Първични документи и отчетност на касовите операции. Изготвяне на първични касови документи

Необходимо е компетентно и точно управление на сетълмент и парични транзакции ефективна работавсяко предприятие. Едно от направленията в тази област е изготвяне на първични касови документи. Те са отчетна форма стопанска дейностдружество и подлежат на контрол от правителствени агенции. Ето защо процесът на изготвяне на такива документи изисква особено отговорен и професионален подход.

Компанията "BF Consulting" предоставя комплексни услуги от всякаква организационна и правна форма. Нашите служители са висококвалифицирани и с богат опит в изготвянето на касова документация и официални фирмени документи. Обхватът на нашите услуги включва също поддържане на данъчни и кадрови досиета, консултации, като тези и други услуги се определят индивидуално за всеки клиент.

Процедурата за изготвяне на първични касови документи

Формата на регистрация на първични касови документи се регулира от съответните законодателни актове. Документи, които не отговарят на установените стандарти, не могат да се считат за валидни. Списъкът на основните първични парични документи включва:

касов ордер,
касова гаранция по сметка,
дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи,
касова книга,
книга за отчитане на средствата, приети и издадени от касата.

IN изходни документиПромени също могат да бъдат направени в съответствие с установените стандарти. Това правило не важи за входящи и изходящи касови ордери. Правенето на промени в тези документи ги прави невалидни.

Касова бележка (PKO) се използва за регистриране на факта на получаване на пари в касата на предприятието. В документа се посочва:

съдържание на бизнес сделка,
данъчна сума,
приложени първични и други документи с датата на тяхното изготвяне и номер,
код на структурното звено, на което са отпуснати средствата.

Разходен касов ордер (РКО) записва факта, че парите са издадени от касата на фирмата. Този документ се издава в един екземпляр и съдържа информация за:

съдържанието на търговската сделка,
приложени първични и други документи,
лица, получаващи пари в брой и др.

В дневника за регистриране на входящи и изходящи касови документи, PKO, RKO и техните заместващи документи на заплати и сметки се регистрират преди да бъдат прехвърлени в касата на предприятието.

Касата приема пари в брой с касови ордери (формуляр KO-1), подписани от упълномощено лице.

В този случай на вложителя се дава разписка за касовата бележка, подписана от главния счетоводител и касиера, подпечатана с печата и печата на институцията. При получаване на средства от банка с чек счетоводителят издава и приходен касов ордер, чийто номер се записва на обратната страна на талона на чека.

Издаването на пари в брой се извършва въз основа на разходни касови ордери или други надлежно изпълнени документи (платежни фишове, заявления за издаване на пари, фактури и др.), Които са подпечатани със специален печат, съдържащ данните на разходната сметка. касов ордер(формуляр КО-2).

Документите за издаване на пари се подписват от ръководителя и главния счетоводител или упълномощени от тях лица. Ако документите, приложени към касовите бележки, имат упълномощаващ подпис на ръководителя на организацията, тогава неговият подпис върху касовия ордер не се изисква. Приходно-разходните касови ордери се издават от счетоводителя на финансовата група.

Заплатите, обезщетенията, бонусите се изплащат по фишове, без да се съставя касова бележка за всеки получател. След трите работни дни, определени за изплащане на заплатите, счетоводителят издава касова бележка за цялата изплатена сума по ведомостта. Не се допускат изтривания, петна или корекции в касовите документи.

Парите по касови ордери се приемат и издават само в деня на съставяне на тези документи. На лицата, които внасят или получават пари, не се издават приходно-разходни касови ордери или документи, които ги заместват. Превеждат се в касата от лицето, издало документа. При издаване на средства чрез пълномощно те се прилагат към разходния ордер или извлечение за издаване на парични средства.

При извършване на касови операции касиерът е длъжен да ги подпише и освен това да анулира тях и приложените към тях документи с печат или надпис "платено" или "получено" ("число, месец, година") .

Преди да бъдат прехвърлени в касата за изпълнение, касовите документи се записват от счетоводител в специален дневник за записване на входящи и изходящи касови ордери, като се посочват кодовете (цифровите обозначения) на причините и условията за получаване и издаване на пари в брой.

Регистрационният дневник е конструиран по такъв начин, че според неговите данни да се контролира предназначението на получените и изразходвани парични средства от институцията, да се присвояват номера на касови документи, да се проверява пълнотата на транзакциите, извършени от касата, и да се отчита компилиран.

Кодовете за предназначение за получаване и теглене на средства от касата се разработват от институцията независимо.

Касова книга, нейната структура и ред за водене.

Касовата книга е аналитичен счетоводен регистър, който защитава интересите както на касата, така и на институцията.

