Процедурата за изготвяне на първични касови документи. Изготвяне на първични касови документи

Компетентно и точно счетоводство парични операциинеобходимо за ефективна работавсяко предприятие. Едно от направленията в тази област е регистрация на основно касови документи . Те са отчетна форма стопанска дейностдружество и подлежат на контрол от правителствени агенции. Ето защо процесът на изготвяне на такива документи изисква особено отговорен и професионален подход.

Компанията "BF Consulting" предоставя комплексни услуги от всякаква организационна и правна форма. Нашите служители са висококвалифицирани и с богат опит в изготвянето на касова документация и официални фирмени документи. Обхватът на нашите услуги включва също поддържане на данъчни и кадрови досиета, консултации, като тези и други услуги се определят индивидуално за всеки клиент.

Процедурата за изготвяне на първични касови документи

Формата на регистрация на първични касови документи се регулира от съответните законодателни актове. Документи, които не отговарят на установените стандарти, не могат да се считат за валидни. Списъкът на основните първични парични документи включва:

касов ордер,
касова гаранция по сметка,
дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи,
касова книга,
приета и издадена от касиера книга за записите Пари.

IN изходни документиПромени също могат да бъдат направени в съответствие с установените стандарти. Това правило не важи за входящи и изходящи касови ордери. Правенето на промени в тези документи ги прави невалидни.

Касова бележка (PKO) се използва за регистриране на факта на получаване на пари в касата на предприятието. В документа се посочва:

съдържание на бизнес сделка,
данъчна сума,
приложени първични и други документи с датата на тяхното изготвяне и номер,
код на структурното звено, на което са отпуснати средствата.

Разходен касов ордер (РКО) записва факта, че парите са издадени от касата на фирмата. Този документ се издава в един екземпляр и съдържа информация за:

съдържанието на търговската сделка,
приложени първични и други документи,
лица, получаващи пари в брой и др.

В дневника за регистриране на входящи и изходящи касови документи, PKO, RKO и техните заместващи документи на заплати и сметки се регистрират преди да бъдат прехвърлени в касата на предприятието.

Касовите операции са операции, свързани с получаването, съхраняването и разходването на парични средства.

За извършване на плащания в брой всяка организация трябва да има касов апарат и да поддържа касова книга в предписаната форма.

Паричните средства могат да пристигнат в касата на организацията от обслужващата банка, от клиенти или по други причини. Паричните средства могат да пристигнат в касата на организацията от обслужващата банка, от клиенти или по други причини. Паричните средства, получени от организациите от банката, се изразходват за целите, посочени в чека.

Организациите могат да разполагат с пари в брой в своите каси в границите, определени от банката в съгласие с ръководителите на организациите. Ако една организация има сметки в две или повече банки, тогава лимитът, установен в първата, се предоставя на вниманието на останалите банки. Ако е необходимо, лимитите на паричните средства се преразглеждат. Организациите имат право да държат пари в брой в своите каси над установените лимити само за заплати и социални осигуровки. Срокът на съхранение не може да надвишава три работни дни, включително деня на получаване на парите в банката.

Приемането на парични средства от организации при извършване на разплащания с населението се извършва със задължително използване на касови апарати или строги формуляри за отчитане в случаите, определени от правителството на Руската федерация.

По правило издаването на пари в брой се извършва от касата на организацията. Организациите издават пари в брой за бизнес и оперативни разходи в суми и за периоди, определени от организацията. Парични средства по сметка за разходи, свързани с командировки, се издават в рамките на сумите, дължими на командировките за тези цели. Издаването на парични средства по сметка става след пълния отчет на конкретното отговорно лице за предварително издадения му аванс.

Лицата, получили пари в брой по сметка, са длъжни не по-късно от три работни дни след изтичане на периода, за който са издадени, от деня на завръщането им от командировка, да представят в счетоводния отдел на организацията отчет за сумите изразходвани и да извърши окончателно плащане за тях.

