Δεν ωφελεί να μου στείλετε ένα αντίγραφο του μηνύματος. Postfix: Στείλτε ένα αντίγραφο κάθε email στην καθορισμένη διεύθυνση email

Με την ανάπτυξη των ταχυδρομικών υπηρεσιών στο Διαδίκτυο και τις προσβάσιμες υπηρεσίες από φορείς εκμετάλλευσης κινητής τηλεφωνίας, οι χάρτινες καρτ-ποστάλ και οι επιστολές σε φακέλους δεν αποστέλλονται πλέον τόσο συχνά όσο πριν από 10-15 χρόνια. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις είναι αδύνατο να το κάνετε χωρίς να το στείλετε σε κανονικό ταχυδρομικό φάκελο. Πώς να στείλετε μια επιστολή μέσω Russian Post έτσι ώστε η αλληλογραφία να είναι εγγυημένη στον παραλήπτη;

Τι μπορείτε να στείλετε σε έναν ταχυδρομικό φάκελο;

Αρχικά, αξίζει να προσδιορίσετε τι ακριβώς μπορεί να σταλεί σε έναν φάκελο για επιστολές και για το τι θα χρειαστείτε για να χρησιμοποιήσετε, για παράδειγμα, ένα δέμα. Τι μπορείτε να στείλετε με επιστολή από Russian Post;

Εκτός από καρτ ποστάλ και γράμματα, μπορείτε να βάλετε σχεδόν οποιαδήποτε αλληλογραφία από χαρτί ή χαρτόνι στον φάκελο: προσωπικά έγγραφα (διαβατήριο, δίπλωμα, βιβλίο εργασίας, πιστοποιητικά κ.λπ.), χειροτεχνίες και προϊόντα από χαρτί (χαρτόνι), φωτογραφίες κ.λπ. Το πράγμα είναι ότι το βάρος ενός γράμματος δεν υπερβαίνει τον καθορισμένο κανόνα - 100 g (για επιστολές σε άλλη χώρα - όχι περισσότερο από δύο κιλά). Η εξαίρεση σε αυτόν τον κανόνα είναι τα χρήματα και οι τραπεζικές κάρτες - οι ίδιοι οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι δεν συνιστούν να τα βάζετε σε φακέλους.

Συχνά τίθεται το ερώτημα: είναι δυνατόν να το περικλείσουμε σε χάρτινη επιστολή; μικροαντικείμενα? Για παράδειγμα, κοσμήματα, μπρελόκ, πλακέ μαγνήτες, κονκάρδες; Οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι απαντούν αρνητικά σε αυτή την ερώτηση. Ο λόγος είναι απλός - κατά τη σφράγιση ενός φακέλου ή κατά την αποστολή/αφαίρεση του μέσω γραμματοκιβωτίου, ο φάκελος μπορεί να σκιστεί λόγω του ογκώδους αντικειμένου μέσα.

Ωστόσο, αποστολείς που καταφέρνουν να στείλουν αρκετά επιτυχημένα μικροαντικείμεναστις επιστολές, ισχυρίζονται ότι τέτοια συνημμένα μπορούν να μεταφερθούν εάν τα αντικείμενα δεν μπορούν να γίνουν καθαρά αισθητά στον φάκελο. Αυτό επιτυγχάνεται απλώς τυλίγοντας το αντικείμενο σε χαρτόνι, πολλές στρώσεις ταινίας ή χοντρό χαρτί.

Πώς να στείλετε μια απλή επιστολή

Ανάλογα με τον τύπο αποστολής, οι επιστολές μπορούν να είναι συστημένες, απλές, ρητές, επιστολές με δηλωμένη αξία ή με ειδοποίηση. Η διαδικασία βήμα προς βήμα για την αποστολή τους είναι περίπου η ίδια, με εξαίρεση ορισμένα χαρακτηριστικά. Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα ενός απλού ταχυδρομικού αντικειμένου, ας δούμε πώς να στείλετε μια επιστολή μέσω Russian Post:

Οποιαδήποτε επιστολή αποστέλλεται από το πλησιέστερο ρωσικό ταχυδρομείο, η διεύθυνση του οποίου βρίσκεται στον επίσημο ιστότοπο αυτού του οργανισμού. Ένα απλό γράμμα, επιπλέον, μπορεί να απορριφθεί σε ένα γραμματοκιβώτιο δρόμου.
Για να στείλετε, πρέπει να αγοράσετε έναν φάκελο σύμφωνα με το μέγεθος του συνημμένου. Το μικρότερο είναι 114 x 162 mm ή 110 x 220 mm (ευρώ), το μεγαλύτερο είναι 229 x 324 mm.

Ο φάκελος θα πρέπει να συμπληρωθεί με ευανάγνωστο χειρόγραφο σε οποιοδήποτε χρώμα μελανιού εκτός από κόκκινο, κίτρινο και πράσινο. Δεν επιτρέπονται διάφορες διαγραμμίσεις, λεκέδες ή διορθώσεις στον φάκελο.
Στην επάνω αριστερή γωνία, σε ειδικό πεδίο, συμπληρώστε τα στοιχεία για τον αποστολέα:
- στη γραμμή "Από" αναφέρεται το πλήρες όνομα ή το όνομα του οργανισμού αποστολής.
- στις γραμμές "Από", εισαγάγετε τα δεδομένα διεύθυνσης του αποστολέα με την ακόλουθη σειρά:

Δρόμος;
Τον αριθμό του σπιτιού;
αριθμός κτιρίου (εάν υπάρχει)·
αριθμός διαμερίσματος (αριθμός γραφείου ή γραφείου)·
οικισμός (πλήρης γεωγραφική ονομασία).
περιοχή (εάν υπάρχει στη διεύθυνση).
όνομα περιοχής Ρωσική Ομοσπονδία(περιοχή, περιοχή κ.λπ.)
όνομα της χώρας αναχώρησης (μόνο για αποστολή στο εξωτερικό).
Στο κάτω παράθυρο, συμπληρώστε 6 ψηφία που αντιστοιχούν στο ευρετήριο ταχυδρομείου του αποστολέα.

Με την ίδια σειρά, οι πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη της επιστολής εισάγονται στις γραμμές του πεδίου που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του φακέλου.
Στο πεδίο για το ψηφιακό ευρετήριο (κάτω αριστερή γωνία), το ευρετήριο ταχυδρομείου του παραλήπτη εισάγεται κατά μήκος του περιγράμματος.
Αφού συμπληρώσετε όλα τα απαιτούμενα πεδία, τοποθετείται ένα συνημμένο (γράμμα, καρτ ποστάλ κ.λπ.) μέσα στον φάκελο και ο φάκελος σφραγίζεται.

Μια απλή επιστολή, το βάρος της οποίας δεν υπερβαίνει τα 20 g, αποστέλλεται σε ταχυδρομικό φάκελο χωρίς επιπλέον πληρωμή ή πρόσθετα γραμματόσημα. Ωστόσο, εάν το βάρος του αντικειμένου είναι μεγαλύτερο ή η επιστολή αναμένεται να παραδοθεί εκτός της χώρας, τότε πριν στείλετε την επιστολή μέσω Russian Post, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον χειριστή, ο οποίος θα ζυγίσει την επιστολή και θα επικολλήσει σφραγίδες σύμφωνα με την τιμή του αντικειμένου.

