات التالية:

• كدفعة مقابل الخدمة؛
• للعقار المباع؛
• كعائد للأموال غير المستخدمة؛
• أثناء تجديد رأس المال؛
• من موظفي المنظمة - القروض والأضرار؛
• من حساب مصرفي.

يتم الاحتفاظ بأمر استلام النقد لمدة 5 سنوات على الأقل. المستندات الواردة:

• من الكيانات القانونية- إعلان عن مساهمة نقدية؛
• من المادية - الأوامر.

العمليات الأساسية للرعية:

• العائدات النقدية
• إيصالات من البنك؛
• عودة الزائدة أجور;
• التعويض عن الضرر؛
• استلام الأموال من المؤسسين؛
• العوائد من الموردين.

قابلة للتغيير

المحاسبة هي المسؤولة عن إصدار الأموال، ويساعد الإيصال النقدي في ذلك. يتم ملؤها حسب ترتيب العمليات. .

يتم إصدار النموذج من قبل موظف المحاسبة. وصف ملء أمر المصروفات من السجل النقدي:

يتم وضع الأمر في يوم إصدار التمويل. بعد التسجيل يجب التسجيل في.

يقوم كبير المحاسبين في المنظمة والمدير بوضع توقيعهما، وبعد ذلك يتم تسليم النموذج إلى أمين الصندوق.

لا يتم إصدار أمر استلام النقد للموظف، بل يتم الاحتفاظ به في السجل النقدي. يتصل:

يُسمح بإصدار الأموال في يوم إعداد المستندات. معاملات النفقات:

• تسليم الأموال إلى البنك؛
• إصدار الأجور للموظفين؛
• إصدار الأموال المحاسبية؛
• التسويات مع الموردين.

كتاب النقدية

أي مؤسسة ملزمة بالاحتفاظ بدفتر نقدي في نسخة واحدة. النموذج القياسي هو . ويمكن الاحتفاظ بها في الإصدارات الإلكترونية والورقية.

الخيار الأول ممكن إذا تم ضمان أمن البيانات. للقيام بذلك، في بداية كل يوم عمل، يتم إعداد رسالتين آليتين - "أدخل الورقة" و"تقرير أمين الصندوق". وقد تم الاحتفاظ بالتقرير منذ بداية العام.

في حالة الحفاظ على شكل ورقي، يتم فتح دفتر النقدية لفترة زمنية معينة. ذلك يعتمد على عدد العمليات. يمكنك ملء الكتاب بعدة طرق – أفقيًا وعموديًا.

عند وضعها عموديًا، يتم وضع بيانات المعاملة على ورقة واحدة. التقرير هو الصفحة التالية أو إدراج (فارغ).

يتم الاحتفاظ بالسجلات بالقلم أو الحبر. يمكن تكرار المعلومات باستخدام ورق الكربون المدرج بين الصفحات.

عند اختيار تخطيط أفقي، يحتوي الكتاب على جزأين - إدراج وتقرير. الجزء الأول به مسطرة أفقية، والثاني لا.

يتم ملؤها باستخدام ناسخة. الترقيم لكلا الجزأين هو نفسه. لا يجوز مقاطعة التقرير حتى انتهاء المناوبة.

في دفتر النقدية، تتم الإشارة إلى المستندات الواردة أولاً، ثم مستندات الإنفاق. في نهاية يوم العمل، يجب على أمين الصندوق تلخيص حركة الأموال في السجل النقدي وتسليم ورقة المسيل للدموع إلى المحاسب.

يجب أن تحتوي صفحة عنوان الكتاب على المعلومات التالية:

• رمز المنظمة؛
• بيانات رجل الأعمال الفردي؛
• الفترة المشمولة بالتقرير؛
• اسم الوحدة الهيكلية.

وبالتالي، فإن الوثائق الأولية بمثابة الأساس لإجراء العمليات في المؤسسة. ويجب أن يتم وضعها على أساس المتطلبات التي يحددها القانون.

المستندات الأساسية الرئيسية هي الطلبات ودفتر النقدية والأوامر المختلفة وغيرها.قبل تقديم المستندات، تحتاج إلى التحقق منها.

ويتم ذلك عن طريق محاسب الشركة. بعد التحقق، يتم تسليم الوثائق إلى أمين الصندوق. لا يتم إصدار المستندات النقدية شخصيًا.

المعاملات النقدية هي العمليات المتعلقة باستلام وتخزين وإنفاق النقد.