Касовите операции се формализират с помощта на стандартни междуведомствени форми на първична счетоводна документация за предприятия и организации, одобрени от Държавния комитет по статистика на Руската федерация в съгласие с Централната банка на Руската федерация и Министерството на финансите на Руската федерация.

Паричните средства се приемат от касата на организацията с помощта на касови ордери във формуляр № КО-1, подписани от главния счетоводител или лице, упълномощено за това с писмена заповед на ръководителя на организацията.

За получаване на пари се издава разписка за касовия ордер, подписана от главния счетоводител или упълномощено за това лице и касиера, заверена с печата (печат) на касата или отпечатъка на касовия апарат. .

Издаването на пари от касата на организацията се извършва с помощта на касови бележки във формуляр № КО-2 или други правилно изпълнени документи. Върху такива документи (платежни, разплащателни и разплащателни бележки, заявления за издаване на пари, фактури и др.) се поставя специален печат, който замества данните на касовата бележка. Документите за издаване на пари трябва да бъдат подписани от ръководителя, главния счетоводител на организацията или лица, упълномощени за това. Ако документите, извлеченията, сметки и др., Приложени към ордерите за касови бележки, имат упълномощаващ надпис на ръководителя на организацията, неговият подпис върху разписките за касови бележки не се изисква.

В централизираните счетоводни отдели за общата издадена сума заплатисъставя се един разходен касов ордер, чиято дата и номер се поставят върху всяко платежно (разплащателно и платежно) извлечение.

При издаване на пари по разходен касов ордер или заместващ го документ на физическо лице, касиерът изисква представянето на документ (паспорт или друг документ), идентифициращ получателя, записва името и номера на документа, от кого и кога е издадено и избира разписката на получателя. Ако за издаване на пари на няколко лица е съставен документ, заместващ разходен касов ордер, тогава получателите също представят посочените документи, удостоверяващи тяхната самоличност, и се подписват в съответната колона на платежния документ. В последния случай обаче данните от документа за самоличност не се записват върху паричния документ, заместващ касовия ордер.

Издаването на пари на служители на организация може да се извърши с помощта на сертификат, издаден от тази организация, ако съдържа снимка и личен подпис на собственика.

Разписка за получаване на пари може да бъде направена само от получателя лично с мастило или с химикал, като се посочи получената сума: рубли с думи, копейки с цифри. При получаване на пари по ведомост (разплащане и плащане) сумата не се посочва с думи.

Издаването на пари на лица, които не са във ведомостта на организацията, се извършва въз основа на касови бележки, издадени отделно за всяко лице, или съгласно отделно извлечение въз основа на сключени споразумения.

Касиерът издава пари само на лицето, посочено в касовия ордер или документ, който го замества. Ако издаването на пари се извършва чрез пълномощно, изпълнено по предписания начин, в текста на заповедта след фамилията, собственото име и бащиното име на получателя на парите, фамилията, собственото име, бащиното име на повереното лице с получаване на парите е посочено. Ако парите се издават по извлечение, преди получаването на парите касиерът пише следния надпис: „С пълномощно“. Пълномощното остава в документите на деня като приложение към приходния касов ордер или извлечение.

Плащането на труда и изплащането на социалноосигурителните обезщетения се извършват от касата съгласно ведомостите за плащания (разплащане и заплати), без да се съставя касова бележка за всеки получател. В този случай на заглавната (главната) страница на извлечението за плащане (разплащане и плащане) се прави надпис за разрешение за издаване на пари, подписан от ръководителя и главния счетоводител на организацията или лица, упълномощени за това. По подобен начин могат да се обработват еднократни издавания на пари за заплати (при излизане в отпуск, болест и др.), както и издаване на внесени суми и пари по сметка за разходи, свързани с командировки, на няколко лица .

Еднократните плащания на пари за заплати на физически лица се извършват, като правило, с помощта на касови бележки.

След изтичане на крайния срок за изплащане на заплати и изплащане на социалноосигурителни обезщетения касиерът трябва:

Счетоводният отдел проверява маркировките, направени от касиерите в ведомостите за плащане (разплащане и плащане) и изчислява издадените и депозирани суми според тях.