Πώς να στείλετε μια συστημένη επιστολή

Σε τι διαφέρει ένα τέτοιο μήνυμα από ένα απλό γράμμα; Πώς να στείλετε μια συστημένη επιστολή μέσω Russian Post; Η υπηρεσία αποστολής συστημένων επιστολών προορίζεται για την αποστολή σημαντικών εγγράφων, επίσημης αλληλογραφίας (αιτήματα, αξιώσεις, ειδοποιήσεις, παράπονα κ.λπ.). Οι συστημένες επιστολές έχουν πολλά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με την αποστολή απλού μηνύματος:

Όταν αποστέλλεται, σε μια συστημένη επιστολή εκχωρείται ένας μεμονωμένος αριθμός κομματιού (που υποδεικνύεται στην κορυφή της επιταγής που εκδίδεται στον αποστολέα). Χρησιμοποιώντας το, είναι δυνατό να παρακολουθείτε την παράδοση του μηνύματος μέσω της υπηρεσίας Διαδικτύου "Παρακολούθηση αντικειμένων" στον ιστότοπο PR.
Αυτός ο τύπος αποστολής παραδίδεται προσωπικά στον παραλήπτη έναντι υπογραφής μετά την επίδειξη του διαβατηρίου. Αυτό είναι αδιαμφισβήτητη απόδειξη ότι ο αποστολέας έστειλε την επιστολή έγκαιρα και ότι ο παραλήπτης είναι εξοικειωμένος με το περιεχόμενο του μηνύματος.

Η αποστολή συστημένης αλληλογραφίας είναι ένας πιο αξιόπιστος, αλλά και πιο ακριβός τρόπος παράδοσης αλληλογραφίας. Πώς να στείλετε μια επιστολή μέσω Russian Post εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία "Registered Letter"; Αφού ολοκληρώσει τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω, ο αποστολέας πρέπει να επικοινωνήσει με τον ταχυδρομικό φορέα, να πει ότι πρέπει να στείλει συστημένη επιστολή και να πληρώσει το κόστος αυτής της υπηρεσίας. Ο ταχυδρομικός υπάλληλος θα ζυγίσει τον φάκελο, θα καταχωρήσει την επιστολή με έναν αριθμό παρακολούθησης και θα επισυνάψει έναν γραμμωτό κώδικα και σφραγίδες σύμφωνα με το κόστος του αντικειμένου.

Σημείωση: σε τι χρησιμεύει και πώς να το συμπληρώσετε σωστά

Οι συστημένες επιστολές με ειδοποίηση είναι μια υπηρεσία που επιτρέπει στον αποστολέα να μάθει την ακριβή ημερομηνία παράδοσης της επιστολής στον παραλήπτη. Αυτό επίσημο έγγραφο, που σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να χρησιμεύσει και ως απόδειξη για το γεγονός της έγκαιρης αποστολής αλληλογραφίας. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν την υπηρεσία, πρέπει να συμπληρώσετε μια φόρμα και να ενημερώσετε τον χειριστή ότι αποστέλλεται συστημένη επιστολή με ειδοποίηση.

Συμπληρώνεται σε ειδικό ταχυδρομικό έντυπο F-119. Όλες οι πληροφορίες βρίσκονται και στις δύο πλευρές σε ένα πεδίο που υποδεικνύει: «Αυτές που κυκλώνονται με έντονη γραμμή συμπληρώνονται από τον αποστολέα». Η διαδικασία πλήρωσης έχει ως εξής:

Στο πεδίο που υποδεικνύει «Η ειδοποίηση πρέπει να επιστραφεί στη διεύθυνση», τα δεδομένα του αποστολέα της επιστολής εισάγονται με την ίδια σειρά όπως στον φάκελο. Τα σημάδια τοποθετούνται στα πλαίσια «Επιστολή» και «Εγγεγραμμένο».
Στο γήπεδο στο πίσω πλευράΤα στοιχεία του παραλήπτη εισάγονται στη φόρμα με την ίδια σειρά όπως στον φάκελο. Τα σημάδια τοποθετούνται στα πλαίσια «Επιστολή» και «Εγγεγραμμένο».
Η ειδοποίηση κολλάται από τον χειριστή απευθείας στον φάκελο και μετά την παράδοση της συστημένης επιστολής στον παραλήπτη, το έντυπο αφαιρείται από τον ταχυδρόμο και αποστέλλεται στον αποστολέα.

Επιστολή με περιγραφή του συνημμένου

Συνιστάται να παραγγείλετε μια επιστολή αξίας (γνωστή και ως επιστολή δηλωμένης αξίας) για την αποστολή ιδιαίτερα πολύτιμων συνημμένων: πρωτότυπα προσωπικών εγγράφων, αξιόγραφα, τεκμηρίωση ακίνητης περιουσίας κ.λπ. Αυτός ο τύπος ταχυδρομικού αντικειμένου συμπληρώνεται από μια περιγραφή του συνημμένου που υποδεικνύει το ποσό στο οποίο ο αποστολέας εκτιμά το περιεχόμενο του φακέλου.

Αυτός ο τύπος προώθησης θεωρείται ένας από τους πιο αξιόπιστους, καθώς σε μια πολύτιμη επιστολή εκχωρείται απαραιτήτως ένας αριθμός εγγραφής, πράγμα που σημαίνει ότι μπορεί να παρακολουθηθεί καθ' οδόν προς τον παραλήπτη. Επιπλέον, εάν η επιστολή χαθεί ξαφνικά, ο αποστολέας λαμβάνει αποζημίωση από το ταχυδρομείο στο ποσό της δηλωθείσας αξίας.

Πώς να στείλετε μια συστημένη επιστολή μέσω Russian Post εάν πρέπει να συμπληρωθεί με ένα απόθεμα του συνημμένου με δηλωμένη αξία; Εκτός από την αγορά και τη συμπλήρωση του φακέλου (δεν χρειάζεται να σφραγιστεί η επιστολή), ο αποστολέας θα πρέπει να επικοινωνήσει με τον ταχυδρομικό φορέα για να κάνει μια απογραφή:

Συμπληρώνεται από τον αποστολέα εις διπλούν σε ειδικά έντυπα f-107. Το απόθεμα πρέπει να περιέχει μια λεπτομερή λίστα όλων των εγγράφων που αποστέλλονται στην επιστολή, αναφέροντας την εκτιμώμενη αξία τους.
Ο χειριστής αλληλογραφίας ελέγχει τα περιεχόμενα του συνημμένου με τη μεταγλωττισμένη λίστα.
Κάθε αντίγραφο υπογράφεται από τον χειριστή που το αποδέχτηκε και από τον αποστολέα.
Το ένα αντίγραφο παραδίδεται στον αποστολέα, το δεύτερο τοποθετείται σε φάκελο μαζί με τα έγγραφα που αποστέλλονται.

Πόσο κοστίζει η αποστολή επιστολής μέσω Russian Post εάν πρόκειται για επιστολή με δηλωμένη αξία; Εκτός από το κόστος αποστολής συστημένης επιστολής, ο αποστολέας θα χρειαστεί να καταβάλει και ασφαλιστικά τέλη ύψους 4% του ποσού της δηλωμένης αξίας της. Αξίζει να σημειωθεί ότι σε περίπτωση απώλειας του δεν επιστρέφεται στον αποστολέα το καταβεβλημένο ασφαλιστικό τέλος.

