Банков контрол върху спазването на касовата дисциплина от предприятията и организациите
Настоящата регулаторна рамка предвижда банките да извършват системни проверки на спазването от предприятията на касовата дисциплина и условията на труд с пари в брой.
Честотата и обхватът на предприятията, подлежащи на проверка, се определят от ръководителя на банката, като се вземе предвид техният обем паричен оборот, спазване на изискванията на процедурата за извършване на касови операции, както и информация от данъчните власти за факти на нарушаване от страна на предприятията на условията за работа с пари в брой. В този случай проверката трябва да се извършва най-малко веднъж на 2 години.
Периодът, за който банката извършва преглед на състоянието на касовата дисциплина на предприятието, трябва да бъде най-малко три месеца. Инспекторът трябва да притежава документ за разрешение за проверка, подписан от ръководителя на банката. Инспекторът също така трябва предварително да информира ръководителя на предприятието и главния счетоводител за предстоящата проверка.
Преди началото на проверката банковият служител избира данни за операциите, извършени от предприятието през контролирания период за получаване и теглене на пари от касата на банката и тяхното предназначение, лимита на паричния баланс в касата регистър, процедурата и времето за предаване на приходите. След това той се запознава с устава на предприятието, договора за банкова сметка, разрешението на банката за правото на предприятието да изразходва постоянни парични приходи, удостоверение за резултатите от предишния одит на касовите операции и други документи.
Съгласно действащото законодателство се предвижда банките да извършват проверки за спазване на процедурата за извършване на касови операции в предприятието в следните области:
1. Поддържане на касова книга и др касови документи. Разглежда се спазването на установения ред за обработка на операции за получаване и издаване на пари от касата на предприятието, поддържане на форми на първична счетоводна документация за касови операции (приходи и разходи). касови ордери, дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи, касова книга, книга за отчитане на приетите и издадени от касата парични средства), изготвяне на ежедневен касиерски отчет за извършени касови операции в съответствие с входящи и изходящи документи, ведомости за заплати.
2. Пълнота на записване на паричните средства, получени от банката. Съответствие на записи в касовата книга с банкови данни(въз основа на суми, получени от банката и депозирани в банката). При несъответствие между банковите данни и записите в касовата книга се установяват причините за тези несъответствия. Реалното наличие на пари в касата на предприятието не се проверява от представител на банката. Въпреки това, ако паричните наличности в касовата книга се натрупват в големи суми, не намаляват дълго време и значително надвишават ежедневните приходи и издавания, инспекторът има право да изиска от ръководителя на предприятието да назначи одит на касовия апарат. .
3. Пълнота на внасяне на пари в касата на банкова институция.Проверява се спазването на договорения ред и срокове за предаване на паричните постъпления в банковата институция, уточнява се сумата на постъпилите в касата през проверявания период и се съпоставя с размера на парите, внесени в банката. Проверява се своевременното връщане в банковата институция на неизплатени навреме средства. заплати, за социални плащания и други Пари. Сумите и датите на внесените в банката парични средства според инспектора се сверяват със записите в касовата книга. При несъответствия между данните на банковата институция и записите в касовата книга се изясняват причините за несъответствията.
4. Разходване на парични средства от паричните постъпления на предприятиетоза цели, договорени с банката, наличието на банково решение за правото на такова използване на парични средства.
5. Извършване на парични разплащания между юридически лица.Паралелно с това се проверява и спазването от фирмата на максималните размери на плащанията в брой. Основата за определяне на размера на паричните средства, изразходвани от предприятието, и потвърждаване на тези разходи са споразумение (договор), копие от касова бележка, фактура, отчети на отговорни лица за изразходването на получените парични средства (обороти в „Разплащания“ с отчетни лица” се проверяват). В този случай пререгистрирането на предварително издадени суми на авансови средства в нов аванс може да се счита за прикриване на превишение на лимита на парични средства.
6. Спазване на лимита на паричния баланс, установен от банката за всеки ден от одитирания период, времето и процедурата за предаване на паричните постъпления, своевременното връщане на банката на неизплатени навреме средства за заплати и социални и трудови обезщетения.При установяване на нарушения става ясно кога, в какъв размер и по каква причина е превишен лимитът на касата. Ако предприятието многократно превишава установения лимит на паричния баланс, се изчислява средният размер на излишъка на паричния баланс (въз основа на сумата и броя на дните, през които лимитът на паричния баланс е бил превишен). Например, през октомври броят на дните, в които е превишен лимитът, е 5, като сума - 20 хиляди рубли, 30,5,35,80 хиляди рубли. (общо 170 хиляди рубли). По този начин излишъкът от парични средства възлиза на 34 хиляди рубли. (170 хиляди рубли/5).
7. Целево използване на паричните средства, получени от банкатав съответствие с целите, посочени в проверките, както и решаване на други въпроси, свързани с процедурата за извършване на касови операции.