Внесените суми се предават в банката, като за внесените суми се съставя един общ касов ордер.

Входящите касови ордери и разписките за тях, както и изходящите ордери и заместващите ги документи трябва да се попълват ясно и ясно от счетоводния отдел. Те могат да бъдат написани на ръка, напечатани на пишеща машина или подготвени на компютър. В касовите документи не се допускат заличавания, изтривания или поправки.

Във входящите и изходящите касови ордери се посочва основанието за изготвянето им и се описват приложените към тях документи.

Приемането и издаването на пари по касови ордери може да се извършва само в деня на изготвянето им.

При получаване на касови бележки и дебитни нареждания или документи, които ги заместват, касиерът е длъжен да провери:

Наличието и автентичността на подписа на главния счетоводител върху документите, както и върху касовия ордер или документ, който го замества - упълномощаващият надпис (подпис) на ръководителя на организацията или лица, упълномощени за това;

Коректно попълване на документи;

Наличност на посочените в документите приложения.

Ако някое от тези изисквания не е изпълнено, касиерът връща документите в счетоводството за надлежна обработка. Входящите и изходящите касови ордери или документите, които ги заместват, преди да бъдат прехвърлени в касата, се регистрират от счетоводния отдел в дневника за регистриране на входящи и изходящи касови документи съгласно стандартен формуляр № КО-3. Разходните касови ордери, издадени по платежни (разплащателни и платежни) ведомости за заплати и други плащания, еквивалентни на тях, се регистрират след издаването им. Регистрационният дневник е конструиран по такъв начин, че въз основа на неговите данни се следи предназначението на получените и изразходвани парични средства, присвояват се номера на касови документи и се проверява пълнотата на операциите, извършени от касиера. Разрешено е регистриране на входящи и изходящи касови документи с помощта на компютърни технологии.

Всички постъпления и тегления на пари в брой от организацията се записват в касовата книга, като се използва стандартен формуляр № KO-4.

Всяка организация поддържа само една касова книга, която трябва да бъде номерирана, прошита и запечатана с восъчен или мастиков печат. Броят на листовете в касовата книга се удостоверява с подписите на управителя и главния счетоводител на предприятието.

Записванията в касовата книга се извършват в два екземпляра с помощта на копирна хартия с мастило или химикалка. Вторите екземпляри на листовете трябва да бъдат откъснати и да служат като отчет на касата. Първите екземпляри на листа са номерирани със същите номера.

Не се допускат абонати и неуточнени корекции в касовата книга. Извършените корекции се удостоверяват с подписите на касиера, както и на главния счетоводител на организацията или лицето, което го замества.

Записванията в касовата книга се извършват от касиера веднага след получаване или издаване на пари за всяка поръчка или друг документ, който го замества. Всеки ден в края на работния ден касиерът изчислява резултатите от транзакциите за деня, показва салдото на парите в касата за следващата дата и прехвърля в счетоводния отдел като отчет на касата втори лист за откъсване (копие от записите в касовата книга за деня) с приходни и разходни касови документи срещу разписка в касовата книга.

Касовата книга може да се води автоматизирано, при което нейните листове се оформят под формата на машинна схема „Вложен лист на касовата книга”. В същото време се генерира машинограмата „Отчет на касиера“. И двете машинограми трябва да бъдат съставени до началото на следващия работен ден, да имат еднакво съдържание и да включват всички данни, предвидени във формата на касовата книга. Номерирането на листовете на касовата книга в тези машинни схеми се извършва автоматично във възходящ ред от началото на годината.

В машинограмата „Вмъкване на лист от касовата книга“ за всеки месец автоматично се отпечатва общият брой листове от касовата книга за всеки месец, а в последния за календарната година - общият брой листове от касовата книга за годината.

Касиерът, след получаване на машинограмите „Вписване на касова книга“ и „Касиерски отчет“, е длъжен да провери правилността на посочените документи, да ги подпише и да прехвърли касиерския отчет заедно с входящите и изходящите касови документи в счетоводството. срещу разписка във вложния лист на касовата книга.