Κόστος επιστολής

Η ταχυδρομική αποστολή είναι η φθηνότερη μέθοδος ταχυδρομικής παράδοσης. Σήμερα, ο πελάτης έχει την ευκαιρία να μάθει εκ των προτέρων πόσο κοστίζει η αποστολή μιας επιστολής μέσω Russian Post. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω της επίσημης ιστοσελίδας των Russian Post, χρησιμοποιώντας την υπηρεσία Postal Calculator.

Για παράδειγμα, για να μάθετε πόσο κοστίζει η αποστολή συστημένης επιστολής από τη Russian Post, πρέπει να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά κατοικημένες περιοχέςαποστολέας και παραλήπτης, υποδείξτε το βάρος της επιστολής, τη μέθοδο παράδοσης και επιλέξτε επίσης το πλαίσιο δίπλα στο "Εγγεγραμμένο" στην ενότητα "Πρόσθετες υπηρεσίες". Μετά από αυτό, η υπηρεσία θα υπολογίσει αυτόματα το κόστος αποστολής.

Δουλεύοντας στον τομέα της πληροφορικής, υπάρχει ένας μεγάλος πειρασμός να εξοικονομήσετε χρόνο στην ποιότητα της αλληλογραφίας μέσω email στέλνοντας επιστολές «όπως χρειάζεται». Ωστόσο, για μεγάλες επιχειρήσειςΑυτό συχνά οδηγεί σε κακή επικοινωνία και μειωμένη αποτελεσματικότητα της εργασίας του έργου (λόγω μεγάλη ποσότηταπρόσωπα που εμπλέκονται στη λήψη αποφάσεων).

Για να αποφευχθεί αυτό, προτείνω τα εξής μια επιλογή από προτάσεις για αλληλογραφία μέσω email, επιλεγμένα από εμένα από δώδεκα πηγές. Επιτρέψτε μου να σημειώσω αμέσως ότι ένα από τα κριτήρια για την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας μέσω email είναι να αποκτήσετε αυτό που θέλετε. με ελάχιστη απόσπαση της προσοχήςάλλους συναδέλφους.

Σε γενικές γραμμές λοιπόν:

Οι χρόνοι απόκρισης, από προεπιλογή, αναμένονται το αργότερο σε 24 ώρες.
Αν στείλατε δύο γράμματα και δεν απαντήσατε, τηλεφωνήστε. Εάν η κλήση δεν επιλύσει το πρόβλημα, κλείστε ένα ραντεβού.
Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε, γράψτε αμέσως και πείτε ότι θα απαντήσετε τότε XX.XX.
Εάν το γράμμα δεν είναι για εσάς, τότε απαντήστε "πιθανότατα έχετε λάθος παραλήπτη". Διαφορετικά, το άτομο θα περιμένει μια απάντηση και θα χάσει χρόνο βασιζόμενο σε εσάς.

Αποδέκτες:

Εάν είναι δυνατόν, μην κάνετε αντίγραφα όλων. Αντιγράψτε άλλα εάν:
- σε ρώτησαν οι ίδιοι για αυτό?
- θα πρέπει να λάβουν αυτή την επιστολή.
Εάν το πρόβλημα επιλύεται σαφώς με ένα από τα άτομα στο αντίγραφο, τότε απαντήστε σε όλους ότι θα το λύσετε μαζί τους και πείτε σε όλους μόνο το τελικό αποτέλεσμα. Θυμηθείτε ότι παρά περισσότεροι άνθρωποιστην αλυσίδα, τόσο λιγότερη είναι η ευθύνη να ανταποκριθεί κανείς σε αυτό.
Αλλά να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι σχεδόν κανείς δεν διαβάζει γράμματα όπου αντιγράφονται.

Θέμα επιστολής:

Ένα θέμα - ένα γράμμα. Εάν το θέμα της επιστολής έχει αλλάξει ως αποτέλεσμα αλληλογραφίας, αλλάξτε το θέμα και τον τίτλο της επιστολής.
Σύντομη περίληψη: Στη γραμμή θέματος, γράψτε αμέσως αυτό που θέλετε να λάβετε.
Προσθέστε ετικέτες κατάστασης στη γραμμή θέματος του email σας. , , [Όχι επείγον], [Έγγραφα], "FYI" - για επιστολές που δεν απαιτούνενέργειες από τον παραλήπτη. Εξοικονομήστε χρόνο.

Αλυσίδες γραμμάτων (κλωστές)

Αλλαγή νήματος. Μην «κλέβετε» το θέμα της αλληλογραφίας συνδέοντας την αλληλογραφία με άλλα θέματα προς συζήτηση. Απλώς δημιουργήστε ένα νέο νήμα (αλυσίδα email) με το θέμα σας.
Εξαιρουμένων των παραληπτών. Εάν πρέπει να συζητήσετε ένα ζήτημα μόνο με ορισμένους παραλήπτες, εξαιρέστε τους υπόλοιπους και προσθέστε μια ξεχωριστή γραμμή στην αρχή του γράμματος "- Semyon, Igor", ώστε οι παραλήπτες να κατανοήσουν αυτήν την αλλαγή.
Επίσης, αν κάποιος δεν χρειάζεται πλέον στην αλληλογραφία, τότε μπορείς να τον βάλεις BCC(bcc) και ειδοποιήστε τον σχετικά:
@Ivan, ευχαριστώ για τη συμμετοχή στη συζήτηση, σε βάζω στο BCC για να μην σου αποσπάσω την προσοχή
Προσθήκη παραληπτών. Ομοίως, μην ξεχάσετε να υποδείξετε "+ Alexey" στην αρχή του γράμματος.
Χρησιμοποιήστε αποδεκτούς κωδικούς EOM ή NNTR. Προσθέτοντας τα σύμβολα EOM (= Τέλος μηνύματος) στο θέμα ενός μηνύματος, λέτε ότι η συζήτηση έχει κλείσει. Και NNTR (= Δεν χρειάζεται να απαντήσετε) - ότι δεν είναι απαραίτητο να απαντήσετε. Αυτό εξοικονομεί τόσο τον παραλήπτη όσο και τον χρόνο σας και δεν θα λάβετε άλλη επιστολή με μια ερώτηση όπως:
Λοιπόν, τι χρειάζεστε από μένα;
Απαντήσεις σε γράμματα άλλων:
Απαντήστε στο σώμα της επιστολής μονογραφώντας την απάντηση για αποφυγή σύγχυσης:
Συμφωνείτε με την αλλαγή στη διάταξη;
[ΕΝΑ. Σ.]: Ναι, συμφωνώ.

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το χρώμα/γραμματοσειρά (αλλά ορισμένοι παραλήπτες μπορεί να έχουν απενεργοποιημένη τη μορφοποίηση γραμμάτων και μόνο το απλό κείμενο να είναι ορατό σε αυτούς!)
Μην σύρετε ολόκληρη την αλληλογραφία με την ουρά σας. Πολλές αλληλογραφίες σέρνονται και τεράστιες ουρές προηγούμενων γραμμάτων μεγαλώνουν. Μην τα τραβάτε. Απλά φανταστείτε τι περιμένει έναν συνάδελφο ή συνεργάτη που μόλις έφτασε στα SS. Είναι καλύτερα να αφήσετε τις τελευταίες 3-4 απαντήσεις και να επαναλάβετε τις προηγούμενες συμφωνίες με δικά σας λόγια.