Организацията има само една касова книга. Вписванията в касовата книга се водят в два екземпляра. Вторите екземпляри служат като касиерски отчет. Касовата книга в Zavodskoye HOA се поддържа с помощта на компютър; Регистрирането на изпълнителни парични документи в касовата книга се извършва веднага след получаване или издаване на пари. Забраняват се заличавания и неуточнени корекции в касовата книга; корекциите, направени чрез корекция, се заверяват с подписите на касиера и главния счетоводител. В края на деня касиерът изчислява резултатите от транзакциите за деня, тегли остатъка от парите в касата и представя отчет с входящи и изходящи касови документи на финансовия счетоводител.

Във входящите и изходящите касови ордери се посочва основанието за изготвянето им и се описват приложените към тях документи.

Всеки лист от касовата книга отговаря само на един работен ден.

Дневник на транзакциите № 1 се попълва въз основа на отчетите на касата. На всеки отчет в регистъра се отделя един ред, независимо от периода, за който е съставен касовият отчет.

В касата се съхраняват не само парични средства, но и парични документи и формуляри за строга отчетност. Паричните документи включват ваучери за ваканционни домове и санаториуми, закупени за служители на институцията, пощенски марки и държавни марки.

Инвентаризация на касата

Една от характеристиките на отчитането на паричните транзакции е месечното съпоставяне на счетоводните данни и действителната наличност на средства в касата на институцията. Управителят носи отговорност за правилната и надеждна организация на касата, а касиерът носи пълна финансова отговорност за правилното навременно осчетоводяване и издаване на средства, т.е. тяхната безопасност.

Инвентаризация (одит) на наличността на средства в касата се извършва в съответствие с Наредбата за реда за извършване на касови операции, одобрена от Банката на Русия на 4 октомври 1993 г. № 18 (поне веднъж месечно). Комисия, назначена със заповед на ръководителя на институцията, в присъствието на касиера, извършва внезапна проверка на касата. В същото време се проверяват парични средства, парични документи и формуляри за стриктна отчетност страница по страница.

Разписки за суми, издадени в брой, неизпълнени разходни ордери, не са включени в касовата наличност. Съхраняването на средства, които не принадлежат на институцията, в касата е забранено, а ако бъдат открити, се считат за излишък. Резултатите от инвентаризацията се оформят с акт.

На обратната страна на акта финансово отговорното лице пише обяснение за излишъците или липсите, установени от инвентаризацията, а ръководителят на институцията въз основа на резултатите от инвентаризацията взема решение за тяхното отписване. Идентифицираните излишни парични средства се събират и след това се прехвърлят към приходите на организацията.

При установяване на липса, сумите подлежат на възстановяване от финансово отговорното лице (касиер).

Счетоводно отчитане на операциите по банкови сметки.

Всички временно налични средства на институцията, с изключение на наличните пари, трябва да се съхраняват в разплащателната й сметка, открита в банков клон.

Банката изпълнява нареждания от предприятието за прехвърляне или издаване на подходящи суми за плащане на закупен инвентар, задължения към бюджета, извънбюджетни фондове, доставчици, други кредитори, за разплащания с членове на работната сила за заплати, за пътуване, бизнес и представителни разходи и други цели в рамките на баланса по сметката и спазване на приоритета, определен от закона.

Дебитирането на средства от разплащателната сметка за претенции, свързани с един приоритет, се извършва по календарния ред на постъпване на документи.

Банката контролира операциите по разплащателната сметка. По-специално, той проверява дали институцията, която притежава сметката, извършва транзакции, които не съответстват на естеството на нейните дейности, предвидени в хартата, които нарушават установения ред за използване на средства или правила за плащане.

Броят на разплащателните сметки не е ограничен от закона

Правото на първи подпис върху банкови документи принадлежи на ръководителя на предприятието или неговия заместник, а вторият - на главния счетоводител или неговия заместник.

Плащания в брой

Паричните средства от разплащателната сметка се издават на организацията (за заплати, обезщетения за временна нетрудоспособност, бонуси, пътни, развлекателни и бизнес разходи) въз основа на чекове. Касовият чек е нареждане на предприятието до банката да издаде определената в него сума в брой от разплащателната му сметка. Чекът се попълва на ръка с мастило. Посочва сумата, датата на издаване, името на получателя, както и информация за предназначението на получените суми (за заплати). Чековата книжка се съхранява в сейфа на институцията; талоните на платени повредени чекове се съхраняват най-малко три години.

Чековете се подписват от лица, които имат право на първи и втори подпис върху сметката, и се подпечатват с печата на предприятието. Не се допускат корекции в чековете. Банката издава пари с чек след проверка на автентичността на подписите и печата, т.е. тяхното съответствие с пробите.