Резултатите от проверката се документират в удостоверение за касови операции, съставено в три екземпляра. Той трябва напълно да отразява всички проблеми, изброени по-горе. Сертификатът се подписва от ръководителя, главния счетоводител на предприятието и представител на банката, след което в рамките на три дни се разглежда от ръководителя на банката с решение за предприемане на мерки въз основа на резултатите от одита.
Ако се установи, че предприятието е нарушило условията за работа с пари в брой, парични разплащания с юридически лица над максималната норма, неполучаване на пари в касата, натрупване на излишни салда в касата, банката изпраща подаване до данъчния орган по мястото на регистрация на данъкоплатеца с приложение на първото копие на удостоверението за приемане на мерки за финансова и административна отговорност.
Въз основа на получените от банката документи данъчните инспектори разглеждат случаи на административни нарушенияи налагане на глоби на признатите за виновни в съответствие с изискванията на Кодекса за административните нарушения, влязъл в сила на 1 юли 2002 г. (Глава 15 „Административни нарушения в областта на финансите, данъците и таксите и пазара на ценни книжа“ “).
Този кодекс предвижда нарушение на процедурата за извършване на касови операции, изразяващо се в извършване на парични разплащания с други организации над установените суми, неполучаване (непълно получаване) на пари в брой в касата, неспазване на процедурата за съхраняване на свободни парични средства, както и при натрупване на парични средства над установените лимити, води до налагането административна глоба:
· за длъжностни лица в размер от 40 до 50 минимални работни заплати;
· На юридически лицав размер от 400 до 500 минимални работни заплати.
Кодексът за административните нарушения за първи път въвежда административна отговорност на длъжностни лица на самата банка за неизпълнение на задълженията им да наблюдават спазването от предприятия и организации на правилата за извършване на касови операции. Неизпълнението на тези задължения от банкови служители води до налагане на административна глоба в размер от 20 до 30 минимални работни заплати.
Всички предприятия, независимо от тяхната организационно-правна форма, съхраняват наличните средства в банкови институции в подходящи сметки при договорни условия. Паричните средства, получени в касите на предприятията, подлежат на предаване на банкови институции за последващо кредитиране по сметките на тези предприятия.
Фирмите могат да дарят пари в брой на:
директно в касите на банкови институции;
чрез съвместни каси в предприятията;
предприятия на Държавния комитет по съобщенията Руска федерацияза превод по съответни банкови сметки;
чрез службата за събиране на банкови институции или специализирани служби за събиране, лицензирани от Банката на Русия.
Редът и условията за депозиране на парични средства се определят от банковите институции за всяко обслужвано предприятие в съгласие с техните ръководители. Това отчита необходимостта от ускоряване на оборота на парите и навременното им получаване в касите през работните дни на банковите институции. Касите на предприятията могат да съхраняват пари в брой в границите, установени от банката в съгласие с ръководството на предприятието. Лимитът се определя ежегодно за всички предприятия, независимо от правната им форма и предмет на дейност, които разполагат с касов апарат и извършват разплащания в брой.
За предприятие, което не е представило изчисление за установяване на лимит на салдото на паричните средства в касата, лимитът се счита за нула, а паричните средства, които не са депозирани от предприятието в банката, се считат за над лимита.
За да установи лимит, предприятието представя на банката „Изчисление за установяване на лимит на парични средства за предприятието и издаване на разрешение за изразходване на парични средства от постъпленията, получени в неговата каса“.
Ако едно предприятие има няколко сметки в различни банкови институции, то по свое усмотрение кандидатства за една от тях с очакването да установи лимит на салдото на паричните средства в касата и след това уведомява другите банкови институции, в които са сметки. отворен за размера на лимита.
Лимитът на паричния баланс може да бъде преразгледан през годината по предписания начин по обосновано искане на предприятието (в случай на промени в обема на паричния оборот, условията за доставка на приходите и др.), Както и в съответствие с договора за банкова сметка. Предприятията могат да съхраняват парични средства в своите каси над установените лимити само за издаване на заплати, социални плащания и стипендии за не повече от три работни дни, включително деня на получаване на парите от банката.
За да увеличат максимално привличането на пари в брой в своите каси чрез навременно и пълно събиране на паричните постъпления от предприятията, банковите институции проверяват най-малко веднъж на две години спазването на касовата дисциплина в предприятието. При откриване на излишни пари или други нарушения на касовата дисциплина към предприятията се прилагат мерки за отговорност в съответствие с действащото законодателство.
Обхватът на предприятията, подлежащи на проверка, се определя от ръководителите на институциите на банката в зависимост от обема на паричния оборот и информацията, с която разполага банката, относно спазването на установената процедура от предприятието, включително информация от други регулаторни органи.
За извършване на проверката се избира информация за получаването и тегленето на пари в брой от касата на банката, размера на установения лимит, наличието на разрешение за изразходване на част от постъпленията на място, времето и процедурата за депозиране на пари в брой в разплащателната сметка са посочени.