Γράμμα:

Η ουσία: Αυτό που ζητάτε ή προσφέρετε θα πρέπει να είναι στις πρώτες 15 λέξεις του σώματος της επιστολής. Υποδείξτε επίσης προθεσμίες όταν χρειάζεστε απάντηση - μια εργασία χωρίς προθεσμία διαρκεί για πάντα.
Συμφραζόμενα: Στην αρχή μιας μεγάλης επιστολής, περιγράψτε το πλαίσιο με μία πρόταση και με μία πρόταση, αυτό που θα συζητηθεί παρακάτω. Ειδικά για το πρώτο γράμμα ή όταν προσθέτετε άτομο που δεν γνωρίζει την αλληλογραφία.
Να είστε συγκεκριμένοι. Αποφύγετε τις ανοιχτές αφηρημένες ερωτήσεις, κάντε κλειστές ερωτήσεις. Εάν έχετε κάποια ερώτηση, για να λάβετε απάντηση το συντομότερο δυνατό, προσφέρετε στον παραλήπτη πιθανές λύσεις:
Υπάρχει τέτοιο πρόβλημα, προσφέρουμε τις ακόλουθες λύσεις:
- Λύση Α
- Λύση Β
- Χρειάζεται συζήτηση
Ποια λύση είναι κατάλληλη για εσάς;

Πρακτικά της συνεδρίασης:

Γράψτε πρώτα περαιτέρω ενέργειες και μετά συμπεράσματα και συμφωνίες, καθώς είναι λιγότερο σημαντικές και μπορεί να μην τις διαβάσετε.

Συνημμένα σε γράμματα:

Όταν απαντάτε σε μια επιστολή, τα συνημμένα αρχεία δεν αποστέλλονται. Χρήση προς τα εμπρός/προς τα εμπρός.
Αναφέρετε συνημμένα στο σώμα της επιστολής (σε Mac OS, τα συνημμένα με γράμματα είναι εύκολο να χάσετε).
Μεταφορτώστε μεγάλα αρχεία (πάνω από 5 Mb) στο dropbox ή στο google drive και δώστε τα μέσω του συνδέσμου. Επιπλέον, οι εικόνες στο σώμα της επιστολής συχνά απορρίπτονται από το ιστορικό της επιστολής από προγράμματα email, οπότε ο σύνδεσμος προς το σύννεφο κερδίζει ξανά.

Υπογραφή:

Μην γράφετε μια σαρωτική λεζάντα με φωτογραφίες, που συχνά καταλαμβάνουν περισσότερος χώροςπαρά το μήνυμά σας. Δεν είναι βολικό να κάνετε κύλιση. Ναι, και οι εικόνες επισυνάπτονται στο γράμμα με τη μορφή συνημμένων και πρέπει συνεχώς να ελέγχονται για να δούμε αν επισυνάπτεται κάτι σημαντικό.

Πριν την αποστολή:

Ξαναδιάβασε και ορθογραφικό έλεγχο πριν την υποβολή.
Σύνθετες/συναισθηματικές επιστολές - γράψτε, αφήστε στην άκρη για μια ώρα, μετά διαβάστε ξανά και, αν είστε σίγουροι, στείλτε.
Μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα στο MS Outlook που καθυστερεί οποιοδήποτε σταλμένο email για N λεπτά σε έναν ειδικό φάκελο Εξερχόμενα. Κατά τη διάρκεια αυτών των N λεπτών, μπορείτε να ακυρώσετε/επεξεργαστείτε το γράμμα, προστατεύοντας έτσι τον εαυτό σας από σφάλματα.

Δικαίως επεσήμανε την τυπική λειτουργικότητα του BP30, που εκτελεί τις ίδιες ενέργειες. Θα παραθέσω από το σχόλιο:

Προσωπικές ρυθμίσεις - Ρυθμίσεις email - Αποστολή αντιγράφων εξερχόμενων email στη διεύθυνση.

επεξήγηση των παραπάνω:

Με λίγα λόγια, εφηύρα τον τροχό. Δεν χρειάζεται να κάνετε λήψη της επέκτασης, αλλά να χρησιμοποιήσετε την τυπική λειτουργικότητα.

Σύντομη εισαγωγή

Διαφορετικοί διακομιστές αλληλογραφίας συμπεριφέρονται διαφορετικά όσον αφορά τα email που αποστέλλονται μέσω SMTP. Εάν έχετε mail στο gmail, τότε το πρόβλημα που περιγράφεται παραπάνω πιθανότατα δεν σας αφορά. Έχω αλληλογραφία στο Yandex και, αν δεν γίνει τίποτα, μετά την αποστολή μιας επιστολής από το BP 3.0, το γεγονός αυτής της αποστολής χάνεται χωρίς ίχνος. Στο Διαδίκτυο βρήκα μια συμβουλή για να προωθήσετε επιστολές στον εαυτό σας, υποδεικνύοντας τη διεύθυνση στο πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" της επιστολής. Στο πλάι του γραμματοκιβωτίου σας, μπορείτε να ορίσετε κανόνες για την ανάλυση των γραμμάτων και να μετακινήσετε ένα γράμμα που προέρχεται από τον εαυτό σας στο φάκελο "Απεσταλμένα".

Αποδείχθηκε ότι το YandexMail από προεπιλογή μετακινεί γράμματα στο φάκελο "Απεσταλμένα", εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του λογαριασμού (δηλαδή, το δικό σας e-mail) βρίσκεται στο πεδίο "κρυφή κοινοποίηση" της επιστολής.

Πως δουλεύει

Εάν η επέκταση είναι ήδη εγκατεστημένη, στείλτε μια επιστολή στον αντισυμβαλλόμενό σας με τον πιο συνηθισμένο τρόπο, για παράδειγμα, από το έγγραφο ή το μητρώο εγγράφων "Τιμολόγιο προς αγοραστή"

Στη φόρμα για την αποστολή μιας επιστολής, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Αποστολή σε απεσταλμένα" για να προωθήσετε την επιστολή στον εαυτό σας (το επιλεγμένο πλαίσιο θα απομνημονευθεί για τον τρέχοντα χρήστη)

Μη διστάσετε να στείλετε μια επιστολή.

Θα φτάσει στον αντισυμβαλλόμενο.

Μερικές φορές καθίσταται απαραίτητο να προωθήσετε αυτόματα όλες τις επιστολές που έρχονται σε ένα από τα email σας σε άλλο email. Για να γίνει πιο σαφές, εδώ είναι ένα παράδειγμα. Έχετε αλληλογραφία στο Yandex και στο Google (Gmail). Χρησιμοποιείτε συνεχώς το GMail, αυτή είναι η κύρια αλληλογραφία σας και κατά καιρούς το Yandex. Έτσι, για να μην συνδέεστε περιοδικά στην αλληλογραφία Yandex, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι οι επιστολές από εκεί αποστέλλονται αυτόματα στο GMail και, στη συνέχεια, δεν θα χρειαστεί να συνδεθείτε καθόλου στον λογαριασμό σας Yandex για να ελέγχετε τακτικά τις νέες επιστολές.