Осчетоводяване на заплати и заплати

Трудовият доход на всеки служител се определя от личния му принос, като се вземат предвид крайните резултати от работата на институцията, регулира се от данъци и не се ограничава до максимални суми. Минималната заплата за служителите на предприятия от всички организационни и правни форми е установена със закон (понастоящем минималната заплата е 4611 рубли).

Статията ще подчертае въпроси, свързани с попълването на първичната документация за касовия апарат. Какъв тип документи са тези, как да ги съставите правилно, какви функции изпълняват - по-нататък.

Финансовите транзакции трябва да бъдат подкрепени с документи. Те трябва да бъдат попълнени правилно, в съответствие с изискванията и правилата, установени от закона.

Важни точки

Когато документите бъдат получени от счетоводния отдел, те трябва да бъдат проверени:

Много често счетоводителите допускат грешки при регистрацията. Най-често:

с помощта на обикновен молив;
липса на необходими подробности;
наличие на корекции;
използване на неодобрени формуляри;
в празните редове няма тире;
подписи от лица, които нямат право на това.

За да избегнете грешки, трябва да се запознаете с правилата за регистрация. Ако не можете да избегнете петна, важно е да знаете как да ги коригирате:

Ако има грешка в касови или банкови документи	Те се отменят и създават отново
Ако касов документ е повреден, не е необходимо да го унищожавате.	Тя трябва да бъде приложена към доклада
Други видове документи	Коригира се само след споразумение с контрагентите
Неправилен запис е зачеркнат	По такъв начин, че коригираният да може да се разглоби. Обикновено се зачертава с тънка линия
Ако една цифра е написана неправилно	Цялата сума е зачертана
Горе зачеркнато	Напишете правилния запис
Полето е отбелязано с „коригирано“	Полага се подпис на отговорното лице
Ако има няколко копия на един документ	Всеки трябва да се коригира

Ако промените са направени неправилно, те не се признават и се считат за невалидни. Всяка организация трябва да съхранява първични документи.

Продължителност: не по-малко от 5 години. Тези документи записват факта на операциите в институцията.

Какво е

Първичните документи за отчитане на парични средства в касата са документи, които потвърждават извършването на действия или операции в предприятието.

Каква е тяхната роля

Използвайки първични документи, можете да потвърдите факта на транзакция в организация и да разберете датата на нейното изпълнение.

Също така въз основа на тях се извършва контрол върху работата както на структурното звено, така и на служителите поотделно. Въз основа на информацията, съдържаща се в документите, се извършват проверки.

Те също така играят роля в запазването на имуществото на организацията и позволяват оптималното му използване. Имат първични документи и правно значение.

Тъй като служат като писмено доказателство за транзакции, те се използват от съдия при разглеждане на счетоводни спорове.

Правна уредба

Касовият ордер трябва да се попълни, както следва:

посочва се името на организацията, издала заповедта, и структурното звено (ако има такова);
дава се серийният номер на PKO;
въвежда се датата на получаване на парите в касата и сумата (в цифри);
вписва се номерът на счетоводната сметка;
дебит и кредит са посочени;
въвежда се кодът за използване на средства от касата;
посочете името на фирмата и личните данни на лицето, от което са получени парите;
целта на операцията е написана, например плащане по споразумение;
сумата е записана;
рублите са написани с букви, копейки с цифри;
при наличие на първични документи се посочват техните данни.

За индивидуални предприемачиразписката може да не е съставена. Ако индивидуален предприемач изготви PKO и носи отговорност за касова дисциплина, тогава документът трябва да бъде подписан.

Съставя се в един екземпляр, когато приходите на индивидуалния предприемач се представят на касата. Средства могат да бъдат получени в следните случаи:

като плащане за услуга;
за продадения имот;
като връщане на неизползвани средства;
по време на попълване на капитала;
от служители на организацията - заеми, щети;
от банкова сметка.

Касовият ордер се съхранява най-малко 5 години. Входящи документи:

от юридически лица– обява за парична вноска;
от физическите - поръчки.

Основни дейности на енорията:

парични постъпления;
разписки от банката;
върне излишък заплати;
обезщетение за щети;
получаване на пари от учредителите;
връщания от доставчици.

Разходна

Счетоводството е отговорно за издаването на пари, а касовата бележка помага за това. Попълва се в зависимост от реда на операциите. .

Формулярът се издава от счетоводен служител. Описание на попълване на разходен ордер от каса:

В деня на издаване на финансите се изготвя заповед. След регистрация трябва да се регистрира в.

Главният счетоводител на организацията и управителят полагат подписите си, след което формулярът се предава на касата.

Касовият ордер не се издава на служителя, а се съхранява в касата. Свързване:

Разрешава се издаване на пари в деня на изготвяне на документите. Разходни транзакции:

доставка на финанси в банката;
издаване на заплати на служителите;
издаване на счетоводни пари;
разплащания с доставчици.