За да се гарантира безопасността и лекотата на използване, листовете с касова книга се съхраняват от касиера отделно за всеки месец в продължение на една година. В края на календарната година (или ако е необходимо) посочените машинни диаграми се брошурат в хронологичен ред. Общият брой на листовете за годината се удостоверява с подписите на ръководителя и главния счетоводител на организацията, а книгата е запечатана.

Парична сума, издадена от касата, която не е потвърдена с разписката на получателя в приходния касов ордер или друг документ, който го замества, не се приема за оправдаване на салдото в касата, счита се за липса и се събира от касиерката. Паричните средства, които не са потвърдени с касови бележки, се считат за паричен излишък. Те се включват в приходите на организацията. Главният (старши) касиер преди началото на работния ден предварително дава на другите касиери сумата в брой, необходима за разходни операции, срещу разписка в счетоводната книга за получените и издадени от касата парични средства по стандартен формуляр № КО-05. В края на работния ден касиерите са длъжни да докладват на главния (старши) касиер за получения аванс и парите, приети по документи за получаване, и да предадат на началника остатъка от парични средства и касови документи за извършени транзакции ( старши) касиер срещу разписка в счетоводната книга за приети и издадени от касиера пари.

За получените аванси за заплати касиерът е длъжен да се отчита в срока, посочен във ведомостта за изплащането им. Преди изтичането на този срок касиерите са длъжни ежедневно да предават на касата остатъка от неиздадените парични средства по фишове за заплати. Тези пари се предават в чували, пакети и други опаковки, запечатани от касиерите на главния (старши) касиер срещу разписка, в която се посочва декларираната сума.

Отчитане на касовите операции.

За записване на наличността и движението на средствата в касата на организацията се използва активна сметка 50 „Пари в брой“. Дебитът му отразява постъпленията в касата, а кредитът отразява разходите от касата на организацията. Салдото по сметката съответства на салдото в касата. Паричните средства в руска валута се отчитат в подсметки 50.1 „Организационна каса (в рубли)“ и 50.2 „Оперативна каса“.

За командировки в чужбина организацията може да получи средства в чуждестранна валута от банката. Отчитането на паричните средства в чуждестранна валута се води в отделна подсметка 50.11 „Организационна каса (в чуждестранна валута)“. Паричните салда в чуждестранна валута се преизчисляват в рубли по начина, установен от Правилника за счетоводство „Отчитане на активите и пасивите на организацията, чиято стойност е изразена в чуждестранна валута“. Курсовата разлика, установена в резултат на преизчисляване, се включва в други приходи (подсметка 91.1 „Други приходи“) или разходи (подсметка 91.2 „Други разходи“).

Нека представим отразяването в счетоводството на типични операции за получаване и разход на парични средства.

Касата на предприятието може да съхранява не само пари в брой, но и парични документи (ценни книжа, купони за гориво и смазочни материали, документи за пътуване, ваучери и др.), Както и формуляри за строга отчетност (работни книжки, разписки пътни листове, формуляри за туристически ваучери и др.). Паричните документи се отчитат в подсметки 50.3 „Парични документи (в рубли)“ и 50.33 „Парични документи (в чуждестранна валута)“ при оценката според входящите документи. Бланките за строга отчетност се отчитат в задбалансова сметка 006 „Бланки за строга отчетност” по себестойността на тяхното производство.

Получаване и разход парични документии се съставят бланки за строг отчет с входящи и изходящи нареждания, след което касиерът съставя протокол за движението им.

Всички парични операции са придружени задължително документиране. Само на тази база те се приемат за осчетоводяване в счетоводството.

Какви първични документи се използват за обработка на касови операции? Всички финансови транзакции трябва да бъдат удостоверени с подходящи документи.

Това е документална подкрепа, която потвърждава всички действия, извършени от отговорния служител. Процедурата за документооборот при касови операции се регулира от действащото руско законодателство.

Какво трябва да знаете

Най-отговорната работа в дейността на всеки икономически субект е счетоводството паричен обороти надлежно документиране на всички извършени касови операции.