Σε αυτό το άρθρο θα σας δείξω πώς να ρυθμίσετε την προώθηση επιστολών από το ένα ταχυδρομείο στο άλλο χρησιμοποιώντας το παράδειγμα διαφορετικών υπηρεσιών αλληλογραφίας.

Όλα αυτά λειτουργούν το ίδιο σε όλες τις υπηρεσίες email, η μόνη διαφορά είναι στις διεπαφές τους, δηλ. οι αντίστοιχες ρυθμίσεις βρίσκονται διαφορετικά.

Νωρίτερα, σε μια σειρά άρθρων, εξέτασα έναν άλλο τρόπο λήψης επιστολών στο επιθυμητό email από άλλους λογαριασμούς email. Βρίσκεται στο γεγονός ότι δεν ρυθμίζετε την αυτόματη προώθηση γραμμάτων, για την οποία θα μιλήσω σήμερα, αλλά συνδέετε το επιθυμητό γραμματοκιβώτιο στις ρυθμίσεις (η λειτουργία ονομάζεται "Συλλογή αλληλογραφίας"), για παράδειγμα, μέσω του πρωτοκόλλου POP3 , και από εκεί ξεκινά η συνεχής συλλογή νέων γραμμάτων. Η μέθοδος είναι παρόμοια, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις είναι πιο δύσκολη η ρύθμιση από μια κανονική μεταφορά.

Εάν ενδιαφέρεστε για τη μέθοδο συλλογής αλληλογραφίας, τότε αυτό περιγράφεται στα σχετικά άρθρα: συλλογή στο GMail, στο Yandex, στο Mail.ru

Παρακάτω θα δείξω λεπτομερώς πώς να ρυθμίσετε την προώθηση επιστολών από την αλληλογραφία Yandex. Και μετά θα θίξω εν συντομία 2 ακόμη υπηρεσίες αλληλογραφίας (GMail και Mail.ru), στις οποίες όλα γίνονται με παρόμοιο τρόπο, με τη μόνη διαφορά να είναι η διεπαφή.

Ρύθμιση προώθησης αλληλογραφίας από το Yandex σε οποιοδήποτε άλλο email

Μεταβείτε στις ρυθμίσεις αλληλογραφίας σας και επιλέξτε «Κανόνες επεξεργασίας email».

Κάντε κλικ στο «Δημιουργία κανόνα».

Τώρα το καθήκον μας θα είναι να δημιουργήσουμε έναν κανόνα βάσει του οποίου η υπηρεσία αλληλογραφίας θα καθορίσει ότι όλα τα γράμματα πρέπει να αποστέλλονται σε άλλη διεύθυνση που θα καθορίσετε.

Εάν θέλετε να αποστέλλονται τα γράμματα που επισημαίνονται ως "Ανεπιθύμητα", τότε θα πρέπει να δημιουργήσετε 2 ξεχωριστούς κανόνες στο Yandex.

Δημιουργία του 1ου υποχρεωτικού κανόνα. Προώθηση όλων των email εκτός από ανεπιθύμητα μηνύματα

Στις ρυθμίσεις κανόνων, καταργήστε τη συνθήκη "Εάν" που θα προστεθεί αρχικά κάνοντας κλικ στο σταυρό δίπλα της. Επειδή δεν χρειάζεται να ορίσουμε προϋποθέσεις για την επιλογή συγκεκριμένων γραμμάτων. Εξάλλου, θα προωθήσουμε ό,τι έρχεται στο ταχυδρομείο στα "Εισερχόμενα".

Στο επάνω μέρος, όπου μπορείτε να ρυθμίσετε ποια email θα εφαρμόζουν τον κανόνα που δημιουργήθηκε, θα πρέπει να επιλέξετε "σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός από τα ανεπιθύμητα" και "με και χωρίς συνημμένα".

Παρακάτω, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Προώθηση στη διεύθυνση" και υποδείξτε το email σας στο οποίο θέλετε να προωθήσετε όλες τις επιστολές από το τρέχον ανοιχτό email. Ενεργοποιήστε επίσης την επιλογή "Αποθήκευση αντιγράφου κατά την προώθηση".

Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία κανόνα".

Το Yandex θα σας ζητήσει να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας για το τρέχον email σας και κάντε κλικ στο «Επιβεβαίωση».

Ο κανόνας θα δημιουργηθεί, αλλά θα δείτε το μήνυμα "Αναμονή για επιβεβαίωση διεύθυνσης" δίπλα του.

Τώρα πρέπει να μεταβείτε στη διεύθυνση email που καθορίσατε για την αποστολή επιστολών και να επιβεβαιώσετε την αποστολή εκεί. Αυτό γίνεται στις υπηρεσίες αλληλογραφίας, ώστε να μην μπορείτε να προωθήσετε επιστολές σε τυχαίες διευθύνσεις στις οποίες δεν έχετε πρόσβαση.

Σε αυτό το μήνυμα, βρείτε ένα γράμμα από το "Yandex.Mail", ανοίξτε το και ακολουθήστε τον σύνδεσμο από εκεί.

Κάντε κλικ στο «Επιβεβαίωση προώθησης».

Ετοιμος! Τώρα όλα τα γράμματα που καταλήγουν στη δεύτερη αλληλογραφία σας (Yandex) στο φάκελο "Εισερχόμενα" θα προωθούνται αυτόματα στην κύρια αλληλογραφία σας, την οποία καθορίσατε στον κανόνα.

Σημείωση!Σύμφωνα με τον κανόνα που δημιουργήθηκε παραπάνω, τα γράμματα από το φάκελο Spam δεν θα προωθούνται! Επειδή ο κανόνας δηλώνει "για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός από τα ανεπιθύμητα" και δεν θα μπορείτε να συμπεριλάβετε αμέσως το "Ανεπιθύμητα" στον κανόνα, επειδή η προώθηση για ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν λειτουργεί και θα λάβετε το σφάλμα "Για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το φάκελο "Ανεπιθύμητα" , η προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρήση φίλτρου δεν είναι δυνατή."

Αλλά μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι αποστέλλεται επίσης ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε έναν άλλο κανόνα που θα μεταφέρει αυτόματα όλα τα ανεπιθύμητα μηνύματα στο φάκελο "Εισερχόμενα". Επομένως, εάν πρέπει να στείλετε και εσείς ανεπιθύμητο περιεχόμενο, δείτε παρακάτω για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία του 2ου κανόνα.

Μερικές φορές οι απαραίτητες επιστολές καταλήγουν σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία, οπότε αν δεν σκοπεύετε να μπείτε και να ελέγξετε καθόλου τη δεύτερη αλληλογραφία σας, υπολογίζοντας μόνο στην αυτόματη προώθηση των επιστολών από εκεί, τότε σας προτείνω να ρυθμίσετε και την προώθηση ανεπιθύμητων επιστολών !

Δημιουργία του 2ου κανόνα. Εάν πρέπει να προωθήσετε το "Ανεπιθύμητο"

Ας δημιουργήσουμε έναν άλλο κανόνα.

Εδώ πρέπει να υποδείξουμε ότι όλα τα γράμματα που επισημαίνονται από την υπηρεσία ως "Ανεπιθύμητα" θα πρέπει να μεταφερθούν στα εισερχόμενα.

Για να το κάνετε αυτό, στο επάνω μέρος, όπου "Εφαρμογή", επιλέξτε "μόνο για ανεπιθύμητη αλληλογραφία" και "με συνημμένα και χωρίς συνημμένα".