Касова книга

Всяка институция е длъжна да води касова книга в едно копие. Стандартната форма е. Може да се поддържа в електронен и хартиен вариант.

Първият вариант е възможен, ако е осигурена сигурност на данните. За да направите това, в началото на всеки работен ден се изготвят 2 машинни съобщения - „Вмъкване на лист“ и „Отчет на касата“. Отчетът се води от началото на годината.

При поддържане на хартиен носител касовата книга се отваря за определен период от време. Зависи от броя на операциите. Можете да попълвате книгата по няколко начина – хоризонтално и вертикално.

Когато са разположени вертикално, данните за транзакцията се намират на един лист. Докладът е следващата страница или вмъкнете (празно).

Записите се водят с химикал или мастило. Информацията може да бъде дублирана с помощта на въглеродна хартия, поставена между страниците.

При избор на хоризонтално оформление книгата съдържа 2 части - вложка и отчет. Първата част има хоризонтална линийка, втората не.

Попълва се с копирна машина. Номерацията на двете части е еднаква. Не се допуска прекъсване на отчета до края на смяната.

В касовата книга първо се посочват входящи документи, а след това разходни документи. В края на работния ден касиерът трябва да обобщи движението на парите в касата и да предаде лист за откъсване на счетоводителя.

Заглавната страница на книгата трябва да съдържа следната информация:

код на организацията;
данни на индивидуален предприемач;
отчетен период;
наименование на структурната единица.

По този начин първичните документи служат като основа за извършване на операции в институцията. Те трябва да бъдат съставени въз основа на изискванията, установени от закона.

Основните първични документи са ордери, касова книга, различни ордери и др.Преди да подадете документи, трябва да ги проверите.

Това се извършва от счетоводителя на фирмата. След проверка документацията се предава на касата. Касовите документи не се издават лично.

Касовите операции са операции, свързани с получаването, съхраняването и разходването на парични средства.

За извършване на плащания в брой всяка организация трябва да има касов апарат и да поддържа касова книга в предписаната форма.

Паричните средства могат да пристигнат в касата на организацията от обслужващата банка, от клиенти или по други причини. Паричните средства могат да пристигнат в касата на организацията от обслужващата банка, от клиенти или по други причини. Паричните средства, получени от организациите от банката, се изразходват за целите, посочени в чека.

Организациите могат да разполагат с пари в брой в своите каси в границите, определени от банката в съгласие с ръководителите на организациите. Ако една организация има сметки в две или повече банки, тогава лимитът, установен в първата, се предоставя на вниманието на останалите банки. Ако е необходимо, лимитите на паричните средства се преразглеждат. Организациите имат право да държат пари в брой в своите каси над установените лимити само за заплати и социални осигуровки. Срокът на съхранение не може да надвишава три работни дни, включително деня на получаване на парите в банката.

Приемането на парични средства от организации при извършване на разплащания с населението се извършва със задължително използване на касови апарати или строги формуляри за отчитане в случаите, определени от правителството на Руската федерация.

По правило издаването на пари в брой се извършва от касата на организацията. Организациите издават пари в брой за бизнес и оперативни разходи в суми и за периоди, определени от организацията. Парични средства по сметка за разходи, свързани с командировки, се издават в рамките на сумите, дължими на командировките за тези цели. Издаването на парични средства по сметка става след пълния отчет на конкретното отговорно лице за предварително издадения му аванс.

Лицата, получили пари в брой по сметка, са длъжни не по-късно от три работни дни след изтичане на периода, за който са издадени, от деня на завръщането им от командировка, да представят в счетоводния отдел на организацията отчет за сумите изразходвани и да извърши окончателно плащане за тях.

Касовите операции се формализират с помощта на стандартни междуведомствени форми на първична счетоводна документация за предприятия и организации, одобрени от Държавния комитет по статистика на Руската федерация в съгласие с Централната банка на Руската федерация и Министерството на финансите на Руската федерация.

Паричните средства се приемат от касата на организацията с помощта на касови ордери във формуляр № КО-1, подписани от главния счетоводител или лице, упълномощено за това с писмена заповед на ръководителя на организацията.

За получаване на пари се издава разписка за касовия ордер, подписана от главния счетоводител или упълномощено за това лице и касиера, заверена с печата (печат) на касата или отпечатъка на касовия апарат. .

Издаването на пари от касата на организацията се извършва с помощта на касови бележки във формуляр № КО-2 или други правилно изпълнени документи. Върху такива документи (платежни, разплащателни и разплащателни бележки, заявления за издаване на пари, фактури и др.) се поставя специален печат, който замества данните на касовата бележка. Документите за издаване на пари трябва да бъдат подписани от ръководителя, главния счетоводител на организацията или лица, упълномощени за това. Ако документите, извлеченията, сметки и др., Приложени към ордерите за касови бележки, имат упълномощаващ надпис на ръководителя на организацията, неговият подпис върху разписките за касови бележки не се изисква.