Правно значение имат и първичните документи. Ако възникнат счетоводни спорове, те могат да бъдат използвани като основно доказателство.

Министерството на финансите на Руската федерация е установило строги подробности, които трябва да бъдат налични в основните първични документи за извършване на касови операции.

Така неизменно се посочват следните подробности:

име;
форма и код;
дата на създаване;
същността на операцията, нейните мерки;
отговорни лица, техните подписи с препис.

Класификация на документацията

Формулярите на унифицирани формуляри, използвани за обработка на парични транзакции, са показани в Общоруския класификатор на управленската документация.

Първичната документация за регистриране и осчетоводяване на извършените касови операции включва:

входящи/изходящи касови документи;
касови апарати;
мемориални ордени;
сертификати и подобни документи;
книги за парични средства и други ценности;
книги за отчитане на получените и издадени средства и ценности.

Нормативна база

Най-важните изисквания относно правилата и процедурите за изготвяне на първична документация се съдържат в.

Основни първични документи за отразяване на касовите операции в предприятието

За регистрация на касови операции Държавният статистически комитет на Руската федерация одобри форматите на първичната счетоводна документация. Регистрирането на първични документи за отчитане на паричните транзакции е задължително за всички организации, извършващи парични разплащания.

Основните форми включват:

До касата на фирмата пари в бройкредитирани от банкова сметка в резултат на плащане на стоково-материални ценности и услуги, при връщане на предварително издадени суми и др.

За получаване на пари от разплащателна сметка организацията има специално издадена чекова книжка. За да тегли пари от сметката, счетоводителят издава касов чек, след което се подписва и предава на касата.

Чековата форма съдържа стойността на приетата сума. Банковата институция запазва откъснатата част на чековия документ.

Талонът на чека действа като подкрепящ документ при въвеждане на тази транзакция в счетоводните регистри на организацията. Можете да внесете пари по разплащателната си сметка, като попълните обява за парична вноска.

Фактът на получаване на пари в брой се удостоверява с разписка. Този документфиксиран в .

След това ПКО се дава на касиера, той получава парите и след подписване на нареждането и приложеното към него, прави надлежно вписване в касовата книга.

С помощта на касовите услуги се обработват транзакции за:

Мемориални заповеди

Мемориалният ордер е документ, който съдържа регистрация на всяка стопанска операция с показване на сумата на сделката по счетоводните сметки.

Такива документи се създават за всички операции, извършени през отчетния период. След това всяка поръчка се осчетоводява в контролните дебитни и кредитни листове към съответните сметки.

Такива поръчки са част от една от счетоводните системи в счетоводството. Тази система е относително проста, което допринася за нейната популярност. Всички счетоводни регистри се заменят с Главна книга, която се създава ежемесечно.

Основата на мемориално-заповедната счетоводна система е мемориалните ордери, изготвени отделно за всяка финансова операция.

При големи количествахомогенни първични документи, препоръчително е да ги регистрирате в кумулативна декларация, въз основа на резултатите от която се съставя съответното осчетоводяване. Всеки мемориален ордер има постоянен номер.

Поради това се изготвя само една поръчка месечно за всяка група операции. Ако отделните транзакции са единични, за тях се изготвят отделни поръчки, номерирани за месеца.

Главният счетоводител подписва мемориалния ордер, след което документът се регистрира в дневника за синтетично счетоводство.

С помощта на такъв дневник се следи безопасността на поръчките и първичните документи. В края на месеца резултатите от дневника се сравняват с резултатите от синтетичния оборот на сметката.

Предимствата на мемориално-заповедната система са простотата и достъпността на счетоводния процес, стриктната последователност, използването на стандартни регистрационни формуляри и възможността за използване на труда на нискоквалифицирани служители.

Касови дневници

В Класификатора касовата книга е с номер. Този документ се използва за записване на всички парични средства, кредитирани в касата и издадени от нея.

Вписванията в Книгата се извършват въз основа на данни от първичната документация, а именно ПКО и РКО. След издаване на всеки касов ордер се извършва надлежно вписване в касовата книга.