Καταργήστε τη συνθήκη "Εάν", δεν τη χρειαζόμαστε ακόμα εδώ.

Επιλέξτε το "Put in folder" και επιλέξτε "Inbox".

Κάντε κλικ στο «Δημιουργία κανόνα».

Ο κανόνας είναι έτοιμος!

Μετά από όλους τους χειρισμούς που έχετε κάνει, όλα τα γράμματα που έρχονται στη δεύτερη αλληλογραφία σας (όπου ρυθμίσατε την προώθηση) θα υποβληθούν σε επεξεργασία σύμφωνα με τους δημιουργημένους κανόνες. Δηλαδή, εάν λάβετε ένα γράμμα στο mail σας που η υπηρεσία έχει αναγνωρίσει ως ανεπιθύμητο, τότε αυτό το γράμμα θα τοποθετηθεί αυτόματα στα εισερχόμενά σας, σύμφωνα με τον δημιουργημένο κανόνα Νο 2 (αν αποφασίσετε να το ρυθμίσετε). Και όλα όσα βρίσκονται στο φάκελο «Εισερχόμενα», με τη σειρά τους, θα σταλούν στο email που ορίσατε, σύμφωνα με τον κανόνα Νο. 1.

Ρύθμιση προώθησης χρησιμοποιώντας το Mail.ru ως παράδειγμα

Μεταβείτε στις ρυθμίσεις αλληλογραφίας σας και επιλέξτε την ενότητα "Κανόνες φιλτραρίσματος".

Επιλέξτε «Προσθήκη προώθησης».

Καθορίστε σε ποια διεύθυνση θα προωθηθούν τα γράμματα και κάντε κλικ στο «Αποθήκευση».

Επιβεβαιώστε την ενέργειά σας εισάγοντας τον κωδικό πρόσβασης για το email σας στο Mail.ru.

Μεταβείτε στη διεύθυνση email όπου θα προωθήσετε τις επιστολές, βρείτε την επιστολή από το Mail.ru εκεί και κάντε κλικ στον σύνδεσμο από την επιστολή (αυτό είναι απαραίτητο για να επιβεβαιώσετε την προώθηση).

Στο επόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο «Επιβεβαίωση» και θα εμφανιστεί ένα μήνυμα ότι η μεταφορά επιβεβαιώθηκε.

Στο Mail.ru, επιστρέψτε στην ενότητα "Κανόνες φιλτραρίσματος" και ενεργοποιήστε την προώθηση:

Εάν πρέπει να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επισημαίνονται ως "Ανεπιθύμητα", τότε πρέπει να δημιουργήσετε τον ίδιο κανόνα όπως στο παράδειγμα με την αλληλογραφία Yandex. Στην ενότητα "Κανόνες φιλτραρίσματος", προσθέστε έναν νέο κανόνα, όπου καθορίζετε τις ακόλουθες ρυθμίσεις.

Όλοι οι στοιχειώδεις κανόνες που περιγράφονται παρακάτω σχετίζονται κυρίως με επαγγελματική αλληλογραφίαμε τους συνεργάτες, τους συναδέλφους, τους πελάτες και τους καλλιτέχνες σας. Η χρήση τους στην προσωπική αλληλογραφία είναι προσωπική υπόθεση για όλους. Ωστόσο, η τήρηση αυτών των κανόνων στην προσωπική αλληλογραφία θα δημιουργήσει μόνο μια καλή εντύπωση για εσάς.

Ηθική στο επαγγελματικό email

Εάν ξαφνικά δεν θέλετε να διαβάσετε περαιτέρω, περιοριστείτε τουλάχιστον στους ακόλουθους βασικούς κανόνες:

Όταν απαντάτε, χρησιμοποιήστε το κουμπί "Απάντηση σε όλους".Αυτό θα συμπληρώσει τους παραλήπτες του αρχικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε η απάντησή σας να μην τους ξεπεράσει. Συνιστώ ανεπιφύλακτα να αποκρύψετε το κουμπί "Απάντηση" στις ρυθμίσεις της διεπαφής. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να διαγράψετε μη επιθυμητούς παραλήπτες με μη αυτόματο τρόπο.
Μην αφήνετε το πεδίο Θέμα κενό.Τα άτομα με τα οποία επικοινωνείτε ενδέχεται να λαμβάνουν εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα και χρησιμοποιούν αυτό το πεδίο για να αξιολογήσουν γρήγορα τη σημασία και το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Παραθέτω γράμματα.Μην ξεκινάτε την απάντησή σας με νέο email, κάντε κλικ στην επιλογή "Απάντηση σε όλους" στο email που λάβατε και μην απενεργοποιήσετε την προσφορά κατά την απάντηση και τη δυνατότητα προώθησης στις ρυθμίσεις του προγράμματος-πελάτη email σας.
Με πλήρη παραπομπή(αν η απάντησή σας αφορά ολόκληρη την επιστολή) γράψτε το κείμενο της απάντησης στην ΑΡΧΗ της επιστολής και όχι στο τέλος, παρακάτω.

ΣΥΝΕΧΙΖΟΥΜΕ;

Λήψη επιστολών

Οι επιστολές που λαμβάνονται πρέπει να διαβαστούν. Εάν λάβατε ένα γράμμα, σημαίνει ότι κάποιος το έστειλε για κάποιο λόγο (φυσικά, το spam δεν θεωρείται εδώ). Εάν ένα άτομο έχει γράμματα που έχουν επισημανθεί ως μη αναγνωσμένα και είναι μεγαλύτερα από μία ημέρα, δεν ξέρει πώς να συνεργαστεί με την αλληλογραφία. Ωστόσο, αυτό μπορεί να συγχωρεθεί εάν:
- το άτομο πέθανε ή απροσδόκητα αρρώστησε.
- Η εργασία με το ταχυδρομείο δεν αποτελεί μέρος των εργασιακών του υποχρεώσεων (τότε δεν έχει ανάγκη για e-mail υπηρεσίας).
Εάν δεν είστε διευθυντής, ελέγξτε το email σας τουλάχιστον 2 φορές την ημέρα: το πρωί και το απόγευμα. Το να μην απαντήσετε σε μια ερώτηση παραγωγής από εσάς μπορεί να σταματήσει τη δουλειά άλλων ανθρώπων και να καθυστερήσει την επίλυση προβλημάτων.
Εάν είστε διευθυντής, η εργάσιμη ημέρα σας θα πρέπει να ξεκινά με την εκκίνηση ενός προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παραμένει ενεργό όλη την ημέρα και ελέγχει αυτόματα το email σας. Ρυθμίστε την αυτόματη παράδοση/παραλαβή αλληλογραφίας τουλάχιστον κάθε 10 λεπτά (κατά προτίμηση 1-3 λεπτά).
Έχετε λάβει ένα γράμμα. Εάν είστε πολύ απασχολημένοι, αξιολογήστε αμέσως από ποιον είναι, το θέμα και κοίταξέ το - αυτό θα σε βοηθήσει να αποφασίσεις γρήγορα αν η επιστολή απαιτεί επείγουσα απάντηση ή μπορεί να περιμένει λίγο.
Εάν μπορείτε, απαντήστε αμέσως. Αυτό είναι το πιο απλό και αποτελεσματική μέθοδοςμετακινήστε τα πράγματα μαζί και αποφύγετε τη συλλογή αλληλογραφίας.
Εάν καταλαβαίνετε ότι δεν μπορείτε να απαντήσετε εντός 24 ωρών, είναι καλύτερο να γράψετε αμέσως «Θα απαντήσω σε λίγες μέρες» ή τουλάχιστον «Θα απαντήσω λίγο αργότερα».