В централизираните счетоводни отдели се изготвя един разходен касов ордер за общата сума на изплатените заплати, датата и номерът на които са посочени във всеки фиш за заплати (разплащане и плащане).

При издаване на пари по разходен касов ордер или заместващ го документ на физическо лице, касиерът изисква представянето на документ (паспорт или друг документ), идентифициращ получателя, записва името и номера на документа, от кого и кога е издадено и избира разписката на получателя. Ако за издаване на пари на няколко лица е съставен документ, заместващ разходен касов ордер, тогава получателите също представят посочените документи, удостоверяващи тяхната самоличност, и се подписват в съответната колона на платежния документ. В последния случай обаче данните от документа за самоличност не се записват върху паричния документ, заместващ касовия ордер.

Издаването на пари на служители на организация може да се извърши с помощта на сертификат, издаден от тази организация, ако съдържа снимка и личен подпис на собственика.

Разписка за получаване на пари може да бъде направена само от получателя лично с мастило или с химикал, като се посочи получената сума: рубли с думи, копейки с цифри. При получаване на пари по ведомост (разплащане и плащане) сумата не се посочва с думи.

Издаването на пари на лица, които не са във ведомостта на организацията, се извършва въз основа на касови бележки, издадени отделно за всяко лице, или съгласно отделно извлечение въз основа на сключени споразумения.

Касиерът издава пари само на лицето, посочено в касовия ордер или документ, който го замества. Ако издаването на пари се извършва чрез пълномощно, изпълнено по предписания начин, в текста на заповедта след фамилията, собственото име и бащиното име на получателя на парите, фамилията, собственото име, бащиното име на повереното лице с получаване на парите е посочено. Ако парите се издават по извлечение, преди получаването на парите касиерът пише следния надпис: „С пълномощно“. Пълномощното остава в документите на деня като приложение към приходния касов ордер или извлечение.

Плащането на труда и изплащането на социалноосигурителните обезщетения се извършват от касата съгласно ведомостите за плащания (разплащане и заплати), без да се съставя касова бележка за всеки получател. В този случай на заглавната (главната) страница на извлечението за плащане (разплащане и плащане) се прави надпис за разрешение за издаване на пари, подписан от ръководителя и главния счетоводител на организацията или лица, упълномощени за това. По подобен начин могат да се обработват еднократни издавания на пари за заплати (при излизане в отпуск, болест и др.), както и издаване на внесени суми и пари по сметка за разходи, свързани с командировки, на няколко лица .

Еднократните плащания на пари за заплати на физически лица се извършват, като правило, с помощта на касови бележки.

След изтичане на крайния срок за изплащане на заплати и изплащане на социалноосигурителни обезщетения касиерът трябва:

Счетоводният отдел проверява маркировките, направени от касиерите в ведомостите за плащане (разплащане и плащане) и изчислява издадените и депозирани суми според тях.

Внесените суми се предават в банката, като за внесените суми се съставя един общ касов ордер.

Входящите касови ордери и разписките за тях, както и изходящите ордери и заместващите ги документи трябва да се попълват ясно и ясно от счетоводния отдел. Те могат да бъдат написани на ръка, напечатани на пишеща машина или подготвени на компютър. В касовите документи не се допускат заличавания, изтривания или поправки.

Приемането и издаването на пари по касови ордери може да се извършва само в деня на изготвянето им.

При получаване на касови бележки и дебитни нареждания или документи, които ги заместват, касиерът е длъжен да провери:

Наличието и автентичността на подписа на главния счетоводител върху документите, както и върху касовия ордер или документ, който го замества - упълномощаващият надпис (подпис) на ръководителя на организацията или лица, упълномощени за това;

Коректно попълване на документи;

Наличност на посочените в документите приложения.

Ако някое от тези изисквания не е изпълнено, касиерът връща документите в счетоводството за надлежна обработка. Входящите и изходящите касови ордери или документите, които ги заместват, преди да бъдат прехвърлени в касата, се регистрират от счетоводния отдел в дневника за регистриране на входящи и изходящи касови документи съгласно стандартен формуляр № КО-3. Разходните касови ордери, издадени по платежни (разплащателни и платежни) ведомости за заплати и други плащания, еквивалентни на тях, се регистрират след издаването им. Регистрационният дневник е конструиран по такъв начин, че въз основа на неговите данни се следи предназначението на получените и изразходвани парични средства, присвояват се номера на касови документи и се проверява пълнотата на операциите, извършени от касиера. Разрешено е регистриране на входящи и изходящи касови документи с помощта на компютърни технологии.