لإجراء الدفعات نقدًا، يجب أن يكون لدى كل منظمة سجل نقدي وأن تحتفظ بدفتر نقدي بالشكل المحدد.

يمكن أن يصل النقد إلى مكتب النقد الخاص بالمؤسسة من البنك الخدمي، أو من العملاء، أو لأسباب أخرى. يمكن أن يصل النقد إلى مكتب النقد الخاص بالمؤسسة من البنك الخدمي، أو من العملاء، أو لأسباب أخرى. يتم إنفاق الأموال النقدية التي تتلقاها المنظمات من البنك للأغراض المحددة في الشيك.

يجوز للمنظمات الاحتفاظ بالنقود في سجلات النقد الخاصة بها ضمن الحدود التي يحددها البنك بالاتفاق مع رؤساء المنظمات. إذا كان لدى المنظمة حسابات في بنكين أو أكثر، فسيتم لفت انتباه البنوك المتبقية إلى الحد المحدد في الأول. إذا لزم الأمر، يتم مراجعة حدود الرصيد النقدي. يحق للمنظمات الاحتفاظ بالنقود في سجلات النقد الخاصة بها بما يتجاوز الحدود المقررة فقط للأجور واستحقاقات الضمان الاجتماعي. لا يمكن أن تتجاوز فترة التخزين ثلاثة أيام عمل، بما في ذلك يوم استلام الأموال في البنك.

يتم قبول الأموال النقدية من قبل المنظمات عند إجراء التسويات مع السكان من خلال الاستخدام الإلزامي لسجلات النقد أو نماذج الإبلاغ الصارمة في الحالات التي تحددها حكومة الاتحاد الروسي.

كقاعدة عامة، يتم إصدار النقد على الحساب من مكتب النقد في المنظمة. تصدر المنظمات النقد على الحساب لتغطية نفقات الأعمال والتشغيل بالمبالغ والفترات التي تحددها المنظمة. يتم إصدار النقد على الحساب لتغطية النفقات المرتبطة برحلات العمل في حدود المبالغ المستحقة لمسافري الأعمال لهذه الأغراض. يخضع إصدار النقد على الحساب لتقرير كامل من الشخص المسؤول المحدد عن السلفة التي سبق إصدارها له.

يلتزم الأشخاص الذين تلقوا مبالغ نقدية على الحساب، في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي صدرت لها، من يوم عودتهم من رحلة عمل، بتقديم تقرير إلى قسم المحاسبة في المنظمة عن المبالغ صرف ودفع الدفعة النهائية لهم.

تتم إضفاء الطابع الرسمي على المعاملات النقدية باستخدام النماذج القياسية المشتركة بين الإدارات لوثائق المحاسبة الأولية للمؤسسات والمنظمات، والتي تمت الموافقة عليها من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي بالاتفاق مع البنك المركزي للاتحاد الروسي ووزارة المالية في الاتحاد الروسي.

يتم قبول النقد من قبل مكتب النقد في المنظمة باستخدام أوامر استلام النقد في النموذج رقم KO-1، موقعة من كبير المحاسبين أو الشخص المخول بذلك بأمر كتابي من رئيس المنظمة.

بخصوص استلام الأموال يتم إصدار إيصال لأمر استلام النقد موقع من كبير المحاسبين أو الشخص المخول بذلك وأمين الصندوق مصدق بختم (ختم) أمين الصندوق أو بصمة السجل النقدي .

يتم إصدار النقد من مكتب النقد الخاص بالمنظمة باستخدام الإيصالات النقدية في النموذج رقم KO-2 أو المستندات الأخرى المنفذة بشكل صحيح. يتم وضع ختم خاص على هذه المستندات (قسائم الدفع والتسوية والدفع وطلبات إصدار الأموال والفواتير وما إلى ذلك)، ليحل محل تفاصيل أمر استلام النقد. يجب توقيع المستندات الخاصة بإصدار الأموال من قبل المدير أو كبير المحاسبين في المنظمة أو الأشخاص المخولين بذلك. إذا كانت المستندات والكشوف والحسابات وما إلى ذلك، المرفقة بأوامر إيصالات النقد تحمل تفويضًا من رئيس المنظمة، فلا يلزم توقيعه على إيصالات إيصالات النقد.

في أقسام المحاسبة المركزية، يتم إعداد أمر نقدي واحد للمصروفات بالمبلغ الإجمالي للأجور المدفوعة، ويتم الإشارة إلى تاريخه وعدده في كل قسيمة كشوف مرتبات (تسوية ودفع).