Πεδία «Προς», «Κοιν.», «Κρυφή κοινοποίηση»

Θυμηθείτε ότι υπάρχουν πεδία To, CC και BCC. Οι περαιτέρω ενέργειές σας (και οι ενέργειες των συνεργατών αλληλογραφίας σας) κατά τη λήψη της επιστολής εξαρτώνται από αυτές:
- "Προς" ("Προς") - η επιστολή και οι πληροφορίες ή οι ερωτήσεις που περιέχονται σε αυτήν απευθύνονται απευθείας στον παραλήπτη. Εάν στείλετε μια ερώτηση, περιμένετε μια απάντηση από τον παραλήπτη που καθορίζεται στο πεδίο "Προς". Εάν είστε ο παραλήπτης, τότε θα πρέπει να είστε αυτός που θα απαντήσει.
- "CC" ("Αντίγραφο") - οι παραλήπτες που εμφανίζονται σε αντίγραφα λαμβάνουν μια επιστολή "προς ενημέρωσή σας", για ενημέρωση ή "καλούνται σε μάρτυρα". Ο παραλήπτης των αντιγράφων δεν πρέπει γενικά να απαντά στην επιστολή. Επιπλέον, θεωρείται ευγενικό εάν, εάν υπάρχει τέτοια ανάγκη, ξεκινήσετε με τη φράση «Συγγνώμη για την παρέμβαση».
- Το "BCC" ("Τυφλό αντίγραφο") είναι ένα πεδίο για "ίντριγκες του παλατιού". Υποδεικνύοντας έναν παραλήπτη σε αυτό το πεδίο, στέλνετε "κρυφά" αυτήν την επιστολή σε αυτόν: το γεγονός ότι η επιστολή στάλθηκε σε αυτό το άτομο δεν θα είναι γνωστό στον κύριο παραλήπτη ή σε εκείνους στα αντίγραφα. Χρησιμοποιείται επίσης για μαζική αποστολή, έτσι ώστε το βιβλίο διευθύνσεών σας να μην είναι γνωστό σε όλους τους παραλήπτες.
Όταν απαντάτε, χρησιμοποιήστε το κουμπί "Απάντηση σε όλους". Αυτό θα αποθηκεύσει ένα αντίγραφο στους παραλήπτες του αρχικού email, ώστε η απάντησή σας να μην τους περάσει.
ΜΗΝ αφαιρείτε άτομα που προστέθηκαν από τον ανταποκριτή σας από τα αντίγραφα της επιστολής. Εάν θέλετε να απαντήσετε σε κάτι προσωπικό, ώστε οι άλλοι ανταποκριτές να μην λάβουν την απάντησή σας, τότε διαγράψτε όλους από τα αντίγραφα εκτός από αυτόν που έγραψε την επιστολή (ναι, δεν χρησιμοποιούμε ποτέ το κουμπί "Απάντηση").
Εάν υπάρχουν περισσότεροι από δύο παραλήπτες στο πεδίο "Προς" σε μια επιστολή που ελήφθη, αυτό σημαίνει ότι και οι δύο από αυτούς τους ανταποκριτές ή οποιοσδήποτε από αυτούς πρέπει να απαντήσουν. Σκεφτείτε ότι πρέπει να απαντήσουν ΚΑΙ ΟΙ ΔΥΟ - αν η επιστολή απευθύνεται σε εσάς και σε κάποιον άλλο, απαντήστε κι εσείς (ακόμα κι αν είναι μια απάντηση όπως "Αυτή η ερώτηση σίγουρα δεν είναι για μένα, ας απαντήσει ο τάδε").
Με τη σειρά του, συνιστάται ιδιαίτερα να ΜΗΝ συμπεριλάβετε περισσότερους από έναν παραλήπτες στο πεδίο «Προς». Σε ένα γράμμα που αποστέλλεται σε δύο, δεν θα λάβετε απάντηση από κανέναν, αφού ο καθένας θα νομίζει ότι ο άλλος θα απαντήσει. Δεν διαβάζουν όλοι αυτό το άρθρο.
Η προώθηση ιδιωτικής αλληλογραφίας σε λίστα αλληλογραφίας χωρίς τη συγκατάθεση των συμμετεχόντων στην αλληλογραφία είναι ανήθικη!

Πεδίο θέματος

Μην το αφήνετε κενό.
Το θέμα της επιστολής πρέπει να είναι σύντομο, αλλά να αντικατοπτρίζει το κύριο περιεχόμενο και το θέμα της επιστολής. Τίτλοι όπως "Ερώτηση", "Γεια!" ή κενές επικεφαλίδες αποκαλύπτουν ότι είστε αρχάριος που δεν έχετε βασικές δεξιότητες γραφής για επιχειρήσεις.
Όταν απαντάτε σε ένα από τα πολλά email με διαφορετικά θέματα, απαντήστε στα σωστά. Απάντηση στην επιστολή με θέμα «Συνάντηση την Τρίτη 18 Απριλίου» σχετικά με τη συνάντηση και στην επιστολή «Εκτυπωτικά Υλικά» σχετικά με το εκτυπωτικό υλικό. Αυτό περιλαμβάνει την παραπομπή προηγούμενης αλληλογραφίας (βλ. ενότητα Συγγραφή επιστολής παρακάτω).
Εάν χρειάζεται να στέλνετε περιοδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως εβδομαδιαίες αναφορές, προσπαθήστε να διατηρήσετε σταθερή την κεφαλίδα ή τουλάχιστον ένα μέρος της θα πρέπει να είναι σταθερό, έτσι ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να ορίσει αυτόματους κανόνες για την ταξινόμηση τέτοιων μηνυμάτων.

Η σημασία της γραφής

Εάν η επιστολή περιέχει πληροφορίες σχετικά με επείγουσες αλλαγές, το κείμενο της σύμβασης ή άλλες πληροφορίες που πρέπει να προσέξετε πρώτα, χρησιμοποιήστε την "υψηλή" σημασία, αυτό θα τονίσει την επιστολή στα εισερχόμενα.
Μην χρησιμοποιείτε μάταια «υψηλή» σημασία - οι «θορυβώδεις» άνθρωποι είναι ενοχλητικοί, να είστε πιο μετριοπαθείς.
Για μια προσωπική επιστολή σε έναν επιχειρηματικό ανταποκριτή ή μια επιστολή με μια αστεία εικόνα ή σύνδεσμο, σημειώστε τη σημασία ως "χαμηλή".