Всички постъпления и тегления на пари в брой от организацията се записват в касовата книга, като се използва стандартен формуляр № KO-4.

Всяка организация поддържа само една касова книга, която трябва да бъде номерирана, прошита и запечатана с восъчен или мастиков печат. Броят на листовете в касовата книга се удостоверява с подписите на управителя и главния счетоводител на предприятието.

Записванията в касовата книга се извършват в два екземпляра с помощта на копирна хартия с мастило или химикалка. Вторите екземпляри на листовете трябва да бъдат откъснати и да служат като отчет на касата. Първите екземпляри на листа са номерирани със същите номера.

Не се допускат абонати и неуточнени корекции в касовата книга. Извършените корекции се удостоверяват с подписите на касиера, както и на главния счетоводител на организацията или лицето, което го замества.

Записванията в касовата книга се извършват от касиера веднага след получаване или издаване на пари за всяка поръчка или друг документ, който го замества. Всеки ден в края на работния ден касиерът изчислява резултатите от транзакциите за деня, показва салдото на парите в касата за следващата дата и прехвърля в счетоводния отдел като отчет на касата втори лист за откъсване (копие от записите в касовата книга за деня) с приходни и разходни касови документи срещу разписка в касовата книга.

Касовата книга може да се води автоматизирано, при което нейните листове се оформят под формата на машинна схема „Вложен лист на касовата книга”. В същото време се генерира машинограмата „Отчет на касиера“. И двете машинограми трябва да бъдат съставени до началото на следващия работен ден, да имат еднакво съдържание и да включват всички данни, предвидени във формата на касовата книга. Номерирането на листовете на касовата книга в тези машинни схеми се извършва автоматично във възходящ ред от началото на годината.

В машинограмата „Вмъкване на лист от касовата книга“ за всеки месец автоматично се отпечатва общият брой листове от касовата книга за всеки месец, а в последния за календарната година - общият брой листове от касовата книга за годината.

Касиерът, след получаване на машинограмите „Вписване на касова книга“ и „Касиерски отчет“, е длъжен да провери правилността на посочените документи, да ги подпише и да прехвърли касиерския отчет заедно с входящите и изходящите касови документи в счетоводството. срещу разписка във вложния лист на касовата книга.

За да се гарантира безопасността и лекотата на използване, листовете с касова книга се съхраняват от касиера отделно за всеки месец в продължение на една година. В края на календарната година (или ако е необходимо) посочените машинни диаграми се брошурат в хронологичен ред. Общият брой на листовете за годината се удостоверява с подписите на ръководителя и главния счетоводител на организацията, а книгата е запечатана.

Парична сума, издадена от касата, която не е потвърдена с разписката на получателя в приходния касов ордер или друг документ, който го замества, не се приема за оправдаване на салдото в касата, счита се за липса и се събира от касиерката. Паричните средства, които не са потвърдени с касови бележки, се считат за паричен излишък. Те се включват в приходите на организацията. Главният (старши) касиер преди началото на работния ден предварително дава на другите касиери сумата в брой, необходима за разходни операции, срещу разписка в счетоводната книга за получените и издадени от касата парични средства по стандартен формуляр № КО-05. В края на работния ден касиерите са длъжни да докладват на главния (старши) касиер за получения аванс и парите, приети по документи за получаване, и да предадат на началника остатъка от парични средства и касови документи за извършени транзакции ( старши) касиер срещу разписка в счетоводната книга за приети и издадени от касиера пари.

За получените аванси за заплати касиерът е длъжен да се отчита в срока, посочен във ведомостта за изплащането им. Преди изтичането на този срок касиерите са длъжни ежедневно да предават на касата остатъка от неиздадените парични средства по фишове за заплати. Тези пари се предават в чували, пакети и други опаковки, запечатани от касиерите на главния (старши) касиер срещу разписка, в която се посочва декларираната сума.

Отчитане на касовите операции.

За записване на наличността и движението на средствата в касата на организацията се използва активна сметка 50 „Пари в брой“. Дебитът му отразява постъпленията в касата, а кредитът отразява разходите от касата на организацията. Салдото по сметката съответства на салдото в касата. Паричните средства в руска валута се отчитат в подсметки 50.1 „Организационна каса (в рубли)“ и 50.2 „Оперативна каса“.

За командировки в чужбина организацията може да получи средства в чуждестранна валута от банката. Отчитането на паричните средства в чуждестранна валута се води в отделна подсметка 50.11 „Организационна каса (в чуждестранна валута)“. Паричните салда в чуждестранна валута се преизчисляват в рубли по начина, установен от Правилника за счетоводство „Отчитане на активите и пасивите на организацията, чиято стойност е изразена в чуждестранна валута“. Курсовата разлика, установена в резултат на преизчисляване, се включва в други приходи (подсметка 91.1 „Други приходи“) или разходи (подсметка 91.2 „Други разходи“).