По време на проверката банковият служител трябва да използва изходни документиза осчетоводяване на касови операции (касов дневник, разписки, касова книга), отчети на отговорните лица за изразходването на отчетни суми, разписки от продажби, фактури, фактури, отчети на касиер и други документи.
Въз основа на резултатите от проверката се правят заключения и се отправят препоръки към ръководството на предприятието за отстраняване на недостатъците. Сертификат за резултатите от проверката се съставя в три екземпляра (ако не се установят нарушения, тогава в два) и се подписва от ръководителя на предприятието, главния счетоводител и банковия служител, извършил проверката.
Резултатите от проверката се разглеждат в тридневен срок от ръководителя на банковата институция или негов заместник. Когато се установят факти за нарушения, първото копие на удостоверението се прехвърля на органите на Държавната данъчна служба по мястото на регистрация на данъкоплатеца за определяне на санкции.
За извършване на ревизия на касовия апарат със заповед на ръководителя на предприятието се назначава комисия, която съставя акт. Ако при ревизията се установи липса или излишък на ценности в касата, актът посочва техния размер и обстоятелствата на възникването им.
В условията на автоматизирано поддържане на касова книга трябва да се провери правилната работа на софтуера за обработка на касови документи.
Резултатите от такава инвентаризация се отразяват в описи, съставени съгласно формуляри, одобрени с Решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 18 август 1998 г. № 88 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на касови операции и записване на резултатите от инвентаризацията ”:
- ИНВ-15 “Акт за инвентаризация на паричните средства”;
- INV-16 „Инвентарен списък на ценни книжа и формуляри на документи за строга отчетност“.
Нека разгледаме по-отблизо процедурата за попълване на всеки документ.
Докладът за инвентаризация на парични средства (формуляр № INV-15) се използва за отразяване на резултатите от инвентаризацията на действителната наличност на средства, различни ценности и документи (парични средства, печати, чекове (чекови книжки) и други), намиращи се в касата на организацията бюро.
Резултатите от инвентаризацията се съставят в акт в два екземпляра и се подписват от всички членове на комисията и лицата, отговорни за безопасността на ценностите, и се предоставят на вниманието на ръководителя на организацията. Едно копие от акта се прехвърля в счетоводния отдел на организацията, второто остава при финансово отговорното лице.
При смяна на материално отговорни лица актът се съставя в три екземпляра. Един екземпляр се прехвърля на финансово отговорното лице, което е предало ценностите, второто - на финансово отговорното лице, което е приело ценностите, а третото - на счетоводния отдел.
По време на инвентаризацията не се извършват операции по получаване и издаване на парични средства, различни ценности и документи.
Не се допуска извършване на инвентаризация, ако инвентаризационната комисия е непълна. Не се допускат заличавания или петна в описите. Корекциите се договарят и подписват от членовете на комисията и материално отговорното лице.
Инвентарният опис на ценни книжа и формуляри на строги отчетни документи (формуляр № INV-16) се използва за отразяване на резултатите от инвентаризацията на действителната наличност на ценни книжа и формуляри на строги отчетни документи и идентифициране на техните количествени несъответствия със счетоводните данни.
Описът се съставя в два екземпляра, подписват се от отговорните лица на инвентаризационната комисия и материално отговорното/ите лице/а. Едно копие от инвентара се прехвърля в счетоводния отдел на организацията, второто остава при финансово отговорното лице (лица), които приемат за съхранение ценни книжа или формуляри за строги отчетни документи.
Ако има формуляри на строги отчетни документи, номерирани с един номер, се съставя комплект, посочващ броя на документите в него.
Преди началото на инвентаризацията се взема разписка от всяко финансово отговорно лице или група лица, отговорни за безопасността на ценните книжа, и формуляри на документи за строга отчетност. Разписката е включена в заглавната част на инвентарния списък.
При промяна на материално отговорните лица описът се съставя в три екземпляра. Един екземпляр се предава на финансово отговорното лице, приело ценните книжа и формуляри на документи за строга отчетност; вторият екземпляр - на финансово отговорното лице, което е предало ценните книжа и формуляри на документи за строг отчет; третият екземпляр е за счетоводство.
На последната страница на формуляра, преди подписа на председателя на комисията, са дадени два свободни реда за записване на последните номера на документи в случай на движение на ценни книжа и формуляри на документи за строг отчет по време на инвентаризация.
При автоматизирана обработка на данни за записване на резултатите от инвентаризацията на комисията се издава формуляр № INV-16 на хартиен и компютърен носител с попълнени колони от 1 до 10. В инвентара комисията попълва колони 11 и 12 за действителната наличност на ценни книжа и документи за строга отчетност.
В допълнение към „вътрешните“ проверки, проверката на съответствието на организацията с лимита на паричния баланс се извършва от служители на банката, обслужваща тази организация. Ако е извършено нарушение по чл. 15.1 „Нарушение на процедурата за работа с пари в брой и процедурата за извършване на касови операции“ от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, банката-контролер трябва да прехвърли случая на данъчните власти, които по силата на част 1 на чл. . 23.5 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация разглежда тези престъпления.