Σύνταξη επιστολών (απαντήσεις)

Ξεκινήστε με ένα χαιρετισμό, είναι ευγενικό. «Γεια σου, Γριά!» υποδηλώνει ότι είστε πολύ τεμπέλης για να γράψετε το όνομα του ατόμου. Ακόμη και μόνο «Andrey!» ή «Καλημέρα!» αρκετά ευγενικό και επαρκές.
Μιλήστε την ίδια γλώσσα με το άτομο. Αυτό ισχύει όχι μόνο για τη ρωσική/αγγλική γλώσσα, αλλά και για τη μορφή του κειμένου. Εάν λάβετε μια επίσημη επιστολή, μια άτυπη απάντηση σε αυτήν θα είναι ασέβεια προς τον ερωτώμενο και μια επίδειξη της δικής σας χαμηλής κουλτούρας. Μια επίσημη απάντηση σε μια άτυπη έκκληση είναι είτε μια έκκληση για συμμόρφωση με τους κανονισμούς, είτε αυτό απαιτείται απλώς από τους εταιρικούς κανόνες.
Προσπαθήστε να απαντάτε πάντα στο τελευταίο γράμμα στην αλυσίδα αλληλογραφίας και όχι σε κάποιο ενδιάμεσο.
Ne ispolzuyte translitεκτός από περιπτώσεις αποστολής γραμμάτων από συνθήκες στις οποίες είναι δύσκολο να πληκτρολογήσετε διαφορετικά κείμενο (για παράδειγμα, από κινητό τηλέφωνο ή από υπολογιστή χωρίς διάταξη ρωσικού πληκτρολογίου).
Εάν το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν υποστηρίζει τη ρωσική γλώσσα ή χαλάσει τις κωδικοποιήσεις, επισυνάψτε το κείμενο της απάντησης ως συνημμένο.
Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι ακριβής, συνοπτική και συγκεκριμένη:
- Ακρίβεια - φροντίστε να συμπεριλάβετε τις ακριβείς λεπτομέρειες στις οποίες αναφέρεστε (ημερομηνία και θέμα άλλου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερομηνία συνάντησης, θέμα ημερήσιας διάταξης συνάντησης, όνομα αρχείου, σύνδεσμος προς το ηλεκτρονικό έγγραφο κ.λπ.).
- Συνοπτικότητα - κάποιοι παρουσιάζουν σε τρεις σελίδες ό,τι θα μπορούσε να γραφτεί σε τρεις προτάσεις. Αυτός που σκέφτεται καθαρά μιλάει καθαρά και ο ανταποκριτής σας το βλέπει αυτό.
- Ιδιαιτερότητα - από την επιστολή θα πρέπει να είναι σαφές ΤΙ ΑΚΡΙΒΩΣ απαιτείται από τον παραλήπτη, ποιες ενέργειες θέλουν από αυτόν.
Η επαγγελματική αλληλογραφία δεν είναι χώρος ασκήσεων στο είδος της επιστολής και όχι χώρος έκφρασης συναισθημάτων. Για το σκοπό αυτό, υπάρχουν φόρουμ, συνομιλίες και άλλα μέσα ηλεκτρονικής διαπροσωπικής επικοινωνίας. Ένα λακωνικό επιχειρηματικό κείμενο δεν είναι ξηρότητα, αλλά εξοικονόμηση χρόνου και ακρίβεια σκέψης.
Εάν το γράμμα περιέχει πολλές ερωτήσεις, θέματα ή εργασίες, δομήστε τα και χωρίστε τα σε παραγράφους με ή χωρίς αρίθμηση. Μια συνεχής «ροή σκέψης» είναι δύσκολο να διαβαστεί και είναι εύκολο να χάσετε το κύριο σημείο της επιστολής. Επιπλέον, μερικοί άνθρωποι τείνουν να πετούν αμέσως μια κακώς δομημένη επιστολή στον κάδο απορριμμάτων (αν και αυτό είναι πιθανώς εξτρεμισμός).
Λάβετε υπόψη ότι η απάντηση σε ένα αίτημα ή μια εργασία είναι "Ας το κάνουμε!" ατελής «Θα το κάνουμε μέχρι την τάδε ημερομηνία», «σε τόσες μέρες», «μετά από ένα τέτοιο γεγονός» είναι πιο σαφείς και ακριβείς απαντήσεις.
Εάν το γράμμα είναι διατυπωμένο με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορεί να απαντηθεί με ένα απλό "ok", τότε η απάντηση πιθανότατα θα ληφθεί πολύ πιο γρήγορα. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν πολλές επιλογές για το τι πρέπει να κάνετε, προσφέρετε κάποια προεπιλεγμένη επιλογή.
Το κείμενο δεν πρέπει να περιέχει σφάλματα. Ochepyatkiδεν είναι τρομακτικά, αλλά αν γράψετε και γράψετε λάθος μια λέξη σε κάθε γράμμα, αυτό γίνεται αντιληπτό πολύ γρήγορα και το "C" σας με ένα μείον στα ρωσικά γίνεται προφανές (καθώς και εικαστικά περαιτέρω συμπεράσματα για το γενικού επιπέδουεκπαίδευση και πολιτισμός).
Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση html του γράμματος. Δυστυχώς, αυτή η μορφή για τη σύνταξη γραμμάτων είναι η προεπιλογή στο Outlook, αλλά κατά τη χρήση της, ειδικά κατά την παράθεση (απάντηση και προώθηση), προκύπτουν πολλές ερωτήσεις.
Εάν λάβατε μια επιστολή σε μορφή html, ΜΗΝ την αλλάξετε σε απλό κείμενο, αυτό διαταράσσει την αντίληψη των πληροφοριών του αποστολέα όταν λαμβάνει την απάντησή σας. Όσο πιο σημαντικός είναι για εσάς ο ανταποκριτής σας, τόσο πιο σημαντικό είναι να διατηρείτε μια επαρκή αντίληψη γι' αυτόν. Μπορείτε να επισημάνετε τις απαντήσεις σας σε αναφορές html χρησιμοποιώντας χρώμα ή μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Μείωση εσοχής" στον πίνακα μορφοποίησης html (αν και υπάρχουν ιδιότροπες αποχρώσεις εκεί).
Παραθέστε το κείμενο της αρχικής επιστολής. Τι πιστεύετε ότι θα σήμαινε αυτό; Ούτε εγώ ξέρω: Προς: Το AIST είναι ένα δημιουργικό πουλί Θέμα: Re: Re: Re: Re: Ερώτηση Εντάξει! Βάσια
Ποτέ μην επεξεργάζεστε το κείμενο κάποιου άλλου όταν το αναφέρετε! Αυτό είναι ένα είδος πλαστογραφίας επιστολών.
Κατά την πλήρη παραπομπή (αν η απάντησή σας αφορά ολόκληρη την επιστολή), γράψτε το κείμενο της απάντησης στην ΑΡΧΗ της επιστολής και όχι στο τέλος.
Εάν απαντάτε σημείο προς σημείο χρησιμοποιώντας μια προσφορά, διαχωρίστε την προσφορά με κενές γραμμές στο TOP ΚΑΙ BOTTOM και χρησιμοποιήστε Κεφαλαία γράμματαστην αρχή των προτάσεων. Προσπαθήστε να βρείτε τις απαντήσεις εδώ: > προτείνουμε να αντικαταστήσετε το λογότυπο με αυτό που περιλαμβάνεται, > καθώς αυτό το πολύχρωμο φόντο δεν βρήκε το λογότυπο στο συνημμένο > διορθώστε την επιγραφή - αντί για «ψάρι» θα πρέπει να γράψετε «σκλάβος»! > αλλιώς θα παρεξηγηθούμε, η επιγραφή διορθώθηκε, συγνώμη > και το τελευταίο...

$mob_info$