عند إصدار أموال بموجب أمر نقدي للنفقات أو مستند يحل محله لفرد، يطلب أمين الصندوق تقديم مستند (جواز سفر أو مستند آخر) يحدد المستلم، ويكتب اسم ورقم المستند ومن قام به ومتى تم إصداره، ويحدد إيصال المستلم. إذا تم إعداد مستند يحل محل أمر صرف النفقات لإصدار أموال لعدة أشخاص، فإن المستلمين يقدمون أيضًا المستندات المحددة التي تثبت هويتهم ويوقعون في العمود المناسب من مستند الدفع. ومع ذلك، في الحالة الأخيرة، لا يتم تسجيل البيانات الموجودة في وثيقة الهوية على الوثيقة النقدية التي تحل محل الأمر النقدي.

يمكن إصدار الأموال لموظفي المنظمة باستخدام شهادة صادرة عن هذه المنظمة، إذا كانت تحتوي على صورة وتوقيع شخصي للمالك.

لا يمكن أن يتم إيصال استلام الأموال إلا من قبل المستلم شخصيًا بالحبر أو باستخدام قلم حبر جاف يشير إلى المبلغ المستلم: روبل بالكلمات، كوبيل بالأرقام. عند استلام الأموال بموجب كشف الرواتب (التسوية والدفع)، لا يتم الإشارة إلى المبلغ بالكلمات.

يتم إصدار الأموال للأشخاص الذين ليسوا على جدول مرتبات المنظمة بموجب إيصالات نقدية تصدر بشكل منفصل لكل شخص، أو بموجب بيان منفصل بناءً على الاتفاقيات المبرمة.

يقوم أمين الصندوق بإصدار الأموال فقط للشخص المشار إليه في أمر استلام النقد أو المستند الذي يحل محله. إذا تم إصدار الأموال عن طريق توكيل رسمي، يتم تنفيذه بالطريقة المنصوص عليها، في نص الأمر بعد اللقب والاسم الأول والعائلي لمتلقي الأموال واللقب والاسم الأول والعائلي للشخص الموكول إليه مع الإشارة إلى استلام الأموال. إذا تم إصدار الأموال بموجب بيان، قبل استلام الأموال، يكتب أمين الصندوق النقش التالي: "بالتوكيل". يبقى التوكيل في مستندات اليوم كمرفق لأمر أو كشف استلام النقد.

يتم دفع أجور العمالة ودفع مستحقات التأمين الاجتماعي من قبل أمين الصندوق وفقًا لبيانات المدفوعات (التسوية والرواتب) دون تحرير إيصال نقدي لكل مستلم. في هذه الحالة، في صفحة العنوان (الرئيسية) لبيان الدفع (التسوية والدفع)، يتم عمل تفويض بإصدار الأموال، موقع من قبل رئيس وكبير المحاسبين في المنظمة أو الأشخاص المصرح لهم بذلك. بطريقة مماثلة، يمكن معالجة إصدار الأموال لمرة واحدة للأجور (عند الذهاب في إجازة أو مرض وما إلى ذلك)، وكذلك إصدار المبالغ المودعة والأموال في الحساب للنفقات المرتبطة برحلات العمل، لعدة أشخاص .

يتم إجراء دفعات مالية لمرة واحدة للأجور للأفراد، كقاعدة عامة، باستخدام الإيصالات النقدية.

يجب على أمين الصندوق عند انتهاء مهلة سداد الأجور وصرف مستحقات التأمين الاجتماعي:

يقوم قسم المحاسبة بتدقيق العلامات التي يضعها الصرافون في كشوفات الدفع (التسوية والدفع) واحتساب المبالغ الصادرة والمودعة بموجبها.

يتم تسليم المبالغ المودعة إلى البنك، ويحرر أمر نقدي عام للمبالغ المودعة.

يجب تعبئة الأوامر النقدية الواردة والإيصالات الخاصة بها وكذلك الأوامر الصادرة والمستندات التي تحل محلها بشكل واضح وواضح من قبل قسم المحاسبة. يمكن كتابتها يدويًا، أو كتابتها على الآلة الكاتبة، أو تحضيرها على الكمبيوتر. لا يُسمح بإجراء عمليات مسح أو مسح أو تصحيحات في المستندات النقدية.

تشير الأوامر النقدية الواردة والصادرة إلى أساس إعدادها وقائمة المستندات المرفقة بها.