При извършване на вписвания касиерът задължително проверява сумите, посочени в документите и Книгата. Ако сумите съвпадат, в края на работния ден касиерът изчислява салдото, което е резултат от всички транзакции, извършени през деня.

Всеки лист от касовата книга се заверява от касиера. Можете да поддържате касова книга ръчно или в електронен формат.

При нормално ръчно попълване листовете се номерират още преди да се използва списанието. Дневникът трябва да бъде прошит и заверен с подписите на главния счетоводител и управителя. При наличие се поставя печат на организацията.

При поддържане на касова книга по електронен път е важно да се вземат мерки за предотвратяване на неоторизиран достъп до записи. Електронната книга е заверена с електронни подписи на отговорни лица.

Информацията се отпечатва в рамките на сроковете, определени от ръководството. Печатни листове електронна книгасъбрани в отделна папка. Те може да са необходими при провеждане на външни.

Други документи

Сред другите първични счетоводни документи за обработка на касови операции, следното може да се отбележи по-специално по важност:

Счетоводна книга	Предназначен за документиране на касови операции, извършени между главния касиер и други касиери на организацията през деня. Необходимостта от такъв документ възниква само за големи предприятия
ТРЗ	Документът отчита отработеното време, начисленията, плащанията и удръжките на служителите на организацията. Документът се съставя в един екземпляр от счетоводител въз основа на първична документация за отчитане на продукцията, отработеното време и др. Отчетът посочва сумите за издаване, както и удръжки и удръжки. Последната колона на документа съдържа информация за общата сума на плащанията, за които се съставя паричното плащане
	Този документ води записи за изплащането на заплати и други плащания на служителите. Форматът е идентичен с формата на извлечение за заплати.

Общи изисквания за пълнене

Първичните счетоводни документи, използвани за документиране на касови операции, се попълват, като се вземат предвид същите изисквания.

Основните са следните:

записите се съхраняват с помощта на средства, които гарантират безопасността на записите. Те включват използването на мастило, химикалки, химически моливи и машинни медии. Не можете да използвате обикновен молив за бележки;
Задължителните данни трябва да бъдат посочени, записите трябва да са четливи;
Колоните не могат да се оставят празни, трябва да се въведе тире;
сумите са посочени с думи и цифри;
документите се заверяват с подписи на отговорни лица с препис от подписите;
Наличието на петна и корекции е недопустимо;
Първичните документи трябва да се съхраняват най-малко пет години.

Оптимизиране на първичното счетоводство

Процесът на регистриране на касовата документация може да бъде оптимизиран. За да направите това, трябва да обърнете внимание на точките, които повишават ефективността на счетоводната работа:

организиране на рационален документооборот;
подобряване на бизнес процесите;
автоматизация на счетоводни процеси;
мотивация на персонала.

При правилна организация на системата за документооборот може да се избегне дублирането на документи, което означава намаляване на времето за изготвяне и обработка на документацията.

За да направите това, си струва да определите на какъв етап е препоръчително да създавате и прехвърляте първични документи към други отдели. Счетоводният персонал може да бъде разделен на групи въз основа на интереси.

Някои служители ще участват пряко в подготовката, съставянето и проверката на първичната документация. Други ще изготвят счетоводни записи, ръководейки се от вече проверена документация.

Автоматизирането на счетоводните процеси ще сведе до минимум ролята на „човешкия фактор“, което на практика ще елиминира вероятността от грешки.

В същото време времето, необходимо за обработка на документи, се намалява, тъй като автоматизираната система сама ще изчисли и изтегли всички необходими суми.

Важен момент при оптимизирането на първичното счетоводство е мотивацията на служителите. Чрез автоматизиране на процесите и намаляване на разходите за време, организацията се нуждае от по-малко работници.

Това ви позволява да намалите съществуващия персонал и да увеличите заплатите на останалите служители.

Ако компанията не желае самостоятелно да модернизира първичната счетоводна система, тогава оптимизацията може да се постигне чрез използване на аутсорсинг услуги на счетоводни фирми.