Нека представим отразяването в счетоводството на типични операции за получаване и разход на парични средства.

Касата на предприятието може да съхранява не само пари в брой, но и парични документи (ценни книжа, купони за гориво и смазочни материали, документи за пътуване, ваучери и др.), Както и формуляри за строга отчетност (работни книжки, разписки пътни листове, формуляри за туристически ваучери и др.). Паричните документи се отчитат в подсметки 50.3 „Парични документи (в рубли)“ и 50.33 „Парични документи (в чуждестранна валута)“ при оценката според входящите документи. Бланките за строга отчетност се отчитат в задбалансова сметка 006 „Бланки за строга отчетност” по себестойността на тяхното производство.

Получаване и разход парични документии се съставят бланки за строг отчет с входящи и изходящи нареждания, след което касиерът съставя протокол за движението им.

Всички парични операции са придружени задължително документиране. Само на тази база те се приемат за осчетоводяване в счетоводството.

Какви първични документи се използват за обработка на касови операции? Всички финансови транзакции трябва да бъдат удостоверени с подходящи документи.

Това е документална подкрепа, която потвърждава всички действия, извършени от отговорния служител. Процедурата за документооборот при касови операции се регулира от действащото руско законодателство.

Какво трябва да знаете

Най-отговорната работа в дейността на всеки икономически субект е счетоводството паричен обороти надлежно документиране на всички извършени касови операции.

Правно значение имат и първичните документи. Ако възникнат счетоводни спорове, те могат да бъдат използвани като основно доказателство.

Министерството на финансите на Руската федерация е установило строги подробности, които трябва да бъдат налични в основните първични документи за извършване на касови операции.

Така неизменно се посочват следните подробности:

име;
форма и код;
дата на създаване;
същността на операцията, нейните мерки;
отговорни лица, техните подписи с препис.

Класификация на документацията

Формулярите на унифицирани формуляри, използвани за обработка на парични транзакции, са показани в Общоруския класификатор на управленската документация.

Първичната документация за регистриране и осчетоводяване на извършените касови операции включва:

входящи/изходящи касови документи;
касови апарати;
мемориални ордени;
сертификати и подобни документи;
книги за парични средства и други ценности;
книги за отчитане на получените и издадени средства и ценности.

Нормативна база

Най-важните изисквания относно правилата и процедурите за изготвяне на първична документация се съдържат в.

Основни първични документи за отразяване на касовите операции в предприятието

За регистрация на касови операции Държавният статистически комитет на Руската федерация одобри форматите на първичната счетоводна документация. Регистрирането на първични документи за отчитане на паричните транзакции е задължително за всички организации, извършващи парични разплащания.

Основните форми включват:

До касата на фирмата пари в бройкредитирани от банкова сметка в резултат на плащане на стоково-материални ценности и услуги, при връщане на предварително издадени суми и др.

За получаване на пари от разплащателна сметка организацията има специално издадена чекова книжка. За да тегли пари от сметката, счетоводителят издава касов чек, след което се подписва и предава на касата.

Чековата форма съдържа стойността на приетата сума. Банковата институция запазва откъснатата част на чековия документ.

Талонът на чека действа като подкрепящ документ при въвеждане на тази транзакция в счетоводните регистри на организацията. Можете да внесете пари по разплащателната си сметка, като попълните обява за парична вноска.

Фактът на получаване на пари в брой се удостоверява с разписка. Този документфиксиран в .

След това ПКО се дава на касиера, той получава парите и след подписване на нареждането и приложеното към него, прави надлежно вписване в касовата книга.

С помощта на касовите услуги се обработват транзакции за:

Мемориални заповеди

Мемориалният ордер е документ, който съдържа регистрация на всяка стопанска операция с показване на сумата на сделката по счетоводните сметки.

Такива документи се създават за всички операции, извършени през отчетния период. След това всяка поръчка се осчетоводява в контролните дебитни и кредитни листове към съответните сметки.

Такива поръчки са част от една от счетоводните системи в счетоводството. Тази система е относително проста, което допринася за нейната популярност. Всички счетоводни регистри се заменят с Главна книга, която се създава ежемесечно.

Основата на мемориално-заповедната счетоводна система е мемориалните ордери, изготвени отделно за всяка финансова операция.

При големи количествахомогенни първични документи, препоръчително е да ги регистрирате в кумулативна декларация, въз основа на резултатите от която се съставя съответното осчетоводяване. Всеки мемориален ордер има постоянен номер.

Поради това се изготвя само една поръчка месечно за всяка група операции. Ако отделните транзакции са единични, за тях се изготвят отделни поръчки, номерирани за месеца.

Главният счетоводител подписва мемориалния ордер, след което документът се регистрира в дневника за синтетично счетоводство.