لا يمكن استلام وإصدار الأموال وفقًا للأوامر النقدية إلا في يوم إعدادها.

عند استلام الإيصالات النقدية وأوامر الخصم أو المستندات التي تحل محلها، يجب على أمين الصندوق التحقق من:

وجود وصحة توقيع كبير المحاسبين على المستندات وعلى أمر استلام النقد أو مستند يحل محله - نقش التفويض (التوقيع) لرئيس المنظمة أو الأشخاص المخولين بذلك ؛

ملء الوثائق بشكل صحيح؛

توافر الطلبات المدرجة في الوثائق.

إذا لم يتم استيفاء أحد هذه المتطلبات، يقوم أمين الصندوق بإرجاع المستندات إلى قسم المحاسبة للمعالجة المناسبة. يتم تسجيل الأوامر النقدية الواردة والصادرة أو المستندات التي تحل محلها، قبل تحويلها إلى مكتب النقد، من قبل قسم المحاسبة في سجل تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة وفقًا للنموذج القياسي رقم KO-3. يتم تسجيل أوامر المصروفات النقدية الصادرة على كشوفات الدفع (التسوية والسداد) للأجور والمدفوعات الأخرى المعادلة لها بعد صدورها. يتم إنشاء دفتر يومية التسجيل بحيث يتم، بناءً على بياناته، مراقبة الغرض المقصود من النقد المستلم والمنفق، ويتم تعيين الأرقام للمستندات النقدية، ويتم التحقق من اكتمال المعاملات التي يقوم بها أمين الصندوق. يُسمح بتسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.

يتم تسجيل جميع الإيصالات والسحوبات النقدية من قبل المنظمة في دفتر النقدية باستخدام النموذج القياسي رقم KO-4.

تحتفظ كل منظمة بدفتر نقدي واحد فقط، والذي يجب أن يكون مرقمًا ومربطًا ومختومًا بختم شمعي أو مصطكي. يتم اعتماد عدد الأوراق في دفتر النقدية من خلال توقيعات المدير وكبير المحاسبين في المؤسسة.

يتم إجراء الإدخالات في دفتر النقدية من نسختين باستخدام ورق الكربون بالحبر أو قلم حبر جاف. يجب أن يتم تمزيق النسخ الثانية من الأوراق وتكون بمثابة تقرير أمين الصندوق. يتم ترقيم النسخ الأولى من الأوراق بنفس الأرقام.

لا يسمح للمشتركين والتصحيحات غير المحددة في دفتر النقدية. يتم التصديق على التصحيحات التي تم إجراؤها من خلال توقيعات أمين الصندوق وكذلك كبير المحاسبين في المنظمة أو الشخص الذي يحل محله.

يتم إجراء الإدخالات في دفتر النقدية بواسطة أمين الصندوق مباشرة بعد استلام أو إصدار الأموال لكل طلب أو مستند آخر يحل محله. كل يوم في نهاية يوم العمل، يقوم أمين الصندوق بحساب نتائج المعاملات لهذا اليوم، ويعرض رصيد النقود في السجل النقدي للتاريخ التالي ويحول إلى قسم المحاسبة كتقرير أمين الصندوق ورقة تمزيق ثانية (نسخة من القيود في دفتر النقدية لهذا اليوم) مع مستندات الإيصالات والمصروفات النقدية مقابل الاستلام في دفتر النقدية.

يمكن صيانة دفتر النقدية بطريقة آلية، حيث يتم تشكيل أوراقه على شكل مخطط آلي “أدخل ورقة دفتر النقدية”. وفي الوقت نفسه، يتم إنشاء المخطط الآلي لـ "تقرير أمين الصندوق". يجب إعداد كلا المخططين الآليين بحلول بداية يوم العمل التالي، وأن يكون لهما نفس المحتوى ويتضمنان جميع التفاصيل المنصوص عليها في نموذج دفتر النقدية. يتم ترقيم أوراق دفتر النقدية في هذه المخططات الآلية تلقائيًا بترتيب تصاعدي من بداية العام.

في المخطط الآلي "إدراج ورقة دفتر النقدية" لكل شهر، يجب طباعة العدد الإجمالي لأوراق دفتر النقدية لكل شهر تلقائيًا، وفي آخر سنة تقويمية - إجمالي عدد أوراق دفتر النقدية للسنة.