Касови документи— те са тези, които обработват паричния поток. В същото време процедурата за изготвяне на касови документи е строго регламентирана. Ще говорим за това в тази статия.

Изготвяне на първични касови документи

Това обаче не важи за първичните касови документи, които продължават да се съставят съгласно одобрени унифицирани формуляри (виж информация от Министерството на финансите на Русия № PZ-10/2012).

Понастоящем процедурата за обработка на касови документи се регулира от:

Директива на Банката на Русия „За реда за извършване на касови операции юридически лицаи опростена процедура за извършване на касови операции индивидуални предприемачии малкия бизнес" от 11 март 2014 г. № 3210-U (наричана по-долу инструкция № 3210-U).
Инструкции за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за записване на касови операции, одобрени. Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88.

Попълване на касови документи

Служителят, на когото е поверена отговорността, съставя и попълва касови документи. това задължение. Това може да бъде счетоводител, главен счетоводител, касиер. Ако в персонала няма счетоводители, това се прави от самия управител или от индивидуалния предприемач.

Можете да попълвате парични документи по няколко начина (клауза 4.7 от инструкция № 3210-U):

На ръка.
На компютър с последващ печат на хартия.
IN в електронен формат. В този случай те трябва да бъдат защитени от неоторизиран достъп, изкривяване и загуба на информация. Такива касови документи се подписват с електронни подписи в съответствие с изискванията на Закона „За електронните подписи“ от 06.04.2011 г. № 63-FZ.

В първите 2 случая документите се подписват със собственоръчни подписи на упълномощени лица. Електронен документ може да бъде подписан с електронен подпис не само от този, който го е генерирал, но и от получателя на средствата - в случай на издаване на разходен касов ордер. И ако служител генерира електронен касов ордер, тогава получаването на такъв документ може да бъде изпратено до вложителя на средства чрез електронна поща(клауза 5.1 от инструкция № 3210-U).

За всички новости в областта на регулацията касова дисциплинаможеш да четеш.

Правила за номериране на касови документи

Наредбите, уреждащи изготвянето на касови документи, не съдържат специални изискванияпо реда на тяхното номериране. Следователно можете сами да разработите правила за присвояване на номера, като ги посочите в местния акт за документооборот.

В този случай е разрешено използването на дробно номериране, цифрови, азбучни или комбинирани индекси и други удобни опции - основното е, че се поддържа хронологичната последователност. Между другото, можете също да изберете свой собствен ред за възобновяване на хронологията. Например, ако имате голям брой документи, можете да започнете номерирането от първия номер всеки ден. Ако има малко поръчки, тогава е възможно непрекъснато номериране през цялата година. Фиксирайте избрания ред на номериране на касови документи в правилата за касовия апарат или счетоводната политика.

Печат върху касови документи

Като задължителен реквизит печатът се предоставя на такива парични документи като:

(в този случай печатът се поставя върху разписката, предадена на вложителя, при условие че документът е изготвен на хартиен носител);
(тук печатът е заверен от записа „Тази книга има _______ листа, номерирани и завързани заедно“, който е направен на последната страница на хартиената версия).

Тъй като печатът съдържа стандартизирани образци на тези документи, които са задължителни за използване, препоръчително е да го поставите, дори ако официално сте отказали. Това ще ви предпази от възможни искове по време на проверката. Това обаче не е задължително да е кръгъл печат на организацията, той лесно може да бъде заменен с печат за касови документи или специален печат.

В друга първична каса, вкл разходен ордер, Журнал за регистрация на входящи и изходящи касови документи и Книга за отчитане на средствата, приети и издадени от касата, отпечатването е по избор.

Резултати

Попълването на касови документи е строго регламентирана процедура. Касовите документи могат да бъдат на хартиен носител или да се генерират по електронен път, но тогава трябва да бъдат подписани с електронен подпис.