С помощта на такъв дневник се следи безопасността на поръчките и първичните документи. В края на месеца резултатите от дневника се сравняват с резултатите от синтетичния оборот на сметката.

Предимствата на мемориално-заповедната система са простотата и достъпността на счетоводния процес, стриктната последователност, използването на стандартни регистрационни формуляри и възможността за използване на труда на нискоквалифицирани служители.

Касови дневници

В Класификатора касовата книга е с номер. Този документ се използва за записване на всички парични средства, кредитирани в касата и издадени от нея.

Вписванията в Книгата се извършват въз основа на данни от първичната документация, а именно ПКО и РКО. След издаване на всеки касов ордер се извършва надлежно вписване в касовата книга.

При извършване на вписвания касиерът задължително проверява сумите, посочени в документите и Книгата. Ако сумите съвпадат, в края на работния ден касиерът изчислява салдото, което е резултат от всички транзакции, извършени през деня.

Всеки лист от касовата книга се заверява от касиера. Можете да поддържате касова книга ръчно или в електронен формат.

При нормално ръчно попълване листовете се номерират още преди да се използва списанието. Дневникът трябва да бъде прошит и заверен с подписите на главния счетоводител и управителя. При наличие се поставя печат на организацията.

При поддържане на касова книга по електронен път е важно да се вземат мерки за предотвратяване на неоторизиран достъп до записи. Електронната книга е заверена с електронни подписи на отговорни лица.

Информацията се отпечатва в рамките на сроковете, определени от ръководството. Печатни листове електронна книгасъбрани в отделна папка. Те може да са необходими при провеждане на външни.

Други документи

Сред другите първични счетоводни документи за обработка на касови операции, следното може да се отбележи по-специално по важност:

Счетоводна книга	Предназначен за документиране на касови операции, извършени между главния касиер и други касиери на организацията през деня. Необходимостта от такъв документ възниква само за големи предприятия
ТРЗ	Документът отчита отработеното време, начисленията, плащанията и удръжките на служителите на организацията. Документът се съставя в един екземпляр от счетоводител въз основа на първична документация за отчитане на продукцията, отработеното време и др. Отчетът посочва сумите за издаване, както и удръжки и удръжки. Последната колона на документа съдържа информация за общата сума на плащанията, за които се съставя паричното плащане
	Този документ води записи за изплащането на заплати и други плащания на служителите. Форматът е идентичен с формата на извлечение за заплати.

Общи изисквания за пълнене

Първични счетоводни документи, използвани за съставяне парични операции, се попълват, като се вземат предвид същите изисквания.

Основните са следните:

записите се съхраняват с помощта на средства, които гарантират безопасността на записите. Те включват използването на мастило, химикалки, химически моливи и машинни медии. Не можете да използвате обикновен молив за бележки;
Задължителните данни трябва да бъдат посочени, записите трябва да са четливи;
Колоните не могат да се оставят празни, трябва да се въведе тире;
сумите са посочени с думи и цифри;
документите се заверяват с подписи на отговорни лица с препис от подписите;
Наличието на петна и корекции е недопустимо;
Първичните документи трябва да се съхраняват най-малко пет години.

Оптимизиране на първичното счетоводство

Процесът на регистриране на касовата документация може да бъде оптимизиран. За да направите това, трябва да обърнете внимание на точките, които повишават ефективността на счетоводната работа:

организиране на рационален документооборот;
подобряване на бизнес процесите;
автоматизация на счетоводни процеси;
мотивация на персонала.

При правилна организация на системата за документооборот може да се избегне дублирането на документи, което означава намаляване на времето за изготвяне и обработка на документацията.

За да направите това, си струва да определите на какъв етап е препоръчително да създавате и прехвърляте първични документи към други отдели. Счетоводният персонал може да бъде разделен на групи въз основа на интереси.

Някои служители ще участват пряко в подготовката, съставянето и проверката на първичната документация. Други ще изготвят счетоводни записи, ръководейки се от вече проверена документация.

Автоматизирането на счетоводните процеси ще сведе до минимум ролята на „човешкия фактор“, което на практика ще елиминира вероятността от грешки.

В същото време времето, необходимо за обработка на документи, се намалява, тъй като автоматизираната система сама ще изчисли и изтегли всички необходими суми.

Важен момент при оптимизирането на първичното счетоводство е мотивацията на служителите. Чрез автоматизиране на процесите и намаляване на разходите за време, организацията се нуждае от по-малко служители.

Това ви позволява да намалите съществуващия персонал и да увеличите заплатите на останалите служители.

Ако компанията не желае самостоятелно да модернизира първичната счетоводна система, тогава оптимизацията може да се постигне чрез използване на аутсорсинг услуги на счетоводни фирми.

$моб_инфо$