أمين الصندوق، بعد استلام المخططات الآلية "ورقة دفتر النقدية السائبة" و"تقرير أمين الصندوق"، ملزم بالتحقق من صحة المستندات المحددة والتوقيع عليها ونقل تقرير أمين الصندوق مع المستندات النقدية الواردة والصادرة إلى قسم المحاسبة مقابل إيصال في الورقة السائبة من دفتر النقدية.

ومن أجل ضمان السلامة وسهولة الاستخدام، يقوم أمين الصندوق بتخزين أوراق إدراج دفتر النقدية بشكل منفصل لكل شهر لمدة عام. في نهاية السنة التقويمية (أو حسب الضرورة)، يتم تدوين مخططات الماكينة المحددة في كتيب بالترتيب الزمني. يتم التصديق على إجمالي عدد الأوراق لهذا العام من خلال توقيعات رئيس المنظمة وكبير محاسبيها، والكتاب مختوم.

لن يتم قبول مبلغ من المال الصادر من ماكينة تسجيل النقد والذي لم يتم تأكيده باستلام المستلم في أمر استلام النقد أو مستند آخر يحل محله لتبرير رصيد النقد في ماكينة تسجيل النقد، ويعتبر نقصًا ويتم تحصيله من أمين الصندوق. يعتبر النقد الذي لم يتم تأكيده بواسطة المقبوضات النقدية فائضًا نقديًا. يتم تضمينها في دخل المنظمة. يقوم أمين الصندوق الرئيسي (الأقدم) قبل بداية يوم العمل بمنح أمناء الصندوق الآخرين مقدمًا المبلغ النقدي اللازم لمعاملات المصروفات مقابل إيصال في دفتر المحاسبة للنقد المستلم والصادر من أمين الصندوق وفقًا للنموذج القياسي رقم .كو-05. في نهاية يوم العمل، يُطلب من الصرافين إبلاغ رئيس الصندوق (الأقدم) عن السلفة المستلمة والأموال المقبولة وفقًا لمستندات الاستلام، وتسليم رصيد النقد والمستندات النقدية عن المعاملات التي يتم إجراؤها إلى الرئيس ( كبار) أمين الصندوق مقابل إيصال في دفتر المحاسبة المقبول والصادر عن أموال أمين الصندوق.

بالنسبة للسلف المستلمة مقابل الأجور، يلتزم أمين الصندوق بالإبلاغ خلال الفترة المحددة في كشوف المرتبات عن دفعها. قبل انقضاء هذه الفترة، يتعين على الصرافين أن يسلموا يوميا إلى مكتب النقد رصيد النقد الذي لم يتم إصداره وفقا لقسائم الدفع. يتم تسليم هذه الأموال في أكياس وعبوات وعبوات أخرى مختومة من قبل الصرافين إلى أمين الصندوق الرئيسي (الأقدم) مقابل إيصال يشير إلى المبلغ المعلن.

المحاسبة عن المعاملات النقدية.

لتسجيل مدى توفر وحركة الأموال في مكتب النقد بالمنظمة، يتم استخدام الحساب النشط 50 "النقد". يعكس الخصم إيصالات مكتب النقد، ويعكس الائتمان النفقات من السجل النقدي للمنظمة. يتوافق رصيد الحساب مع الرصيد النقدي في السجل النقدي. يتم حساب النقد بالعملة الروسية في الحسابات الفرعية 50.1 "سجل النقد التنظيمي (بالروبل)" و 50.2 "مكتب النقد التشغيلي".

بالنسبة لرحلات العمل إلى الخارج، يمكن للمنظمة الحصول على أموال بالعملة الأجنبية من البنك. تتم المحاسبة عن النقد بالعملة الأجنبية في حساب فرعي منفصل 50.11 "سجل النقد التنظيمي (بالعملة الأجنبية)." تتم إعادة حساب الأرصدة النقدية بالعملة الأجنبية إلى الروبل بالطريقة التي تحددها اللوائح المحاسبية "المحاسبة عن أصول والتزامات المنظمة التي يتم التعبير عن قيمتها بالعملة الأجنبية". يتم تضمين فرق سعر الصرف المحدد نتيجة لإعادة الحساب في الإيرادات الأخرى (الحساب الفرعي 91.1 "إيرادات أخرى") أو النفقات (الحساب الفرعي 91.2 "المصروفات الأخرى").

دعونا نقدم الانعكاس في محاسبة المعاملات النموذجية لاستلام وإنفاق النقد.