Касовите операции са най-многобройни и най-разпространени в предприятието. Тяхното осчетоводяване е придружено от изготвянето на редица документи, основните от които са:
споразумение за пълна индивидуална отговорност на касиера;
касов ордер (формуляр N КО-1);
разходен касов ордер (формуляр N КО-2);
дневник за регистриране на входящи и изходящи касови ордери (формуляр КО-3);
ведомост за заплати (формуляр N T-49);
ведомост за заплати (формуляр N T-53);
касово приложение (формуляр N 408027);
депозитна карта;
авансов отчет (формуляр N AO-1);
пълномощно (формуляри М-2 и М-2а);
обявление за парична вноска (образец N 0402001);
касова книга (формуляр N КО-4);
дневник на касиер-оператора (формуляр N KM-4);
касиерски отчет;
удостоверение-доклад на касиер-оператора (формуляр N KM-6);
книга за отчитане на средствата, издадени и приети от касата (формуляр N KO-5);
експедиционен лист за чантата с парични постъпления (формуляр N 0402006);
акт за проверка на парични средства (формуляр N KM-9);
акт за инвентаризация на средствата в касата (формуляр N INV-15);
инвентарен списък на ценни книжа и формуляри на документи за строга отчетност (формуляр N INV-16);
кредитна карта.
Основна характеристикаподдържане и попълване на касови документи е, че в тях не се допускат петна. Ако при регистрацията е допусната грешка, неправилно написаното число трябва да се зачертае с един ред (така че да се вижда неправилно въведеното), а отгоре да се изпише верният резултат. Освен това се прави запис „Коригиран да вярва“, подписите на отговорните лица (касиер и главен счетоводител или касиер и управител) се полагат, подписите се заверяват с печата на предприятието.
Както беше отбелязано по-горе, входящ касов ордер се използва за получаване на пари, а изходящ касов ордер се използва за издаване на пари. Листът за заплати е предназначен за изчисляване на заплатите, определяне на удръжки и удръжки от заплатите, както и изчисляване на бонуси, обезщетения и техните плащания. Ведомостта се използва само за изплащане на заплати, бонуси, обезщетения и др. Банките правят прогнозни изчисления на очакваните постъпления и издаване на парични средства на предприятията въз основа на информация, получена в банковата система на Руската федерация, включително въз основа на заявки за парични средства от предприятията, които обслужват.
Картата на вложителя е предназначена за водене на записи на сумите на начислените, но неполучени от служителя заплати.
Авансовият отчет служи за отчитане на подотчетните лица за предварително издадените им суми за пътни или административни разходи. Пълномощното е предназначено за служители да получават инвентарни артикули от други организации.
Обява за парична вноска се използва за прехвърляне на средства от касата на предприятието в банката, както и за вноски от учредителите в уставния капитал на предприятието.
Книгата на касиер-оператора се води в предприятия, които извършват плащания в брой на населението чрез касови машини. Той служи за записване и контрол на тези изчисления. Касовият апарат отпечатва на лента касови бележки, които се подават на клиентите и ги записва в паметта си. Ежедневните плащания през касата се записват в книгата на касиер-оператора и след това се прехвърлят от тях в касовата книга на предприятието.
Касовата книга на фирмата служи за пълно отразяване на всички плащания в брой. Поради важността на отчитането на паричните средства на компанията, ние ще повторим още веднъж необходимата информация в касовата книга (информацията, дадена по-горе в параграф 10.2).
Той трябва да бъде единствен в предприятието и да включва цялата информация за тези изчисления, включително данни от книгите на касиер-операторите. Касовата книга трябва да бъде надлежно номерирана, прошнурована и подпечатана. Броят на листовете се удостоверява с подписите на ръководителя, главния счетоводител и печат. Записите в него са направени в два копия. Вторият екземпляр се откъсва и се поставя в дневник, който служи като отчет на касата. Ако счетоводството се извършва на персонален компютър, след това в края на финансовата година касовата книга и отчетът на касата се показват на хартиен носител. След това касовата книга се подвързва в хронологичен ред, подвързва се и се запечатва. В същото време отчетът на касата се зашива в същия ред.

$моб_инфо$