لا يمكن لمكتب النقد الخاص بالمؤسسة تخزين النقد فحسب، بل أيضًا المستندات النقدية (الأوراق المالية، وكوبونات الوقود ومواد التشحيم، ووثائق السفر، والقسائم، وما إلى ذلك)، بالإضافة إلى نماذج التقارير الصارمة (دفاتر العمل، والإيصالات بوليصة الشحن، نماذج قسيمة سياحية، الخ). يتم احتساب المستندات النقدية في الحسابات الفرعية 50.3 "المستندات النقدية (بالروبل)" و 50.33 "المستندات النقدية (بالعملة الأجنبية)" في التقييم وفقًا للمستندات الواردة. يتم المحاسبة عن نماذج التقارير الصارمة في الحساب خارج الميزانية العمومية 006 "نماذج التقارير الصارمة" على تكلفة إنتاجها.

الاستلام والنفقة المستندات النقديةويتم إعداد نماذج إبلاغ صارمة بالأوامر الواردة والصادرة، يليها قيام أمين الصندوق بإعداد تقرير عن حركتها.

جميع المعاملات النقدية مصحوبة بإلزامية توثيق. فقط على هذا الأساس يتم قبولهم للمحاسبة في المحاسبة.

ما هي المستندات الأساسية المستخدمة لمعالجة المعاملات النقدية؟ يجب أن تكون أي معاملات مالية موثقة بالوثائق المناسبة.

إنه دعم مستندي يؤكد جميع الإجراءات التي يقوم بها الموظف المسؤول. يتم تنظيم إجراءات تدفق المستندات الخاصة بالمعاملات النقدية بموجب التشريع الروسي الحالي.

ما تحتاج إلى معرفته

العمل الأكثر مسؤولية في أنشطة أي كيان اقتصادي هو المحاسبة دوران الأموالوالتوثيق الصحيح لجميع المعاملات النقدية التي يتم تنفيذها.

الوثائق الأولية لها أيضا أهمية قانونية. في حالة ظهور أي نزاعات محاسبية، يمكن استخدامها كدليل أولي.

وضعت وزارة المالية في الاتحاد الروسي تفاصيل صارمة يجب أن تكون متاحة في المستندات الأولية الرئيسية لإجراء المعاملات النقدية.

وبالتالي، تتم الإشارة دائمًا إلى التفاصيل التالية:

• اسم؛
• النموذج والكود؛
• تاريخ الخلق؛
• جوهر العملية وتدابيرها؛
• الأشخاص المسؤولين وتوقيعاتهم مع النصوص.

تصنيف التوثيق

يتم عرض نماذج النماذج الموحدة المستخدمة لمعالجة المعاملات النقدية في مصنف عموم روسيا لوثائق الإدارة.

تتضمن الوثائق الأساسية لتسجيل ومحاسبة المعاملات النقدية المنفذة ما يلي:

• المستندات النقدية الواردة/الصادرة؛
• الات المحاسبه؛
• أوامر تذكارية؛
• الشهادات والوثائق المماثلة؛
• دفاتر النقود والأشياء الثمينة الأخرى؛
• دفاتر المحاسبة للأموال والأشياء الثمينة المقبوضة والمصدرة.

القاعدة المعيارية

وترد أهم المتطلبات المتعلقة بقواعد وإجراءات إعداد الوثائق الأولية في.

المستندات الأساسية الأساسية لتسجيل المعاملات النقدية في المؤسسة

لتسجيل المعاملات النقدية، وافقت لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي على تنسيقات الوثائق المحاسبية الأولية. يعد تسجيل المستندات الأولية لمحاسبة المعاملات النقدية إلزاميًا لأي منظمة تقوم بالتسويات النقدية.

الأشكال الرئيسية تشمل:

إلى مكتب النقد للشركة نقدييتم قيدها من حساب بنكي نتيجة سداد قيمة أصناف وخدمات المخزون، أو عند إعادة المبالغ الصادرة سابقا، الخ.

لتلقي الأموال من الحساب الجاري، لدى المنظمة دفتر شيكات صادر خصيصًا. ولسحب الأموال من الحساب، يقوم المحاسب بإصدار شيك نقدي، ثم يتم توقيعه وتسليمه إلى أمين الصندوق.

يحتوي نموذج الشيك على قيمة المبلغ المقبول. تحتفظ المؤسسة المصرفية بالجزء الممزق من مستند الشيك.

يعمل ورق الشيك كمستند داعم عند إدخال هذه المعاملة في السجلات المحاسبية للمنظمة. يمكنك إيداع الأموال في حسابك الجاري عن طريق ملء إعلان عن مساهمة نقدية.

يتم إثبات حقيقة الاستلام النقدي بأمر استلام. هذا المستندالثابتة في .

ثم يتم تسليم PKO إلى أمين الصندوق، وهو يستلم الأموال، وبعد التوقيع على الأمر وإرفاقه به، يقوم بإدخاله بشكل صحيح في دفتر النقدية.

بمساعدة خدمات تسجيل النقد، تتم معالجة المعاملات من أجل:

أوامر تذكارية

الأمر التذكاري هو مستند يحتوي على تسجيل أي معاملة تجارية مع عرض مبلغ المعاملة على الحسابات المحاسبية.

يتم إنشاء هذه المستندات لجميع العمليات التي تم تنفيذها خلال الفترة المشمولة بالتقرير. بعد ذلك، يتم ترحيل كل أمر إلى أوراق التحكم المدينة والائتمانية، إلى الحسابات المقابلة.

ومثل هذه الأوامر هي جزء من أحد الأنظمة المحاسبية في المحاسبة. هذا النظام بسيط نسبيا، مما يساهم في شعبيته. يتم استبدال جميع السجلات المحاسبية بدفتر الأستاذ العام، الذي يتم إنشاؤه شهريًا.

يتمثل أساس النظام المحاسبي الخاص بمذكرات الذكرى في أوامر تذكارية، يتم إعدادها بشكل منفصل لكل معاملة مالية.

في كميات كبيرةمستندات أولية متجانسة، يُنصح بتسجيلها في بيان تراكمي، بناءً على النتائج التي يتم من خلالها إعداد الترحيل المقابل. كل أمر تذكاري له رقم دائم.

ولذلك، يتم إعداد أمر واحد فقط شهريًا لكل مجموعة من العمليات. إذا كانت المعاملات الفردية فردية، فسيتم إعداد أوامر منفصلة لها مرقمة للشهر.

يوقع كبير المحاسبين أمر النصب التذكاري، وبعد ذلك يتم تسجيل المستند في مجلة المحاسبة الاصطناعية.

بمساعدة مثل هذه المجلة، يتم مراقبة سلامة الطلبات والمستندات الأولية. وفي نهاية الشهر، تتم مقارنة نتائج المجلة بنتائج معدل دوران الحساب الاصطناعي.

تتمثل مزايا نظام المذكرات التذكارية في بساطة العملية المحاسبية وإمكانية الوصول إليها، والاتساق الصارم، واستخدام نماذج التسجيل القياسية وإمكانية استخدام العمالة من الموظفين ذوي المهارات المنخفضة.

المجلات النقدية

في المصنف، يحتوي دفتر النقدية على رقم. يتم استخدام هذا المستند لتسجيل كافة المبالغ النقدية المقيدة في السجل النقدي والصادرة منه.

يتم إدخال الإدخالات في الكتاب على أساس بيانات من الوثائق الأولية، وهي PKO وRKO. بعد إصدار كل أمر نقدي، يتم إجراء إدخال صحيح في دفتر النقدية.

عند إجراء القيود، يجب على أمين الصندوق التحقق من المبالغ المبينة في المستندات والكتاب. إذا تطابقت المبالغ، في نهاية يوم العمل، يقوم أمين الصندوق باحتساب الرصيد، وهو نتيجة لجميع المعاملات التي تتم خلال اليوم.

يتم اعتماد كل ورقة من دفتر النقدية من قبل أمين الصندوق. يمكنك الاحتفاظ بدفتر النقدية إما يدويًا أو بتنسيق إلكتروني.

مع التعبئة اليدوية العادية، يتم ترقيم الأوراق حتى قبل استخدام المجلة. يجب أن تكون المجلة مربوطة ومصدقة بتوقيعات كبير المحاسبين والمدير. إذا كان متاحًا، يتم لصق ختم المنظمة.

عند الاحتفاظ بدفتر النقدية إلكترونيًا، من المهم اتخاذ تدابير لمنع الوصول غير المصرح به إلى السجلات. الكتاب الإلكتروني معتمد بالتوقيعات الإلكترونية للأشخاص المسؤولين.

تتم طباعة المعلومات ضمن الحدود الزمنية التي تحددها الإدارة. أوراق مطبوعة الكتاب الاليكترونيجمعت في مجلد منفصل. قد تكون هناك حاجة إليها عند إجراء خارجي.

وثائق أخرى

من بين المستندات المحاسبية الأولية الأخرى لمعالجة المعاملات النقدية، يمكن ملاحظة ما يلي بأهمية خاصة:

كتاب الحساب	مخصص لتوثيق المعاملات النقدية التي تتم بين أمين الصندوق الرئيسي وأمناء الصندوق الآخرين في المنظمة خلال النهار. تنشأ الحاجة إلى مثل هذه الوثيقة فقط للمؤسسات الكبيرة
كشف رواتب	تأخذ الوثيقة في الاعتبار وقت العمل والمستحقات والمدفوعات والخصومات لموظفي المنظمة. يتم إعداد المستند في نسخة واحدة بواسطة محاسب على أساس الوثائق الأولية لتسجيل الإنتاج ووقت العمل وما إلى ذلك. ويشير البيان إلى المبالغ التي سيتم إصدارها، وكذلك الخصومات والخصومات. يحتوي العمود الأخير من المستند على معلومات حول إجمالي مبلغ الدفعات التي تم تجميع التسوية النقدية لها
	تحتفظ هذه الوثيقة بسجلات لدفع الأجور والمدفوعات الأخرى للموظفين. التنسيق مطابق لشكل كشف الرواتب.

متطلبات التعبئة العامة

المستندات المحاسبية الأولية المستخدمة في إعدادها المعاملات النقدية، يتم ملؤها مع مراعاة نفس المتطلبات.

أهمها ما يلي:

• يتم الاحتفاظ بالسجلات باستخدام الوسائل التي تضمن سلامة السجلات. وتشمل هذه استخدام الحبر والأقلام وأقلام الرصاص الكيميائية والوسائط الآلية. لا يمكنك استخدام قلم رصاص بسيط لتدوين الملاحظات؛
• يجب الإشارة إلى التفاصيل الإلزامية، ويجب أن تكون السجلات مقروءة؛
• لا يمكن ترك الأعمدة فارغة، بل يجب إدخال شرطة؛
• يشار إلى المبالغ بالكلمات والأرقام؛
• الوثائق مصدقة بتوقيعات الأشخاص المسؤولين مع نسخة من التوقيعات؛
• وجود البقع والتصحيحات أمر غير مقبول؛
• يجب تخزين المستندات الأولية لمدة خمس سنوات على الأقل.

تحسين المحاسبة الأولية

يمكن تحسين عملية تسجيل الوثائق النقدية. للقيام بذلك، عليك الانتباه إلى النقاط التي تزيد من فعالية العمل المحاسبي:

• تنظيم التدفق العقلاني للوثائق؛
• تحسين العمليات التجارية؛
• أتمتة العمليات المحاسبية؛
• الدافع للموظفين.

من خلال التنظيم السليم لنظام تدفق المستندات، يمكن تجنب تكرار المستندات، مما يعني تقليل الوقت اللازم لإعداد الوثائق ومعالجتها.

للقيام بذلك، من المفيد تحديد المرحلة التي يُنصح فيها بإنشاء المستندات الأولية ونقلها إلى الإدارات الأخرى. يمكن تقسيم موظفي المحاسبة إلى مجموعات على أساس المصالح.

سيشارك بعض الموظفين بشكل مباشر في إعداد وتجميع والتحقق من الوثائق الأولية. وسيقوم آخرون بإعداد إدخالات محاسبية، مسترشدين بالوثائق التي تم التحقق منها بالفعل.

ستعمل أتمتة العمليات المحاسبية على تقليل دور "العامل البشري"، الأمر الذي سيقضي عمليا على احتمالية حدوث أخطاء.

وفي الوقت نفسه، يتم تقليل الوقت اللازم لمعالجة المستندات، حيث سيقوم النظام الآلي نفسه بحساب وسحب جميع المبالغ اللازمة.

من النقاط المهمة في تحسين المحاسبة الأولية تحفيز الموظفين. ومن خلال أتمتة العمليات وتقليل تكاليف الوقت، تحتاج المنظمة إلى عدد أقل من العمال.

يتيح لك ذلك تقليل عدد الموظفين الحاليين وزيادة رواتب الموظفين المتبقين.

إذا كانت الشركة لا ترغب في تحديث نظام المحاسبة الأساسي بشكل مستقل، فيمكن تحقيق التحسين من خلال استخدام خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لشركات المحاسبة.